AutoText उपयोगकर्ताओं को शब्दों, वाक्यांशों, और पूरे पैराग्राफ को दस्तावेज़ में डालने की अनुमति देता है बिना उन्हें बार-बार टाइप किए। यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए MS Word की एक महत्वपूर्ण विशेषता है जो बहुत टाइपिंग करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने दस्तावेज़ों में अक्सर अपने हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, तो आप एक टेक्स्ट-शॉर्टकट बना सकते हैं (जिसे MS Word में "AutoText" कहा जाता है)। जब भी आप शॉर्टकट टाइप करते हैं, उदाहरण के लिए, "sign", पूरा हस्ताक्षर आपके द्वारा काम किए जा रहे दस्तावेज़ में स्वचालित रूप से दर्ज हो जाता है। इस पोस्ट में, हम देखेंगे कि Word में AutoText प्रविष्टियाँ कैसे बनाएं और उपयोग करें।
Word में AutoText कैसे बनाएं
आप आवर्ती शब्दों या वाक्यांशों को बनाने और उपयोग करने के लिए दो विधियों का उपयोग कर सकते हैं। एक विधि AutoText विधि है और दूसरी AutoCorrect विधि है। मैं पहले AutoCorrect विधि समझाऊंगा और फिर AutoText विधि।
AutoText के रूप में उपयोग करने के लिए AutoCorrect प्रविष्टियाँ बनाएं
AutoText के रूप में उपयोग करने के लिए AutoCorrect प्रविष्टि बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
- अपने MS Word दस्तावेज़ में, कुछ टेक्स्ट (255 वर्णों तक) चुनें जिसे आप पुनः उपयोग करना चाहते हैं;
- File पर क्लिक करें
- File मेनू में, Options पर क्लिक या टैप करें
- विंडो के बाएं फलक में Proofing पर क्लिक करें
- विंडो के दाएं फलक में, उस टैब का चयन करें जिस पर AutoCorrect Options लिखा हो
- आपको दो टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देंगे
- "With" लेबल वाला दूसरा टेक्स्ट बॉक्स आपके दस्तावेज़ में चुने गए वाक्यांश को समाहित करता है
- "Replace" लेबल वाले पहले बॉक्स में, एक टेक्स्ट-शॉर्टकट दर्ज करें जिसका उपयोग आप "With" टेक्स्ट बॉक्स में दिखाई देने वाले टेक्स्ट को डालने के लिए कर सकते हैं।
- Add और फिर OK पर क्लिक करें
अब आपके पास चयन के लिए एक AutoText प्रविष्टि है। जब भी आप चयन डालना चाहते हैं, बस उस टेक्स्ट को टाइप करना शुरू करें जिसे आपने AutoCorrect प्रविष्टि बनाने के लिए उपयोग किया था। Word आपको एक छोटा बबल बॉक्स दिखाएगा जिसमें पूरा AutoText होगा। यदि आप चाहते हैं कि टेक्स्ट वहां दिखाई दे जहां कर्सर रखा गया है, तो बस Enter कुंजी दबाएं। वैकल्पिक रूप से, आप चरण 8 में आपके द्वारा बनाए गए टेक्स्ट-शॉर्टकट का भी उपयोग कर सकते हैं। बस टेक्स्ट-शॉर्टकट टाइप करें और स्पेसबार दबाकर सहेजे गए वाक्यांश को स्वचालित रूप से भरें।
AutoCorrect विधि की समस्या यह है कि आप बड़े टेक्स्ट खंड का उपयोग नहीं कर सकते। व्हाइटस्पेस सहित 255 वर्णों की सीमा है। उज्ज्वल पक्ष यह है कि Word आपको पूरा लक्ष्य टेक्स्ट दिखाएगा ताकि आप इसे भरने के लिए Enter कुंजी का उपयोग कर सकें।
आप इस मामले में कई लाइनें बनाने के लिए Enter कुंजी का उपयोग नहीं कर सकते, इसलिए विस्तारित वाक्यांश केवल एक लाइन या कुछ शब्द हैं।
सुनिश्चित करें कि Replace as you type कहने वाला चेकबॉक्स चेक्ड है। विकल्प उसी डायलॉग बॉक्स में, AutoCorrect प्रविष्टियों की सूची के ठीक ऊपर है।
MS Word के साथ उपयोग के लिए AutoText प्रविष्टियाँ बनाएं
AutoCorrect प्रविष्टियों के विपरीत जो 255 वर्णों से बड़े नहीं हो सकते, AutoText विशाल टेक्स्ट खंड जोड़ सकता है। उदाहरण के लिए, आप दो से तीन पैराग्राफ बना सकते हैं जिनका उपयोग आप अपने ईमेल में दैनिक डिस्क्लेमर के रूप में करते हैं। एक बार जब आप Word के साथ AutoText बनाते हैं, तो आप इसे MS Office एप्लिकेशन में उपयोग कर सकते हैं।
AutoText प्रविष्टियाँ बनाने की विधि आसान है।
- वह पूरा टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप AutoText के रूप में सहेजना चाहते हैं
- AutoText के लिए आपके द्वारा टाइप किए गए टेक्स्ट का चयन करें
- ALT+F3 दबाएं
- आपको एक डायलॉग बॉक्स मिलेगा जो पूछेगा कि क्या आप टेक्स्ट को AutoText प्रविष्टि के रूप में सहेजना चाहते हैं।
- इसमें शीर्ष पर Name लेबल वाला एक टेक्स्टबॉक्स होगा जहां आप टेक्स्ट-शॉर्टकट दर्ज कर सकते हैं।
- Gallery को AutoText और Category को General पर रखें ताकि आप सभी AutoText प्रविष्टियाँ देख सकें
- OK पर क्लिक करें
यह भी AutoCorrect की तरह काम करता है। आप टेक्स्ट-शॉर्टकट टाइप करना शुरू कर सकते हैं और जब AutoText बबल में दिखाई दे, तो टेक्स्ट डालने के लिए Enter कुंजी दबाएं। वैकल्पिक रूप से, आप टेक्स्ट-शॉर्टकट टाइप कर सकते हैं और संबंधित AutoText भरने के लिए स्पेसबार दबा सकते हैं।
ALT+F3 का उपयोग करके AutoText सहेजते समय, सुनिश्चित करें कि आप इसे normal.dot टेम्पलेट में सहेजते हैं। AutoTexts normal.dot टेम्पलेट में संग्रहीत होते हैं। यह ड्रॉप-डाउन मेनू में Save in लेबल द्वारा डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित होता है।
उपरोक्त बताता है कि Word में AutoText प्रविष्टियाँ कैसे बनाएं और उपयोग करें।
