10 सबसे उपयोगी Microsoft Word टिप्स और ट्रिक्स

Microsoft Word हमारे पसंदीदा टेक्स्ट एडिटर्स में से एक है। इतनी बड़ी सुविधाओं की सरणी के साथ, Microsoft Office Word जटिल लग सकता है। कई छिपे हुए ट्रिक्स और शॉर्टकट हैं जो टेक्स्ट एडिटिंग को आसान बनाते हैं। यहां कुछ टिप्स हैं जो मुझे लगता है कि Microsoft Word का उपयोग करते समय आपकी मदद करेंगे।

Microsoft Word टिप्स और ट्रिक्स

1. टेक्स्ट का वर्टिकल चयन

आम तौर पर, हम एक कैरेक्टर, एक शब्द, एक वाक्य या एक पैराग्राफ का चयन करते हैं। ये सभी चयन क्षैतिज चयन हैं। कभी-कभी आपको वर्टिकली चयन करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आपके टेक्स्ट की शुरुआत में नंबर हैं, तो आप उन्हें एक साथ हटाने के लिए केवल नंबरों का चयन करना चाह सकते हैं (चित्र देखें)।

टेक्स्ट को क्षैतिज रूप से चुनने के लिए, ALT दबाएं और चयन करने के लिए क्लिक करके खींचें। माउस छोड़ने से पहले ALT कुंजी जारी करना याद रखें अन्यथा यह रिसर्च डायलॉग खोल देगा। वर्टिकल चयन के विभिन्न उपयोगों को देखें और हमें बताएं कि आपने इस फीचर के साथ क्या-क्या किया।

2. डिफ़ॉल्ट लाइन स्पेसिंग

Microsoft Word में डिफ़ॉल्ट लाइन स्पेसिंग 1.15 है जबकि Microsoft Word 2003 में 1 है। Microsoft ने आपके टेक्स्ट को अधिक पठनीय बनाने के लिए लाइन स्पेसिंग बदल दी। यदि आप डिफ़ॉल्ट लाइन स्पेसिंग 1 चाहते हैं, तो इस प्रक्रिया का पालन करें:

1. होम टैब पर रहते हुए, नॉर्मल क्विक स्टाइल बटन पर राइट-क्लिक करें और संशोधित चुनें
2. दिखाई देने वाली फॉर्मेट सूची में, पैराग्राफ चुनें
3. स्पेसिंग के तहत, लाइन स्पेसिंग को 1.15 से 1 में बदलें
4. OK पर क्लिक करें
5. "इस टेम्पलेट पर आधारित नए दस्तावेज़" के विरुद्ध बॉक्स चेक करें।
6. OK पर क्लिक करें

3. डिफ़ॉल्ट सेव लोकेशन बदलना

डिफ़ॉल्ट रूप से, MS Word पहली बार CTRL+S दबाने पर डॉक्यूमेंट्स फ़ोल्डर खोलता है। यदि आपको लगता है कि यह आपको परेशान कर रहा है, तो आप डिफ़ॉल्ट फ़ाइल स्थान को किसी अन्य स्थान पर बदल सकते हैं जहां आप आमतौर पर अपने दस्तावेज़ संग्रहीत करते हैं।

1. फ़ाइल पर क्लिक करें
2. विकल्प पर क्लिक करें
3. दिखाई देने वाली विंडो के बाएं तरफ एडवांस्ड पर क्लिक करें
4. विंडो के दाएं भाग में, "फ़ाइल स्थान" कहने वाले बटन तक नीचे स्क्रॉल करें
5. डॉक्यूमेंट्स चुनें और संशोधित पर क्लिक करें
6. दिखाई देने वाले सेव फ़ाइल डायलॉग बॉक्स में, नया पथ दर्ज करें या चुनें और सेव फ़ाइल डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए OK पर क्लिक करें।
7. विंडो बंद करने के लिए OK पर क्लिक करें।

4. डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट बदलें

MS Word में नए दस्तावेज़ों के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट Calibri है। हालांकि फ़ॉन्ट ऑनलाइन देखने के लिए अच्छा है, यह प्रिंटिंग करते समय समस्याएं पैदा करता है। आप प्रिंट जॉब के लिए Times New Roman या Arial का उपयोग कर सकते हैं। एक विधि है दस्तावेज़ टाइप करने के बाद हर बार मैन्युअली फ़ॉन्ट बदलना। लेकिन फिर, इसमें दस्तावेज़ को फिर से फॉर्मेट करना शामिल होगा। दूसरी विधि है डिफ़ॉल्ट फ़ॉन्ट बदलना।

