मेल मर्ज का उपयोग करके, आप प्लेसहोल्डर्स का उपयोग करके बल्क ईमेल और पत्रों को व्यक्तिगत बना सकते हैं। इसके लिए आपको केवल संपर्कों का एक डेटाबेस और ईमेल या पत्रों के लिए एक टेम्पलेट चाहिए।
Excel से मेल मर्ज कैसे करें
मेल मर्ज डेटाबेस से डेटा स्रोतों का उपयोग करता है और उन्हें संबंधित प्लेसहोल्डर्स में रखकर आपके बल्क ईमेल को व्यक्तिगत बनाता है। ये डेटाबेस नीचे दी गई सूची से कुछ भी हो सकते हैं:
- अपनी Microsoft Excel स्प्रेडशीट खोलें।
- Word में मेल मर्ज का उपयोग करते समय एक मैन्युअल संपर्क सूची बनाएं।
- Microsoft Outlook ऐप से संपर्क डेटा चुनें।
आपके पास चुनने के लिए दो विकल्प हैं:
- संगत फ़ाइल में Gmail संपर्क।
- Microsoft SQL Server।
Word में मेल मर्ज के लिए Microsoft Excel वर्कबुक डेटाबेस सबसे पसंदीदा है। मेल मर्ज के लिए, आप Excel का उपयोग करके एक डेटाबेस बनाएंगे जिसे Word बाद में उपयोग करेगा।
यदि आपके पास संपर्क विवरण वाली Excel फ़ाइल नहीं है, तो आप परीक्षण उद्देश्यों के लिए इस नमूना Excel फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं।
अपने बल्क ईमेल या पत्रों में किसी भी असंगति से बचने के लिए, आपको अपनी Excel फ़ाइल को नीचे बताए अनुसार समायोजित करने की आवश्यकता है:
- पहली पंक्ति में केवल सेल A1 से शुरू होने वाले कॉलम हेडर होने चाहिए। Word इन कॉलम हेडर्स को Microsoft Word मेल मर्ज का उपयोग करते समय मर्ज फ़ील्ड्स के रूप में उपयोग करेगा।
- आपको कॉलम हेडर्स को उन प्लेसहोल्डर नामों से मेल खाने के लिए संपादित करना चाहिए जिनका उपयोग आप ईमेल या पत्र टेम्पलेट दस्तावेज़ में करेंगे।
- यह सुनिश्चित करना होगा कि स्प्रेडशीट फ़ाइल में संपर्क डेटा एक रिकॉर्ड प्रति पंक्ति पैटर्न में हो। उदाहरण के लिए, वर्तमान ट्यूटोरियल में, ग्राहक James Butt का हर उपलब्ध संपर्क विवरण सेल A2 और J2 के बीच उपलब्ध है।
- किसी भी संपर्क के लिए संख्यात्मक डेटा, जैसे ZIP कोड, छूट प्रतिशत, माइलेज, मुद्राएं आदि, उपयुक्त संख्या प्रारूप में होना चाहिए।
- परिवर्तन करने के लिए, उस सेल या सेल की रेंज का चयन करें जिसमें संख्यात्मक डेटा हो।
- होम टैब में, रिबन के भीतर, General के बगल में ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें।
- मेल मर्ज Word दस्तावेज़ को Excel डेटाबेस फ़ाइल से लिंक करने से पहले सभी परिवर्तन कर लें। एक बार सभी परिवर्तन हो जाने पर, सेव करें Excel फ़ाइल।
- आपके संपर्कों की Excel डेटाबेस फ़ाइल आपके कंप्यूटर के लोकल स्टोरेज में मौजूद होनी चाहिए।
- सुनिश्चित करें कि सभी डेटा Excel वर्कबुक की पहली शीट में हैं।
Word में मेल मर्ज कैसे करें
Excel में डेटाबेस बनाने के बाद, आपको वह ईमेल या पत्र टेम्पलेट खोलना होगा जिसे आप कई प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं। नीचे बताए गए चरणों का पालन करें:
- रिबन पर, मेलिंग टैब पर क्लिक करें।
- स्टार्ट मेल मर्ज ग्रुप में, स्टार्ट मेल मर्ज पर क्लिक करें।
- आपको छह मेल मर्ज दस्तावेज़ प्रकार दिखाई देंगे। पत्र या ईमेल संदेश पर क्लिक करें।
- स्टार्ट मेल मर्ज ग्रुप पर, प्राप्तकर्ताओं का चयन करें पर क्लिक करें। आपको नई सूची टाइप करें, मौजूदा सूची का उपयोग करें, और Outlook संपर्कों से चुनें जैसे विकल्प दिखाई देंगे।
- आप उपरोक्त तीन विकल्पों में से कोई भी चुन सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप संपर्क सूची को टेम्पलेट पत्र से कैसे लिंक करना चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल में, आइए मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें ताकि आपके द्वारा पहले बनाई या डाउनलोड की गई Excel डेटाबेस का उपयोग किया जा सके।
- डेटा स्रोत चुनें संवाद बॉक्स पर, उस फ़ोल्डर का पता लगाएं जहां Excel डेटाबेस फ़ाइल उपलब्ध है। एक बार फ़ाइल मिल जाने पर, उसे चुनें और फिर Word के मेल मर्ज में डेटाबेस लोड करने के लिए खोलें पर क्लिक करें।
