AutoCorrect और AutoText के बीच अंतर
Microsoft Word में, AutoCorrect आपको पुन: प्रयोज्य टेक्स्ट स्निपेट्स बनाने की अनुमति देता है - 255 कैरेक्टर्स तक। वे स्निपेट्स तब न केवल Word में बल्कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सभी Office ऐप्स जैसे Outlook और PowerPoint में भी उपलब्ध होते हैं।
दूसरी ओर, AutoText कहीं अधिक मजबूत है। यह टेक्स्ट के बहुत बड़े ब्लॉक्स को नियंत्रित करने के लिए बनाया गया है। आपके द्वारा बनाए गए AutoText एंट्रीज़ आपके Word टेम्पलेट के साथ सहेजे जाते हैं और आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले अन्य Office ऐप्स में नहीं उपलब्ध होते हैं। AutoCorrect और AutoText दोनों Microsoft Word के डेस्कटॉप और ऑनलाइन संस्करणों में उपलब्ध हैं।
AutoCorrect कैसे बनाएं और उपयोग करें
AutoCorrect एंट्री को कॉन्फ़िगर और उपयोग करने के लिए, उस टेक्स्ट के साथ एक डॉक्यूमेंट खोलें जिसे आप पुन: प्रयोज्य स्निपेट में बदलना चाहते हैं। नीचे दिए गए उदाहरण में, हम AutoCorrect को कॉन्फ़िगर कर रहे हैं ताकि जब हम -123 टाइप करें तो टेक्स्ट का एक छोटा ब्लॉक डाला जाए।
- उन 255 कैरेक्टर्स तक के टेक्स्ट को चुनें जिन्हें आप एक छोटे कैरेक्टर सीरीज़ टाइप करके पुन: उपयोग करना चाहते हैं।
- File > Options > Proofing पर जाएं और AutoCorrect Options बटन चुनें।
- सुनिश्चित करें कि Replace text as you type चेकबॉक्स चेक्ड है।
- अगला, Replace सेक्शन में, वे कैरेक्टर्स टाइप करें जिन्हें आप चरण 1 में चुने गए टेक्स्ट ब्लॉक से बदलना चाहते हैं। इस मामले में, हम कैरेक्टर्स -123 का उपयोग कर रहे हैं। With के तहत चरण 1 में आपके द्वारा चुना गया टेक्स्ट दिखाई देगा।
- अंत में, Add चुनें, फिर OK, और फिर से OK।
AutoCorrect एंट्री का उपयोग करना
अब, ऊपर दिए गए चरणों का पालन करके आपके द्वारा बनाई गई AutoCorrect एंट्री का उपयोग करने के लिए, बस अपने Word डॉक्यूमेंट में -123 टाइप करें, और वे कैरेक्टर्स चरण 1 में आपके द्वारा चुने गए टेक्स्ट ब्लॉक से बदल दिए जाएंगे।
AutoText कैसे बनाएं और उपयोग करें
यदि आप 255 कैरेक्टर्स से अधिक लंबे टेक्स्ट ब्लॉक्स को स्वचालित रूप से डालना चाहते हैं या जिनमें इमेजेज शामिल हैं, तो AutoCorrect के बजाय AutoText का उपयोग करें।
एक नया AutoText एंट्री बनाना
फिर से, उस टेक्स्ट के साथ एक डॉक्यूमेंट खोलकर शुरू करें जिसे आप पुन: प्रयोज्य स्निपेट में बनाना चाहते हैं।
- टेक्स्ट के उस ब्लॉक को चुनें, जिसमें इमेजेज शामिल हैं, जिसे आप AutoText एंट्री में बदलना चाहते हैं।
- Alt+F3 दबाएं। यह एक Create New Building Block डायलॉग बॉक्स लॉन्च करेगा जहां आपके पास कुछ विकल्प होंगे।
- जानकारी भरें, एक अद्वितीय नाम और विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें।
- OK चुनें।
Microsoft Word AutoText एंट्री का उपयोग करना
अब, आपके द्वारा अभी बनाए गए AutoText एंट्री का उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
- टूलबार पर Insert टैब चुनें।
- Quick Parts चुनें और फिर AutoText।
- आप जिस AutoText एंट्री को चाहते हैं उसे चुनें, और यह आपके Word डॉक्यूमेंट में डाल दिया जाएगा।
AutoCorrect के माध्यम से AutoText एंट्री का उपयोग करना
वैकल्पिक रूप से, आप एंट्री का नाम टाइप करके आपके द्वारा बनाए गए AutoText एंट्री को डाल सकते हैं। यह विधि अनिवार्य रूप से AutoCorrect कार्यक्षमता का उपयोग कर रही है। उदाहरण के लिए, ऊपर दिए गए AutoText एंट्री का उपयोग करके, आप "Leverage agile frameworks" टाइप करना शुरू कर सकते हैं, और आपको एक टूलटिप दिखाई देगी जो कहती है, "(Press ENTER to insert)."
