वर्ड और एक्सेल में फ्लोचार्ट बनाएं: चरण-दर-चरण ट्यूटोरियल

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टूल्स प्रत्येक अपडेट के साथ अधिक शक्तिशाली होते जा रहे हैं। आजकल, आपको फ्लोचार्ट के लिए एक समर्पित ऐप की आवश्यकता नहीं है। आप पावरपॉइंट, वर्ड और यहां तक कि एक्सेल में भी फ्लोचार्ट बना सकते हैं।

हम पहले ही पावरपॉइंट में फ्लोचार्ट कवर कर चुके हैं। इसलिए इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि वर्ड और एक्सेल में फ्लोचार्ट कैसे बनाया जाता है। हम प्रदर्शन के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2019 का उपयोग करने जा रहे हैं, लेकिन आप ऑफिस 2010 या ऑफिस 365 का उपयोग करके समान चरणों का पालन कर सकते हैं। यदि आपका माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट संस्करण 2007 से पुराना नहीं है, तो आप हमारे तरीकों का उपयोग करके फ्लोचार्ट बना सकते हैं।

शेप्स का उपयोग करके वर्ड में फ्लोचार्ट कैसे बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दुनिया भर में हर जगह इस्तेमाल होने वाला एक लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसर है क्योंकि यह सभी कंप्यूटर्स के साथ संगत है। समय के साथ, वर्ड एक साधारण वर्ड प्रोसेसर से कहीं अधिक विकसित हुआ है, जिससे सभी प्लेटफॉर्म पर इसकी लोकप्रियता लगातार बढ़ी है। अब यह ड्राइंग टूल्स और डिज़ाइन टूल्स के साथ भी आता है, ताकि आप फ्लोचार्ट बना सकें, बारकोड जनरेट कर सकें, और यहां तक कि ग्रीटिंग कार्ड भी बना सकें।

उन टूल्स में से एक है Shapes। Shapes टूल का उपयोग करना सरल फ्लोचार्ट बनाने का सबसे आसान तरीका है। तो आइए Shapes का उपयोग करके एक बुनियादी फ्लोचार्ट से शुरू करते हैं।

एक ब्लैंक डॉक्यूमेंट से शुरू करें

जब आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड लॉन्च करते हैं, तो आपको स्वचालित रूप से एक ब्लैंक डॉक्यूमेंट खोलने का विकल्प दिया जाता है। बस Blank document विकल्प पर क्लिक करें और आप जाने के लिए तैयार हैं।

ग्रिडलाइन्स सक्षम करें

यह चरण वैकल्पिक है लेकिन हम इसकी अनुशंसा करते हैं क्योंकि यह सब कुछ आसान बनाता है। ग्रिडलाइन्स आपको हर चीज को ठीक से आकार देने और प्रत्येक फ्लोचार्ट एलिमेंट को सही ढंग से रखने में मदद करेंगी। इस सुविधा के बिना, आप असमान आकृतियों और गलत संरेखित ड्रॉइंग के साथ समाप्त हो सकते हैं जो आपके फ्लोचार्ट को अव्यवसायिक बना देंगे।

ग्रिडलाइन्स सक्षम करने के लिए, View टैब पर जाएं और Gridlines चेकबॉक्स पर क्लिक करें।

आपका डॉक्यूमेंट अब नीचे दी गई इमेज जैसा दिखेगा।

शेप्स डालें

Insert टैब पर जाएं और वर्ड के शेप्स कलेक्शन को प्रदर्शित करने के लिए Shapes बटन पर क्लिक करें।

आपको शेप्स की कई श्रेणियां दिखाई देंगी।

हमें अपने फ्लोचार्ट बनाने के लिए Lines और Flowchart शेप्स में रुचि है। प्रत्येक आकृति का उपयोग एक अलग उद्देश्य के लिए किया जाता है। हालांकि नियम पत्थर की लकीर नहीं हैं, वर्ड की सिफारिशों का पालन करना अच्छा अभ्यास है। उदाहरण के लिए, आपको प्रक्रिया चरणों के लिए आयत और निर्णय बिंदुओं के लिए हीरे की आकृति का उपयोग करना चाहिए। आप अपने माउस पॉइंटर को प्रत्येक आकृति के ऊपर होवर करके यह जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

अब, आइए पहली आकृति जोड़ते हैं। आइए अंडाकार आकृति से शुरू करते हैं। शेप मेनू खोलें, अंडाकार चुनें, और अपने माउस पॉइंटर को क्लिक करके और खींचकर इसे ड्रा करें।

अपनी पहली आकृति ड्रा करने के बाद, आप डॉक्यूमेंट के शीर्ष पर एक नया टैब देखेंगे। आपको Format टैब तक पहुंच प्राप्त होगी, जिसका उपयोग आप अपनी आकृतियों को संशोधित करने, रंग जोड़ने, और बहुत कुछ करने के लिए करेंगे।

