मेल मर्ज का उपयोग करके दस्तावेज़ बनाने का एक नुकसान यह है कि आप प्रत्येक दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से बनाने की तुलना में अधिक गलतियाँ कर सकते हैं। उन्हें अंतिम रूप देने और प्रिंट के लिए भेजने से पहले इन सामान्य मेल मर्ज गलतियों की जाँच करें।
संपूर्णता
दोबारा जाँच करें कि क्या आपने सफल मेल मर्ज के लिए आवश्यक सभी जानकारी डाली है। अपना दस्तावेज़ बनाते समय किसी फ़ील्ड को अनदेखा करना अपेक्षाकृत आसान है। पतों पर विशेष ध्यान दें और, इससे भी महत्वपूर्ण, पिन कोड पर। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि अभिवादन पंक्तियाँ या अन्य क्षेत्र जहाँ आपने कई फ़ील्ड क्रमिक रूप से डाले हैं, सही ढंग से भरे गए हैं।
सटीकता
हालांकि यह सामान्य ज्ञान जैसा लग सकता है, आप आश्चर्यचकित होंगे कि कितने लोग अपने मेल मर्ज को केवल इसलिए गड़बड़ कर देते हैं क्योंकि उन्होंने सटीकता की जाँच नहीं की। अपने मेल मर्ज की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने सही फ़ील्ड को सही स्थानों पर डाला है। यदि आपके पास समान नाम वाले फ़ील्ड हैं, तो गलत फ़ील्ड डालना बहुत आसान है। यदि आप बार-बार यह गलती करते हैं, तो भविष्य में भ्रम से बचने के लिए अपने फ़ील्ड के नामों का पुनर्मूल्यांकन करना एक अच्छा विचार है।
स्पेसिंग
स्पेसिंग एक महत्वपूर्ण कारक है। कभी-कभी यह बताना मुश्किल होता है कि आपने दस्तावेज़ में कितने स्पेस डाले हैं। मेल मर्ज फ़ील्ड का उपयोग इसे और भी कठिन बना देता है, खासकर जब वे एक साथ पास हों। आप यह भी पा सकते हैं कि आपने पूरी तरह से स्पेस छोड़ दिए हैं। अपने दस्तावेज़ की जाँच करना आवश्यक है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी फ़ील्ड के बीच स्पेस हैं। अन्यथा, अंतिम उत्पाद में कई विशाल अपठनीय रन-ऑन शब्द होंगे।
विराम चिह्न
स्पेसिंग के समान, मेल मर्ज के साथ काम करते समय कई लोग विराम चिह्न के मूल्य और महत्व को नज़रअंदाज़ कर देते हैं। स्पेसिंग के कारण मेल मर्ज फ़ील्ड के साथ काम करते समय विराम चिह्न छूट जाना आसान है। आप देखेंगे कि जब आपके पास एक पंक्ति में कई मेल मर्ज फ़ील्ड होते हैं तो आप अक्सर विराम चिह्न गलत जगह रखते हैं, उन्हें पूरी तरह से छोड़ देते हैं, या दोहरे विराम चिह्न जोड़ देते हैं।
फ़ॉर्मेटिंग
आपके टेक्स्ट का फ़ॉर्मेटिंग उन महत्वपूर्ण गलतियों में से एक है जो "मेल मर्ज काम नहीं कर रहा" जैसी गूगल खोज की ओर ले जाती है। जाँचें कि आपके मेल मर्ज फ़ील्ड पर लागू फ़ॉर्मेटिंग सही है। चाहे आप नौसिखिया मेल मर्जर हों या सैकड़ों मेल मर्ज पूरे कर चुके हों, अपने मेल मर्ज फ़ील्ड को इटैलिक, अंडरलाइनिंग और बोल्ड फ़ॉर्मेटिंग के लिए जाँचना और मेल मर्ज को अंतिम रूप देने से पहले उन्हें ठीक करना आवश्यक है।
निष्कर्ष
यह किसी भी तरह से उन त्रुटियों की एक विस्तृत सूची नहीं है जिन्हें आप मेल मर्ज प्रक्रिया में पेश कर सकते हैं, लेकिन यह शुरू करने के लिए एक उत्कृष्ट जगह है। और आपको अन्य गलतियों के लिए भी प्रूफरीड करना चाहिए, जैसे टाइपो और वर्तनी की त्रुटियाँ, जो किसी भी दस्तावेज़ में हो सकती हैं।
