मेल मर्ज एक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड फीचर है जो आपको व्यक्तिगत पत्र, लेबल, लिफाफे, ईमेल और एक निर्देशिका बनाने में मदद करता है। चूंकि मेल मर्ज सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली एमएस वर्ड सुविधाओं में से नहीं है, इसलिए कुछ उपयोगकर्ता यह नहीं जानते होंगे कि अक्षरों, लेबल और लिफाफे बनाने के लिए वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें।
यदि आप प्रत्येक अक्षर, लेबल, या अन्य दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से वैयक्तिकृत करने में लगने वाले समय को बचाने की कोशिश कर रहे हैं, तो मेल मर्ज काम आ सकता है। भले ही आपने कभी मेल मर्ज लेटर बनाने की कोशिश नहीं की हो, प्रक्रिया बहुत सीधी है, और हम आपको नीचे दिए गए प्रत्येक चरण के बारे में बताते हैं।
मेल मर्ज लेटर कैसे बनाएं
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में एक विजार्ड है जो आपको मेल मर्ज लेटर बनाकर चलता है। विज़ार्ड उस पत्र के लिए पूछेगा जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और पत्र के प्राप्तकर्ता रास्ते में हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके पास सम्मिलित करने के लिए तैयार प्राप्तकर्ताओं की सूची है। यदि आप नहीं करते हैं, तो कोई बड़ी बात नहीं, आप हमेशा प्राप्तकर्ताओं की सूची को मैन्युअल रूप से जोड़ सकते हैं।
- एक Word दस्तावेज़ खोलें और अपना संदेश टाइप करें। वैयक्तिकृत तत्वों को छोड़ दें (उदाहरण के लिए, शीर्षक, नाम, शहर, आदि)। अभी के लिए, आप बस एक खाली जगह छोड़ सकते हैं जहाँ आप इन तत्वों को सम्मिलित करना चाहते हैं, जैसे:
- जब आपका टेम्प्लेट तैयार हो जाए, तो मेलिंग select चुनें> मेल मर्ज प्रारंभ करें > चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड शीर्ष रिबन से।
- आपकी एमएस वर्ड विंडो के दाहिने किनारे पर एक नया फलक दिखाई देगा। यह विज़ार्ड है जो आपको प्रक्रिया के माध्यम से चलेगा। पहले चरण के रूप में, आपको उस दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करना होगा जिस पर आप काम कर रहे हैं। अक्षर Select चुनें और अगला:प्रारंभिक दस्तावेज़ . चुनें ।
- आपको वह दस्तावेज़ चुनना होगा जिसका उपयोग आप अगले में मेल मर्ज के लिए करना चाहते हैं।
यदि आप पहले ही अपने पत्र के लिए कुछ सामग्री टाइप कर चुके हैं, तो वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें select चुनें .
यदि आप उपयोग के लिए तैयार टेम्पलेट का उपयोग करना चाहते हैं, तो टेम्पलेट से प्रारंभ करें चुनें। जब आपने एक प्रारंभिक दस्तावेज़ चुना है, तो प्राप्तकर्ताओं का चयन करें . पर क्लिक करें .
- अगला चरण प्राप्तकर्ताओं का चयन करना है। मान लें कि आपके पास प्राप्तकर्ता डेटा से भरी एक एक्सेल शीट है, तो आप मौजूदा फ़ाइल का उपयोग करें का चयन करके डेटा आयात कर सकते हैं। विकल्प और ब्राउज़ करें . का चयन करना बाद के खंड से।
एक्सप्लोरर का उपयोग करके प्राप्तकर्ताओं की सूची वाली शीट पर नेविगेट करें, शीट का चयन करें और खोलें चुनें .
जब आप शीट का चयन करते हैं, तो आपको टेबल चुनें . दिखाई देगा खिड़की। प्रासंगिक तालिका (तालिकाओं) का चयन करें। टेक्स्ट के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना सुनिश्चित करें डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं यदि यह आपके डेटा के लिए सही है, और ठीक . चुनें ।
इसके बाद, आप उन प्राप्तकर्ताओं की सूची देखेंगे जिन्हें Word आपके मर्ज में उपयोग करेगा। यदि सब कुछ अच्छा लगता है, तो ठीक select चुनें .
