शानदार प्रेजेंटेशन के लिए 15 सिद्ध पावरपॉइंट टिप्स और ट्रिक्स

यदि आप कुछ टिप्स और ट्रिक्स जानते हैं तो पावरपॉइंट में प्रेजेंटेशन बनाना काफी आसान हो जाएगा। हमने आपको दिखाया है कि स्लाइड का आकार कैसे बदलें, PDF कैसे डालें, संगीत कैसे जोड़ें, और अपने पावरपॉइंट को अधिक आकर्षक कैसे बनाएं।

चाहे आप पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन बनाने में नए हों या आप एक प्रो हों, आप नए पावरपॉइंट डिज़ाइन विचारों को शामिल करके और सुधार कर सकते हैं।

1. पावरपॉइंट में इमेज को लॉक कैसे करें

पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन में किसी इमेज को लॉक करने से इमेज के अनुपात या पहलू अनुपात को विकृत या आउट ऑफ स्केल होने से रोका जा सकता है।

पावरपॉइंट में इमेज को लॉक करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

1. इमेज पर राइट-क्लिक करें और Size and Position चुनें।

2. Lock aspect ratio लेबल वाले बॉक्स को चेक करें।

किसी इमेज या ऑब्जेक्ट को इस तरह लॉक करना भी संभव है कि उसका आकार बदला न जा सके या उसे स्लाइड पर इधर-उधर न ले जाया जा सके। यह सुविधा अधिकांश पावरपॉइंट डेस्कटॉप संस्करणों में नहीं हो सकती है। आप किसी इमेज, आकृति, या ऑब्जेक्ट पर राइट-क्लिक करके Lock चुन सकते हैं।

यदि आपको वह विकल्प नहीं दिखता है, तो एक समाधान यह है कि ऑब्जेक्ट्स को मास्टर स्लाइड में रखें। यह जानने के लिए कि कैसे, पावरपॉइंट में मास्टर स्लाइड संपादित करने का तरीका पढ़ें।

2. पावरपॉइंट में स्लाइड शो को लूप करें

यदि आप लगातार पावरपॉइंट स्लाइड शो चलाने की योजना बना रहे हैं, तो आप स्लाइड शो को लूप पर सेट कर सकते हैं बजाय इसे मैन्युअल रूप से पुनरारंभ करने के।

1. वह पावरपॉइंट खोलें जिसे आप लूप करना चाहते हैं।
2. Slide Show टैब चुनें।
3. Set Up Slide Show बटन चुनें।

4. Loop continuously until 'Esc.' लेबल वाले बॉक्स को चेक करें।

5. OK बटन चुनें।

लूप किए गए पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन को समाप्त करने के लिए आपको Esc कुंजी दबानी होगी। आपके डेक में अंतिम स्लाइड पर क्लिक करने या अपने कीबोर्ड पर दायां तीर कुंजी दबाने से स्लाइड शो पुनरारंभ हो जाएगा।

3. पावरपॉइंट का आकार कैसे कम करें

यदि आपने हाई-रिज़ॉल्यूशन इमेज या मीडिया फ़ाइलें डाली हैं तो पावरपॉइंट फ़ाइलें बड़ी हो सकती हैं। हमारे पास कुछ पावरपॉइंट टिप्स और ट्रिक्स हैं जो आपकी पावरपॉइंट फ़ाइल का आकार कम करने में मदद कर सकते हैं।

• बाईं ओर मेनू में File > Options > Save चुनकर केवल अपनी प्रेजेंटेशन में उपयोग किए गए फ़ॉन्ट कैरेक्टर्स को एम्बेड करें।

• यदि आपने फ़ाइल में फ़ॉन्ट एम्बेड करना चुना है, तो Embed only the characters used in the presentation विकल्प चुनें।

• इमेज एडिटिंग डेटा हटाएं। जब आप पावरपॉइंट में किसी इमेज को संपादित करते हैं, तो यह मूल इमेज और आपके संपादित संस्करण दोनों को सहेजता है। इसे रोकने के लिए:
  • File > Options > Advanced चुनें।
  • Image Size and Quality के तहत, Discard editing data लेबल वाले बॉक्स को चेक करें।
  • अपने पावरपॉइंट का आकार और कम करने के लिए, Do not compress images in file लेबल वाले बॉक्स को अनचेक करें और अपनी इमेज के लिए कम डिफ़ॉल्ट रिज़ॉल्यूशन चुनें।

• Picture Format टैब में किसी इमेज को चुनकर इमेज को और कंप्रेस करें।
  • Compress Pictures बटन चुनें। आप चुन सकते हैं कि कंप्रेशन विकल्प सभी इमेज पर लागू हों या केवल आपके द्वारा चुनी गई तस्वीर पर।
  • Delete cropped areas of pictures लेबल वाले बॉक्स को चेक करें, और Use default resolution चुनें। OK दबाएं।

