वर्ड में मैक्रो कैसे बनाएं और चलाएं

यदि आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के साथ बहुत काम करते हैं और अपने आप को बार-बार वही चीजें करते हुए पाते हैं, तो एक मैक्रो बनाएं। मैक्रो, मैक्रोइंस्ट्रक्शन शब्द का संक्षिप्त रूप है, जिसका अर्थ है एक कार्य को पूरा करने के लिए निर्देशों की एक श्रृंखला।

वर्ड में मैक्रो बनाने के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि आपको प्रोग्राम करना नहीं आना चाहिए। यदि आप रिकॉर्ड और स्टॉप दबा सकते हैं, तो आप यह कर सकते हैं।

क्या मैक्रो खतरनाक नहीं हैं?

क्या आपने मैक्रो के खराब होने के बारे में सुना है क्योंकि उनमें वायरस हो सकते हैं? हालांकि आपको अज्ञात लोगों के ऑफिस डॉक्यूमेंट खोलने के बारे में सावधान रहना होगा क्योंकि उनमें दुर्भावनापूर्ण मैक्रो हो सकते हैं, यह यहां कोई मुद्दा नहीं है। आप अपना खुद का मैक्रो बनाते हैं, इसलिए आप जानते हैं कि यह वायरस नहीं है।

वर्ड में मैक्रो कैसे रिकॉर्ड करें

इस उदाहरण के लिए, आप वर्ड में एक मैक्रो बनाने जा रहे हैं जो डॉक्यूमेंट के अंत में आपका हस्ताक्षर डालता है।

1. वर्ड खुला होने पर, View (दृश्य) टैब पर जाएं।
2. Macros (मैक्रो) बटन के नीचे तीर चुनें।
3. Record Macro… (मैक्रो रिकॉर्ड करें…) चुनें एक नई विंडो खुलेगी।

4. Macro name: (मैक्रो नाम:) फ़ील्ड में, मैक्रो के लिए एक सार्थक नाम दर्ज करें। स्पेस की अनुमति नहीं है। अंडरस्कोर या डैश का उपयोग करें।
5. Store macro in: (मैक्रो इसमें स्टोर करें:) ड्रॉपडाउन में, आप चुन सकते हैं कि आप इस मैक्रो का उपयोग किन डॉक्यूमेंट्स में करना चाहते हैं। यदि आप All Documents (Normal.dotm) चुनते हैं, तो मैक्रो आपके द्वारा अब से बनाए जाने वाले हर नए वर्ड डॉक्यूमेंट में आपके लिए उपलब्ध होगा। यदि आप एक सिंगल डॉक्यूमेंट चुनते हैं, तो यह केवल उस सिंगल डॉक्यूमेंट पर लागू होगा। आमतौर पर All Documents चुनना सबसे अच्छा है।

6. Description: (विवरण:) फ़ील्ड में, लिखें कि मैक्रो क्या करता है। यह एक सरल मैक्रो है जिसका एक वर्णनात्मक नाम है, लेकिन जैसे-जैसे आप मैक्रो के साथ आत्मविश्वास प्राप्त करेंगे, आप अधिक जटिल चीजें करेंगे, इसलिए विवरण हमेशा एक अच्छा विचार है।
7. आप Assign macro to (मैक्रो असाइन करें) या तो Button (बटन) के साथ बनाए गए बटन या Keyboard (कीबोर्ड) बटन का उपयोग करके चुने गए हॉटकीज़ को चुन सकते हैं। वर्ड के लिए पहले से ही बहुत सारे शॉर्टकट कुंजियाँ हैं, इसलिए एक बटन सबसे अच्छा हो सकता है। Button चुनें। एक नई विंडो खुलेगी जिसे Word Options कहा जाता है।

8. यहां आप वर्ड रिबन पर मैक्रो को एक बटन असाइन करेंगे। Customize Ribbon (रिबन कस्टमाइज़ करें) चुनें।
9. Choose commands from: (कमांड चुनें:) ड्रॉपडाउन में, Macros चुनें। यह हमें इसके नीचे के क्षेत्र में हमारे मैक्रो दिखाएगा।

10. आपको रिबन पर कहीं मैक्रो रखने की आवश्यकता है। इस उदाहरण के लिए, Main Tabs क्षेत्र में Home (होम) चुनें। फिर New Group (नया समूह) चुनें।
11. Rename (नाम बदलें) चुनें ताकि आप इसे एक सार्थक नाम दे सकें।
12. Rename विंडो में, समूह को दर्शाने के लिए एक आइकन चुनें फिर Display name (प्रदर्शन नाम) फ़ील्ड में My Macros (मेरे मैक्रोज़) दर्ज करें।
13. इसे लागू करने के लिए OK चुनें। आप Main Tabs क्षेत्र में परिवर्तन देखेंगे।

14. Main Tabs क्षेत्र में नए My Macros चयनित होने के साथ, Normal.NewMacros.Insert_Signature मैक्रो चुनें।
15. इसे My Macros समूह में डालने के लिए Add (जोड़ें) चुनें।

16. बेशक, आप इसका नाम बदलना चाहेंगे। Main Tabs क्षेत्र में मैक्रो चयनित होने के साथ, Rename… (नाम बदलें…) चुनें।
17. Rename विंडो में, एक आइकन चुनें और Display name: (प्रदर्शन नाम:) फ़ील्ड में एक सरल नाम दर्ज करें।
18. परिवर्तन को प्रतिबद्ध करने के लिए OK चुनें। आप Main Tabs क्षेत्र में परिवर्तन देखेंगे।
19. Main Tabs क्षेत्र के नीचे OK चुनें ताकि मैक्रो के लिए बटन बनाना समाप्त हो जाए।

