शीर्ष 10 सबसे उपयोगी पावरपॉइंट टिप्स और ट्रिक्स

हम सभी ने कभी न कभी PowerPoint . की खराब प्रस्तुति के उचित हिस्से का अनुभव किया होगा . निश्चित रूप से, एक अच्छी छाप वाली प्रस्तुति बनाने में समय और ध्यान लगता है। ठीक है, तो कम से कम समय में एक प्रभावी प्रस्तुति बनाने के लिए मुख्य विशेषता क्या होगी? यही वह जगह है जहां आप इसे प्राप्त करते हैं।

पावरपॉइंट टिप्स और ट्रिक्स

इस गाइड में, आपको 10 सबसे उपयोगी टिप्स और ट्रिक्स मिलेंगी जो आपको अपने डेटा को अपने दर्शकों के सामने एक सुव्यवस्थित तरीके से पेश करने में मदद करेंगी। तो चलिए शुरू करते हैं।

1. अपनी प्रस्तुति को सरल रखें
2. कस्टम पृष्ठभूमि लागू करें
3. संक्रमण अवधि बदलें
4. स्लाइड में संगीत चलाएं
5. स्लाइड में ज़ूम इन और आउट करें
6. संगठन चार्ट बनाएं
7. वॉटरमार्क डालें
8. पाठ में छाया जोड़ें
9. पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन लूप करें
10. PowerPoint प्रस्तुतियों को PDF फ़ाइलों के रूप में सहेजें

आइए उन्हें विस्तार से देखें:

1] अपनी प्रस्तुति को सरल रखें

पहली और सबसे महत्वपूर्ण युक्ति मैं आपको अपनी स्लाइड्स को सरल रखने की सलाह देता हूं। आपकी प्रस्तुति एक दृश्य मार्गदर्शिका के समान होनी चाहिए जिसे आप कहानी की तरह कहने जा रहे हैं।

कम से कम प्रभाव वाला व्हाइटबोर्ड दर्शकों को विषय और मुख्य संदेश पर केंद्रित रखने का एक अच्छा तरीका है।

हालांकि, यह संभव है कि आप आकर्षक थीम के ग्राफिकल डिज़ाइन, स्लाइड ट्रांज़िशन और एनिमेशन प्रभाव से प्रभावित हों। लेकिन, ध्यान रहे कि यह बात नहीं है। इन प्रभावों को केवल दृश्य सहायता का उद्देश्य होना चाहिए ताकि वे आपकी प्रस्तुति को बढ़ा सकें।

2] एक कस्टम पृष्ठभूमि लागू करें

पावरपॉइंट डिज़ाइन टेम्प्लेट और विभिन्न लेआउट पैटर्न के साथ आता है जो आपको अपनी खुद की कस्टम पृष्ठभूमि बनाने और अपनी प्रस्तुति को अद्वितीय बनाने में मदद करता है। आप अपनी आवश्यकताओं के आधार पर इसे अपनी स्लाइड के लिए कुछ या सभी पर लागू कर सकते हैं।

यदि आप भी एक कस्टम पृष्ठभूमि बनाने के इच्छुक हैं, तो मेनू बार पर जाएँ और डिज़ाइन . चुनें टैब> पेज सेटअप बटन।

पृष्ठ सेटअप संवाद बॉक्स में, अपनी पसंद की पृष्ठभूमि की ऊंचाई और चौड़ाई दर्ज करें। आप उन स्लाइडों की संख्या भी चुन सकते हैं जिनके लिए आप कस्टम पृष्ठभूमि लागू करना चाहते हैं।

नोट: यदि आप PowerPoint 2016 या बाद के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको फ़ाइल मेनू में पेज सेटअप मिलेगा।

3] संक्रमण अवधि बदलें

Microsoft PowerPoint में, स्लाइड ट्रांज़िशन स्लाइड के बीच एक दृश्य प्रभाव है। जब आप किसी प्रेजेंटेशन के दौरान अगली स्लाइड पर जाते हैं तो आपको यह विशेष प्रभाव दिखाई दे सकता है। लेकिन प्रस्तुतिकरण जितना महत्वपूर्ण है, उचित संक्रमण समय का समन्वय करना भी बहुत आवश्यक है ताकि प्रस्तुति पेशेवर दिखे।

इसलिए, यदि आपका संक्रमण समय भी बहुत धीमा या बहुत तेज़ है, तो आप इसे संक्रमण पर जाकर समायोजित कर सकते हैं टैब। दाईं ओर, आप समय देखेंगे खंड। यहां, आप संक्रमण की अवधि निर्दिष्ट कर सकते हैं।

वर्तमान स्लाइड के समय को समायोजित करने के बाद, आप सभी स्लाइडों के बीच भी संक्रमण की समान लंबाई निर्धारित कर सकते हैं। तो, इसे सेट करने के लिए, सभी पर लागू करें . पर क्लिक करें बटन।