1. होम टैब पर नॉर्मल क्विक स्टाइल बटन पर राइट-क्लिक करें।
2. संशोधित पर क्लिक करें
3. दिखाई देने वाले डायलॉग बॉक्स में, फॉर्मेट… पर क्लिक करके ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें और फ़ॉन्ट चुनें
4. फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स में, वह फ़ॉन्ट चुनें जिसे आप हर दस्तावेज़ के साथ उपयोग करना चाहते हैं।
5. कोई अन्य परिवर्तन करें जो आप चाहते हैं जैसे फ़ॉन्ट आकार आदि
6. OK पर क्लिक करें
7. "इस टेम्पलेट पर आधारित नए दस्तावेज़" चुनने के लिए क्लिक करें
8. संशोधित डायलॉग बॉक्स बंद करने के लिए OK पर क्लिक करें।

5. टेबल में टेक्स्ट की पंक्तियों को ले जाएं

कभी-कभी जब आप टेबल पर काम कर रहे होते हैं, तो आप टेबल फॉर्मेटिंग को बदले बिना टेबल में एक या अधिक पंक्तियों को ऊपर या नीचे ले जाना चाह सकते हैं। एक विधि कॉपी-पेस्ट करना है लेकिन इससे फॉर्मेटिंग का जोखिम होता है।

एक पूरी पंक्ति को ऊपर ले जाने के लिए ALT+SHIFT+UP एरो की का उपयोग करें। इसी तरह, पूरी पंक्ति को नीचे ले जाने के लिए, ALT+SHIFT+DOWN एरो की का उपयोग करें। ध्यान दें कि ALT+SHIFT+एरो कीज़ का उपयोग करके इसे स्थानांतरित करने से पहले आपको पंक्ति का चयन करना होगा। यह विधि सुनिश्चित करती है कि फॉर्मेटिंग बाधित न हो।

6. लाइन स्पेसिंग को त्वरित रूप से बदलें

कभी-कभी आवश्यकता होती है कि आपको अलग-अलग पैराग्राफ के बीच लाइन स्पेसिंग बदलनी पड़े। यहां शॉर्टकट कुंजियाँ हैं:

CTRL + 1 –> लाइन स्पेसिंग को 1 में बदलें

CTRL + 2 –> लाइन स्पेसिंग को 2 में बदलें

CTRL + 5 –> लाइन स्पेसिंग को 1.5 में बदलें

ध्यान दें कि आपको बस उस पैराग्राफ पर कर्सर रखना है जिसे स्टाइल करने की आवश्यकता है। आपको पैराग्राफ का चयन करने की आवश्यकता नहीं है।

7. पैराग्राफ में बॉर्डर त्वरित रूप से जोड़ना

यदि आप कुछ पैराग्राफ में बॉर्डर जोड़ना चाहते हैं, तो आप बॉर्डर्स और शेडिंग डायलॉग बॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, यदि आपकी आवश्यकता केवल टेक्स्ट/पैराग्राफ पर बॉटम बॉर्डर जोड़ने की है, तो आप तीन विशेष वर्ण जोड़कर और एंटर दबाकर कर सकते हैं।

– (हाइफ़न) तीन बार दबाएं और अंडरलाइन बॉर्डर बनाने के लिए एंटर दबाएं (3/4 पॉइंट्स)

_ (अंडरस्कोर) तीन बार दबाएं और अंडरलाइन बॉर्डर बनाने के लिए एंटर दबाएं (1.5 पॉइंट्स)

~ (टिल्ड) तीन बार दबाएं और जिगज़ैग अंडरलाइन बॉर्डर बनाने के लिए एंटर दबाएं

* (एस्टेरिस्क) तीन बार दबाएं और डॉटेड अंडरलाइन बॉर्डर बनाने के लिए एंटर दबाएं

= (बराबर) तीन बार दबाएं और डबल अंडरलाइन बॉर्डर बनाने के लिए एंटर दबाएं

8. विशेष फॉर्मेटिंग ढूंढें

आप विशेष रूप से फॉर्मेट किए गए टेक्स्ट को ढूंढ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप हाइलाइट किए गए टेक्स्ट या टेक्स्ट ढूंढ सकते हैं जिसका फ़ॉन्ट Times New Roman है। आप बोल्ड टेक्स्ट या इटैलिक भी खोज सकते हैं। जब आप ढूंढें विकल्प का उपयोग करते हैं तो कई और विकल्प होते हैं।

