एक्सेल में चेकलिस्ट बनाना सीखना कई लोगों के लिए गेम-चेंजर साबित हो सकता है। एक चेकलिस्ट आपको रोजमर्रा की कई चीजों को ट्रैक करने में मदद करती है। उदाहरण के लिए, यात्रा के दौरान क्या ले जाना है या किसी रेसिपी को पकाते समय कौन सी सामग्री उपलब्ध है, यह याद रखने में चेकलिस्ट सहायक होती है।
हालांकि, हर कोई स्प्रेडशीट में पारंगत नहीं होता और एक्सेल में चेकलिस्ट बनाना मुश्किल लग सकता है। यह पोस्ट एक्सेल में चेकलिस्ट बनाने का तरीका बताएगी, साथ ही इसे अन्य स्प्रेडशीट सुविधाओं के साथ एकीकृत करने के टिप्स भी देगी।
एक्सेल में चेकलिस्ट कैसे बनाएं
चेकलिस्ट बनाने का पहला चरण उन वस्तुओं या गतिविधियों की सूची तैयार करना है जिनकी पुष्टि करने की आवश्यकता है। एक्सेल स्प्रेडशीट पर आपको क्या करना चाहिए:
- एक्सेल खोलने के लिए, स्टार्ट मेनू के बगल में स्थित खोज बटन पर क्लिक करें। "Excel" टाइप करें और पहले परिणाम पर क्लिक करें।
- एक नई स्प्रेडशीट पर, चेकलिस्ट का नाम किसी एक सेल में टाइप करें, अधिमानतः A1 में, ताकि आपको आसानी से पता चल सके कि सूची किस बारे में है।
- वह कॉलम चुनें जहां आप आइटम सूचीबद्ध करेंगे (उदाहरण: A कॉलम)। फिर उस सेल पर क्लिक करें जहां आप पहला आइटम या गतिविधि डालना चाहते हैं और उसे टाइप करें।
- बाकी एंट्रीज को कॉलम के बाद के सेल्स में टाइप करें। अगला, वह कॉलम चुनें जहां आप चेकबॉक्स रखेंगे। हम इस उदाहरण में कॉलम B का उपयोग करेंगे क्योंकि यह हमारी सूचीबद्ध प्रविष्टियों के बगल में है। फिर नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें।
एक्सेल में चेकबॉक्स का उपयोग कैसे करें
यहां बताया गया है कि एक्सेल में चेकबॉक्स कैसे बनाया जाता है जिसे टिक करके आप बता सकते हैं कि प्रविष्टि पूरी हो गई है:
- जांचें कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल टूलबार पर Developer टैब है या नहीं। यदि नहीं, तो File पर क्लिक करें।
- नीचे स्क्रॉल करें और Options पर क्लिक करें। फिर Customize Ribbon पर क्लिक करें।
- पैनल के दाईं ओर जाएं और OK पर क्लिक करने से पहले Developer बॉक्स को टिक करें।
- Developer टैब पर क्लिक करें।
- Insert आइकन पर क्लिक करें, और Form Controls के तहत Checkbox चुनें।
- उस सेल को चुनें जहां आप चेकबॉक्स रखना चाहते हैं, अधिमानतः अपनी सूची में एक प्रविष्टि के बगल में।
- आप डिफ़ॉल्ट चेकबॉक्स टेक्स्ट को हटाकर और एक शब्द या वाक्यांश टाइप करके या टेक्स्ट को पूरी तरह से हटाकर चेकबॉक्स पर टेक्स्ट बदल सकते हैं ताकि केवल टिक बॉक्स रहे।
- यदि आप चेकबॉक्स को स्थानांतरित करना चाहते हैं, तो इसे उस स्थिति में खींचें जहां आप इसे चाहते हैं।
- अगले सेल्स पर सटीक चेकबॉक्स कॉपी करने के लिए, उस पर क्लिक करें। फिर अपने माउस को बॉक्स के निचले दाएं कोने पर होवर करें और इसे नीचे की ओर खींचें (या जिस दिशा में आप चेकबॉक्स रखना चाहते हैं)।
महत्वपूर्ण टिप: किसी सेल पर चेकबॉक्स को फॉर्मेट करते समय, Ctrl कुंजी दबाए रखें और चेकबॉक्स को टिक करने के बजाय उसके आकार को संशोधित या आकार देने के लिए बायाँ-क्लिक दबाएं।
एक्सेल चेकलिस्ट में सेल्स को लिंक कैसे करें
1. यदि आप टिक किए गए बॉक्स की गिनती करना चाहते हैं, तो चेकबॉक्स को किसी अन्य सेल से लिंक करें।
2. एक चेकबॉक्स पर राइट-क्लिक करें और Format Control चुनें।
3. Control टैब पर जाएं। Cell Link विकल्प पर जाएं, उस सेल का नाम टाइप करें जिसे आप लिंक करना चाहते हैं।
आप देखेंगे कि यदि आप चेकबॉक्स को टिक करते हैं, तो लिंक किया गया सेल TRUE प्रदर्शित करेगा।
