Outlook में मेल मर्ज के साथ व्यक्तिगत बल्क ईमेल कैसे भेजें

मेल मर्ज उन पुराने दोस्तों की तरह है जिन्हें आपने वर्षों से नहीं बुलाया है। कम आंका गया और अनदेखा, जब तक कि आपको उनकी सख्त जरूरत न हो।

आपको बस इसकी क्षमता का एहसास नहीं होता जब तक कि आपको अंतिम समय में कुछ सौ निमंत्रणों को प्रबंधित करने का काम नहीं सौंपा जाता। शायद, वे ढेर सारे शादी के निमंत्रण हैं या आसन्न ज़ोंबी सर्वनाश के लिए रेड अलर्ट। या, यह कुछ निर्दोष हो सकता है - जैसे ढेर सारे एड्रेस लेबल और नेम बैज प्रिंट करना।

चिंता न करें। आप Microsoft Outlook 2016 में कुछ मिनटों में कुछ क्लिक के साथ व्यक्तिगत बल्क ईमेल भेज सकते हैं। और दिन बचाएं।

आपको मेल मर्ज का उपयोग कब करना चाहिए?

आगे बढ़ने से पहले, मेल मर्ज का उपयोग तब किया जाता है जब आप कई दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं जो मूल रूप से समान हैं लेकिन जहां प्रत्येक दस्तावेज़ में अद्वितीय विवरण होते हैं। ईमेल समान प्रारूप और समान टेक्स्ट और ग्राफिक्स साझा करते हैं यदि कोई हो। उदाहरण के लिए, निमंत्रण जहां टेक्स्ट समान रहता है लेकिन नाम, पता, या यहां तक कि विषय बिट्स प्रत्येक के लिए अद्वितीय होते हैं।

मेल मर्ज - लोगों के समूह को संदेश ईमेल करने के विपरीत - संदेश के प्रत्येक प्राप्तकर्ता को एकमात्र प्राप्तकर्ता बनाता है।

मेरे द्वारा अब तक पाया गया सबसे अच्छा उपयोग उनके लिए है - कस्टम विवरण के साथ प्रत्येक नियोक्ता के लिए नौकरी खोज शक्ति उपकरण के रूप में बल्क ईमेल का उपयोग करें।

मेल मर्ज सुविधा दो भागों का उपयोग करती है:

• मुख्य स्थिर दस्तावेज़ (यहां: Microsoft Word) जहां आप ईमेल का मुख्य भाग लिखते हैं।
• परिवर्तनीय डेटा स्रोत (यहां: Microsoft Outlook Contacts) जो आमतौर पर प्राप्तकर्ता का पता और नाम होता है।

इन दोनों को "मर्ज" किया जाता है। Outlook के Microsoft Office सुइट का हिस्सा होने के साथ, कोई इस सुविधा का उपयोग बल्क में मेल भेजने के लिए कर सकता है, प्रत्येक को एक अलग संपर्क के लिए व्यक्तिगत किया गया। यह स्पैमिंग नहीं है, हालांकि मुझे लगता है कि गलत हाथों में, मेल मर्ज का उपयोग अनचाहे ईमेल से कालीन बमबारी के लिए किया जा सकता है।

Microsoft Office आपको पते के विवरण के लिए विभिन्न डेटा स्रोतों का उपयोग करने की अनुमति देता है - उदाहरण के लिए, आप एक Excel स्प्रेडशीट या यहां तक कि एक Access डेटाबेस का उपयोग कर सकते हैं। यहां, आप अपने Microsoft Outlook संपर्कों का उपयोग करके ईमेल भेजेंगे।

मेल मर्ज के लिए अपने संपर्कों का पूल तैयार करें

तो, आइए Microsoft Outlook लॉन्च करने के बाद चरणों को तोड़ दें।

1. अपने संपर्कों की सूची प्रदर्शित करने के लिए People खोलें।

उन संपर्कों का चयन करें (CTRL + Click) जिन्हें आप व्यक्तिगत ईमेल सूची में शामिल करना चाहते हैं। एक बड़ी सूची को प्रबंधित करना आसान बनाने के लिए, उपलब्ध Sort विकल्पों का उपयोग करें (All के बगल में ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें)। इसे और अधिक प्रबंधनीय बनाने के लिए, आप उसी ड्रॉपडाउन के माध्यम से Categories द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं।

नोट करें: मेल मर्ज डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट के साथ काम नहीं करता।

2. Ribbon > Home > Actions Group से Mail Merge चुनें।

3. मेल मर्ज संपर्क स्क्रीन में जो आपको अब दिखाई देनी चाहिए, यदि व्यक्तिगत ईमेल संपर्कों के चुनिंदा बैच के लिए है तो Only selected contacts चुनें। नीचे मर्ज विकल्प सेक्शन के तहत, निम्नलिखित पैरामीटर चुनें।

• Document type: Form Letters
• Merge to: Email
• Message Subject Line: विषय पंक्ति सभी ईमेल के लिए नहीं बदलेगी।

4. OK पर क्लिक करें और फिर Microsoft Word आपके लिए व्यक्तिगत संदेश लिखने के लिए लॉन्च होगा।

Microsoft Word में व्यक्तिगत संदेश लिखें

रिबन पर Mailings टैब सामने और केंद्र में है। यहां, आप अपने बल्क ईमेल को एक व्यक्तिगत अभिवादन पंक्ति के साथ शुरू करना चाहेंगे। Microsoft Word में Mailings टैब से, Greeting Line चुनें।