अपनी आकृतियों में टेक्स्ट जोड़ने के लिए, आकृति पर राइट-क्लिक करें और मेनू से Add Text चुनें।

अब आइए दूसरी आकृति जोड़ें और फिर एक लाइन का उपयोग करके कनेक्टर के रूप में उन्हें एक साथ लिंक करें।

पिछले चरणों का पालन करके एक आयताकार आकृति डालें।

अगला, शेप लाइब्रेरी पर जाएं, और फ्लोचार्ट श्रेणी से एक आकृति चुनने के बजाय, लाइन्स श्रेणी से एक लाइन एरो चुनें।

पहली आकृति को चुनकर अपने आकृति के प्रत्येक तरफ कंट्रोल पॉइंट्स देखें और फिर एरो चुनें। निचले-नीचे के हैंडल पर क्लिक करें और एरो को दूसरी आकृति के सेंटर हैंडल तक खींचें।

अपना फ्लोचार्ट बनाने के लिए किसी भी आकृति और लाइन का उपयोग करके इन चरणों को दोहराएं।

स्मार्टआर्ट का उपयोग करके वर्ड में फ्लोचार्ट कैसे बनाएं

स्मार्टआर्ट एक नई सुविधा है जो फ्लोचार्ट, संगठन चार्ट, वेन डायग्राम, और बहुत कुछ के लिए पूर्व-निर्मित लेआउट के साथ आती है। जबकि शेप्स टूल आपके विचारों को प्रस्तुत करने के लिए पर्याप्त है, स्मार्टआर्ट इसे अधिक पेशेवर लुक के साथ अगले स्तर पर ले जाता है और आपका कुछ समय बचाता है।

वर्ड में स्मार्टआर्ट ग्राफिक बनाएं

एक नया ब्लैंक डॉक्यूमेंट बनाएं और पहले की तरह ग्रिडलाइन्स सक्षम करें।

Insert टैब पर जाएं, और शेप्स बटन से दो स्टेप दूर आपको SmartArt मिलेगा।

स्मार्टआर्ट पर क्लिक करें और एक टेम्पलेट विंडो खुलेगी। वर्ड स्मार्टआर्ट ग्राफिक्स की एक विस्तृत विविधता प्रदान करता है, लेकिन हम Process सेक्शन में रुचि रखते हैं।

Process श्रेणी में Picture Accent Process चुनें और OK बटन पर क्लिक करें। इस टेम्पलेट का उपयोग वर्कफ्लो या चरण-दर-चरण प्रक्रिया को नेत्रहीन रूप से प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है।

यह विकल्प ऐसी आकृतियाँ उत्पन्न करता है जिनमें इमेज, टेक्स्ट और तीर हो सकते हैं जो उन्हें तार्किक क्रम में जोड़ते हैं।

फ्लोचार्ट के बगल में, आपको फ्लोचार्ट संपादन विकल्पों वाली एक विंडो भी दिखाई देगी। आप टेक्स्ट डालने के लिए टेक्स्ट पेन पर क्लिक कर सकते हैं और संबंधित इमेज आकृति पर क्लिक करके नया ग्राफिक डाल सकते हैं।

आप इसे जनरेट करने के बाद स्मार्टआर्ट डिज़ाइन को भी संशोधित कर सकते हैं। आप शीर्ष बाएं कोने में Add Shape बटन से नई आकृतियाँ डाल सकते हैं, ऊपर की इमेज की तरह लेआउट बदल सकते हैं, नए रंग जोड़ सकते हैं, और बहुत कुछ।

स्मार्टआर्ट टेम्प्लेट के साथ फ्लोचार्ट बनाना मैन्युअल रूप से आकृतियाँ डालने की तुलना में बहुत तेज़ प्रक्रिया है और अंतिम परिणाम अधिक पेशेवर दिखता है। हालांकि, कभी-कभी स्क्रैच से आकृतियों का उपयोग करना बेहतर विकल्प होता है क्योंकि आपके पास डिज़ाइन और अनुकूलन पर पूरा नियंत्रण होता है।

शेप्स टूल के साथ एक्सेल में फ्लोचार्ट कैसे बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल केवल स्प्रेडशीट बनाने और गणित करने के लिए नहीं है। यह चार्ट, हिस्टोग्राम, ग्राफ, और बहुत कुछ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले विभिन्न ग्राफिक्स जनरेटिंग टूल्स का समर्थन करता है।

