मेल मर्ज माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की एक विशेषता है जो आपको व्यक्तिगत पत्र, लेबल, लिफाफे, ईमेल, और एक डायरेक्टरी बनाने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद करती है। चूंकि मेल मर्ज सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली एमएस वर्ड सुविधाओं में से नहीं है, इसलिए कुछ उपयोगकर्ताओं को यह नहीं पता हो सकता है कि पत्र, लेबल और लिफाफे बनाने के लिए वर्ड में मेल मर्ज कैसे किया जाता है।
यदि आप प्रत्येक पत्र, लेबल, या अन्य दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से व्यक्तिगत बनाने में लगने वाले समय को बचाने की कोशिश कर रहे हैं, तो मेल मर्ज काम आ सकता है। भले ही आपने कभी मेल मर्ज पत्र बनाने की कोशिश न की हो, प्रक्रिया काफी सीधी है, और हम आपको नीचे प्रत्येक चरण के बारे में बताते हैं।
मेल मर्ज पत्र कैसे बनाएं
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक विज़ार्ड है जो आपको मेल मर्ज पत्र बनाने की प्रक्रिया के बारे में बताता है। विज़ार्ड आपसे उस पत्र के बारे में पूछेगा जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और पत्र के प्राप्तकर्ता, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके पास डालने के लिए प्राप्तकर्ताओं की एक सूची तैयार है। यदि आपके पास नहीं है, तो कोई बात नहीं, आप हमेशा मैन्युअल रूप से प्राप्तकर्ताओं की सूची जोड़ सकते हैं।
- एक वर्ड डॉक्यूमेंट खोलें और अपना संदेश टाइप करें। व्यक्तिगत तत्वों को छोड़ दें (उदाहरण के लिए, शीर्षक, नाम, शहर, आदि)। अभी के लिए, आप बस उस स्थान के लिए एक खाली जगह छोड़ सकते हैं जहां आप इन तत्वों को डालना चाहते हैं, जैसे:
- जब आपका टेम्पलेट तैयार हो जाए, तो शीर्ष रिबन से Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard चुनें।
- आपके एमएस वर्ड विंडो के दाहिने किनारे पर एक नया पेन दिखाई देगा। यह वह विज़ार्ड है जो आपको प्रक्रिया के बारे में बताएगा। पहले चरण के रूप में, आपको उस दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करना होगा जिस पर आप काम कर रहे हैं। Letters चुनें और Next: Starting document चुनें।
- अगले में आपको मेल मर्ज के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ को चुनना होगा।
यदि आपने पहले से ही अपने पत्र के लिए कुछ कंटेंट टाइप किया है, तो Use the current document चुनें।
यदि आप एक रेडी-टू-यूज़ टेम्पलेट का उपयोग करना चाहते हैं, तो Start from a template चुनें। जब आप एक प्रारंभिक दस्तावेज़ चुन लें, तो Select recipients पर क्लिक करें।
- अगला चरण प्राप्तकर्ताओं का चयन करना है। मान लें कि आपके पास प्राप्तकर्ता डेटा से भरी एक एक्सेल शीट है, तो आप Use an existing file विकल्प चुनकर और बाद के सेक्शन से Browse चुनकर डेटा आयात कर सकते हैं।
एक्सप्लोरर का उपयोग करके प्राप्तकर्ताओं की सूची वाली शीट पर नेविगेट करें, शीट चुनें और Open चुनें।
जब आप शीट चुनते हैं, तो आपको Select Table विंडो दिखाई देगी। संबंधित टेबल चुनें। यदि आपके डेटा के लिए यह सच है तो First row of data contains column headers टेक्स्ट के बगल में बॉक्स को चेक करना सुनिश्चित करें, और OK चुनें।
अगला, आपको उन प्राप्तकर्ताओं की सूची दिखाई देगी जिनका उपयोग वर्ड आपके मर्ज में करेगा। यदि सब कुछ अच्छा लगता है, तो OK चुनें।
जब आप एक्सेल शीट जोड़ लें, तो Next: Write your letter चुनें।
- अब आप अपने पत्र में प्लेसहोल्डर जोड़ने के लिए तैयार हैं। अपना कर्सर वहां ले जाएं जहां आप प्लेसहोल्डर जोड़ना चाहते हैं और मेल मर्ज पेन से More items चुनें।
Insert Merge Field डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहां से आप संबंधित प्लेसहोल्डर चुन सकते हैं और इसे अपने पत्र में जोड़ने के लिए Insert चुन सकते हैं।
- जब आप सभी मर्ज फील्ड डाल लें, तो Next: Preview your letters चुनें।
यह आपको मेल मर्ज के साथ उत्पन्न सभी पत्रों का पूर्वावलोकन दिखाएगा। आप मेल मर्ज पेन में तीर बटनों का उपयोग करके पत्रों के पूर्वावलोकन को स्विच कर सकते हैं।
- Next: Complete the merge चुनें। बाद के चरण में, या तो Print चुनें (यदि आप सभी पत्र प्रिंट करना चाहते हैं) या Edit individual letters > All (यदि आप पत्रों को एक ही दस्तावेज़ में मर्ज करना चाहते हैं)।
मेल मर्ज लेबल कैसे बनाएं
अपनी मेलिंग सूची को एक्सेल शीट में व्यवस्थित रूप से संकलित करना हमेशा एक अच्छा विचार है ताकि जब आपको किसी के मेलिंग विवरण की आवश्यकता हो तो आपको चक्कर न आए। हालांकि, यदि आप लेबल प्रिंट करना चाहते हैं, तो आपकी एक्सेल शीट संकलन पर्याप्त नहीं होगा। इसके बजाय, आपको एमएस वर्ड पर मेल मर्ज लेबल बनाने होंगे।