- आपको तालिका चुनें संवाद बॉक्स दिखाई देगा। संवाद बॉक्स में कोई बदलाव किए बिना OK पर क्लिक करके बॉक्स से बाहर निकलें।
- बहुत बढ़िया! आपने स्रोत डेटा को Word मेल मर्ज प्रोग्राम के साथ सफलतापूर्वक लिंक कर लिया है।
- Word स्वचालित रूप से डेटाबेस कॉलम हेडर्स का मिलान मर्ज फ़ील्ड आइटम्स के साथ करेगा। उचित मिलान सुनिश्चित करने के लिए, रिबन के मेलिंग टैब पर राइट एंड इन्सर्ट फ़ील्ड्स ग्रुप पर जाएं और फिर फ़ील्ड्स मिलान करें पर क्लिक करें।
- फ़ील्ड्स मिलान करें संवाद बॉक्स दिखाई देगा। बाएं कॉलम में, आप मर्ज फ़ील्ड आइटम देखेंगे। दाईं ओर, आपको लिंक की गई Excel डेटाबेस से मिलान डेटा मिलेगा।
- यदि आप Outlook संपर्कों या Gmail से निर्यात किए गए संपर्कों जैसे अन्य स्रोत डेटा का उपयोग करते हैं तो यह समान होगा। सूची को स्क्रॉल करके सुनिश्चित करें कि कोई बेमेल नहीं है। बंद करने के लिए OK पर क्लिक करें।
- अपने टेम्पलेट पत्र पर, कर्सर को पहले अक्षर से पहले रखें और पत्र बॉडी के ऊपर कुछ जगह बनाने के लिए कुछ बार Enter दबाएं।
- दस्तावेज़ के शीर्ष पर कर्सर रखें और फिर रिबन के मेलिंग टैब पर राइट एंड इन्सर्ट फ़ील्ड्स ग्रुप में पता ब्लॉक पर क्लिक करें।
- पता ब्लॉक डालें संवाद बॉक्स के बाईं ओर, आप नाम, कंपनी नाम, पता, देश आदि प्रारूप विकल्प चुन सकते हैं। दाईं ओर, आपको पता ब्लॉक का पूर्वावलोकन दिखाई देगा।
- किसी भी इनपुट डेटा बेमेल को ठीक करने के लिए फ़ील्ड्स मिलान करें विकल्पों का उपयोग करें। AddressBlock को कोण कोष्ठक के भीतर जोड़ने के लिए OK पर क्लिक करें।
- इसके बाद, AddressBlock के बाद एक लाइन स्पेसिंग देते हुए राइट एंड इन्सर्ट फ़ील्ड्स ग्रुप में अभिवादन लाइन पर क्लिक करें।
- अभिवादन लाइन डालें संवाद बॉक्स दिखाई देगा। आप अपनी इच्छानुसार परिवर्तन कर सकते हैं और फिर OK पर क्लिक करें। पत्र में कोण कोष्ठक के भीतर GreetingLine दिखाई देगा।
- आप रिबन पर परिणाम पूर्वावलोकन कमांड पर क्लिक करके देख सकते हैं कि पत्र कैसा दिखता है।
- आप AddressBlock और GreetingLine के अलावा कस्टम मर्ज फ़ील्ड भी जोड़ सकते हैं। मान लीजिए आप पत्र बॉडी के भीतर वाहन मेक और मॉडल जोड़ना चाहते हैं।
- ऐसा करने के लिए, मेल मर्ज से लिंक की गई Excel डेटाबेस फ़ाइल खोलें और वाहन मेक और मॉडल कॉलम हेडर जोड़ें। वाहन विवरण दर्ज करें और सेव करें Excel फ़ाइल।
- अब, मेल मर्ज Word दस्तावेज़ पर जाएं और चरण चार, पांच, और छह दोहराएं।
- अब, पत्र बॉडी के भीतर किसी शब्द या कुछ शब्दों का चयन करें और फिर राइट एंड इन्सर्ट फ़ील्ड्स ग्रुप पर मर्ज फ़ील्ड डालें पर क्लिक करें।
- मर्ज फ़ील्ड डालें बॉक्स पर, डेटाबेस फ़ील्ड्स चुनें, और फिर वाहन मेक और मॉडल चुनें। कस्टम मर्ज फ़ील्ड जोड़ने के लिए डालें पर क्लिक करें।
- इस तरह आप जितने चाहें उतने वेरिएबल प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं ताकि आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक पत्र या ईमेल को अनुकूलित किया जा सके। Microsoft Word मेल मर्ज स्वचालित रूप से प्राप्तकर्ताओं के नाम से डेटा का मिलान करेगा।
- रिबन पर, समाप्त और मर्ज कमांड पर क्लिक करें और फिर दस्तावेज़ प्रिंट करें या ईमेल संदेश भेजें चुनें। आप अपने ईमेल या पत्रों को भेजने से पहले प्रूफरीड करने के लिए व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें पर भी क्लिक कर सकते हैं।
मेल मर्ज का उपयोग करके ईमेल उत्पादकता बढ़ाएं
अब आप जानते हैं कि Microsoft Word और Excel का उपयोग करके मेल मर्ज कैसे करें। मेल मर्ज का उपयोग करके तेजी से अनुकूलित ईमेल भेजें और अपने पेशेवर या व्यक्तिगत संपर्कों के साथ अच्छा तालमेल स्थापित करें। Word का उपयोग करके अपने पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन को पहले से आसान बनाते रहें।
