माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज आपको प्रत्येक पत्र को कस्टमाइज़ किए बिना व्यक्तिगत पत्र और ईमेल भेजने की अनुमति देता है। आप अपना दस्तावेज़ जिस तरह से चाहें तैयार कर सकते हैं और उन विभिन्न डेटा फील्ड के लिए प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं जिन्हें आप डेटा स्रोत से डायनामिक रूप से भरना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, आप अपने सभी दोस्तों के लिए एक ही पत्र तैयार कर सकते हैं कि वे कैसे हैं, लेकिन पत्र में नाम और शहर को डायनामिक रूप से बदलने की क्षमता के साथ। इस तरह, जॉन को भेजा गया आपका सामान्य पत्र उसका नाम और उसका शहर बताएगा, और माइक को भेजे गए उसी पत्र में माइक का नाम और उसका शहर होगा।
एक्सेल स्प्रेडशीट में अपनी प्राप्तकर्ता सूची बनाएं
आपको प्राप्तकर्ताओं की एक सूची और उनका डेटा एक ही डेटा स्रोत में इकट्ठा करने की आवश्यकता होगी। ऐसा करने का एक आसान तरीका है माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट बनाना और उसमें अपने सभी प्राप्तकर्ताओं का डेटा जोड़ना। फिर आप इस एक्सेल डेटा को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज पत्र में प्राप्त कर सकते हैं।
- अपने कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को खोजने और खोलने के लिए स्टार्ट मेनू खोज का उपयोग करें।
- बाएं साइडबार में होम टैब पर क्लिक करें और दाएं फलक से ब्लैंक वर्कबुक चुनें। यह आपके लिए एक खाली वर्कशीट बनाएगा।
- अपने मेल मर्ज प्राप्तकर्ताओं के लिए डेटा दर्ज करना शुरू करें। पहली पंक्ति का उपयोग अपने डेटा के हेडर के लिए करना सुनिश्चित करें। यदि आप किसी का नाम दर्ज करने जा रहे हैं, तो पहली पंक्ति में हेडर के रूप में नाम का उपयोग करें, और इसी तरह।
- निम्नलिखित उदाहरण में, हमने चार लोगों के लिए कुछ डेटा के साथ एक टेबल बनाई है। हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में इनमें से प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक व्यक्तिगत मेल मर्ज पत्र बनाएंगे।
- शीर्ष पर फाइल मेनू पर क्लिक करें, बाएं साइडबार से सेव चुनें, और ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें।
- अपने डेस्कटॉप पर जाएं, अपने एक्सेल स्प्रेडशीट के लिए एक नाम दर्ज करें, और स्प्रेडशीट को अपने डेस्कटॉप पर सेव करने के लिए सेव बटन पर क्लिक करें। जब आप इसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में उपयोग करेंगे तो इससे आपकी स्प्रेडशीट ढूंढना आसान हो जाएगा।
- आप अपने कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को बंद कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में अपना दस्तावेज़ तैयार करें
आपको एक सामान्य पत्र लिखना होगा जिसे आप अपने प्रत्येक प्राप्तकर्ता को भेजना चाहते हैं। इस पत्र में वह जानकारी होनी चाहिए जो सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए सामान्य हो। उदाहरणों में ग्रीटिंग लाइन लिखना, पूछना कि वे कैसे हैं, अपने विचार साझा करना, आदि शामिल हैं।
उन फ़ील्ड को खाली रखें जहां आप अपने प्राप्तकर्ताओं की जानकारी दिखाना चाहते हैं। आप बाद में मेल मर्ज शुरू करते समय उसे जोड़ेंगे।
- अपने कंप्यूटर पर स्टार्ट मेनू से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड लॉन्च करें।
- बाएं साइडबार में होम पर क्लिक करें और दाएं फलक से ब्लैंक डॉक्यूमेंट चुनें। यदि आप चाहें तो टेम्पलेट का भी उपयोग कर सकते हैं।
- एक खाली दस्तावेज़ खुलेगा। वह पत्र लिखें जिसे आप अपने प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं।
- आप किसी भी रंग, फॉर्मेटिंग, फॉन्ट स्टाइल, और अन्य आइटम का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं। हमने अपने प्राप्तकर्ताओं को भेजने के लिए निम्नलिखित सरल पत्र बनाया है। पत्र में शीर्ष पर व्यक्ति का नाम और नीचे उनका शहर होगा।
- दस्तावेज़ को खुला रखें क्योंकि आप नीचे के सेक्शन में मेल मर्ज करेंगे।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज बनाएं
