Microsoft Word में मेल मर्ज आपको प्रत्येक अक्षर को अनुकूलित किए बिना व्यक्तिगत पत्र और ईमेल भेजने की अनुमति देता है। आप अपने दस्तावेज़ को अपनी इच्छानुसार तैयार कर सकते हैं और विभिन्न डेटा फ़ील्ड के लिए प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं जिन्हें आप डेटा स्रोत से गतिशील रूप से भरना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, आप अपने सभी दोस्तों के लिए एक पत्र तैयार कर सकते हैं कि वे कैसे कर रहे हैं लेकिन पत्र में नाम और शहरों को गतिशील रूप से बदलने की क्षमता के साथ। इस तरह, जॉन को आपके सामान्य पत्र में उनके नाम और उनके शहर का उल्लेख होगा, और माइक को उसी पत्र में माइक का नाम और उनके शहर का नाम होगा।
एक्सेल स्प्रेडशीट में अपनी प्राप्तकर्ताओं की सूची बनाएं
आपको एक डेटा स्रोत में प्राप्तकर्ताओं और उनके डेटा की सूची एकत्र करने की आवश्यकता होगी। ऐसा करने का एक आसान तरीका एक Microsoft Excel स्प्रेडशीट बनाना और उसमें अपने सभी प्राप्तकर्ताओं का डेटा जोड़ना है। फिर आप इस एक्सेल डेटा को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज लेटर में पुनः प्राप्त कर सकते हैं।
- प्रारंभ मेनू का उपयोग करें खोजने और खोलने के लिए खोजें Microsoft Excel ।
- होमक्लिक करें बाएं साइडबार में टैब करें और रिक्त कार्यपुस्तिका choose चुनें दाईं ओर के फलक से। यह आपके लिए एक खाली वर्कशीट तैयार करेगा।
- अपने मेल मर्ज प्राप्तकर्ताओं के लिए डेटा दर्ज करना प्रारंभ करें। अपने डेटा के हेडर के लिए पहली पंक्ति का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यदि आप किसी का नाम दर्ज करने जा रहे हैं, तो नाम . का उपयोग करें पहली पंक्ति में हेडर के रूप में, और इसी तरह।
- निम्न उदाहरण में, हमने चार लोगों के लिए कुछ डेटा के साथ एक तालिका बनाई है। हम Microsoft Word में इनमें से प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक व्यक्तिगत मेल मर्ज पत्र बनाएंगे।
- फ़ाइलक्लिक करें शीर्ष पर मेनू, सहेजें choose चुनें बाएं साइडबार से, और ब्राउज़ करें . क्लिक करें बटन।
- अपने डेस्कटॉप पर नेविगेट करें, अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट के लिए एक नाम दर्ज करें, और सहेजें क्लिक करें स्प्रेडशीट को अपने डेस्कटॉप पर सहेजने के लिए बटन। जब आप इसे Microsoft Word में उपयोग करेंगे, तो इससे आपकी स्प्रैडशीट ढूंढना आसान हो जाएगा।
- आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को बंद कर सकते हैं आपके कंप्यूटर पर।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में अपना दस्तावेज़ तैयार करें
आपको एक सामान्य पत्र लिखना होगा जिसे आप अपने प्रत्येक प्राप्तकर्ता को भेजना चाहते हैं। इस पत्र में वह जानकारी होनी चाहिए जो सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए समान हो। कुछ उदाहरणों में ग्रीटिंग लाइन लिखना, यह पूछना कि वे कैसे कर रहे हैं, अपने विचार साझा करना आदि शामिल हैं।
फ़ील्ड खाली रखें जहाँ आप अपने प्राप्तकर्ताओं की जानकारी दिखाना चाहते हैं। आप इसे बाद में जोड़ देंगे जब आप Microsoft Word में मेल मर्ज प्रारंभ करेंगे।
- लॉन्च करें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड प्रारंभ मेनू . से आपके कंप्यूटर पर।
- होमक्लिक करें बाएं साइडबार में और रिक्त दस्तावेज़ . चुनें दाईं ओर के फलक से। आप चाहें तो टेम्प्लेट का भी उपयोग कर सकते हैं।
- एक खाली दस्तावेज़ खुलेगा। वह पत्र लिखें जिसे आप अपने प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं।
- आप किसी भी रंग, फ़ॉर्मेटिंग, फ़ॉन्ट शैली और अन्य आइटम का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं जो आप चाहते हैं। हमने अपने प्राप्तकर्ताओं को भेजने के लिए निम्नलिखित सरल पत्र बनाया है। पत्र में सबसे ऊपर व्यक्ति का नाम और सबसे नीचे उनका शहर होगा।
- दस्तावेज़ को खुला रखें क्योंकि आप नीचे दिए गए अनुभाग में मेल मर्ज करेंगे।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज बनाएं
Microsoft Word आपको चरण-दर-चरण विज़ार्ड का उपयोग करके मेल मर्ज बनाने देता है। इससे आपके लिए उस पत्र का चयन करना बेहद आसान हो जाता है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, अपने लिए आवश्यक प्राप्तकर्ता जोड़ें और पत्र की सामग्री को गतिशील रूप से बदलें।
