यदि आप अपनी वर्तमान ईमेल होस्टिंग सेवा बदलने की योजना बना रहे हैं और अपने वर्तमान IMAP/POP3 अकाउंट से ऑफिस 365 में अपने सभी आउटलुक ईमेल मैसेज ट्रांसफर करना चाहते हैं, तो नीचे पढ़ते रहें। जैसा कि आप जानते होंगे, जब आप माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक मेल प्रोग्राम का उपयोग करके ईमेल भेजते और प्राप्त करते हैं, तो आप इसका उपयोग एक ईमेल अकाउंट से दूसरे में अपने ईमेल और कॉन्टैक्ट्स कॉपी करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने आउटलुक मेल प्रोग्राम में IMAP या POP3 अकाउंट सेटअप किया है और अपना ईमेल ऑफिस 365 में माइग्रेट करना चाहते हैं, तो आप नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करके वह कार्य कर सकते हैं।
इस ट्यूटोरियल में IMAP या POP3 अकाउंट से ऑफिस 365 में अपने सभी आउटलुक ईमेल मैसेज ट्रांसफर करने के दो अलग-अलग तरीके हैं। *
* महत्वपूर्ण नोट: नीचे आगे बढ़ने से पहले, अपने वर्तमान मेलबॉक्स को उन ईमेल से साफ करने की सलाह दी जाती है जिन्हें आप ऑफिस 365 में ट्रांसफर नहीं करना चाहते, अन्यथा आप अपने सभी मैसेज O365 में ट्रांसफर नहीं कर पाएंगे, क्योंकि ऑफिस 365 में ईमेल स्टोरेज लिमिट 50 GB है।
आउटलुक का उपयोग करके POP3 या IMAP से ऑफिस 365 में ईमेल कैसे माइग्रेट करें।
आउटलुक में IMAP या POP3 मेलबॉक्स को ऑफिस 365 में कॉपी या मूव करने के दो अलग-अलग तरीके हैं।
विधि 1. आउटलुक मेल को ऑफिस 365 में कॉपी या मूव करें।
विधि 2. अपने आउटलुक ईमेल को ऑफिस 365 में एक्सपोर्ट और इम्पोर्ट करें।
विधि 1. IMAP या POP3 मैसेज को ऑफिस 365 में कॉपी या मूव करें।
अपने IMAP या POP3 अकाउंट ईमेल को ऑफिस 365 में माइग्रेट करने का पहला तरीका है, ईमेल मैसेज और ईमेल फोल्डर्स को मैन्युअली कॉपी (या मूव) करना। इस विधि का एकमात्र नुकसान यह है कि आप आउटलुक में एक साथ कई फोल्डर्स को बल्क सेलेक्ट और मूव नहीं कर सकते।
अपने आउटलुक ईमेल और फोल्डर्स को ऑफिस 365 (एक्सचेंज) में कॉपी/मूव करने के लिए:
- 1. अपने ऑफिस 365 मेल अकाउंट को ऑफिस 365 में जोड़ें।
2. O365 अकाउंट जोड़ने के बाद, आउटलुक फोल्डर पेन में, उस ईमेल फोल्डर को चुनें जिससे आप उसके मैसेज ऑफिस 365 में ट्रांसफर करना चाहते हैं। (जैसे 'Inbox' फोल्डर)।
3. मैसेज की सूची (दाईं ओर) पर एक मैसेज पर क्लिक करें, और फिर CTRL + A कुंजी दबाकर सभी मैसेज चुनें।
4. फिर राइट-क्लिक करें और Move (या Copy to Folder) चुनें, सभी चुने गए मैसेज को मूव (या कॉपी) करने के लिए। *
* सुझाव: मैसेज को नए डेस्टिनेशन पर कॉपी करना बेहतर है बजाय उन्हें ट्रांसफर करने के, ताकि नेटवर्क बाधित होने या कुछ और गलत होने पर अधूरे कॉपी से बचा जा सके।
5. अंत में ऑफिस 365 में संबंधित फोल्डर चुनें (इस उदाहरण में "Inbox") और कॉपी/ट्रांसफर शुरू करने के लिए OK पर क्लिक करें।
6. जब कॉपी प्रक्रिया पूरी हो जाए, तो जांचें कि क्या सभी कॉपी किए गए ईमेल मैसेज ऑफिस 365 में सफलतापूर्वक कॉपी हुए हैं, यह सत्यापित करके कि दोनों फोल्डर्स (स्रोत और डेस्टिनेशन) में ईमेल की संख्या समान है। पूरा होने पर, वही चरण दोहराएं, अन्य IMAP/POP3 मुख्य फोल्डर्स (Inbox, Sent Items, Drafts, आदि) के मैसेज को भी ऑफिस 365 में मूव/कॉपी करने के लिए।