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड आपको चरण-दर-चरण विज़ार्ड का उपयोग करके मेल मर्ज बनाने देता है। इससे आपके लिए उस पत्र को चुनना बहुत आसान हो जाता है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, जिन प्राप्तकर्ताओं की आपको आवश्यकता है उन्हें जोड़ना, और पत्र की सामग्री को डायनामिक रूप से बदलना।
- जब आपका पत्र अभी भी वर्ड में खुला हो, तो शीर्ष पर मेलिंग्स टैब पर क्लिक करें, स्टार्ट मेल मर्ज विकल्प चुनें, और स्टेप-बाय-स्टेप मेल मर्ज विज़ार्ड चुनें।
- आपकी स्क्रीन के दाईं ओर एक नया फलक दिखाई देगा। पहले सेक्शन के तहत डॉक्यूमेंट टाइप चुनें, पत्र चुनें। यदि आप अपना पत्र ईमेल के माध्यम से भेजना चाहते हैं तो आप ई-मेल संदेश चुन सकते हैं।
फिर नीचे अगला: प्रारंभिक दस्तावेज़ पर क्लिक करें।
- अगली स्क्रीन पर, वर्ड पूछेगा कि आप मेल मर्ज के लिए किस दस्तावेज़ का उपयोग करना चाहते हैं। वर्तमान पत्र का उपयोग करने के लिए वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें विकल्प पर क्लिक करें।
यदि आपका पत्र किसी अन्य वर्ड फ़ाइल में है, तो उस फ़ाइल को खोलने के लिए मौजूदा दस्तावेज़ से शुरू करें पर क्लिक करें।
फिर नीचे अगला: प्राप्तकर्ता चुनें पर क्लिक करें।
- प्राप्तकर्ता चुनें सेक्शन के तहत, मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें। ऐसा इसलिए क्योंकि आपने पहले से ही अपने प्राप्तकर्ताओं का डेटा रखने वाली एक्सेल स्प्रेडशीट बना ली है।
यदि आपके पास पहले से आपके प्राप्तकर्ताओं का डेटा इकट्ठा नहीं है तो आप नई सूची टाइप करें विकल्प चुन सकते हैं।
फिर अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट आयात करने के लिए ब्राउज़ पर क्लिक करें।
- अपने डेस्कटॉप पर जाएं और पहले बनाई गई एक्सेल स्प्रेडशीट पर डबल-क्लिक करें। यह स्प्रेडशीट को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में खोलेगा।
- वर्ड पूछेगा कि आप अपनी स्प्रेडशीट से कौन सी शीट उपयोग करना चाहते हैं। वह शीट चुनें जिसमें आपका डेटा है, डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं विकल्प को चेकमार्क करें, और OK पर क्लिक करें।
- वर्ड आपको उन प्राप्तकर्ताओं को चुनने देता है जिन्हें आप मेल मर्ज के लिए उपयोग करना चाहते हैं यदि आप सूची में मौजूद सभी को उपयोग नहीं करना चाहते। उन लोगों के लिए बॉक्स चेकमार्क करें जिन्हें आप अपने पत्रों में शामिल करना चाहते हैं।
सूची के नीचे रिफाइन विकल्पों का उपयोग करके अपने प्राप्तकर्ताओं को सॉर्ट और फ़िल्टर करें। सॉर्टिंग आपको अपने रिकॉर्ड को आरोही और अवरोही क्रम में सॉर्ट करने देता है। फ़िल्टरिंग आपको फ़ील्ड की तुलना करने और जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है उन्हें फ़िल्टर आउट करने देता है।
अंत में, नीचे OK पर क्लिक करें।
- नीचे अगला: अपना पत्र लिखें पर क्लिक करें।
- निम्नलिखित स्क्रीन आपको अपने पत्र में अपने डेटा फील्ड का उपयोग करने देती है। इसका उपयोग करने के लिए, अपने कर्सर को पत्र में वहां रखें जहां आप डेटा फील्ड जोड़ना चाहते हैं और दाएं फलक पर अधिक आइटम पर क्लिक करें।
- वह डेटा फील्ड चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं और नीचे इंसर्ट पर क्लिक करें।
- आप अपने सभी डेटा फील्ड को पत्र में जोड़ना चाहेंगे ताकि आपके पत्रों में सभी आवश्यक जानकारी हो। फिर अगला: अपने पत्रों का पूर्वावलोकन करें पर क्लिक करें।
- आप उन पत्रों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं जो आपके मेल मर्ज के परिणामस्वरूप उत्पन्न होंगे। प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए पत्र देखने के लिए बाएं और दाएं तीर आइकन पर क्लिक करें।
फिर अगला: मर्ज पूरा करें पर क्लिक करें।
- अब आप इन व्यक्तिगत पत्रों को प्रिंट करने के लिए प्रिंट पर क्लिक कर सकते हैं या इन पत्रों को संपादित करने के लिए व्यक्तिगत पत्र संपादित करें चुन सकते हैं।
मेल मर्ज वास्तव में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक बेहतरीन समय बचाने वाली सुविधा है।
क्या आप जानते हैं कि आप वर्ड में एकाधिक दस्तावेज़ों को एक साथ मर्ज कर सकते हैं? यदि आपने पहले से ही अपने व्यक्तिगत पत्र लिख लिए हैं और उन्हें एक ही फ़ाइल में संयोजित करना चाहते हैं तो यह मदद करेगा।