- जबकि आपका पत्र अभी भी Word में खुला है, मेलिंग . पर क्लिक करें शीर्ष पर टैब, मेल मर्ज प्रारंभ करें चुनें विकल्प चुनें, और चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड चुनें ।
- आपकी स्क्रीन के दाईं ओर एक नया फलक दिखाई देगा। दस्तावेज़ प्रकार चुनें . कहने वाले पहले अनुभाग के अंतर्गत , अक्षर choose चुनें . आप ई-मेल संदेश choose चुन सकते हैं यदि आप अपना पत्र ईमेल के माध्यम से भेजना चाहते हैं।
फिर अगला:प्रारंभिक दस्तावेज़ क्लिक करें जारी रखने के लिए नीचे।
- निम्न स्क्रीन पर, Word पूछेगा कि आप मेल मर्ज के लिए किस दस्तावेज़ का उपयोग करना चाहते हैं। वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें . क्लिक करें कार्य के लिए अपने वर्तमान पत्र का उपयोग करने का विकल्प।
यदि आपका पत्र किसी अन्य Word फ़ाइल में है, तो मौजूदा दस्तावेज़ से प्रारंभ करें क्लिक करें। उस फ़ाइल को खोलने के लिए।
फिर अगला क्लिक करें:प्राप्तकर्ताओं का चयन करें तल पर।
- प्राप्तकर्ताओं का चयन करें . के अंतर्गत अनुभाग में, मौजूदा सूची का उपयोग करें select चुनें . ऐसा इसलिए है क्योंकि आपने अपने प्राप्तकर्ताओं के डेटा वाली एक एक्सेल स्प्रेडशीट पहले ही बना ली है।
आप एक नई सूची टाइप करें का चयन कर सकते हैं। विकल्प यदि आपके पास पहले से अपने प्राप्तकर्ताओं का डेटा एकत्र नहीं है।
फिर ब्राउज़ करें क्लिक करें अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट आयात करने के लिए।
- अपने डेस्कटॉप पर नेविगेट करें और आपके द्वारा पहले बनाई गई एक्सेल स्प्रेडशीट पर डबल-क्लिक करें। इससे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्प्रेडशीट खुल जाएगी।
- वर्ड पूछेगा कि आप अपनी स्प्रेडशीट से किस शीट का उपयोग करना चाहते हैं। उस शीट का चयन करें जिसमें आपका डेटा है, डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं को चेक करें विकल्प, और ठीक . क्लिक करें ।
- यदि आप सूची में मौजूद सभी लोगों का उपयोग नहीं करना चाहते हैं तो Word आपको उन प्राप्तकर्ताओं का चयन करने देता है जिनका आप मेल मर्ज के लिए उपयोग करना चाहते हैं। उन लोगों के लिए चेकमार्क बॉक्स जिन्हें आप अपने पत्रों में शामिल करना चाहते हैं।
आप अपने प्राप्तकर्ताओं को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करने के लिए सूची के नीचे परिष्कृत विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। क्रमबद्ध करना आपको अपने रिकॉर्ड को आरोही और अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करने देता है। फ़िल्टर करना आपको फ़ील्ड की तुलना करने देता है और उन फ़ील्ड को फ़िल्टर करने देता है जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।
आखिरकार, ठीक क्लिक करें तल पर।
- क्लिक करें अगला:अपना पत्र लिखें तल पर।
- निम्न स्क्रीन आपको अपने पत्र में अपने डेटा फ़ील्ड का उपयोग करने देती है। इसका उपयोग करने के लिए, अपने कर्सर को उस स्थान पर रखें जहां आप पत्र में डेटा फ़ील्ड जोड़ना चाहते हैं और अधिक आइटम पर क्लिक करें दाईं ओर के फलक पर।
- वह डेटा फ़ील्ड चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं और सम्मिलित करें . पर क्लिक करें तल पर।
- आप अपने सभी डेटा फ़ील्ड को पत्र में जोड़ना चाहेंगे ताकि आपके पत्रों में सभी आवश्यक जानकारी हो। फिर अगला:अपने पत्रों का पूर्वावलोकन करें . क्लिक करें ।
- आप उन पत्रों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं जो आपके मेल मर्ज के परिणामस्वरूप उत्पन्न होंगे। अपने प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए पत्र देखने के लिए बाएँ और दाएँ तीर चिह्नों पर क्लिक करें।
फिर अगला:मर्ज पूर्ण करें क्लिक करें ।
- अब आप प्रिंट पर क्लिक कर सकते हैं इन वैयक्तिकृत पत्रों को प्रिंट करने के लिए या व्यक्तिगत अक्षरों को संपादित करें . चुनें इन पत्रों को संपादित करने के लिए।
मेल मर्ज वास्तव में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक बेहतरीन समय बचाने वाला फीचर है।
क्या आप जानते हैं कि आप Word में कई दस्तावेज़ों को एक साथ मिला सकते हैं? यदि आप अपने व्यक्तिगत पत्र पहले ही लिख चुके हैं और आप उन्हें एक फ़ाइल में संयोजित करना चाहते हैं तो इससे मदद मिलेगी।