7. मेल सबफोल्डर्स को ऑफिस 365 में कॉपी/मूव करने के लिए:
a. जिस मेल सबफोल्डर को आप ऑफिस 365 में कॉपी या मूव करना चाहते हैं उस पर राइट-क्लिक करें और Copy Folder (या Move Folder) चुनें। *
* सुझाव: मेल सबफोल्डर्स को नए डेस्टिनेशन पर कॉपी करना बेहतर है बजाय उन्हें ट्रांसफर करने के, ताकि नेटवर्क बाधित होने या कुछ और गलत होने पर अधूरे कॉपी से बचा जा सके।
b. फिर चुनें कि ऑफिस 365 में किस मुख्य फोल्डर के तहत आप चयनित फोल्डर को कॉपी करना चाहते हैं और OK पर क्लिक करें।
c. किसी अन्य IMAP सबफोल्डर को ऑफिस 365 में कॉपी करने के लिए वही चरण दोहराएं। *
* सुझाव:
1. हमेशा सत्यापित करें कि कॉपी किया गया IMAP सबफोल्डर, ऑफिस 365 में सफलतापूर्वक कॉपी हुआ है और आपके सभी ईमेल रखता है।
2. अपने सभी ईमेल मैसेज O365 में ट्रांसफर करने के बाद और आउटलुक से पुराने IMAP अकाउंट को हटाने से पहले, नीचे विधि-2 में चरण-1 का पालन करें और अपने पुराने मेलबॉक्स का बैकअप PST (आउटलुक डेटा फाइल) में लें, बैकअप कारणों से।
विधि 2. अपने आउटलुक ईमेल एक्सपोर्ट करें और उन्हें ऑफिस 365 में इम्पोर्ट करें।
अपने आउटलुक डेटा (ईमेल, कॉन्टैक्ट्स और कैलेंडर) को ऑफिस 365 में मूव करने का दूसरा तरीका है, सभी आउटलुक डेटा को PST आउटलुक डेटा फाइल में एक्सपोर्ट (बैकअप) करना, और फिर एक्सपोर्ट की गई .PST डेटा फाइल को ऑफिस 365 में इम्पोर्ट करना।
हालांकि, आपको पता होना चाहिए कि हालांकि यह विधि सबसे सुरक्षित है, आपको इम्पोर्ट प्रक्रिया के दौरान समस्याएं हो सकती हैं, विशेष रूप से यदि मौजूदा IMAP अकाउंट में ऑफिस 365 अकाउंट से अलग फोल्डर स्ट्रक्चर है।
चरण 1. IMAP या POP3 से अपने ईमेल .PST फाइल में एक्सपोर्ट करें:
- आउटलुक के File मेनू से, Open & Export पर जाएं और Import/Export पर क्लिक करें।
- Export to a file चुनें और Next पर क्लिक करें।
- Outlook Data file (.pst) चुनें और Next पर क्लिक करें।
- अपने ईमेल अकाउंट को हाइलाइट करें, Include subfolders चेकबॉक्स चेक करें और Next पर क्लिक करें।
- अंतिम चरण में, आउटलुक डेटा फाइल का स्थान और नाम निर्दिष्ट करने के लिए Browse पर क्लिक करें और अपने मैसेज को .PST डेटा फाइल में एक्सपोर्ट करने के लिए Finish पर क्लिक करें।
6. ऑपरेशन पूरा होने पर, आप चरण-2 में ईमेल मैसेज को ऑफिस 365 में इम्पोर्ट करने के लिए तैयार हैं।
चरण 2. PST फाइल का उपयोग करके अपने IMAP ईमेल को ऑफिस 365 में इम्पोर्ट करें।
- 1. अपना ऑफिस 365 अकाउंट आउटलुक में Add करें।
2. O365 अकाउंट जोड़ने के बाद, File मेनू से, Open & Export पर जाएं और Import/Export पर क्लिक करें।
3. Import from another program or file चुनें और Next पर क्लिक करें।
- Outlook Data file (.pst) चुनें और Next पर क्लिक करें।
- 5. अब, Browse पर क्लिक करें और पिछले चरण में एक्सपोर्ट की गई आउटलुक PST डेटा फाइल चुनें। पूरा होने पर, जारी रखने के लिए Next पर क्लिक करें।
- 6. अगले चरण में, Include subfolders चेकबॉक्स चेक करें, ऑफिस 365 अकाउंट चुनें और अपने IMAP ईमेल को ऑफिस 365 में इम्पोर्ट करने के लिए Finish पर क्लिक करें।
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