अच्छे ईमेल लिखना कैसे सीखें, यह एक महत्वपूर्ण कौशल है, खासकर काम के लिए। चाहे आप एक छोटा व्यवसाय चलाते हों या स्व-नियोजित हों, आप हर दिन अनगिनत ईमेल संभालने की संभावना रखते हैं।
आप अन्य व्यवसायों और ग्राहकों के साथ संचार की अपनी प्राथमिक विधि के रूप में ईमेल का उपयोग कर सकते हैं। ईमेल लिखना एक सरल कार्य लग सकता है, लेकिन लोग अक्सर गलत संचार से पीड़ित होते हैं।
यहां कुछ टिप्स हैं जो मदद कर सकते हैं!
1. सटीक रहें
ईमेल संचार में, आपको जो कह रहे हैं उसके साथ विशिष्ट होने की आवश्यकता है। "मुझे यह कल तक चाहिए।" जैसा एक सरल ईमेल पर्याप्त नहीं होगा यदि आप किसी कर्मचारी को संदेश भेज रहे हैं।
भले ही आपके कर्मचारियों को आप जो कहते हैं उसका अधिकांश समझना चाहिए, जब आप सीधे हो सकते हैं तो गलत संचार का जोखिम क्यों लें?
2. अपने ईमेल को ठीक से संरचित करें
विषय पंक्ति को अनुकूलित करना
आपके ईमेल के सभी पहलू, विषय पंक्ति से लेकर बॉडी तक, अनुकूलित होने चाहिए।
आप हर दिन अनगिनत ईमेल प्राप्त करते हैं, और उनमें से कुछ अलग दिखते हैं, है ना? आमतौर पर, वे वही होते हैं जिनमें एक अनुकूलित विषय पंक्ति होती है। आपके ईमेल की विषय पंक्ति ईमेल के समग्र विषय के लिए प्रासंगिक होनी चाहिए।
जब हम विषय पंक्ति को नहीं पहचानते, या यह अप्रासंगिक लगता है, तो हम इसे पढ़ने से पहले ही ईमेल हटा देते हैं। इससे बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपकी विषय पंक्ति सही ढंग से संरचित है।
ईमेल बॉडी
अपने ईमेल की शुरुआत अभिवादन से करें। ग्राहकों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ संचार करते समय औपचारिक होना महत्वपूर्ण है। जब उपयुक्त हो तो अनौपचारिक भाषा का उपयोग करना बिल्कुल ठीक है, लेकिन ज्यादातर मामलों में औपचारिक भाषा का उपयोग करना बेहतर है।
आप कौन सा प्रश्न या क्रिया व्यक्त करने की कोशिश कर रहे हैं? अभिवादन के बाद सीधे मुद्दे पर आना अच्छा है। प्रत्यक्ष होने में संकोच न करें।
समापन
आपके ईमेल का अंतिम भाग आपके ग्राहकों या व्यावसायिक भागीदारों द्वारा पढ़ी जाने वाली अंतिम चीज है। यह प्रभावित कर सकता है कि वे आपको जवाब देते हैं या नहीं।
ईमेल को वैसे ही समाप्त करने का प्रयास करें जैसे आप बातचीत में करते हैं। यदि आप मैत्रीपूर्ण, पेशेवर, और अपने कॉल-टू-एक्शन के साथ स्पष्ट हैं तो आपको सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने का बेहतर मौका मिलेगा।
अटैचमेंट भेजना
यदि आपके पास एक बड़ा अटैचमेंट है जिसे आप भेजना चाहते हैं, तो आपको इसे ईमेल के माध्यम से नहीं करना चाहिए। इसके बजाय, फ़ाइल को फ़ाइल-शेयरिंग सेवा पर अपलोड करें और एक लिंक भेजें। यह बहुत अधिक पेशेवर दिखता है।
3. संपादित करें और प्रूफरीड करें!