इसे अनचेक करने पर FALSE प्रदर्शित होगा।
4. कॉलम में अन्य सेल्स के लिए चरण 1 और 2 को दोहराएं जिन्हें लिंक किया जाना चाहिए।
5. टिक किए गए बॉक्स की संख्या का सारांश प्राप्त करने के लिए, उस सेल पर क्लिक करें जहां आप परिणाम प्रदर्शित करना चाहते हैं। फिर टाइप करें =COUNTIF(C4:C10,TRUE)। C4:C10 को सेल रेंज के प्रारंभिक और अंतिम सेल से बदलें।
6. यदि आप उस कॉलम को छिपाना चाहते हैं जहां TRUE/FALSE मान प्रदर्शित होते हैं, तो कॉलम पर क्लिक करें (उदाहरण: कॉलम C)। अगला, राइट-क्लिक दबाएं और पॉपअप मेनू के नीचे Hide चुनें।
कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करके अपनी एक्सेल चेकलिस्ट को संशोधित करें
आपकी स्प्रेडशीट की कंडीशनल फॉर्मेटिंग आपके डेटा को अलग दिखाने और इसे नेत्रहीन रूप से आकर्षक बनाने में मदद कर सकती है।
1. जिस सेल को आप संशोधित करना चाहते हैं उसे चुनें, फिर Home टैब पर क्लिक करें। टूलबार के दाईं ओर जाएं और Conditional Formatting पर क्लिक करें।
2. New Rule चुनें। यह कई नियम प्रकार दिखाएगा जिनका उपयोग आप चयनित सेल को संपादित करने के लिए कर सकते हैं। अभी के लिए, Use a formula to determine which cells to format चुनें।
3. नीचे दिए गए टेक्स्ट बॉक्स में, नियम विवरण संपादित करें =$C4 टाइप करें। अगला, Format चुनें और फिर Fill चुनें। Color पर जाएं और सेल का फ़ॉन्ट रंग बदलें (उदाहरण: हरा)। OK चुनें।
नोट: सेल नाम को संशोधित करना न भूलें। हमने यहां जो उपयोग किया (C4) वह केवल एक उदाहरण है।
4. ध्यान दें कि जब आप सेल के बगल में लिंक किए गए चेकबॉक्स को टिक करते हैं, तो टेक्स्ट हरा हो जाएगा।
5. बाकी प्रविष्टियों के लिए चरण 1-4 दोहराएं।
महत्वपूर्ण टिप: Ctrl + Shift कुंजी दबाएं और सेल को वहां खींचें जहां आप चेकबॉक्स को डुप्लिकेट करना चाहते हैं ताकि कॉपी-पेस्ट करने का वही परिणाम प्राप्त हो सके। यह विधि चेकबॉक्स को संरेखित भी रखेगी।
इंटरैक्टिव एक्सेल चेकलिस्ट कैसे बनाएं
यदि आप अपनी रेसिपी टू-डू चेकलिस्ट पर अपनी प्रगति को ट्रैक करना चाहते हैं, तो चेकलिस्ट को कार्यों के पूर्णता प्रतिशत में एकीकृत करें। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं:
- हमारे वर्तमान उदाहरण का उपयोग करते हुए, किसी भी सेल पर क्लिक करें जहां आप कार्य प्रगति को प्रदर्शित करना चाहते हैं (उदाहरण: सेल E7)
- निम्न COUNTIF फॉर्मूला टाइप करें =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)। यह फॉर्मूला उन प्रविष्टियों की कुल संख्या गिनेगा जिनके चेकबॉक्स टिक किए गए थे।
- सभी प्रविष्टियों की पूर्णता दर को ट्रैक करने के लिए, इसे उस सेल में टाइप करें जहां आप इसे प्रदर्शित करना चाहते हैं (उदाहरण: सेल F4) =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100। नोट: "7" को सूची में प्रविष्टियों की संख्या से बदलना न भूलें।
आपकी चेकलिस्ट में क्या है?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में चेकलिस्ट बनाना मजेदार हो सकता है और आपको उस गतिविधि या वस्तुओं के बारे में उत्साहित कर सकता है जिन्हें आप ट्रैक करना चाहते हैं। चाहे आप किराने की सूची बना रहे हों या अपने स्टोर के लिए इन्वेंट्री बना रहे हों, चेकलिस्ट किसी भी वस्तु को भूलने से बचने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। अगला, एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची बनाएं और स्प्रेडशीट में बार-बार उपयोग किए जाने वाले डेटा को दर्ज करना आसान बनाएं।