जब आप एक्सेल शीट जोड़ लें, तो अगला:अपना पत्र लिखें चुनें ।
- अब आप अपने पत्र में प्लेसहोल्डर जोड़ने के लिए तैयार हैं। अपने कर्सर को उस स्थान पर लाएं जहां आप प्लेसहोल्डर जोड़ना चाहते हैं और अधिक आइटम . चुनें मेल मर्ज फलक से।
मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें संवाद बॉक्स खुलेगा जहां से आप संबंधित प्लेसहोल्डर का चयन कर सकते हैं और सम्मिलित करें . का चयन कर सकते हैं इसे अपने पत्र में जोड़ने के लिए।
- जब आप सभी मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित कर लें, तो अगला:अपने अक्षरों का पूर्वावलोकन करें select चुनें ।
यह आपको मेल मर्ज से उत्पन्न सभी पत्रों का पूर्वावलोकन दिखाएगा। अक्षरों के पूर्वावलोकन को बदलने के लिए आप मेल मर्ज फलक में तीर बटन का उपयोग कर सकते हैं।
- अगला चुनें:मर्ज पूर्ण करें . अगले चरण में, या तो प्रिंट करें select चुनें (यदि आप सभी अक्षरों को प्रिंट करना चाहते हैं) या व्यक्तिगत अक्षरों को संपादित करें > सभी (यदि आप अक्षरों को एक दस्तावेज़ में मर्ज करने जा रहे हैं)।
मेल मर्ज लेबल कैसे बनाएं
अपनी मेलिंग सूची को एक्सेल शीट में व्यवस्थित रूप से संकलित करना हमेशा एक अच्छा विचार है ताकि जब आपको किसी के मेलिंग विवरण की आवश्यकता हो तो आपको चक्कर न आए। हालाँकि, यदि आप लेबल प्रिंट करना चाहते हैं, तो आपका एक्सेल शीट संकलन इसे नहीं काटेगा। इसके बजाय, आपको MS Word पर मेल मर्ज लेबल बनाना होगा।
- यदि आपके पास पहले से ही मेलिंग विवरण के साथ एक एक्सेल शीट है, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं। यदि नहीं, तो अपनी मेलिंग सूची को एक्सेल शीट पर व्यवस्थित करें। कुछ शीर्षलेख (प्रथम नाम, अंतिम नाम, पता, आदि) जोड़ें और अपनी सूची को क्रमबद्ध करें।
- एमएस वर्ड पर स्विच करें। लेबल बनाने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करें। एक खाली दस्तावेज़ खोलें और मेलिंग . चुनें> मेल मर्ज चुनें > चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड .
- लेबल का चयन करें और फिर अगला:दस्तावेज़ शुरू करना .
- अगली स्क्रीन पर, दस्तावेज़ लेआउट बदलें चुनें . इसके बाद, लेबल विकल्प select चुनें अपना उत्पाद नंबर और लेबल ब्रांड सेट करने के लिए।
एक बार जब आप ठीक . चुनते हैं , आप अपने दस्तावेज़ पर उल्लिखित लेबल देखेंगे। यदि आप नहीं करते हैं, तो टेबल डिज़ाइन . पर जाएं> सीमाएं और ग्रिडलाइन देखें चुनें।
- मेलिंग पर वापस जाएं MS Word में टैब करें और प्राप्तकर्ताओं का चयन करें . चुनें> मौजूदा सूची का उपयोग करें।
मेल सूची वाली एक्सेल फ़ाइल पर नेविगेट करें। फ़ाइल का चयन करें और खोलें . चुनें ।
- आपको टेबल चुनें . दिखाई देगा खिड़की। यदि आपकी कार्यपुस्तिका में एकाधिक पत्रक हैं, तो आपको यहां एक से अधिक आइटम दिखाई देंगे। वह चुनें जिसमें आपकी मेलिंग सूची हो। टेक्स्ट के अलावा बॉक्स को चेक करें डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं, और ठीक . चुनें .
