मेल मर्ज 90 के दशक का शब्द लगता है, है ना? लेकिन जितना अनफैशनेबल इसके बारे में बात करना हो सकता है, जब बड़ी संख्या में संपर्कों को ईमेल भेजने की बात आती है तो यह अभी भी जाने का रास्ता है। एक विशेष रूप से निफ्टी Gmail ऐड-ऑन के लिए धन्यवाद, यह करना पहले से कहीं ज्यादा आसान है।
इस लेख में हम आपको दिखाएंगे कि Google Sheets के लिए "Mail Merge with Attachments" ऐड-ऑन का उपयोग करके Gmail में मेल मर्ज कैसे भेजें।
नोट: इस एक्सटेंशन का मुफ्त संस्करण आपको प्रति दिन 50 ईमेल तक सीमित करता है, हालांकि आप इसे क्रमिक दिनों में ईमेल भेजने के लिए शेड्यूल कर सकते हैं। प्रीमियम संस्करण ($29) इसे मानक Gmail खातों के लिए 250 और Google Apps for Work खाते होने पर 1500 तक बढ़ाता है।
1. इस मेल मर्ज अटैचमेंट को अपने Gmail खाते में जोड़ें। (आपको अपने Google खाते में साइन इन करना होगा।)
2. अगला, एक खाली Google Sheets डॉक्यूमेंट खोलें, फिर "ऐड-ऑन -> Mail Merge with Attachments -> मर्ज टेम्पलेट बनाएं" चुनें।
विभिन्न श्रेणियां दिखाई देनी चाहिए जो आपके द्वारा मेल मर्ज के लिए भेजे जाने वाले संपर्कों की सूची को प्रबंधित करने में मदद करेंगी।
3. अगला, आप मैन्युअल रूप से संपर्क जोड़ सकते हैं, लेकिन यदि आप खुद को कुछ काम बचाना चाहते हैं और आपके पास Google Contacts में सभी संपर्क हैं जिनकी आपको आवश्यकता है, तो आप बस उन्हें आयात कर सकते हैं।
अपने Google Contacts को आयात करने के लिए, "ऐड-ऑन -> Mail Merge with Attachments -> Google Contacts आयात करें" पर जाएं, फिर चुनें कि आप अपने Contacts के किन समूहों से लोगों को जोड़ना चाहते हैं। (यदि आपने अभी तक वह समूह नहीं बनाया है जिसे आप मेल मर्ज भेजना चाहते हैं, तो आपको पहले Google Contacts में ऐसा करना चाहिए।)
4. एक बार जब आप अपने संपर्क आयात कर लेते हैं, तो आप मेल मर्ज में विशिष्ट (या सभी) संपर्कों को भेजने के लिए अटैचमेंट जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "फाइल अटैचमेंट" के तहत उस कॉलम का चयन करें जो उस संपर्क से मेल खाता है जिसे आप अटैचमेंट भेजना चाहते हैं।
5. अगला, "ऐड-ऑन -> Mail Merge with Attachments -> फाइल अटैचमेंट जोड़ें" पर जाएं, फिर उस स्थान का चयन करें जहां से आप अपने अटैचमेंट जोड़ना चाहते हैं।
6. एक बार अटैचमेंट जुड़ जाने के बाद, आप इसे शीट में अन्य प्राप्तकर्ताओं को कॉपी-पेस्ट कर सकते हैं। सभी प्राप्तकर्ताओं को अटैचमेंट भेजने के लिए, अपने माउस को अटैचमेंट वाले सेल के निचले दाएं कोने पर ले जाएं जब तक कि आपका कर्सर एक काले क्रॉस में न बदल जाए, फिर इसे अपनी संपर्क सूची में नीचे तक क्लिक-एंड-ड्रैग करें।
7. यदि आप चाहते हैं कि ईमेल किसी विशिष्ट तारीख और समय पर भेजे जाएं, तो उस तारीख और समय को "निर्धारित तिथि" कॉलम में "dd/mm/yyyy hh:hh" फॉर्मेट का उपयोग करके दर्ज करें, और इसे हर उस कॉलम में कॉपी-पेस्ट करें जिसे आप चाहते हैं।
8. अब अपना संदेश लिखने का समय है। "ऐड-ऑन -> Mail Merge with Attachments -> मेल मर्ज कॉन्फ़िगर करें" पर जाएं।
9. एक नई विंडो खुलेगी जहां आप अपने विवरण दर्ज कर सकते हैं। यदि आपके पास प्रीमियम संस्करण है, तो आप यहां अतिरिक्त चीजों का चयन कर सकते हैं जैसे कि कौन आपके ईमेल खोलता है उसे ट्रैक करने के लिए एक बॉक्स चेक करना आदि।
10. जारी रखें पर क्लिक करें, फिर चुनें कि क्या किसी मौजूदा Gmail ड्राफ्ट को अपने टेम्पलेट के रूप में उपयोग करना है या सादे टेक्स्ट या HTML का उपयोग करके अपना खुद का टेम्पलेट लिखना है।
आप जो भी करना चुनते हैं, आपको उन वेरिएबल्स को दर्शाने के लिए डबल कर्ली ब्रैकेट्स ({{ और }}) का उपयोग करने की आवश्यकता है जो प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए अद्वितीय होंगे। ये वेरिएबल्स आपकी स्प्रेडशीट में कॉलम पर आधारित हैं, इसलिए यदि आप अतिरिक्त वेरिएबल्स चाहते हैं, तो आपको स्प्रेडशीट में कॉलम जोड़ना होगा। डिफ़ॉल्ट टेम्पलेट वेरिएबल्स का उपयोग करके, आप नीचे दिखाए गए जैसा मेल मर्ज बना सकते हैं।
आप यह देखने के लिए एक टेस्ट मेल भेज सकते हैं कि मेल मर्ज सही ढंग से सेट अप है या नहीं, और फिर जब आप तैयार हों, तो असली चीज़ करने के लिए 'मेल मर्ज चलाएं' दबा सकते हैं!
निष्कर्ष
अब आप अपने खुद के मेल मर्ज भेजने के लिए सुसज्जित हैं। याद रखें कि जबकि हमने इसे सरल रखा, आप जितने चाहें उतने वेरिएबल्स ईमेल में जोड़ सकते हैं - बस मेल मर्ज स्प्रेडशीट में कॉलम जोड़ना सुनिश्चित करें।
