यदि आप अपने सहकर्मियों के साथ संवाद करने के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आपने शायद एक विशिष्ट समूह को बार-बार ईमेल करने की इच्छा महसूस की होगी जिसकी सदस्यता अक्सर बदलती रहती है। उदाहरण के लिए, आपको हर दिन अपने सभी ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को ईमेल करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन उच्च टर्नओवर के कारण सूची अक्सर बदल सकती है।
आप हर बार ईमेल भेजते समय प्रत्येक व्यक्ति का नाम या ईमेल मैन्युअल रूप से टाइप कर सकते हैं, लेकिन जैसे-जैसे समूह बड़ा होता है, यह जल्दी बोझिल हो जाता है। इतना ही नहीं, बल्कि आप अनजाने में किसी को भूल जाने का जोखिम भी उठाते हैं जिससे ऑफिस में तनाव पैदा हो सकता है। यहीं पर डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट या कॉन्टैक्ट ग्रुप काम आता है!
अधिकांश भाग के लिए, "कॉन्टैक्ट ग्रुप" और "डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट" शब्द परस्पर विनिमेय हैं। माइक्रोसॉफ्ट ने "कॉन्टैक्ट ग्रुप" वाक्यांश का उपयोग करना शुरू किया, शायद इसलिए क्योंकि यह "डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट" की तुलना में थोड़ा अधिक सहज है।
हालांकि, माइक्रोसॉफ्ट 365 का उपयोग करने वाले संगठनों में दोनों के बीच एक वास्तविक अंतर है। माइक्रोसॉफ्ट 365 के एडमिन मौजूदा आउटलुक डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट को "ग्रुप्स" में बदल सकते हैं, जो बदले में ग्रुप सदस्यों को माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, यमर और प्लानर जैसे साझा लाइब्रेरी और सहयोग स्थानों तक पहुंच प्रदान करता है।
आपका आईटी विभाग शायद आपके संगठन की आउटलुक डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट पर शासन करता है - विशेष रूप से डरावनी और अक्सर खराब रखरखाव वाली ऑल-स्टाफ लिस्ट, फिर भी आप आउटलुक में अपने स्वयं के कॉन्टैक्ट ग्रुप बना सकते हैं।
नीचे, हम आपको ब्राउज़र संस्करण और डेस्कटॉप ऐप दोनों के लिए आउटलुक में कॉन्टैक्ट ग्रुप बनाने की प्रक्रिया के बारे में बताएंगे।
आउटलुक ऑनलाइन में कॉन्टैक्ट ग्रुप कैसे बनाएं
आउटलुक के ब्राउज़र संस्करण में कॉन्टैक्ट ग्रुप बनाना आसान है।
- अपने खाते में outlook.com पर लॉग इन करें या यदि आप पहले से ही माइक्रोसॉफ्ट 365 में लॉग इन हैं तो ऐप लॉन्चर से आउटलुक चुनें। यदि आपको ऐप सूची में आउटलुक नहीं दिखाई देता (दिखाई देगा), तो सभी ऐप्स चुनें।
- बाएं फलक में, ग्रुप्स के तहत, नया ग्रुप चुनें।
- पॉपअप में, अपने नए ग्रुप को एक नाम और विवरण दें और बनाएं चुनें। (यदि आपके संगठन ने इसे सक्षम किया है, तो आपको ग्रुप के लिए ईमेल पता बनाने के लिए कहा जा सकता है। उस स्थिति में, उपयोग में आसानी के लिए, ईमेल पता को ग्रुप नाम के समान बनाने का प्रयास करें।)
- अब, ग्रुप में सदस्य जोड़ें। नाम या ईमेल पते से लोगों को खोजें। जिस व्यक्ति को आप ग्रुप में जोड़ना चाहते हैं उसके खोज परिणाम का चयन करें, और वे "यह व्यक्ति जोड़ा जाएगा" के तहत दिखाई देंगे।
- चरण 4 को तब तक दोहराएं जब तक आप ग्रुप में 원하는 सभी को जोड़ नहीं लेते। फिर जोड़ें बटन चुनें।
- बंद करें चुनें।
- नया संदेश चुनकर आपके द्वारा बनाए गए ग्रुप को ईमेल भेजें।
- प्रति फ़ील्ड में, आपके द्वारा बनाए गए ग्रुप का नाम टाइप करना शुरू करें, और दिखाई देने वाली सूची से इसे चुनें।
बहुत आसान। लेकिन क्या होगा यदि आपको ग्रुप से लोगों को जोड़ने या हटाने की आवश्यकता है? आगे पढ़ें।
आउटलुक ऑनलाइन में कॉन्टैक्ट ग्रुप कैसे संपादित करें
माइक्रोसॉफ्ट ने आउटलुक ऑनलाइन को छोड़े बिना कॉन्टैक्ट ग्रुप को संपादित करना आसान बना दिया है। कुछ चरण थोड़े भिन्न हो सकते हैं यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपके संगठन ने माइक्रोसॉफ्ट 365 को कैसे कॉन्फ़िगर किया है, लेकिन नीचे दिए गए चरण आपको वहां पहुंचा देंगे।
- बाएं फलक में, ग्रुप्स के तहत, उस ग्रुप का चयन करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
