इस लेख में, मैं 10 Excel टिप्स कवर करूंगा जिनका उपयोग आप उत्पादकता बढ़ाने और अपने कामकाजी जीवन को आसान बनाने के लिए कर सकते हैं। पूरी सूची पढ़ना सुनिश्चित करें ताकि आप उन टिप्स को ढूंढ सकें जो आपके लिए सबसे उपयोगी होंगे।
मैं सीधे एक्शन में कूदूंगा। इस पेज को बुकमार्क करना सुनिश्चित करें ताकि आप यहां वापस आ सकें यदि आप मेरे द्वारा साझा किए जाने वाले किसी भी उपयोगी टिप्स को भूल जाते हैं।
स्टेटस बार का उपयोग करें
जब भी आप संख्याओं की एक श्रृंखला को हाइलाइट करते हैं, तो Excel के नीचे स्टेटस बार आपको कुछ उपयोगी जानकारी देगा। आप रेंज के योग, औसत, और कुल संख्या के बारे में जानकारी पा सकते हैं।
बहुत से लोग स्टेटस बार के बारे में जानते हैं, लेकिन क्या आप जानते हैं कि आप इस पर राइट-क्लिक करके अधिक सुविधाएं जोड़ सकते हैं? उदाहरण के लिए, आप एक रेंज में न्यूनतम और अधिकतम मान जोड़ सकते हैं।
त्वरित नेविगेशन के लिए शॉर्टकट का उपयोग करें
यदि आपको शीट के माध्यम से तेजी से नेविगेट करने की आवश्यकता है, तो आप निम्न कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं।
- Ctrl+End — आपके द्वारा डेटा दर्ज किए गए सबसे दूर दाएं सेल पर नेविगेट करें।
- Ctrl+Home — शुरुआत पर नेविगेट करें।
- Ctrl+Right Arrow — Excel शीट के सबसे दूर दाएं पर नेविगेट करें।
- Ctrl+Left Arrow — Excel शीट के सबसे दूर बाएं पर नेविगेट करें।
- Ctrl+Up Arrow — Excel शीट के शीर्ष पर नेविगेट करें।
- Ctrl+Down Arrow — Excel शीट के नीचे नेविगेट करें।
स्टिकी पंक्तियाँ (Freeze Panes)
यदि आप चाहते हैं कि कुछ पंक्तियाँ Excel शीट के शीर्ष पर रहें जब आप इसके माध्यम से स्क्रॉल करते हैं, तो बाईं ओर उसके अक्षर पर क्लिक करके पंक्ति चुनें, फिर शीर्ष पर View पर क्लिक करें। अगला, निम्न विकल्प दिए जाने के लिए Freeze Panes पर क्लिक करें:
- Freeze Panes — वर्तमान व्यू के आधार पर सभी को स्टिकी करें।
- Freeze Top Row — केवल शीर्ष पंक्ति को स्टिकी करें।
- Freeze First Column — केवल पहले कॉलम को स्टिकी करें।
क्विक सेलेक्ट फॉर्मूला
यह टिप बहुत समय बचा सकती है यदि आप लगातार फॉर्मूला दर्ज कर रहे हैं। जैसे ही आप एक फॉर्मूला टाइप करना शुरू करते हैं, आप सुझाए गए फॉर्मूला के माध्यम से जाने के लिए अप/डाउन एरो कुंजियों का उपयोग कर सकते हैं और उस फॉर्मूला को स्वचालित रूप से चुनने के लिए टैब कुंजी का उपयोग कर सकते हैं। यह विधि अक्सर हर बार फॉर्मूला को पूरी तरह से टाइप करने की तुलना में बहुत तेज होती है।
जानकारी ऑटो-फिल करें
यदि आप डेटा की एक श्रृंखला भर रहे हैं, तो आप उस श्रृंखला को हाइलाइट कर सकते हैं, फिर नीचे की ओर खींचकर निम्न जानकारी के साथ अधिक सेल को ऑटोफिल कर सकते हैं। इसका उपयोग अधिक उत्पादक होने के कई तरीके हैं। उदाहरण के लिए, इसका उपयोग लगातार तारीखें स्वचालित रूप से दर्ज करने के लिए किया जा सकता है।
Excel यह अनुमान लगाने में स्मार्ट है कि आप किस जानकारी को ऑटो-फिल करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक कॉलम है जो हर तीसरे दिन को दिखाता है, तो यह ऑटो फिल सुविधा के साथ उस पैटर्न का पालन कर सकता है।
किसी कार्य को स्वचालित करने के लिए मैक्रो बनाएं
यदि Excel में ऐसे कोई कार्य हैं जिन्हें आप बार-बार करते हैं, तो आप प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए एक मैक्रो बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- File पर क्लिक करें।
- Options पर क्लिक करें।
- Customize Ribbon पर क्लिक करें।