- यदि आपके पास पहले से ही मेलिंग विवरण के साथ एक एक्सेल शीट है, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं। यदि नहीं, तो अपनी मेलिंग सूची को एक्सेल शीट पर व्यवस्थित करें। कुछ हेडर जोड़ें (पहला नाम, अंतिम नाम, पता, आदि) और अपनी सूची को क्रमबद्ध करें।
- एमएस वर्ड पर स्विच करें। लेबल बनाने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करें। एक ब्लैंक डॉक्यूमेंट खोलें और Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard चुनें।
- Labels चुनें और फिर Next: Starting document।
- अगली स्क्रीन पर, Change document layout चुनें। अगला, अपने उत्पाद नंबर और लेबल ब्रांड सेट करने के लिए Label options चुनें।
एक बार जब आप OK चुन लेते हैं, तो आप अपने डॉक्यूमेंट पर लेबल आउटलाइन देखेंगे। यदि आप नहीं देखते हैं, तो Table Design > Borders पर जाएं और View Gridlines चुनें।
- Mailings टैब पर वापस जाएं और Select Recipients > Use an Existing List चुनें।
मेल सूची वाली एक्सेल फ़ाइल पर नेविगेट करें। फ़ाइल चुनें और Open चुनें।
- आपको Select Table विंडो दिखाई देगी। यदि आपकी वर्कबुक में कई शीट हैं, तो आपको यहां एक से अधिक आइटम दिखाई देंगे। वह चुनें जिसमें आपकी मेलिंग सूची हो। First row of data contains column headers टेक्स्ट के बगल में बॉक्स चेक करें, और OK चुनें।
- एमएस वर्ड मेलिंग सूची आयात करता है। Address Block चुनें। दाईं ओर पूर्वावलोकन देखें।
यदि यह वैसा नहीं दिखता जैसा आप चाहते हैं, तो Match Fields चुनें। सुनिश्चित करें कि सभी विवरण आपकी वर्कशीट से उपयुक्त हेडर से मेल खाते हैं और OK चुनें।
फिर से पूर्वावलोकन देखें। यदि यह अच्छा लगता है, तो OK चुनें।
- अब आपको लेबल में <<AddressBlock>> दिखाई देगा। Mailings > Update Labels पर जाएं ताकि <<AddressBlock>> सभी लेबल में जुड़ जाए।
- लेबल अब मर्ज होने के लिए तैयार हैं। Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents पर जाएं।
आपको एक छोटी विंडो पॉप अप दिखाई देगी। All चुनें और फिर OK।
- अब आप अपने सभी मर्ज किए गए लेबल देखेंगे।
मेल मर्ज लिफाफे कैसे बनाएं
मेल मर्ज लिफाफे बनाना ज्यादातर लेबल जैसा ही है, लेकिन कुछ बदलावों के साथ।
फिर से, Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard पर क्लिक करें, लेकिन इस बार, Envelopes चुनें और फिर नीचे से Next: Starting document चुनें।
- आपसे एक प्रारंभिक दस्तावेज़ चुनने के लिए कहा जाएगा। लिफाफे का आकार और डिलीवरी/रिटर्न एड्रेस की स्थिति चुनने के लिए Envelope options चुनें (अगले चरण देखें), और Next: Select recipients चुनें।
- जब आप Envelope options चुनते हैं, तो एक छोटी विंडो पॉप अप होगी। अपना पसंदीदा लिफाफा आकार चुनें और डिलीवरी और रिटर्न एड्रेस के लिए फ़ॉन्ट और प्लेसमेंट चुनें।
- विज़ार्ड में अगला चरण प्राप्तकर्ताओं का चयन करना है। Use an existing list चुनें (यह मानते हुए कि आपके पास पहले से ही प्राप्तकर्ता डेटा वाली एक एक्सेल शीट है), और फ़ाइल खोजने के लिए Browse चुनें। संबंधित फ़ाइल चुनें और Next: Arrange your envelope पर क्लिक करें।
- अगली स्क्रीन पर, Address block चुनें, पूर्वावलोकन देखें कि यह वैसा दिखता है जैसा आप चाहते हैं, और OK चुनें।
अब आपको लिफाफे पर <<AddressBlock>> दिखाई देगा।
- Next: Preview your envelopes चुनें। आपको वही पूर्वावलोकन दिखाई देगा जो आपने पिछले चरण में देखा था लेकिन आपके डॉक्यूमेंट पर। आप विज़ार्ड पेन में तीर बटनों का उपयोग करके लिफाफों के बीच स्विच कर सकते हैं।
आपके लिफाफे अब मर्ज होने के लिए तैयार हैं। Next: Complete the merge चुनें।
- अगली स्क्रीन पर, आपको Edit individual envelopes का विकल्प दिखाई देगा। इसे चुनें, सभी रिकॉर्ड मर्ज करने के लिए All चुनें, और OK चुनें।
अब आप सभी लिफाफों को एक ही दस्तावेज़ में मर्ज किया हुआ देखेंगे।
बल्क प्रिंटिंग और ईमेल आसान बने
मेल मर्ज का उपयोग करके आप बहुत समय बचा सकते हैं जिसे आप अन्यथा अपने पत्रों, लेबल, या लिफाफों को अनुकूलित करने में खर्च करते। एमएस वर्ड के साथ आप और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। आप ग्रीटिंग कार्ड, बुकलेट, और इंडेक्स कार्ड भी बना सकते हैं।
मेल मर्ज कुछ समय से मौजूद है, लेकिन यदि आप अपनी प्रक्रियाओं को कुशल बनाना चाहते हैं, तो माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2019 ने कुछ शानदार फीचर्स पेश किए हैं जिन पर आप गौर करना चाह सकते हैं।