4] स्लाइड पर संगीत चलाएं

स्लाइड्स में बैकग्राउंड म्यूजिक जोड़ने से आपका प्रेजेंटेशन अगले स्तर पर पहुंच सकता है। जब आप अपने दर्शकों को अपनी प्रस्तुति देते हैं तो यह प्रदर्शन को और अधिक रोचक बनाता है और एक जबरदस्त अनुभव प्रदान करता है।

इसलिए, अपनी प्रस्तुति में एक ऑडियो क्लिप सम्मिलित करने के लिए, Microsoft PowerPoint खोलें, और सम्मिलित करें पर जाएँ टैब> मीडिया अनुभाग> ऑडियो औजार। अब, जिस फ़ाइल को आप जोड़ना चाहते हैं, उसके लिए अपने कंप्यूटर के फ़ोल्डर को ब्राउज़ करें और फिर सम्मिलित करें पर क्लिक करें। बटन।

प्लेबैक टैब को सक्रिय करने के लिए, वर्तमान स्लाइड से ऑडियो फ़ाइल का चयन करें और आपको विभिन्न विकल्प दिखाई देंगे जिनका उपयोग पृष्ठभूमि संगीत को कॉन्फ़िगर करने के लिए किया जाता है।

ऑडियो विकल्प . में श्रेणी, प्रारंभ . के ड्रॉप-डाउन बटन पर क्लिक करें विकल्प चुनें और स्लाइड में चलाएं . चुनें . यह ऑडियो क्लिप को कई स्लाइड्स में स्वचालित रूप से चलाने में मदद करता है।

एक ही सेक्शन में तीन चेकबॉक्स होते हैं जिनका उपयोग आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार कर सकते हैं। वे इस प्रकार हैं:

1. रोकने तक लूप करें - यह विकल्प आपके ऑडियो या वीडियो क्लिप को तब तक दोहराएगा जब तक कि वह बंद न हो जाए।
2. शो के दौरान छुपाएं - आप स्लाइड शो के दौरान ध्वनि आइकन को छिपाने के लिए इस विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।
3. खेलने के बाद रिवाइंड करें - और आखिरी वाला ऑडियो या वीडियो क्लिप को रिवाइंड करना है। एक बार जब यह प्रस्तुति के दौरान चलाया जाता है, तो यह क्लिप को रिवाइंड कर देता है।

5] स्लाइड में ज़ूम इन और आउट करें

कभी-कभी ऐसा होता है कि प्रस्तुति के दौरान आपको बेहतर दर्शकों का ध्यान रखने की आवश्यकता होती है। एक पाई चार्ट और एक बार ग्राफ एक अच्छा उदाहरण हो सकता है। यह सुनिश्चित कर सकता है कि प्रस्तुति में स्लाइड का कोई विशिष्ट भाग स्पष्ट रूप से दिखाया गया है।

Microsoft PowerPoint में इस सुविधा का उपयोग करने के लिए, आप ज़ूम इन और ज़ूम आउट स्लाइडर का उपयोग कर सकते हैं। जैसा कि ऊपर दिखाया गया है, यह स्लाइड पेज के निचले दाएं कोने में टास्कबार पर उपलब्ध है। ज़ूम नियंत्रण स्लाइडर बार को दाईं ओर खींचने पर, यह पृष्ठ में ज़ूम करता है और जब आप स्लाइडर बार को बाईं ओर खींचते हैं तो यह ज़ूम आउट हो जाता है।

आप अपने कीबोर्ड का उपयोग करके ज़ूम फ़ंक्शन को भी नियंत्रित कर सकते हैं। आपको बस Ctrl कुंजी को दबाकर रखना है और स्लाइडर को ज़ूम इन और आउट करने के लिए अपने माउस व्हील का उपयोग करना है।

6] एक संगठन चार्ट बनाएं

Microsoft PowerPoint में, स्मार्टआर्ट एक महत्वपूर्ण उपकरण है जो आपको वेन आरेख और संगठनात्मक चार्ट का उपयोग करके जानकारी को नेत्रहीन रूप से संप्रेषित करने में मदद करता है। यह एक रिपोर्टिंग पदानुक्रम का उपयोग करते हुए किसी संगठन की संरचना की एक दृश्य प्रस्तुति प्रस्तुत करता है। तो चलिए शुरू करते हैं।

सम्मिलित करें . पर जाएं टैब। चित्रों . में अनुभाग में, स्मार्टआर्ट . पर क्लिक करें ग्राफिक।

स्मार्टआर्ट ग्राफिक पेज पर, पदानुक्रम . चुनें ।

दाएँ फलक पर जाएँ, अपने संगठन चार्ट के लिए एक लेआउट चुनें, और ठीक बटन पर क्लिक करें।

टेक्स्ट दर्ज करने के लिए, पदानुक्रम बॉक्स पर क्लिक करें और अपना टेक्स्ट टाइप करें।