- Main टैब के तहत, Developer बॉक्स को सक्रिय करने के लिए चुनें।
- OK पर क्लिक करें।
- अब, Excel रिबन के शीर्ष पर नए Developer टैब पर क्लिक करें।
- उसके बाद, Record Macro बटन पर क्लिक करें।
- अब, मैक्रो का नाम दें और इसके लिए एक शॉर्टकट चुनें।
- आप भविष्य में अपने लिए चीजों को आसान बनाने के लिए एक विवरण भी जोड़ सकते हैं।
- अब, बस किसी भी कार्य को वैसे ही करें जैसे आप सामान्य रूप से Excel पर करते हैं।
- एक बार जब आप कर लें, तो Stop Recording पर क्लिक करें।
- अब आप आपके द्वारा बनाए गए शॉर्टकट का उपयोग करके आपके द्वारा रिकॉर्ड किए गए कार्य को तुरंत निष्पादित कर सकते हैं।
सेकंड में एक सुंदर टेबल बनाएं
आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके सेकंड में विज़ुअली आकर्षक टेबल बना सकते हैं।
- सबसे पहले, उस डेटा को हाइलाइट करें जिसे आप टेबल में चाहते हैं।
- Insert टैब पर जाएं।
- Table पर क्लिक करें।
- हाइलाइटेड क्षेत्र के चारों ओर अब एक बॉर्डर होगा।
- टेबल बनाने के लिए OK पर क्लिक करें।
आप शीर्ष दाईं ओर टेबल आइकन का उपयोग करके रंग बदल सकते हैं, और डिज़ाइन टैब के तहत चेकबॉक्स का उपयोग करके लेआउट बदल सकते हैं।
जब आपका कर्सर टेबल पर होवर कर रहा हो तो टेबल के नीचे छोटे आइकन पर भी क्लिक कर सकते हैं। यह चार्ट, टेबल, फॉर्मेटिंग नियम, और अधिक बनाने के लिए एक छोटा मेनू खोलेगा।
विशिष्ट सेल ढूंढने के लिए Go To का उपयोग करें
यदि आपकी Excel शीट में भारी मात्रा में डेटा है, तो सब कुछ ट्रैक करना मुश्किल हो जाता है। आप विशिष्ट सेल को आसानी से ढूंढने के लिए Go To टूल का उपयोग कर सकते हैं। यह Microsoft Word में Find टूल की तरह ही काम करता है।
- सबसे पहले, उस डेटा की श्रृंखला चुनें जिसमें आप जानकारी ढूंढना चाहते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, सब कुछ चुनने के लिए बस Ctrl+A दबाएं।
- शीर्ष दाईं ओर Home टैब पर Edit सेक्शन देखें।
- Go To पर क्लिक करें।
- फिर आप कोई मान, शब्द दर्ज कर सकते हैं, या अधिक विशिष्ट एलिमेंट ढूंढने के लिए 'special' टैब का उपयोग कर सकते हैं।
त्वरित सुझाव: आप किसी भी सेल पर टिप्पणी बना सकते हैं जिसे आप बाद में आसानी से ढूंढना चाहते हैं और फिर Go To का उपयोग करते समय Special टैब में Comment चयन का उपयोग कर सकते हैं।
'Enter' कैसे काम करता है इसे बदलें
डिफ़ॉल्ट रूप से, Enter दबाने से आप एक सेल नीचे चले जाएंगे, लेकिन Excel में Enter कैसे काम करता है इसे बदलने का एक तरीका है। इसे बदलने के लिए, File पर जाएं, फिर Options, फिर Advanced टैब पर क्लिक करें।
यहां से, आप चुन सकते हैं कि Enter कुंजी आपको ऊपर, नीचे, दाएं, या बाएं ले जाएगी। वैकल्पिक रूप से, आप कार्यक्षमता को पूरी तरह से बंद कर सकते हैं। यह उपयोगी है यदि आप डेटा की पुष्टि करने के लिए Enter को एक सरल तरीके के रूप में रखना चाहते हैं और सेल को मैन्युअली नेविगेट करना पसंद करेंगे।
एक ही डेटा को एक बार में कई सेल में कॉपी करें
आप एक सेल के डेटा को जितने चाहें उतने सेल में जल्दी से कॉपी कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, पहले उस सेल पर Ctrl+C दबाएं जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं। अगला, उन सेल को हाइलाइट करें जिन्हें आप कॉपी करना चाहते हैं, फिर Ctrl+V दबाएं।
सारांश
क्या ये Excel टिप्स उपयोगी साबित हुए? मुझे उम्मीद है। यदि इस लेख में शामिल टिप्स के बारे में आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया ट्विटर पर मुझसे जुड़ें और मैं जल्द से जल्द आपसे संपर्क करूंगा। आनंद लें!
