मेल मर्जिंग 90 के दशक की अवधि की तरह लगता है, है ना? लेकिन बात करना जितना फैशनेबल हो सकता है, उतनी ही बड़ी संख्या में संपर्कों को ईमेल भेजने की बात आती है। विशेष रूप से निफ्टी जीमेल ऐड-ऑन के लिए धन्यवाद, यह करना हमेशा की तरह आसान है।
इस लेख में हम आपको दिखाएंगे कि Google पत्रक के लिए "मेल मर्ज विद अटैचमेंट" ऐड-ऑन का उपयोग करके जीमेल में मेल मर्ज कैसे भेजें।
नोट :इस एक्सटेंशन का निःशुल्क संस्करण आपको प्रति दिन 50 ईमेल तक सीमित करता है, हालांकि आप इसे क्रमिक दिनों में ईमेल भेजने के लिए शेड्यूल कर सकते हैं। प्रीमियम संस्करण ($29) मानक Gmail खातों के लिए इसे 250 तक और यदि आपके पास Google Apps for Work खाता है तो 1500 तक बढ़ा देता है।
1. इस मेल मर्ज अटैचमेंट को अपने जीमेल अकाउंट में जोड़ें। (आपको अपने Google खाते में साइन इन करना होगा।)
2. इसके बाद, एक खाली Google पत्रक दस्तावेज़ खोलें, फिर "ऐड-ऑन -> अटैचमेंट के साथ मेल मर्ज -> मर्ज टेम्प्लेट बनाएं" चुनें।
विभिन्न श्रेणियां दिखाई देनी चाहिए जो आपको उन संपर्कों की सूची को प्रबंधित करने में मदद करेंगी जिन्हें आप अपना मेल मर्ज भेज रहे हैं।
3. इसके बाद, आप मैन्युअल रूप से संपर्क जोड़ सकते हैं, लेकिन यदि आप अपने आप को कुछ काम बचाना चाहते हैं और Google संपर्क में आपके लिए आवश्यक सभी संपर्क हैं, तो आप इसके बजाय बस उन्हें आयात कर सकते हैं।
अपने Google संपर्क आयात करने के लिए, "ऐड-ऑन -> अटैचमेंट के साथ मेल मर्ज -> Google संपर्क आयात करें" पर जाएं, फिर चुनें कि आप अपने किस संपर्क समूह से लोगों को जोड़ना चाहते हैं। (यदि आपने अभी तक वह समूह नहीं बनाया है जिसे आप मेल मर्ज भेजना चाहते हैं, तो आपको पहले Google संपर्क में ऐसा करना चाहिए।)
4. एक बार जब आप अपने संपर्कों को आयात कर लेते हैं, तो आप मेल मर्ज में विशिष्ट (या सभी) संपर्कों को भेजने के लिए अटैचमेंट जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल अटैचमेंट" के अंतर्गत उस कॉलम का चयन करें, जो उस संपर्क से संबंधित है, जिसे आप अटैचमेंट भेजना चाहते हैं।
5. इसके बाद, "ऐड-ऑन -> अटैचमेंट के साथ मेल मर्ज -> फ़ाइल अटैचमेंट जोड़ें" पर जाएं, फिर उस स्थान का चयन करें जहां से आप अपने अटैचमेंट जोड़ना चाहते हैं।
6. एक बार अटैचमेंट जुड़ जाने के बाद, आप इसे शीट में अन्य प्राप्तकर्ताओं को कॉपी-पेस्ट कर सकते हैं। सभी प्राप्तकर्ताओं को अटैचमेंट भेजने के लिए, अपने माउस को अटैचमेंट के साथ सेल के निचले दाएं कोने में तब तक ले जाएं जब तक कि आपका कर्सर ब्लैक क्रॉस में न बदल जाए, फिर इसे क्लिक करके अपनी संपर्क सूची में पूरी तरह से नीचे खींचें।
7. यदि आप किसी विशिष्ट तिथि और समय पर भेजे गए ईमेल चाहते हैं, तो उस दिनांक और समय को "निर्धारित तिथि" कॉलम में प्रारूप का उपयोग करके दर्ज करें:"dd/mm/yyyy hh:hh," और इसे प्रत्येक कॉलम में कॉपी-पेस्ट करें आप चाहते हैं।
8. अब आपका संदेश लिखने का समय आ गया है। "ऐड-ऑन -> अटैचमेंट के साथ मेल मर्ज -> मेल मर्ज कॉन्फ़िगर करें" पर जाएं।
9. एक नई विंडो खुलेगी जहां आप अपना विवरण दर्ज कर सकते हैं। यदि आपके पास प्रीमियम संस्करण है, तो आप यहां अतिरिक्त चीजों का चयन कर सकते हैं जैसे कि आपके ईमेल को कौन खोलता है यह ट्रैक करने के लिए एक बॉक्स पर टिक करना आदि।
10. जारी रखें पर क्लिक करें, फिर चुनें कि मौजूदा जीमेल ड्राफ्ट को अपने टेम्पलेट के रूप में उपयोग करना है या सादे टेक्स्ट या एचटीएमएल का उपयोग करके अपना खुद का टेम्पलेट लिखना है या नहीं।
आप जो भी करना चुनते हैं, आपको उन चरों को दर्शाने के लिए डबल कर्ली ब्रैकेट्स ({{ और }}) का उपयोग करना होगा जो प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए अद्वितीय होंगे। ये वेरिएबल आपकी स्प्रैडशीट के कॉलम पर आधारित हैं, इसलिए यदि आप अतिरिक्त वैरिएबल चाहते हैं, तो आपको कॉलम को स्प्रेडशीट में जोड़ना होगा। डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट वैरिएबल का उपयोग करके, आप एक मेल मर्ज बना सकते हैं जो नीचे दिए गए जैसा दिखता है।
आप यह देखने के लिए एक परीक्षण मेल भेज सकते हैं कि मेल मर्ज सही तरीके से सेट है या नहीं, और फिर जब आप तैयार हों, तो आप असली काम करने के लिए 'मेल मर्ज चलाएँ' हिट कर सकते हैं!
निष्कर्ष
अब आप अपना मेल मर्ज भेजने के लिए तैयार हैं। याद रखें कि हालांकि हमने इसे सरल रखा है, आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल में जितने चाहें उतने वेरिएबल जोड़ सकते हैं - बस मेल मर्ज स्प्रेडशीट में कॉलम जोड़ना सुनिश्चित करें।