अपनी पावरपॉइंट फ़ाइल का आकार कम करके, आप फ़ाइल को स्टोर और ईमेल करना आसान बना देंगे।

4. पावरपॉइंट नोट्स कैसे जोड़ें और प्रिंट करें

पावरपॉइंट के नीचे Notes बटन चुनकर स्पीकर नोट्स जोड़ें ताकि प्रस्तुतकर्ता को प्रेजेंटेशन के दौरान क्या कहना है याद रखने में मदद मिले। एक स्क्रिप्ट या केवल कुछ नोट्स रिमाइंडर के रूप में टाइप करें।

नोट्स के साथ प्रेजेंटेशन प्रिंट करने के लिए, प्रिंट डायलॉग बॉक्स के Settings सेक्शन में Notes Pages चुनें।

5. पावरपॉइंट बैकग्राउंड कैसे संपादित करें

पावरपॉइंट डेस्कटॉप ऐप का उपयोग करके अपने स्लाइड से बैकग्राउंड ग्राफिक जोड़ने, हटाने या संपादित करने के लिए, आपको View मेनू से Slide Master चुनना होगा। फिर, बाईं ओर, स्लाइड मास्टर या उसके नीचे दिखाई देने वाले लेआउट में से एक चुनें: राइट-क्लिक करें और Format Background चुनें। Hide background graphics लेबल वाले बॉक्स को चेक करें।

यदि आप ब्राउज़र में पावरपॉइंट का उपयोग कर रहे हैं, तो आपने देखा होगा कि कोई स्लाइड मास्टर नहीं है। जब आप ऑनलाइन संस्करण का उपयोग करते हैं, तो आप सीधे किसी स्लाइड पर दिखाई देने वाले किसी भी ग्राफिक को जोड़, हटा या संपादित कर सकते हैं।

6. प्रेजेंटेशन में दूसरी स्लाइड से कैसे लिंक करें

उसी प्रेजेंटेशन में दूसरी स्लाइड से लिंक करना सहायक हो सकता है यदि आप समय की कमी के कारण अपनी प्रेजेंटेशन के किसी भाग को छोड़ना चाहते हैं या पिछली स्लाइड पर वापस जाना चाहते हैं। यह हाइपरलिंक जोड़ने जितना सरल है।

1. उस टेक्स्ट, इमेज, या आकृति को चुनें जिसे आप लिंक के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
2. Insert > Link चुनें या राइट-क्लिक करके Hyperlink चुनें।
3. इंसर्ट हाइपरलिंक डायलॉग बॉक्स में, Link to के तहत, Place in This Document चुनें।

4. आप जिस स्लाइड से लिंक करना चाहते हैं उसे चुनें और OK बटन दबाएं।

7. फॉर्मेट पेंटर का उपयोग करके सुसंगत रहें

सुसंगतता एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन की पहचान है। उदाहरण के लिए, स्लाइड शीर्षकों का रंग, फ़ॉन्ट, और फ़ॉन्ट आकार पूरे डेक में समान होना चाहिए। फॉर्मेट पेंटर का उपयोग करके अपनी प्रेजेंटेशन में सभी शीर्षकों और एलिमेंट लेबल को मानकीकृत करना त्वरित और आसान बनाता है।

1. उस कंटेंट को चुनें जिसमें आपका पसंदीदा फॉर्मेटिंग हो।
2. Home टैब में, Format Painter चुनें।
3. अगला, किसी अन्य चीज़ को चुनें, और पहले एलिमेंट का फॉर्मेटिंग स्वचालित रूप से लागू हो जाएगा।

सरल। एकाधिक एलिमेंट्स पर फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए, फॉर्मेट पेंटर पर डबल-क्लिक करें और चरण #3 को तब तक दोहराएं जब तक आप उन सभी एलिमेंट्स पर फॉर्मेटिंग लागू नहीं कर देते जिन्हें आप चाहते हैं। फॉर्मेट पेंटर का उपयोग बंद करने के लिए Esc कुंजी दबाएं।

8. स्मार्टआर्ट के साथ स्मार्ट दिखें

पावरपॉइंट की अंतर्निहित स्मार्टआर्ट सुविधा आपकी प्रेजेंटेशन को अगले स्तर पर ले जाने में मदद करेगी। स्मार्टआर्ट के साथ, आप सादे, उबाऊ टेक्स्ट को आकर्षक ग्राफिक्स में बदल सकते हैं।

1. वह टेक्स्ट चुनें जिसे आप ग्राफिक में बदलना चाहते हैं।
2. Home टैब पर, Convert to SmartArt चुनें।