अपना ईमेल तैयार करते समय, कल्पना करने की कोशिश करें कि कंपनी में हर कोई इसे पढ़ेगा। ईमेल तेजी से बनते हैं, लेकिन वे एक स्थायी छाप छोड़ सकते हैं, इसलिए भेजें पर क्लिक करने से पहले अपने काम की समीक्षा करना सुनिश्चित करें।
कई मुफ्त ऑनलाइन टूल हैं जो यह सुनिश्चित करने में आपकी मदद कर सकते हैं कि आपका काम अच्छी तरह से लिखा गया है और व्याकरणically सही है। इसमें वाक्य संरचना, विराम चिह्न, वर्तनी, आदि शामिल हैं।
Grammarly
Grammarly आपके द्वारा लिखे गए टेक्स्ट के एक टुकड़े का विश्लेषण करेगा और किसी भी व्याकरणिक त्रुटि की जांच करेगा। आप इसे ब्राउज़र एक्सटेंशन के रूप में इंस्टॉल कर सकते हैं, और इस प्रकार आपके पास उस वेबसाइट पर इसकी पहुंच होगी जिसका आप उपयोग कर रहे हैं।
उदाहरण के लिए, Grammarly जीमेल या अन्य ईमेल साइटों पर आपके ईमेल टाइप करते समय आपके व्याकरण की जांच कर सकता है।
Grammarly मुफ्त में उपलब्ध है, लेकिन इसका एक प्रीमियम संस्करण भी है। इसका मुफ्त संस्करण अल्पविराम, रन-ऑन वाक्य, अनुप्रास, खंड, आदि जैसे बुनियादी और उन्नत व्याकरण और विराम चिह्न त्रुटियों का पता लगाने का अच्छा काम करता है।
यह वर्तनी त्रुटियों, साहित्यिक चोरी, और लेखन शैली की भी जांच करेगा। Grammarly का प्रीमियम संस्करण मुफ्त संस्करण द्वारा प्रदान की जाने वाली हर चीज़ में एक अतिरिक्त स्पर्श जोड़ता है। हालांकि, प्रीमियम Grammarly ज्यादातर उन लोगों के लिए अभिप्रेत है जो लेख प्रकाशित करने की योजना बनाते हैं।
Hemingway Editor
Hemingway Editor एक मुफ्त ऑनलाइन टूल है जो आपकी लेखन शैली को बेहतर बनाने में मदद करेगा। प्लेटफॉर्म ईमेल जैसे छोटे टुकड़ों को संपादित करने के लिए आदर्श है।
इसके अलावा, Hemingway Editor आपको अपने लेखन में स्पष्ट और प्रत्यक्ष होने के लिए प्रोत्साहित करेगा, भले ही आप जटिल वाक्यों के साथ लंबे लेख लिखते हों। आप इस संपादक का उपयोग अपने काम की जटिलता और पठनीयता का आकलन करने के लिए कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और अन्य संपादन टूल
क्या आप जानते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में बेहतरीन प्रूफिंग विकल्प हैं? जब आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलते हैं, तो फाइल > विकल्प > प्रूफिंग पर क्लिक करें। आप ऑटोकरेक्ट और वर्तनी विकल्प चुन सकते हैं जिन्हें आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड को जांचने के लिए चाहते हैं।
इसके अलावा, माइक्रोसॉफ्ट माइक्रोसॉफ्ट एडिटर भी प्रदान करता है, एक ब्राउज़र एक्सटेंशन जो आपके दस्तावेजों को व्याकरण त्रुटियों, शैली, और अधिक के लिए जांचने में मदद कर सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में अपने ईमेल संपादित करने के बारे में अच्छी बात यह है कि संपादन/फॉर्मेटिंग कुछ ईमेल ऐप्स/साइट्स जैसे जीमेल या आउटलुक के लिए बहुत अच्छी तरह से अनुवादित होता है।
आज, अधिकांश लोकप्रिय ईमेल प्रदाताओं में एकीकृत संपादन विकल्प होंगे। उनमें से बहुत से व्याकरण त्रुटियों की भी जांच करेंगे। जीमेल के अलावा, याहू और आउटलुक में भी ईमेल के लिए फ़ॉर्मेटिंग विकल्प हैं।
एक आदर्श ईमेल की संरचना करना सीखें
हम में से अधिकांश दिन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा ईमेल लिखने और पढ़ने में बिताते हैं। बहुत समय, ये ईमेल दूसरों के लिए भ्रमित करने वाले हो सकते हैं। उपरोक्त उल्लिखित टिप्स आपको संक्षिप्त, स्पष्ट, और समझने में आसान ईमेल लिखने में मदद करेंगे।
आपके ईमेल आपकी व्यावसायिकता, विस्तार पर ध्यान, और मूल्यों का प्रतिबिंब हैं। इसलिए ध्यान रखें कि दूसरे आपके ईमेल के स्वर की व्याख्या कैसे कर सकते हैं।
