हम सभी ने कभी न कभी खराब PowerPoint प्रेजेंटेशन का अनुभव किया होगा। निश्चित रूप से, एक अच्छी छाप वाली प्रेजेंटेशन बनाने में समय और ध्यान लगता है। खैर, फिर सबसे कम समय में एक प्रभावी प्रेजेंटेशन बनाने की प्रमुख विशेषता क्या होगी? यहीं पर आपको यह मिलता है।
PowerPoint टिप्स और ट्रिक्स
इस गाइड में, आपको 10 सबसे उपयोगी टिप्स और ट्रिक्स मिलेंगे जो आपको अपने डेटा को अपने ऑडियंस के सामने एक सुव्यवस्थित तरीके से प्रस्तुत करने में मदद करेंगे। तो, चलिए शुरू करते हैं।
- अपनी प्रेजेंटेशन को सिंपल रखें
- कस्टम बैकग्राउंड लागू करें
- ट्रांजिशन अवधि बदलें
- स्लाइड्स के पार संगीत चलाएं
- स्लाइड्स में ज़ूम इन और आउट करें
- ऑर्गनाइजेशन चार्ट बनाएं
- वॉटरमार्क इन्सर्ट करें
- टेक्स्ट में शैडो जोड़ें
- PowerPoint प्रेजेंटेशन को लूप करें
- PowerPoint प्रेजेंटेशन को PDF फाइल्स के रूप में सेव करें
आइए उन्हें विस्तार से देखें:
1] अपनी प्रेजेंटेशन को सिंपल रखें
पहला और सबसे महत्वपूर्ण टिप जो मैं आपको सुझाता हूं वह है अपनी स्लाइड्स को सिंपल रखें। आपकी प्रेजेंटेशन एक विजुअल गाइड के समान होनी चाहिए जिसे आप एक कहानी की तरह कहने जा रहे हैं।
मिनिमल इफेक्ट के साथ व्हाइटबोर्ड होना ऑडियंस को विषय और मुख्य संदेश पर केंद्रित रखने का एक अच्छा तरीका है।
हालांकि, यह संभव है कि आप आकर्षक थीम्स, स्लाइड ट्रांजिशन, और एनिमेशन इफेक्ट के ग्राफिकल डिजाइन से प्रभावित हों। लेकिन, ध्यान रखें कि यह बात नहीं है। इन इफेक्ट्स का उद्देश्य केवल विजुअल सहायता होना चाहिए ताकि वे आपकी प्रेजेंटेशन को बढ़ा सकें।
2] कस्टम बैकग्राउंड लागू करें
PowerPoint डिजाइन टेम्पलेट्स और विभिन्न लेआउट पैटर्न के साथ आता है जो आपको अपना खुद का कस्टम बैकग्राउंड बनाने और अपनी प्रेजेंटेशन को यूनिक बनाने में मदद करते हैं। आप इसे अपनी आवश्यकताओं के आधार पर कुछ या सभी स्लाइड्स पर लागू कर सकते हैं।
यदि आप कस्टम बैकग्राउंड बनाने के इच्छुक हैं, तो मेनू बार पर जाएं और Design टैब > Page Setup बटन चुनें।
Page Setup डायलॉग बॉक्स में, अपनी पसंद के बैकग्राउंड की ऊंचाई और चौड़ाई दर्ज करें। आप उन स्लाइड्स की संख्या भी चुन सकते हैं जिनके लिए आप कस्टम बैकग्राउंड लागू करना चाहते हैं।
नोट: यदि आप PowerPoint 2016 या बाद के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको Page Setup File मेनू में मिलेगा।
3] ट्रांजिशन अवधि बदलें
Microsoft PowerPoint में, स्लाइड ट्रांजिशन स्लाइड्स के बीच एक विजुअल इफेक्ट है। आप प्रेजेंटेशन के दौरान अगली स्लाइड पर जाते समय इस विशेष प्रभाव को देख सकते हैं। लेकिन प्रेजेंटेशन जितना महत्वपूर्ण है, उतना ही आवश्यक है कि प्रॉपर ट्रांजिशन टाइमिंग को कोऑर्डिनेट किया जाए ताकि प्रेजेंटेशन प्रोफेशनल दिखे।
इसलिए, यदि आपका ट्रांजिशन टाइमिंग भी बहुत धीमा या बहुत तेज है, तो आप Transition टैब पर जाकर इसे एडजस्ट कर सकते हैं। दाईं ओर, आपको Timing सेक्शन दिखाई देगा। यहां, आप ट्रांजिशन की लंबाई स्पेसिफाई कर सकते हैं।
वर्तमान स्लाइड के टाइमिंग को एडजस्ट करने के बाद, आप सभी स्लाइड्स के बीच समान लंबाई का ट्रांजिशन भी सेट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Apply to All बटन पर क्लिक करें।
4] स्लाइड्स के पार संगीत चलाएं