3. वह विकल्प चुनें जो आपको सबसे अच्छा लगे। जैसे ही आप विभिन्न विकल्पों पर माउस घुमाएंगे, आप देखेंगे कि आपका टेक्स्ट उस स्मार्टआर्ट विकल्प में कैसा दिखता है।
4. यदि आप ऐसा स्मार्टआर्ट विकल्प चाहते हैं जो आपको चित्र जोड़ने की अनुमति दे, तो More SmartArt Graphics चुनें।
5. बाईं ओर मेनू में, Picture चुनें।

6. वह विकल्प चुनें जो आपको सबसे अच्छा लगे।
7. OK बटन चुनें।
8. इमेज जोड़ने के लिए, स्मार्टआर्ट एलिमेंट में एक इमेज आइकन चुनें और चुनें कि अपने कंप्यूटर पर किसी फ़ाइल से इमेज डालना है या बिंग जैसे ऑनलाइन स्रोत से।

स्मार्टआर्ट गैलरी में चुनने के लिए दर्जनों विकल्प हैं। उनमें से एक आपकी स्लाइड को अधिक आकर्षक बनाने के लिए बाध्य है।

9. अपने ऑब्जेक्ट्स को संरेखित करें

आपने यह सुनिश्चित करने के लिए फॉर्मेट पेंटर का उपयोग किया है कि आपकी फॉर्मेटिंग आपकी प्रेजेंटेशन में सुसंगत है। जब आप इसमें हैं, तो पावरपॉइंट के Align टूल का उपयोग करके सुनिश्चित करें कि आपके सभी ऑब्जेक्ट्स पूरी तरह से संरेखित हैं।

1. प्रत्येक ऑब्जेक्ट को चुनते समय Shift दबाकर रखें ताकि आप उन ऑब्जेक्ट्स को चुन सकें जिन्हें आप संरेखित करना चाहते हैं।
2. Format टैब में, Align चुनें।
3. चुनें कि आप चयनित ऑब्जेक्ट को कैसे संरेखित करना चाहते हैं।

4. तीन या अधिक ऑब्जेक्ट्स को समान रूप से वितरित करने के लिए, ऑब्जेक्ट्स चुनें, और फिर Align और या तो Distribute Horizontally या Distribute Vertically चुनें।

आपकी स्लाइड्स पर ऑब्जेक्ट्स कैसे संरेखित हैं, इसके बारे में जानबूझकर होना एक पेशेवर दिखने वाली प्रेजेंटेशन बनाने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय करता है।

10. पिक्चर लेआउट का उपयोग कैसे करें

जब आप एक या अधिक इमेज वाली स्लाइड पर काम कर रहे हों, तो पावरपॉइंट के अंतर्निहित पिक्चर लेआउट टूल को आज़माएं। यह इमेज के लिए स्मार्टआर्ट है।

1. स्लाइड पर सभी इमेज चुनें (एकाधिक इमेज चुनने के लिए Shift दबाए रखें)।
2. Picture Tools मेनू में, Format > Picture Layout चुनें।

3. विकल्पों पर माउस घुमाकर वह पिक्चर लेआउट ढूंढें जो आपको सबसे अच्छा लगता है, और उसे चुनें।

यदि आप पिक्चर लेआउट का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आप Design > Convert > Convert to Shapes चुनकर अपनी इमेज को वापस आकृतियों में बदल सकते हैं।

11. स्लाइड ट्रांजिशन के साथ संयम बरतें

एक बार जब आप पता लगा लेते हैं कि आप स्लाइड्स के बीच एनिमेशन जोड़ सकते हैं, तो आप उन सभी को आज़माने के लिए ललचा सकते हैं। हालांकि, आपको पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन के कार्डिनल नियम को याद रखना चाहिए: कम अधिक है। यदि आप बिल्कुल ट्रांजिशन का उपयोग करना चाहते हैं, तो Cut और Fade जैसे सरल ट्रांजिशन पर टिके रहें।

1. एक स्लाइड चुनें।
2. Transitions टैब से, एक ट्रांजिशन चुनें।

3. यदि उपलब्ध हो तो Effect Options चुनें ताकि ट्रांजिशन के लिए अतिरिक्त सेटिंग्स चुनी जा सकें।

4. ट्रांजिशन को एक्शन में देखने के लिए Preview चुनें।

12. एनिमेशन का बुद्धिमानी से उपयोग करें

जब आप अपने स्लाइड ट्रांजिशन को कम कर रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि आप एनिमेशन का भी विवेकपूर्ण उपयोग कर रहे हैं। किसी स्लाइड पर टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट को एनिमेट करने से आपकी प्रेजेंटेशन का प्रवाह सुधर सकता है, लेकिन बहुत अधिक एनिमेशन ध्यान भटका सकते हैं। इस बारे में समझदारी रखें कि आप उनका उपयोग कब और कहां करते हैं।