1. ढूंढें पेन खोलने के लिए CTRL+F दबाएं। Word में यह विंडो के बाईं ओर दिखाई देता है।
2. आवर्धक कांच के बगल में नीचे की ओर वाले त्रिकोण पर क्लिक करें और एडवांस्ड ढूंढें… पर क्लिक करें
3. दिखाई देने वाले ढूंढें डायलॉग बॉक्स में, अधिक पर क्लिक करें।
4. आप फॉर्मेट के तहत बहुत सारे विकल्प देख सकते हैं।
5. जब आप कुछ भी चुनते हैं, तो यह "ढूंढें क्या" टेक्स्टबॉक्स के नीचे दिखाई देता है। जब आप "ढूंढें क्या" टेक्स्ट बॉक्स में कुछ भी दर्ज किए बिना अगला ढूंढें पर क्लिक करते हैं, तो यह आपके द्वारा चुने गए फॉर्मेट को खोजता है। उदाहरण के लिए, आप फ़ॉन्ट चुन सकते हैं और फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स में, एक फ़ॉन्ट और उसके गुण (बोल्ड, इटैलिक, आदि) चुन सकते हैं।

9. दस्तावेज़ों में पेस्ट करते समय फॉर्मेटिंग मर्ज करना

जब आप किसी अन्य दस्तावेज़ से कुछ कॉपी करते हैं और इसे वर्तमान दस्तावेज़ में पेस्ट करते हैं, तो आप चाहेंगे कि कॉपी किया गया टेक्स्ट वर्तमान दस्तावेज़ के फॉर्मेटिंग से मेल खाए। जब आप अन्य दस्तावेज़ों से वर्तमान दस्तावेज़ में टेक्स्ट कॉपी करते हैं तो आप हर बार मैन्युअली फॉर्मेट कर सकते हैं, आप डिफ़ॉल्ट पेस्ट को फॉर्मेटिंग मर्ज करने के लिए भी सेट कर सकते हैं ताकि अन्य स्रोतों से कॉपी किया गया टेक्स्ट वर्तमान दस्तावेज़ का फॉर्मेटिंग प्राप्त कर ले।

1. डिफ़ॉल्ट फॉर्मेटिंग सेट करने के लिए, होम टैब पर पेस्ट के नीचे नीचे की ओर वाले त्रिकोण पर क्लिक करें
2. डिफ़ॉल्ट पेस्ट सेट करें पर क्लिक करें
3. दिखाई देने वाली विंडो में, 1] उसी दस्तावेज़ में पेस्ट करते समय और 2] दस्तावेज़ों के बीच पेस्ट करते समय मर्ज डेस्टिनेशन चुनें।
4. विंडो बंद करने के लिए OK पर क्लिक करें

10. केवल फॉर्मेटिंग कॉपी करें

कभी-कभी आप अपने दस्तावेज़ के एक हिस्से से पहले से मौजूद फॉर्मेटिंग को दूसरे हिस्से पर लागू करना चाह सकते हैं। आपके पास इसके लिए फॉर्मेट पेंटर है। लंबे दस्तावेज़ों से निपटने के दौरान फॉर्मेट पेंटर का उपयोग करना परेशान करने वाला हो सकता है। यहां एक और विधि है जो उपयोग करना आसान है।

CTRL+C के बजाय CTRL+SHIFT+C दबाएं। यह केवल फॉर्मेटिंग कॉपी करेगा और टेक्स्ट छोड़ देगा।

उस गंतव्य पर जाएं जहां फॉर्मेटिंग लागू की जानी है। उस टेक्स्ट का चयन करें जिस पर फॉर्मेटिंग लागू की जानी है। चयन पर फॉर्मेटिंग पेस्ट करने के लिए CTRL+SHIFT+V दबाएं।

उपरोक्त कुछ Microsoft Word टिप्स और ट्रिक्स हैं जो एडिटर पर आपके काम को आसान बनाते हैं। अगर आपके पास शेयर करने के लिए कुछ है, तो कृपया कमेंट सेक्शन का उपयोग करें।