स्लाइड्स के पार बैकग्राउंड म्यूजिक जोड़ने से आपकी प्रेजेंटेशन अगले स्तर पर जा सकती है। यह परफॉरमेंस को अधिक दिलचस्प बनाता है और जब आप अपनी प्रेजेंटेशन को ऑडियंस के सामने पेश करते हैं तो एक जबरदस्त अनुभव प्रदान करता है।
तो, अपनी प्रेजेंटेशन में ऑडियो क्लिप इन्सर्ट करने के लिए, Microsoft PowerPoint खोलें, और Insert टैब > Media सेक्शन > Audio टूल पर जाएं। अब, अपने कंप्यूटर के फोल्डर को उस फाइल के लिए ब्राउज़ करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, और फिर Insert बटन पर क्लिक करें।
करंट स्लाइड से ऑडियो फाइल को सेलेक्ट करके Playback टैब को एक्टिवेट करें और आपको बैकग्राउंड म्यूजिक कॉन्फिगर करने के लिए उपयोग किए जाने वाले विभिन्न विकल्प दिखाई देंगे।
Audio Options श्रेणी में, Start ऑप्शन के ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें और Play across slides चुनें। यह ऑडियो क्लिप को कई स्लाइड्स पर ऑटोमैटिकली चलाने में मदद करता है।
उसी सेक्शन में तीन चेकबॉक्स हैं जिनका उपयोग आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार कर सकते हैं। वे निम्नलिखित हैं:
- Loop until Stopped – यह ऑप्शन आपके ऑडियो या वीडियो क्लिप को तब तक रिपीट करेगा जब तक यह बंद नहीं हो जाता।
- Hide During Show – आप इस ऑप्शन का उपयोग स्लाइड शो के दौरान साउंड आइकन को छिपाने के लिए कर सकते हैं।
- Rewind after Playing – और अंतिम वाला ऑडियो या वीडियो क्लिप को रिवाइंड करने के लिए है। यह क्लिप को रिवाइंड करता है, एक बार जब यह प्रेजेंटेशन के दौरान चल चुका होता है।
5] स्लाइड्स में ज़ूम इन और आउट करें
कभी-कभी प्रेजेंटेशन के दौरान ऑडियंस का बेहतर ध्यान रखने की आवश्यकता होती है। पाई चार्ट और बार ग्राफ एक अच्छा उदाहरण हो सकते हैं। यह सुनिश्चित कर सकता है कि स्लाइड का कोई विशिष्ट भाग प्रेजेंटेशन में स्पष्ट रूप से दिखाया गया है।
Microsoft PowerPoint में इस फीचर का उपयोग करने के लिए, आप Zoom In और Zoom Out स्लाइडर का उपयोग कर सकते हैं। यह स्लाइड पेज के नीचे दाएं कोने पर टास्कबार पर उपलब्ध है जैसा कि ऊपर दिखाया गया है। ज़ूम कंट्रोल स्लाइडर बार को दाईं ओर खींचने पर, यह पेज को ज़ूम इन करता है और बाईं ओर खींचने पर ज़ूम आउट करता है।
आप कीबोर्ड का उपयोग करके ज़ूम फंक्शन को भी कंट्रोल कर सकते हैं। आपको बस Ctrl की को दबाकर रखना है और अपने माउस व्हील का उपयोग करके स्लाइडर को ज़ूम इन और आउट करना है।
6] ऑर्गनाइजेशन चार्ट बनाएं
Microsoft PowerPoint में, SmartArt एक महत्वपूर्ण टूल है जो आपको Venn डायग्राम और ऑर्गनाइजेशनल चार्ट का उपयोग करके जानकारी को विजुअली कम्युनिकेट करने में मदद करता है। यह रिपोर्टिंग हायरार्की का उपयोग करके ऑर्गनाइजेशन की संरचना का एक विजुअल प्रेजेंटेशन प्रस्तुत करता है। तो, चलिए शुरू करते हैं।
Insert टैब पर जाएं। Illustrations सेक्शन में, SmartArt ग्राफिक पर क्लिक करें।
SmartArt Graphic पेज पर, Hierarchy चुनें।
दाएं पेन पर जाएं, अपने ऑर्गनाइजेशन चार्ट के लिए एक लेआउट चुनें, और OK बटन पर क्लिक करें।
टेक्स्ट एंटर करने के लिए, हायरार्किकल बॉक्स पर क्लिक करें और अपना टेक्स्ट टाइप करें।
7] वॉटरमार्क इन्सर्ट करें
चाहे अपनी सामग्री को अवैध कॉपी से बचाने के लिए या पारदर्शी तस्वीर जोड़ने के लिए, Microsoft PowerPoint में वॉटरमार्क लोगो बनाना आसान है। तो, चलिए PowerPoint स्लाइड्स में वॉटरमार्क जोड़ना शुरू करते हैं।