एनिमेशन और प्रभाव जोड़ने के लिए:

1. वह टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट चुनें जिसे आप एनिमेट करना चाहते हैं।
2. Animations टैब पर, एक एनिमेशन चुनें।

3. अगला, एक प्रभाव चुनने के लिए Effect Options चुनें। ध्यान दें, प्रभाव विकल्प इस बात पर निर्भर करेंगे कि आपने कौन सा एनिमेशन चुना है।

आप एनिमेशन शुरू करने के विभिन्न तरीके चुन सकते हैं। Animations टैब के Timing सेक्शन में, चुनें कि एनिमेशन कब शुरू करना है।

• On click. यह विकल्प स्लाइड पर क्लिक करने पर एनिमेशन शुरू करेगा।
• With previous. यदि आप चाहते हैं कि एनिमेशन अनुक्रम में पिछले एनिमेशन के साथ 동시에 चले तो यह विकल्प चुनें।
• After previous. एनिमेशन पिछले एनिमेशन के समाप्त होने के तुरंत बाद शुरू होगा।
• Duration. यह विकल्प आपको प्रभाव को लंबा या छोटा बनाने की अनुमति देता है।
• Delay. किसी प्रभाव के शुरू होने से पहले कुछ समय जोड़ें।

अपने एनिमेशन के चलने का क्रम बदलने के लिए:

1. स्लाइड पर एक एनिमेशन मार्कर चुनें (या Advanced Animation सेक्शन में Animation Pane को टॉगल करके और Animation टैब में सूची से एक एनिमेशन चुनें।)

2. Animation टैब के Timing सेक्शन में, या तो Move Earlier या Move Later चुनें।

ऑब्जेक्ट्स के समूह में एनिमेशन जोड़ने के लिए:

1. Ctrl दबाएं और एकाधिक ऑब्जेक्ट्स चुनें।
2. Format > Group > Group चुनकर एक समूह बनाएं।
3. Animations टैब से एक एनिमेशन चुनें।

यदि आप उनका सही तरीके से उपयोग करते हैं, तो एनिमेशन आपकी प्रेजेंटेशन को दर्शकों के लिए स्पष्ट और समझने में आसान बना सकते हैं।

13. K.I.S.S. (Keep It Simple, Stupid)

पावरपॉइंट स्लाइड्स तब सबसे प्रभावी होती हैं जब वे सरल होती हैं। जब आप अपनी स्लाइड्स पर केवल सबसे महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करते हैं, तो आप लोगों के लिए आपके संदेश को पचाना और याद रखना आसान बनाते हैं। आप विषय के बारे में हमेशा अधिक कह सकते हैं, लेकिन स्लाइड को आवश्यकता से अधिक सामग्री से न भरें। आखिरकार, आपके दर्शकों को पढ़ने से ज्यादा सुनना चाहिए।

14. उच्च गुणवत्ता वाले टेम्पलेट्स, इमेज और ग्राफिक्स खोजें

जब आप इसे सरल रखते हैं, तो इसका मतलब है ऐसी इमेज और ग्राफिक्स का उपयोग करना जो अच्छे दिखें। हमने कुछ बेहतरीन स्टॉक फोटो साइट्स और खूबसूरत पावरपॉइंट टेम्पलेट्स प्राप्त करने के स्थानों को सूचीबद्ध किया है।

15. प्रेजेंटेशन को वीडियो के रूप में निर्यात करें

जब आप अपनी प्रेजेंटेशन से खुश हों, तो इसे वीडियो के रूप में निर्यात करें:

1. File > Export चुनें।

2. Create a video चुनें।

3. वीडियो की गुणवत्ता चुनें और रिकॉर्ड किए गए टाइमिंग और वर्णन का उपयोग करना है या नहीं।

4. प्रत्येक स्लाइड की अवधि सेट करें।
5. Create Video बटन चुनें।
6. उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जहां आप वीडियो फ़ाइल सहेजना चाहते हैं।
7. Save बटन चुनें।

इन टिप्स और ट्रिक्स को लागू करके, आप अपनी प्रेजेंटेशन को अगले स्तर पर ले जाएंगे!

हालांकि, शायद आपके द्वारा सीखे गए सभी टिप्स और ट्रिक्स के बावजूद, आपने सॉफ़्टवेयर को पूरी तरह से छोड़ने का फैसला किया है। इतने सारे पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन ने दर्शकों को सुला दिया है कि अब हमारे पास इसके लिए एक शब्द है: "डेथ बाय पावरपॉइंट।" उस स्थिति में, पावरपॉइंट को अलविदा कहें, और इन सात पावरपॉइंट विकल्पों को देखें जिनका आप ऑनलाइन उपयोग कर सकते हैं।