वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें

मेल मर्ज का उपयोग करके, आप प्लेसहोल्डर्स का उपयोग करके बल्क ईमेल और पत्रों को वैयक्तिकृत कर सकते हैं। आपको बस संपर्कों का एक डेटाबेस और उन्हें ईमेल या पत्रों के लिए एक टेम्पलेट चाहिए।

इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल डेटाबेस का उपयोग करके माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज कैसे बनाया जाता है। कदम Microsoft Word और Excel 2016 से लिए गए हैं, लेकिन प्रक्रिया सभी संस्करणों के लिए समान है।

एक्सेल से मेल मर्ज कैसे करें

मेल मर्ज डेटाबेस से डेटा स्रोतों का उपयोग करता है और उन्हें आपके बल्क ईमेल को वैयक्तिकृत करने के लिए संबंधित प्लेसहोल्डर में रखता है। ये डेटाबेस नीचे दी गई सूची में से कुछ भी हो सकते हैं:

1. अपनी माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट खोलें।

2. मेल मर्ज का उपयोग करते समय Word में मैन्युअल संपर्क सूची बनाएं।

3. संपर्क डेटा चुनें माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ऐप से।

आपके पास चुनने के लिए दो विकल्प हैं:

• एक संगत फ़ाइल में जीमेल संपर्क।
• माइक्रोसॉफ्ट एसक्यूएल सर्वर।

Microsoft Excel कार्यपुस्तिका डेटाबेस सबसे अधिक पसंद किया जाता है जब आपको Word में मेल मर्ज का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। मेल मर्ज के लिए, आप एक डेटाबेस बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग करेंगे जिसे Word बाद में उपयोग करेगा।

यदि आपके पास संपर्क विवरण वाली एक्सेल फ़ाइल नहीं है, तो आप परीक्षण के लिए इस नमूना एक्सेल फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं।

अपने बल्क ईमेल या पत्रों में किसी भी विसंगति से बचने के लिए, आपको अपनी एक्सेल फ़ाइल को नीचे बताए अनुसार बदलना होगा:

1. पहली पंक्ति में केवल सेल A1 . से शुरू होने वाले कॉलम हेडर होने चाहिए . Word इन स्तंभ शीर्षलेखों का उपयोग फ़ील्ड मर्ज करें . के रूप में करेगा जब आप Microsoft Word मेल मर्ज का उपयोग करते हैं।
2. आपको उस प्लेसहोल्डर के नाम से मेल खाने के लिए कॉलम हेडर संपादित करना चाहिए जिसका उपयोग आप ईमेल या पत्र टेम्पलेट दस्तावेज़ में करेंगे।
3. आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि स्प्रैडशीट फ़ाइल में प्रति पंक्ति प्रतिमान एक रिकॉर्ड के रूप में संपर्क डेटा है। उदाहरण के लिए, वर्तमान ट्यूटोरियल में, ग्राहक का प्रत्येक उपलब्ध संपर्क विवरण जेम्स बट कोशिकाओं A2 . के बीच पहुंच योग्य है और J2 .
4. किसी भी संपर्क के लिए संख्यात्मक डेटा, जैसे ज़िप कोड, छूट प्रतिशत, माइलेज, मुद्राएं, आदि, उचित संख्या प्रारूप में होना चाहिए।
5. कोई भी परिवर्तन करने के लिए, उस कक्ष या कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिनमें संख्यात्मक शामिल हैं।
6. होम टैब . में , रिबन . के भीतर , ड्रॉपडाउन तीर . क्लिक करें सामान्य . के अलावा .
7. मेल मर्ज वर्ड डॉक्यूमेंट को एक्सेल डेटाबेस फाइल से लिंक करने से पहले सभी चीजें जोड़ें। सभी परिवर्तन करने के बाद, सहेजें एक्सेल फ़ाइल।
8. आपके संपर्कों की एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल आपके कंप्यूटर के स्थानीय संग्रहण में मौजूद होनी चाहिए।
9. सुनिश्चित करें कि सभी डेटा एक्सेल वर्कबुक की पहली शीट में हैं।

Word में मेल मर्ज कैसे करें

एक्सेल में डेटाबेस बनाने के बाद, आपको ईमेल या लेटर टेम्प्लेट को खोलना होगा जिसे आप कई प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं। नीचे बताए गए चरणों का पालन करें:

1. रिबन . पर , मेलिंग टैब . पर क्लिक करें ।

2. मेल मर्ज समूह प्रारंभ करें . में , आपको मेल मर्ज प्रारंभ करें . पर क्लिक करना होगा ।

3. आप छह मेल मर्ज दस्तावेज़ प्रकार देखेंगे। पत्र . पर क्लिक करें या ई-मेल संदेश ।

4. मेल मर्ज प्रारंभ करें . पर समूह में, प्राप्तकर्ताओं का चयन करें . पर क्लिक करें . आपको नई सूची टाइप करें, मौजूदा सूची का उपयोग करें और आउटलुक संपर्कों में से चुनें जैसे विकल्प दिखाई देंगे।

5. आप उपरोक्त तीन विकल्पों में से कोई भी चुन सकते हैं, इस पर निर्भर करते हुए कि आप संपर्क सूची को टेम्पलेट पत्र से कैसे लिंक करना चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल में, आइए मौजूदा सूची का उपयोग करें . चुनें एक्सेल डेटाबेस का उपयोग करने के लिए जिसे आपने पहले बनाया या डाउनलोड किया था।

6. डेटा स्रोत चुनें . पर संवाद बॉक्स में, उस फ़ोल्डर का पता लगाएं जहां एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल उपलब्ध है। एक बार जब आपको फ़ाइल मिल जाए, तो उसे चुनें और फिर खोलें . पर क्लिक करें डेटाबेस को Word के मेल मर्ज में लोड करने के लिए।