PowerPoint प्रेजेंटेशन खोलें और View टैब > Slide Master पर जाएं।
अब, Insert टैब पर स्विच करें और वह फील्ड चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं जैसे टेक्स्ट, चार्ट, इमेज, आदि।
एक बार जब आप वॉटरमार्क जोड़ लेते हैं, तो Home टैब पर जाएं और इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार ठीक से एडजस्ट करें।
अब, Slide Master टैब पर जाएं जहां आपको दाएं छोर पर Close Master View ऑप्शन मिलेगा।
वॉटरमार्क सेव करने के लिए इस ऑप्शन पर क्लिक करें।
8] टेक्स्ट में शैडो जोड़ें
PowerPoint में Shadow इफेक्ट का उपयोग करके, आप अपने टेक्स्ट के लुक को आसानी से बदल सकते हैं और उन्हें शानदार बना सकते हैं। हालांकि, हम बहुत सारे इफेक्ट्स रखने की सलाह नहीं देते क्योंकि यह आपके ऑडियंस का ध्यान मुख्य विषय से भटका सकता है। इसलिए, उनका उचित उपयोग करें।
वाक्य को सेलेक्ट करें और आपको मेनू बार पर एक नया Format टैब दिखाई देगा।
Format टैब से, WordArt Styles सेक्शन > Text Effects बटन > Shadow सबमेनू पर जाएं।
Shadow सबमेन्यू में Outer, Inner, और Perspective जैसे शैडो इफेक्ट्स का अच्छा संग्रह शामिल है। जब आप उन पर होवर करते हैं तो आपको इन इफेक्ट्स का लाइव प्रीव्यू मिलता है। तो, प्रत्येक इफेक्ट को आजमाएं और उन्हें अपना बनाएं।
9] PowerPoint प्रेजेंटेशन को लूप करें
स्लाइडशो का उपयोग आमतौर पर शादियों या ट्रेड शो में डिजिटल फोटोज प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। ऐसे अवसर पर, आप अपनी चुनी हुई इमेज को लगातार लूप करना चाह सकते हैं ताकि आपके मेहमान बोर न हों। तो, आइए जानते हैं इसे करने का तरीका।
अपनी PowerPoint प्रेजेंटेशन खोलें और Slide Show टैब पर जाएं।
Set Up Slide Show बटन पर क्लिक करके Set up Show पेज खोलें।
Show options के तहत, 'Esc' तक Loop continuously के बगल में चेकबॉक्स को मार्क करें।
यदि आप केवल कुछ विशिष्ट स्लाइड्स को लूप करना चाहते हैं तो आप उन्हें Show Slides सेक्शन में मेंशन कर सकते हैं। अन्यथा, बस OK बटन पर क्लिक करें।
10] PowerPoint प्रेजेंटेशन को PDF फाइल्स के रूप में सेव करें
और अंतिम बिंदु PowerPoint प्रेजेंटेशन को PDF फाइल के रूप में सेव करने के बारे में है। यह काफी उपयोगी हो जाता है यदि आपको तत्काल किसी अन्य डिवाइस में अपनी प्रेजेंटेशन खोलने की आवश्यकता है और दुर्भाग्य से, वहां शामिल प्रोग्राम के साथ प्रेजेंटेशन संगत नहीं है।
ऐसे मामले में, आप अपनी फाइल को PDF के रूप में सेव कर सकते हैं, और फिर इसे किसी भी कंप्यूटर पर आसानी से खोला जा सकता है। तो, आइए देखते हैं कि इसे कैसे करें:
एक बार जब आप अपनी PowerPoint प्रेजेंटेशन बना लेते हैं तो File मेनू पर जाएं और Save As ऑप्शन चुनें।
अगली विंडो में, अपनी फाइल का नाम दें और फिर वह स्थान चुनें जहां आप इसे रखना चाहते हैं।
इसके बाद Save as type के बगल में ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और फिर सूची से PDF ऑप्शन चुनें।
यदि आप इसे बनाने के तुरंत बाद PDF फाइल खोलना चाहते हैं, तो आप Open file after publishing के बगल में चेकबॉक्स को मार्क कर सकते हैं। और फिर Save बटन पर क्लिक करें।
पढ़ें: PowerPoint Online Tips and Tricks।
