एक उपयोगकर्ता के रूप में, जब Microsoft Word में एक लंबा दस्तावेज़ बनाते हैं, तो इंडेक्स आपके संभावित पाठकों के लिए एक सुविधाजनक उपकरण है। आमतौर पर, हम किताबों के पीछे इंडेक्स देखते हैं। वे पाठकों को किसी शब्द या वाक्यांश को देखने और उस विषय का संदर्भ देने वाले पृष्ठ को खोजने की अनुमति देते हैं।
उसी तरह, Microsoft Word में सामग्री तालिका में, उपयोगकर्ता एक इंडेक्स डाल सकते हैं और फिर उसे स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं। यह इन बेहतरीन संदर्भ स्रोतों को बनाने के बहुत से मैन्युअल काम को समाप्त कर देता है। यहां, उपयोगकर्ताओं को दिखाया जाएगा कि Word में इंडेक्स कैसे बनाएं और उसे अपडेट कैसे करें।
Word में इंडेक्स कैसे बनाएं
Word में इंडेक्स बनाने के चरण नीचे सूचीबद्ध हैं।
- अपनी प्रविष्टियाँ चिह्नित करें।
- इंडेक्स प्रविष्टियाँ संपादित करें या हटाएं।
- इंडेक्स अपडेट करें।
- Microsoft Word में स्वचालित रूप से इंडेक्स बनाएं
अब हम नीचे प्रत्येक चरण को देखेंगे-
1] अपनी इंडेक्स प्रविष्टियाँ चिह्नित करें
Word आपका इंडेक्स स्वचालित रूप से बना सकता है, लेकिन यह यह जानने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है कि आप इसमें कौन सी आइटम चाहते हैं। इसलिए उपयोगकर्ताओं को इंडेक्स बनाने के लिए प्रविष्टियों को चिह्नित करना होगा। यह इंडेक्स के लिए आपके द्वारा किए जाने वाले कार्य का बड़ा हिस्सा है। लेकिन एक बार जब आप प्रविष्टियों को चिह्नित करना शुरू कर देते हैं, तो आप उनके माध्यम से तेजी से आगे बढ़ सकेंगे।
Microsoft Word दस्तावेज़ खोलें और References टैब पर जाएं। अपने कर्सर को खींचकर अपनी पहली इंडेक्स प्रविष्टि का चयन करें।
रिबन में, आप दाईं ओर Index अनुभाग देखेंगे। Mark Entry बटन चुनें।
आपकी प्रविष्टि का वर्णन करने के लिए एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी। यह विंडो खुली रह सकती है जब आप अपनी शेष प्रविष्टियों का चयन करते हैं। शीर्ष पर Main entry दर्ज करें और वैकल्पिक रूप से एक Subentry।
फिर Options में से क्रॉस-रेफरेंस, वर्तमान पृष्ठ, या पृष्ठ सीमा के लिए चुनें।
या आप पृष्ठ संख्या को बोल्ड और/या इटैलिक में प्रदर्शित करने के लिए प्रारूपित कर सकते हैं।
एकल प्रविष्टि के लिए Mark पर क्लिक करें या अपने दस्तावेज़ में हर जगह उसी टेक्स्ट को चिह्नित करने के लिए Mark All पर क्लिक करें।
जब आप Mark Index Entry विंडो के साथ काम कर लें, तो Close पर क्लिक करें।
दस्तावेज़ पर, इंडेक्स प्रविष्टियाँ XE के साथ लेबल की जाती हैं। यदि आप एक Subentry या क्रॉस-रेफरेंस जोड़ते हैं, तो आप देखेंगे कि वह XE टैग के भीतर भी है।
यदि आप अपने XE टैग नहीं देखते हैं लेकिन उन्हें देखना चाहते हैं, तो Home टैब पर जाएं और Show/Hide Paragraph बटन पर क्लिक करें।
2] इंडेक्स प्रविष्टियाँ संपादित करें या हटाएं
यदि उपयोगकर्ताओं को किसी प्रविष्टि में बदलाव करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, एक क्रॉस-रेफरेंस हटाएं, तो वे इसे उस XE फ़ील्ड के भीतर करेंगे। उद्धरण चिह्नों के अंदर परिवर्तन करें। दूसरा विकल्प चिह्नित प्रविष्टि को हटाना और फिर उसे फिर से चिह्नित करना है।
इसके अलावा, एक इंडेक्स प्रविष्टि को हटाने के लिए, ब्रेसिज़ { } सहित और उसके भीतर के सभी टेक्स्ट का चयन करें और Delete दबाएं। फिर आप ऊपर दिए गए चरणों का पालन करके वांछित परिवर्तनों के साथ प्रविष्टि को फिर से चिह्नित कर सकते हैं।
3] Word में इंडेक्स बनाएं
अपना इंडेक्स डालने के लिए तैयार होने पर, कर्सर को उस स्थान पर ले जाएं जहां आप इसे दस्तावेज़ में चाहते हैं। फिर, References टैब चुनें और Insert Index पर क्लिक करें।
इंडेक्स बनने से पहले, आपके पास कुछ सेटिंग्स हैं जिन्हें आप चाहें तो समायोजित कर सकते हैं। ये हैं Print Preview, Tab Leader, Formats Type और Columns.
अपने इंडेक्स समायोजन करने के बाद, OK पर क्लिक करें। आपका इंडेक्स आपकी प्रविष्टियों के साथ आपके दस्तावेज़ में आ जाएगा। आप सब कुछ अच्छा और साफ और वर्णानुक्रम में देखेंगे।
4] इंडेक्स अपडेट करें
उपयोगकर्ता इंडेक्स बनाने के बाद अतिरिक्त प्रविष्टियों को चिह्नित करना जारी रख सकते हैं और बस इसे अपडेट कर सकते हैं। और यदि आप प्रविष्टियों को संपादित या हटाते हैं, तो आपको इंडेक्स को भी अपडेट करना होगा।
अपने दस्तावेज़ में इंडेक्स क्षेत्र के अंदर क्लिक करें, रिबन में References टैब पर Update Index बटन सक्रिय हो जाएगा। यदि बटन अभी भी धूसर है जैसा कि ऊपर की छवि में दिखाया गया है, तो सुनिश्चित करें कि आपका कर्सर इंडेक्स के भीतर है।
यदि आप इंडेक्स को पूरी तरह से हटाना चाहते हैं, तो इसके सभी टेक्स्ट का चयन करें और Delete कुंजी दबाएं। फिर आप संभवतः इंडेक्स प्रविष्टियों को हटाना चाहेंगे (जैसा कि ऊपर देखा गया है) यदि आप बिल्कुल भी इंडेक्स का उपयोग करने की योजना नहीं बना रहे हैं।
5] Word में स्वचालित रूप से इंडेक्स बनाएं
Word इंडेक्स में आपकी इच्छित सभी प्रविष्टियों को चिह्नित करने में कुछ समय लग सकता है। लेकिन इंडेक्स आपके पाठकों के लिए एक मूल्यवान उपकरण हो सकता है। इसलिए अगले Word दस्तावेज़, किताब, या अन्य लंबी सामग्री के लिए एक जोड़ने पर विचार करें यदि आपके दर्शक इससे लाभ उठा सकते हैं।
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