वर्ड में मेल मर्ज क्या है?

मेल मर्ज एक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टूल है जो आपको अद्वितीय डेटा तत्वों के साथ दस्तावेज़ के एक हिस्से को आसानी से संशोधित करने की अनुमति देता है।

मेल मर्ज कैसे काम करता है

मेल मर्ज एक डेटाबेस को आपके दस्तावेज़ से जोड़कर काम करता है। डेटाबेस में अद्वितीय तत्व (सू, जैक, पैगी, आदि) होते हैं और दस्तावेज़ आपका पत्र, चालान, लेबल सेट, या कोई अन्य फ़ाइल है।

मेल मर्ज आपको समय और प्रयास बचाता है क्योंकि यह एक अद्वितीय डेटा को एक दस्तावेज़ में दर्ज करने की प्रक्रिया को स्वचालित करता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप एक अवकाश पत्र लिखना चाहते हैं और इसे 20 लोगों को भेजना चाहते हैं। आप पत्र लिख सकते हैं और 20 अलग-अलग अभिवादन (डियर सू, डियर जैक, डियर पैगी, आदि) के साथ इसे प्रिंट करने के लिए एक मेल मर्ज बना सकते हैं।

मेल मर्ज उपयोग

आप किसी भी प्रकार के मुद्रित दस्तावेज़, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग कर सकते हैं। यहां दस्तावेज़ प्रकारों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

• कैटलॉग
• इन्वेंट्री
• चालान
• लेबल
• लिफाफे
• और, ज़ाहिर है, पत्र

आपका समय बचाने के अलावा, मेल मर्ज आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों की प्रभावशीलता को बढ़ा सकता है। उदाहरण के लिए, अक्षरों को विशिष्ट नामों या अन्य तत्वों के साथ अनुकूलित करके, आप एक पॉलिश, व्यक्तिगत छवि प्रस्तुत करते हैं।

मेल मर्ज का एनाटॉमी

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, मेल मर्ज में दो मुख्य भाग होते हैं:दस्तावेज़ और डेटा स्रोत या डेटाबेस। Word आपको अन्य कार्यालय अनुप्रयोगों जैसे एक्सेल या आउटलुक को डेटा स्रोतों के रूप में उपयोग करने में सक्षम करके आपके काम को सरल बनाता है।

यदि आपके पास पूर्ण Office सुइट है, तो उन अनुप्रयोगों में से किसी एक को अपने डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करना आसान और सुविधाजनक है। उदाहरण के लिए, आप उन संपर्कों का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें आपने पहले ही आउटलुक में दर्ज किया है, जिससे आप उन्हें वर्ड में फिर से दर्ज करने की परेशानी से बच सकते हैं। एक मौजूदा एक्सेल स्प्रेडशीट आपको अपने डेटा के साथ और भी अधिक लचीलापन प्रदान करती है।

यदि आपके पास केवल Word है, तो भी आप मेल मर्ज सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। Word में अपना पूरी तरह से अनुकूलन योग्य डेटा स्रोत बनाने की क्षमता है।

मेल मर्ज सेट करना

मेल मर्ज जटिल और जटिल लग सकता है। हालाँकि, Word विज़ार्ड के साथ सामान्य उपयोगों के लिए सेटअप को सरल बनाता है जो आपको आपके दस्तावेज़ को डेटाबेस से लिंक करने की प्रक्रिया के माध्यम से चलता है।

आम तौर पर, आप पूरी प्रक्रिया को 10 से कम चरणों में पूरा कर सकते हैं, जिसमें त्रुटियों का पता लगाना और उन्हें ठीक करना शामिल है। यह आपके दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से तैयार करने से कम है और इसमें बहुत कम समय और परेशानी होती है।