20. आगे बढ़ें और जो भी हस्ताक्षर ब्लॉक आप चाहें बनाएं। अपने हस्ताक्षर का स्कैन या अन्य छवियां जोड़ें। जो भी आप चाहें। जब वह पूरा हो जाए, तो Macros बटन के नीचे तीर चुनें।
21. Stop Recording (रिकॉर्डिंग रोकें) चुनें। बस। आपका Insert Signature मैक्रो बन गया है।

22. होम टैब में आपके द्वारा बनाए गए Insert Signature बटन को ढूंढकर और चुनकर इसका परीक्षण करें। आपका हस्ताक्षर ब्लॉक ठीक उसी तरह जादुई रूप से प्रकट होना चाहिए जैसे आपने इसे डिज़ाइन किया था।

मैक्रो कैसे लिखें

अधिकांश मैक्रो के लिए, रिकॉर्डिंग विधि उन्हें बनाने का सबसे कुशल तरीका है। अंततः, आप कुछ अधिक जटिल करना चाहेंगे। इसके लिए विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (VBA) भाषा में मैक्रो लिखने की आवश्यकता होती है। हमारे पास शुरुआती लोगों के लिए सर्वश्रेष्ठ VBA गाइड है, इसलिए उसे बुकमार्क करें। आइए एक मैक्रो बनाएं जो हमें औसत शब्द प्रति वाक्य देता है ताकि हम बता सकें कि हम कब शब्दाडंबरपूर्ण हो रहे हैं।

1. आपको Developer (डेवलपर) टैब तक पहुंच की आवश्यकता है जो वर्ड में डिफ़ॉल्ट रूप से छिपा होता है। वर्ड के ऊपरी-बाएं कोने में, File (फ़ाइल) चुनें।

2. नीचे-बाएं के पास, Options (विकल्प) चुनें।

3. खुलने वाली विंडो में, Customize Ribbon चुनें।
4. दाईं ओर, Developer देखें और उसके बगल में एक चेकमार्क लगाएं।
5. विंडो बंद करने के लिए OK चुनें। Developer टैब अब दिखेगा।

6. Developer टैब चुनें।
7. Macros बटन चुनें।

8. Macro name: (मैक्रो नाम:) में एक सार्थक नाम दर्ज करें। Macros in: (मैक्रो इसमें:) को Normal.dotm के रूप में छोड़ दें ताकि यह सभी वर्ड डॉक्यूमेंट्स पर लागू हो। Description: (विवरण:) क्षेत्र में हमेशा विवरण दर्ज करें।
9. Create (बनाएं) चुनें। Microsoft Visual Basic for Applications डेवलपमेंट टूल खुलेगा।

10. हरे आयतों में दिखाया गया कोड पहले से ही वहां होना चाहिए और उनके बीच कुछ खाली जगह होनी चाहिए। निम्नलिखित कोड को उस स्थान पर कॉपी और पेस्ट करें:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox "Average words per sentence" + Str(Int(numWords / numSentences)) + ". Less than 15 is best."

11. कोड का परीक्षण करने के लिए Run (चलाएं) बटन चुनें। यदि यह उम्मीद के मुताबिक नहीं चलता है, तो कोड को तब तक संपादित करें जब तक यह आपके इच्छित तरीके से न चले।

12. Save (सहेजें) बटन चुनें और डेवलपमेंट विंडो बंद करें।

13. "मैक्रो कैसे रिकॉर्ड करें" निर्देशों में दिखाए गए समान विधि का उपयोग करके वर्ड रिबन में एक बटन बनाएं।
14. आपके द्वारा अभी बनाए गए बटन को ढूंढें और इसका परीक्षण करें।

जब मैं अपना वर्ड डॉक्यूमेंट सहेजता हूं तो मेरा मैक्रो काम नहीं करता

वर्ड डिफ़ॉल्ट रूप से .docx फ़ाइल एक्सटेंशन के साथ सहेजता है, जो मैक्रो को स्वचालित रूप से चलाने की अनुमति नहीं देता। यदि आप चाहते हैं कि मैक्रो चले, तो आपको फ़ाइल प्रकार को Word Macro-Enabled Document (*.docm) में बदलना होगा।

यह फ़ाइल प्रकार आंशिक रूप से मैक्रो सुरक्षा मुद्दों से निपटने के लिए मौजूद है। यदि आपको इस फ़ाइल एक्सटेंशन वाला कोई डॉक्यूमेंट मिलता है जिसे आप प्राप्त करने की उम्मीद नहीं कर रहे थे, तो सावधान रहें।

मैक्रोज़ के साथ और क्या कर सकता हूं?

आप एक्सेल, आउटलुक, यहां तक कि पावरपॉइंट में मैक्रो बना सकते हैं। ऐसा कुछ भी जो आप वर्तमान में मैन्युअली कर रहे हैं, आप उसे करने के लिए मैक्रो रिकॉर्ड या लिख सकते हैं। वर्ड में मैक्रोज़ का उपयोग महान विंडोज शॉर्टकट कुंजियों के साथ मिलकर आपकी उत्पादकता को दस गुना बढ़ा देगा।