जैसा कि आप देख सकते हैं, डायलॉग बॉक्स श्री रैंडल के नाम के साथ पूर्व-भरा हुआ है। यह आपकी संपर्क सूची से नामों के लिए सिर्फ एक प्लेसहोल्डर है। ठीक नीचे, आप अपनी सूची से नामों का पूर्वावलोकन देख सकते हैं। आप यहां दिए गए विकल्पों के साथ प्रविष्टियों को अनुकूलित कर सकते हैं।

ध्यान दें कि मर्ज फ़ील्ड आपकी मेलिंग सूची में कॉलम हेडिंग से आते हैं। इसलिए, यदि कोई बेमेल है, तो मर्ज को सटीक रखने के लिए Match Fields का उपयोग करें। यदि कोई फ़ील्ड जो आप चाहते हैं वह "Not Matched" कहता है, तो उस फ़ील्ड के लिए ड्रॉप-डाउन सूची चुनें और फिर अपनी सूची में उस कॉलम से मेल खाने वाले कॉलम नाम को चुनें।

जब आप OK पर क्लिक करते हैं और यहां से बाहर निकलते हैं, तो अभिवादन पंक्ति (प्रिय श्री...) के लिए एक प्लेसहोल्डर Word दस्तावेज़ में रखा जाता है।

याद रखें: आप Insert Merge Field. पर क्लिक करके दस्तावेज़ में अतिरिक्त जानकारी अतिरिक्त फ़ील्ड के साथ दर्ज कर सकते हैं। यह डेटा आपके मूल डेटा स्रोत में मौजूद होना चाहिए जो इस मामले में Microsoft Outlook में संपर्क जानकारी है। उदाहरणों में शामिल हैं - घर का पता, घर का फोन, नौकरी का शीर्षक आदि। जब आप छोटे ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करते हैं तो आप पूरी सूची देख सकते हैं।

अभिवादन को फॉर्मेट करें। अभिवादन पंक्ति को जिस तरह से आप चाहते हैं उसे फॉर्मेट करने के लिए, प्रत्येक छोर पर निशान सहित पूरे फ़ील्ड को हाइलाइट करें। Home टैब पर जाएं और फ़ॉन्ट सेटिंग्स का उपयोग करें। साथ ही, Line Spacing सेट करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि लाइन स्पेसिंग आपके दस्तावेज़ के बाकी हिस्सों में स्पेसिंग से मेल खाती है।

अब संदेश टाइप करें

संदेश की शुरुआत <<GreetingLine>> प्लेसहोल्डर और/या आपके द्वारा अतिरिक्त मर्ज फ़ील्ड की मदद से डाले गए किसी अन्य फ़ील्ड से होती है। अपना संदेश लिखें। याद रखें, यह अपने सबसे अच्छे रूप में बल्क ईमेलिंग है। इसलिए, जितना हो सके उतना ईमेल शिष्टाचार का उपयोग करना सुनिश्चित करें।

जब ईमेल का मुख्य भाग हो जाए, तो Finish & Merge > Send E-mail Messages पर क्लिक करें।

Merge to E-mail डायलॉग बॉक्स खुलता है। OK पर क्लिक करें।

MS Word फिर कुछ ही पलों में स्वचालित रूप से ईमेल पोस्ट करने का काम करता है। Word प्रत्येक पते पर एक व्यक्तिगत ईमेल भेजता है। आप अन्य प्राप्तकर्ताओं को CC या BCC नहीं कर सकते, और आप ईमेल में अटैचमेंट नहीं जोड़ सकते।

आप मेल मर्ज के लिए उपयोग किए गए दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं, क्योंकि यह डेटा स्रोत यानी संपर्कों के साथ लिंक भी सहेजता है। जब आप मेल मर्ज दस्तावेज़ खोलते हैं, तो Word द्वारा कनेक्शन बनाए रखने के लिए संकेत दिए जाने पर Yes चुनें।

इस टाइमसेवर को अपने ईमेल टूलसेट में जोड़ें

एक बार जब आप इसकी आदत डाल लेते हैं, तो पूरी प्रक्रिया शुरू से अंत तक मुश्किल से कुछ मिनट लेती है। उसी समय में, एक व्यक्ति के लिए सिर्फ एक ईमेल लिखने में जितना समय लगता है, अब आप एक समूह के लिए ऐसा कर सकते हैं। समूह कितना भी बड़ा हो, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता।

साथ ही, प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग अभिवादन के रूप में करना एक अच्छा समूह ईमेल व्यवहार है। यह ईमेल को अधिक व्यक्तिगत स्पर्श देता है। कुछ ऐसा, जो CC किए गए ईमेल में बुरी तरह से कमी होती है।

अगला, आप पत्र, लेबल, और लिफाफे प्रिंट करने के लिए मेल मर्ज आज़मा सकते हैं। आप Microsoft Outlook PST फ़ाइलों को मर्ज करने के आसान तरीकों के बारे में भी जानना चाह सकते हैं। अधिक Outlook युक्तियों के लिए भूखे? फिर Outlook की कम-ज्ञात विशेषताओं का पता लगाने का समय आ गया है!