7. आपको टेबल चुनें . दिखाई देगा संवाद बॉक्स। ठीक . क्लिक करके बॉक्स से बाहर निकलें डायलॉग बॉक्स में कोई बदलाव किए बिना।

8. यह बढ़िया है! आपने स्रोत डेटा को Word मेल मर्ज प्रोग्राम से सफलतापूर्वक लिंक कर लिया है।

9. Word स्वचालित रूप से मर्ज फ़ील्ड आइटम के साथ डेटाबेस कॉलम हेडर से मेल खाएगा। उपयुक्त मिलान सुनिश्चित करने के लिए, फ़ील्ड समूह लिखें और सम्मिलित करें पर जाएं मेलिंग टैब . पर रिबन . का और फिर मैच फ़ील्ड . पर क्लिक करें ।

10. मैच फ़ील्ड डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। बाईं ओर के कॉलम पर, आप मर्ज फ़ील्ड आइटम देखेंगे। दाईं ओर, आपको लिंक किए गए एक्सेल डेटाबेस से मिलान करने वाला डेटा मिलेगा।

11. यदि आप अन्य स्रोत डेटा जैसे आउटलुक संपर्क या जीमेल से निर्यात किए गए संपर्कों का उपयोग करते हैं तो यह समान होगा। सुनिश्चित करें कि सूची में स्क्रॉल करके कोई बेमेल नहीं है। ठीक पर क्लिक करें बंद करने के लिए।

12. अपने टेम्पलेट पत्र पर, पहले अक्षर के आगे कर्सर रखें और Enter press दबाएं लेटर बॉडी के ऊपर कुछ जगह बनाने के लिए कुछ बार।

13. दस्तावेज़ के शीर्ष पर कर्सर रखें और फिर पता ब्लॉक . पर क्लिक करें लिखें और फ़ील्ड डालें समूह में मेलिंग टैब . पर रिबन . का ।

14. पता ब्लॉक डालें . के बाईं ओर संवाद बॉक्स में, आप नाम, कंपनी का नाम, पता, देश, आदि, स्वरूपण विकल्प चुन सकते हैं। दाईं ओर, आपको पता ब्लॉक का पूर्वावलोकन दिखाई देगा।

15. आप मिलान फ़ील्ड . का उपयोग कर सकते हैं किसी भी इनपुट डेटा बेमेल को सुधारने के विकल्प। ठीकक्लिक करें जोड़ने के लिए पताब्लॉक शेवरॉन के भीतर।

16. इसके बाद, ग्रीटिंग लाइन . पर क्लिक करें लिखें और डालें फ़ील्ड . में एड्रेसब्लॉक . के बाद समूह , इसे एक पंक्ति रिक्ति देते हुए।

17. ग्रीटिंग लाइन डालें डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। आप अपनी इच्छानुसार परिवर्तन कर सकते हैं और फिर ठीक . क्लिक करें . ग्रीटिंग लाइन शेवरॉन के भीतर पत्र में दिखाई देगा।

18. आप परिणामों का पूर्वावलोकन करें . पर क्लिक कर सकते हैं रिबन . पर कमांड करें यह देखने के लिए कि पत्र कैसा दिखता है।

19. आप पताब्लॉक . के अलावा कस्टम मर्ज फ़ील्ड भी जोड़ सकते हैं और ग्रीटिंग लाइन . मान लें कि आप वाहन बनाना और मॉडल जोड़ना चाहते हैं लेटर बॉडी के भीतर।

20. ऐसा करने के लिए, मेल मर्ज से जुड़ी एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल खोलें और वाहन मेक और मॉडल जोड़ें कॉलम हेडर। वाहन विवरण दर्ज करें और सहेजें एक्सेल फ़ाइल।

21. अब, मेल मर्ज Word दस्तावेज़ पर जाएँ और चरण चार repeat दोहराएँ , पांच , और छः ।

22. अब, लेटर बॉडी के भीतर किसी भी शब्द या कुछ शब्दों का चयन करें और फिर सम्मिलित फ़ील्ड सम्मिलित करें पर क्लिक करें। लिखें और फ़ील्ड डालें समूह पर ।

23. मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें . पर बॉक्स में, डेटाबेस फ़ील्ड चुनें , और फिर वाहन मेक और मॉडल select चुनें . सम्मिलित करें . पर क्लिक करें कस्टम मर्ज फ़ील्ड जोड़ने के लिए।

24. इस प्रकार आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक अक्षर या ईमेल को अनुकूलित करने के लिए जितने चाहें उतने परिवर्तनशील प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं। Microsoft Word मेल मर्ज स्वचालित रूप से प्राप्तकर्ताओं के नाम से डेटा का मिलान करेगा।

25. रिबन . पर , समाप्त करें और मर्ज करें . पर क्लिक करें कमांड करें और फिर दस्तावेज़ प्रिंट करें चुनें या ईमेल संदेश भेजें . आप व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें . पर भी क्लिक कर सकते हैं अपने ईमेल या पत्रों को भेजने से पहले उन्हें प्रूफरीड करने के लिए।

ईमेल उत्पादकता बढ़ाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करें

अब आप जानते हैं कि Microsoft Word और Excel का उपयोग करके मेल मर्ज कैसे करें। मेल मर्ज का उपयोग अनुकूलित ईमेल को तेजी से भेजने के लिए करें और अपने पेशेवर या व्यक्तिगत संपर्कों के साथ एक अच्छा तालमेल स्थापित करें। अपने पेशेवर और निजी जीवन को पहले से आसान बनाने के लिए Word का उपयोग करते रहें।