- उस ग्रुप की प्रविष्टि में, अधिक (तीन बिंदु/दीर्घवृत्त) आइकन चुनें।
- सेटिंग्स चुनें। (आपके संगठन के लिए आउटलुक कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है, इस पर निर्भर करते हुए, आपको सदस्य जोड़ें विकल्प सीधे अधिक आइकन से दिखाई दे सकता है।)
- दाईं ओर दिखाई देने वाले ग्रुप सेटिंग्स पैनल में, ग्रुप संपादित करें चुनें।
- सदस्य टैब चुनें।
- वहां से, आप सदस्य जोड़ सकते हैं या उस व्यक्ति की प्रविष्टि के आगे X आइकन चुनकर उन्हें ग्रुप से हटा सकते हैं जिसे आप हटाना चाहते हैं।
- यदि आपने ग्रुप में सदस्य जोड़े हैं, तो जोड़ें बटन चुनें। अन्यथा, बंद करें चुनें।
आउटलुक ऑनलाइन में कॉन्टैक्ट ग्रुप संपादित करने का एक और तरीका
आउटलुक कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है, इस पर निर्भर करते हुए, आप इन चरणों का पालन करके भी कॉन्टैक्ट ग्रुप संपादित कर सकते हैं:
- आउटलुक के लोग अनुभाग पर जाएं (कैलेंडर आइकन के दाईं ओर)।
- बाएं फलक में ग्रुप्स अनुभाग में, आपके द्वारा बनाए गए ग्रुप्स को प्रदर्शित करने के लिए स्वामी चुनें।
- सूची से उस ग्रुप का चयन करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
- ग्रुप सदस्य प्रबंधित करें चुनें।
- वहां से, आप सदस्य जोड़ सकते हैं या किसी प्रविष्टि के आगे X चुनकर मौजूदा सदस्यों को हटा सकते हैं।
आउटलुक के डेस्कटॉप ऐप में कॉन्टैक्ट ग्रुप कैसे बनाएं
आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण में कॉन्टैक्ट ग्रुप बनाना ऑनलाइन संस्करण की तुलना में और भी सरल है।
- आउटलुक लॉन्च करें, और निचले-बाएं कोने के पास लोग आइकन चुनें (जहां आप ईमेल, कार्य, लोग और कैलेंडर के बीच स्विच करते हैं)।
- अगला, टूलबार से नया कॉन्टैक्ट ग्रुप चुनें। (यदि आपका संगठन माइक्रोसॉफ्ट 365 का उपयोग कर रहा है, तो आपको नया ग्रुप बटन भी दिखाई दे सकता है। हमारे उद्देश्यों के लिए, हम ग्रुप ईमेल की सुविधा के लिए नया कॉन्टैक्ट ग्रुप का उपयोग करेंगे।)
- दिखाई देने वाली कॉन्टैक्ट ग्रुप विंडो में, अपने कॉन्टैक्ट ग्रुप को एक नाम दें, और फिर सदस्य जोड़ें चुनें और चुनें कि आप अपने नए सदस्यों को कहां से प्राप्त करना चाहते हैं। विकल्पों में आउटलुक संपर्कों से, पता पुस्तिका से, या नया ईमेल संपर्क शामिल हो सकते हैं।
- एक-एक करके उन लोगों को खोजें जिन्हें आप कॉन्टैक्ट ग्रुप में जोड़ना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि उनकी प्रविष्टि हाइलाइट है, और उन्हें जोड़ने के लिए सदस्य बटन चुनें (या उनकी प्रविष्टि पर डबल-क्लिक करें)। जब आप समाप्त कर लें, तो ठीक चुनें।
- विंडो बंद करें, यदि परिवर्तन सहेजने के लिए कहा जाए तो हां जवाब देना सुनिश्चित करें।
- अब, जब आप एक नया ईमेल संबोधित करते हैं, तो आप प्रति फ़ील्ड में कॉन्टैक्ट ग्रुप का नाम टाइप कर सकते हैं। आपका कॉन्टैक्ट ग्रुप जोड़ दिया जाएगा। यदि आप चाहें, तो आप ग्रुप सूची का विस्तार कर सकते हैं, और आउटलुक सूची को उसके सदस्यों से बदल देगा। चेतावनी दी जाती है, हालांकि, आप सूची को फिर से संक्षिप्त नहीं कर पाएंगे।
कॉन्टैक्ट ग्रुप आउटलुक पता पुस्तिका में प्रविष्टियों के रूप में दिखाई देते हैं, इसलिए आप उन्हें उस वर्णानुक्रमित सूची में ढूंढ पाएंगे।
आउटलुक के डेस्कटॉप ऐप में कॉन्टैक्ट ग्रुप कैसे संपादित करें
अब आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण में मौजूदा कॉन्टैक्ट ग्रुप को संपादित करते हैं।
- आउटलुक लॉन्च करें, और निचले-बाएं कोने के पास लोग आइकन चुनें।
- अपनी संपर्क सूची में उस ग्रुप को ढूंढें और चुनें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
- दाईं ओर फलक में, संपादित करें चुनें। यह आपको वापस वहीं ले जाएगा जहां आप सदस्यों को जोड़कर और/या हटाकर ग्रुप का प्रबंधन कर सकते हैं।
चाहे आप आउटलुक के ऑनलाइन संस्करण का उपयोग कर रहे हों या डेस्कटॉप ऐप का, कुछ मिनट निकालकर आउटलुक डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट बनाना निश्चित रूप से इसके लायक है जिनका आप बार-बार उपयोग करेंगे। आपको खुशी होगी कि आपने ऐसा किया।