यदि आप वर्ड की तुलना में एक्सेल का अधिक बार उपयोग करते हैं, तो आप फ्लोचार्ट बनाने के लिए भी इसका उपयोग कर सकते हैं। प्रक्रिया मूल रूप से वर्ड जैसी ही है। यहां बताया गया है कि आप शेप्स टूल का उपयोग करके स्क्रैच से फ्लोचार्ट कैसे बना सकते हैं।

ग्रिड सेट अप करें

चाहे आप एक्सेल या वर्ड में फ्लोचार्ट बनाएं, हमेशा एक फ्लोचार्ट ग्रिड बनाएं। यह आपको अपने फ्लोचार्ट आकृतियों को ठीक से स्थित करने में मदद करता है।

एक्सेल में ग्रिड सेट अप करने के लिए, कॉलम की चौड़ाई बदलकर शुरू करें। एक एक्सेल वर्कशीट पहले से ही एक ग्रिड है, आपको बस इसे समायोजित करने की आवश्यकता है। कॉलम की चौड़ाई पंक्ति की ऊंचाई के बराबर होनी चाहिए।

अपनी वर्कशीट के शीर्ष-बाएं कोने पर बटन पर क्लिक करके सभी सेल्स का चयन करके शुरू करें।

अगला, होम टैब के Cells सेक्शन में Format बटन चुनें और मेनू से Column Width चुनें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, पंक्तियों की ऊंचाई 15 पॉइंट्स (20 पिक्सेल) पर सेट होती है। चौड़ाई में 20 पिक्सेल रखने के लिए, कॉलम की चौड़ाई 2.14 पर सेट करें और OK चुनें।

अब हमारे पास एक ग्रिड है, लेकिन यह वर्ड में वाले की तरह काम नहीं करता। हमें स्नैप टू ग्रिड सुविधा को सक्षम करने की आवश्यकता है ताकि आकृतियाँ स्वचालित रूप से निकटतम ग्रिड लाइन पर संरेखित हो जाएं।

Page Layout टैब पर जाएं और Align चुनें। नए मेनू से Snap to Grid चुनें।

शेप्स डालें

एक्सेल में आकृतियाँ जोड़ना वर्ड में ठीक वैसे ही काम करता है।

Insert टैब पर जाएं, Shapes बटन पर क्लिक करें, और अपना पहला फ्लोचार्ट आकार चुनें।

अपने माउस पॉइंटर को खींचकर आकृति ड्रा करें।

आप शीर्ष पर Shape Format टैब दिखाई देगा। जैसा कि आप ऊपर की इमेज में देख सकते हैं, यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड वाले के समान है। सभी कंट्रोल, विकल्प, और बटन बिल्कुल उसी तरह काम करते हैं।

आप शीर्ष बाएं कोने में Insert Shapes सेक्शन से दूसरी आकृति चुन सकते हैं और इसे पहली के नीचे जोड़ सकते हैं। फिर उन्हें एक तीर से जोड़ें, उनके रंग बदलें, और अपना फ्लोचार्ट पूरा करने के लिए और आकृतियाँ जोड़ते रहें।

स्मार्टआर्ट का उपयोग करके एक्सेल में फ्लोचार्ट कैसे बनाएं

एक्सेल में फ्लोचार्ट बनाने का सबसे तेज़ तरीका स्मार्टआर्ट ग्राफिक्स का उपयोग करना है। यह सुविधा वर्ड में बिल्कुल वैसे ही काम करती है और स्मार्टआर्ट फ्लोचार्ट बनाने के लिए आपको जो चरण उठाने होंगे वे मूल रूप से वही हैं।

एक्सेल में स्मार्टआर्ट ग्राफिक बनाएं

एक्सेल में स्मार्टआर्ट वर्ड जैसा ही है। Insert टैब पर जाएं और SmartArt बटन पर क्लिक करें।

स्मार्टआर्ट फ्लोचार्ट टेम्प्लेट वाली एक विंडो खुलेगी। यह बिल्कुल वर्ड जैसी दिखती है। दोनों में कोई अंतर नहीं है, इसलिए यदि आपको सहायता की आवश्यकता है तो वर्ड में स्मार्टआर्ट का उपयोग करके फ्लोचार्ट बनाने के हमारे अनुभाग को देखें। सभी फ्लोचार्ट फॉर्मेटिंग और संपादन विकल्प भी समान हैं।

आपका पसंदीदा फ्लोचार्ट बनाने वाला टूल कौन सा है?

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल दोनों फ्लोचार्ट डिजाइन करने के लिए समान रूप से महान हैं और आप दोनों के साथ स्मार्टआर्ट ग्राफिक्स का उपयोग कर सकते हैं। आप फ्लोचार्ट बनाने के लिए किसे पसंद करते हैं? हमें नीचे कमेंट्स में बताएं कि फ्लोचार्ट बनाने के लिए आपका पसंदीदा सॉफ्टवेयर कौन सा है और क्यों।