- एमएस वर्ड मेलिंग सूची आयात करता है। पता ब्लॉक करें Select चुनें . पूर्वावलोकन को दाईं ओर देखें।
यदि यह वैसा नहीं दिखता जैसा आप चाहते हैं, तो फ़ील्ड का मिलान करें चुनें। सुनिश्चित करें कि सभी विवरण आपकी कार्यपत्रक से उपयुक्त शीर्षलेख के अनुरूप हैं और ठीक . चुनें ।
पूर्वावलोकन फिर से देखें। यदि यह अच्छा लगता है, तो ठीक select चुनें ।
- अब आप देखेंगे <
> लेबल में। मेलिंग . पर जाएं> लेबल अपडेट करें जोड़ने के लिए <> सभी लेबलों के लिए।
- लेबल अब मर्ज किए जाने के लिए तैयार हैं। मेलिंग . पर जाएं> समाप्त करें और मर्ज करें > व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें .
आपको एक छोटी सी विंडो पॉप अप दिखाई देगी। सभी Select चुनें और फिर ठीक ।
- अब आप अपने सभी लेबल मर्ज होते हुए देखेंगे।
मेल मर्ज लिफाफा कैसे बनाएं
मेल मर्ज लिफाफे बनाना ज्यादातर लेबल के समान ही होता है, लेकिन कुछ बदलावों के साथ।
दोबारा, मेलिंग . पर क्लिक करें> मेल मर्ज प्रारंभ करें> चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड , लेकिन इस बार, लिफ़ाफ़े . चुनें और फिर अगला:प्रारंभिक दस्तावेज़ . चुनें नीचे से।
- आपको एक प्रारंभिक दस्तावेज़ चुनने के लिए कहा जाएगा। लिफाफा विकल्प Select चुनें लिफाफा आकार और वितरण/वापसी पते की स्थिति का चयन करने के लिए (अगला चरण देखें), और अगला:प्राप्तकर्ताओं का चयन करें चुनें ।
- जब आप लिफाफा विकल्प का चयन करते हैं , आपको एक छोटी सी विंडो पॉप अप दिखाई देगी। अपने पसंदीदा लिफाफा आकार का चयन करें और वितरण और वापसी पते के लिए फ़ॉन्ट और प्लेसमेंट का चयन करें।
- विज़ार्ड में अगला चरण प्राप्तकर्ताओं का चयन करना है। मौजूदा सूची का उपयोग करें Select चुनें (यह मानते हुए कि आपके पास पहले से ही प्राप्तकर्ता डेटा वाली एक एक्सेल शीट है), और ब्राउज़ करें . चुनें फ़ाइल देखने के लिए. प्रासंगिक फ़ाइल का चयन करें और अगला:अपना लिफाफा व्यवस्थित करें . पर क्लिक करें .
- अपनी अगली स्क्रीन पर, पता ब्लॉक select चुनें , यह सुनिश्चित करने के लिए पूर्वावलोकन देखें कि यह ऐसा लगता है जैसे आप इसे चाहते हैं, और ठीक . चुनें ।
अब आप देखेंगे <
- अगला चुनें:अपने लिफाफों का पूर्वावलोकन करें . आपको वही पूर्वावलोकन दिखाई देगा जो आपने पिछले चरण में देखा था लेकिन अपने दस्तावेज़ पर। लिफाफे के बीच स्विच करने के लिए आप विज़ार्ड फलक में तीर बटन का उपयोग कर सकते हैं।
आपके लिफाफे अब मर्ज होने के लिए तैयार हैं। अगला:मर्ज पूर्ण करें . चुनें ।
- निम्न स्क्रीन पर, आपको व्यक्तिगत लिफाफों को संपादित करने . का विकल्प दिखाई देगा . इसे चुनें, सभी . चुनें सभी रिकॉर्ड मर्ज करने के लिए, और ठीक . चुनें ।
अब आप सभी लिफाफों को एक ही दस्तावेज़ में मर्ज होते हुए देखेंगे।
बल्क प्रिंटिंग और ईमेल को आसान बनाया गया
मेल मर्ज का उपयोग करने से आप अपना बहुत सारा समय बचा सकते हैं अन्यथा आप अपने पत्रों, लेबलों या लिफाफों को अनुकूलित करने में खर्च करते हैं। हालाँकि, आप MS Word के साथ इतना ही नहीं कर सकते हैं। आप ग्रीटिंग कार्ड, बुकलेट और इंडेक्स कार्ड भी बना सकते हैं।
मेल मर्ज कुछ समय के लिए रहा है, लेकिन यदि आप अपनी प्रक्रियाओं को कुशल बनाना चाहते हैं, तो Microsoft Office 2019 ने कुछ साफ-सुथरी सुविधाएँ पेश की हैं जिन्हें आप देखना चाहते हैं।