7] वॉटरमार्क डालें

चाहे आपकी सामग्री को अवैध नकल से बचाने के लिए हो या पारदर्शी चित्र जोड़ने के लिए, Microsoft PowerPoint में वॉटरमार्क लोगो बनाना आसान है। तो, चलिए PowerPoint स्लाइड में वॉटरमार्क जोड़ना शुरू करते हैं।

PowerPoint प्रस्तुति खोलें और देखें . पर जाएं टैब> स्लाइड मास्टर ।

अब, सम्मिलित करें टैब पर स्विच करें और उस फ़ील्ड का चयन करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं जैसे पाठ, चार्ट, छवि, आदि।

वॉटरमार्क जोड़ने के बाद, होम टैब पर जाएं और इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार ठीक से समायोजित करें।

अब, स्लाइड मास्टर पर जाएं टैब जहां आपको मास्टर व्यू बंद करें . मिलेगा दाईं ओर विकल्प।

वॉटरमार्क को बचाने के लिए इस विकल्प पर क्लिक करें।

8] टेक्स्ट में शैडो जोड़ें

पावरपॉइंट में शैडो इफेक्ट का उपयोग करके, आप आसानी से अपने टेक्स्ट का रूप बदल सकते हैं और उन्हें शानदार बना सकते हैं। हालांकि, हम बहुत अधिक प्रभाव डालने की अनुशंसा नहीं करते हैं क्योंकि यह आपके दर्शकों का ध्यान मुख्य विषय से हटा सकता है। इसलिए, उनका उचित उपयोग करें।

वाक्य का चयन करें और आप देखेंगे कि मेनू बार पर एक नया स्वरूप टैब दिखाई देने लगता है।

फ़ॉर्मैट टैब से, वर्डआर्ट शैलियाँ पर जाएँ अनुभाग> पाठ प्रभाव बटन> छाया  सबमेनू।

शैडो सबमेनू में बाहरी, आंतरिक और परिप्रेक्ष्य जैसे छाया प्रभावों का एक अच्छा संग्रह होता है। जब आप इन प्रभावों पर होवर करते हैं तो आप इन प्रभावों का लाइव पूर्वावलोकन प्राप्त कर सकते हैं। इसलिए, प्रत्येक प्रभाव को आजमाएं और उन्हें अपना बनाएं।

9] पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन को लूप करें

आमतौर पर शादी या व्यापार शो में डिजिटल फोटो प्रदर्शित करने के लिए स्लाइड शो का उपयोग किया जाता है। ऐसे अवसर पर, आप अपनी चुनी हुई छवियों को लगातार लूप करना चाह सकते हैं ताकि आपके मेहमान बोर न हों। तो आइए जानते हैं इसे करने का तरीका।

अपनी पावरपॉइंट प्रस्तुति खोलें और स्लाइड शो पर जाएं टैब।

स्लाइड शो सेट अप करें . पर क्लिक करें सेट अप शो पेज खोलने के लिए बटन।

विकल्प दिखाएँ के अंतर्गत, लूप के बगल में स्थित चेकबॉक्स को लगातार 'Esc' तक चिह्नित करें।

यदि आप केवल कुछ विशिष्ट स्लाइड्स को लूप करना चाहते हैं तो आप उन्हें शो स्लाइड्स सेक्शन में उल्लेख कर सकते हैं। अन्यथा, बस OK बटन पर क्लिक करें।

10] PowerPoint प्रस्तुतियों को PDF फ़ाइलों के रूप में सहेजें

और अंतिम बिंदु PowerPoint प्रस्तुति को पीडीएफ फाइल के रूप में सहेजने वाला है। यह काफी उपयोगी हो जाता है यदि आपको तत्काल किसी अन्य डिवाइस में अपनी प्रस्तुति खोलने की आवश्यकता होती है और दुर्भाग्य से, प्रस्तुति वहां शामिल कार्यक्रम के अनुरूप नहीं है।

ऐसे में आप अपनी फाइल को पीडीएफ के रूप में सेव कर सकते हैं और फिर इसे किसी भी कंप्यूटर पर आसानी से ओपन किया जा सकता है। तो, आइए देखें कि यह कैसे करना है:

एक बार जब आप अपना पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन बना लेते हैं तो फ़ाइल मेनू पर जाएँ और इस रूप में सहेजें . चुनें विकल्प।

अगली विंडो में, अपनी फ़ाइल का नाम दिया गया है और फिर उस स्थान का चयन करें जहाँ आप इसे रखना चाहते हैं।

इसके बाद इस प्रकार से सेव करें  . के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और फिर सूची से पीडीएफ विकल्प चुनें।

यदि आप पीडीएफ फाइल को बनाने के बाद उसे खोलना चाहते हैं, तो आप प्रकाशन के बाद फाइल खोलें के बगल में स्थित चेकबॉक्स को चिह्नित कर सकते हैं। . और फिर सेव बटन पर क्लिक करें।

पढ़ें :पावरपॉइंट ऑनलाइन टिप्स और ट्रिक्स।