जब आप Enter दबाते हैं, तो पूरा AutoText ब्लॉक आपके डॉक्यूमेंट में डाल दिया जाएगा।
यदि आपको "(Press ENTER to insert)" टूलटिप नहीं दिखाई देती है, तो आपको Show AutoComplete Suggestions सक्षम करने की आवश्यकता होगी। आप File > Options > Advanced पर जाकर और Show AutoComplete Suggestions के बगल में बॉक्स चेक करके ऐसा कर सकते हैं।
AutoText एंट्री को क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ना
यदि आप Microsoft Word AutoText डालने के लिए आवश्यक कार्यों की संख्या कम करना चाहते हैं, तो आप एंट्री को क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ सकते हैं।
- Quick Access toolbar ड्रॉपडाउन एरो चुनें और More Commands चुनें।
- Choose commands from ड्रॉपडाउन बॉक्स में, All Commands चुनें।
- बाईं ओर सूची में AutoText ढूंढें, और इसे दाईं ओर सूची में जोड़ने के लिए Add बटन चुनें।
- OK चुनें।
- अब आप देखेंगे कि क्विक एक्सेस टूलबार में एक AutoText बटन जोड़ा गया है।
- AutoText एंट्री डालने के लिए, AutoText बटन चुनें, और फिर वह AutoText एंट्री चुनें जिसे आप अपने डॉक्यूमेंट में डालना चाहते हैं।
शॉर्टकट के माध्यम से AutoText एंट्री का उपयोग करना
AutoText एंट्री डालने का एक और तरीका कीबोर्ड शॉर्टकट बनाना है।
- टूलबार रिबन पर कहीं भी राइट-क्लिक करें और Customize the Ribbon… चुनें।
- डायलॉग बॉक्स के नीचे Customize बटन चुनें।
- बाईं ओर Categories सूची में, Building Blocks चुनें।
- दाईं ओर Building Blocks सूची में, उस बिल्डिंग ब्लॉक को चुनें जिसके लिए आप कीबोर्ड शॉर्टकट बनाना चाहते हैं।
- Press new shortcut key फ़ील्ड में अपना कर्सर रखें और वह कीबोर्ड शॉर्टकट टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। नीचे दिए गए उदाहरण में, हम Alt+Ctrl+Shift+L का उपयोग कीबोर्ड शॉर्टकट के रूप में कर रहे हैं।
- Assign बटन चुनें।
- Close और फिर OK चुनें।
- अब, जब आप अपने Word डॉक्यूमेंट में वापस आते हैं, तो आप आपके द्वारा अभी बनाए गए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करके AutoText एंट्री डाल सकते हैं।
सीखे गए ट्रिक्स के साथ स्मार्टर और तेज़ बनें
भले ही आप वास्तव में एक डिटेल-ओरिएंटेड व्यक्ति न हों, ऊपर दिए गए टिप्स आपको ऐसा दिखाएंगे जैसे आप हैं! यदि आप इन सुविधाओं का लाभ उठाते हैं तो आप Word डॉक्यूमेंट लिखते समय समय बचाएंगे और कम त्रुटियां करेंगे। यदि आप चाहें, तो इसे एक कदम आगे बढ़ाएं और Word में उन क्रियाओं की किसी भी श्रृंखला के लिए कुछ मैक्रोज़ बनाएं जिन्हें आप बार-बार करते हैं।
