मास मेलिंग बिक्री बढ़ाने और ब्रांड को बढ़ावा देने के लिए डिजिटल मार्केटिंग में उपयोग की जाने वाली एक महत्वपूर्ण रणनीति है। आजकल विज्ञापन के लिए एक ईमेल मार्केटिंग अभियान ग्राहकों की एक बड़ी सूची तक पहुंचने और संगठनात्मक लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक है। व्यवसाय के अलावा, कई अवसर हो सकते हैं जहां आप कई पतों पर बल्क ईमेल निमंत्रण, न्यूज़लेटर्स और घोषणा पत्र भेजना चाह सकते हैं।
हालांकि, अधिकांश ईमेल खाते प्रति ईमेल संदेश केवल सीमित संख्या में प्राप्तकर्ताओं का समर्थन करते हैं। इसके अलावा, कई लोगों को व्यक्तिगत पत्र तैयार करने में बहुत समय लगता है। जबकि बल्क ईमेल भेजने का सरल तरीका प्रदान करने वाली कई सेवाएं हैं, व्यक्तिगत ईमेल संदेश बनाने का सबसे अच्छा तरीका Microsoft Word के Mail Merge फीचर का उपयोग Microsoft Outlook के साथ करना है।
कई लोगों को ईमेल प्रसारित करने के विपरीत, मेल मर्ज कई ईमेल के लिए संदेश को समान रखता है, लेकिन ईमेल का नाम और पता प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए कस्टम विवरण के साथ अद्वितीय होता है। दूसरे शब्दों में, मेल मर्ज ईमेल संदेश के प्रत्येक प्राप्तकर्ता को एकमात्र प्राप्तकर्ता बनाता है।
Microsoft Word का Mail Merge फीचर क्या है
Mail Merge अधिकांश एप्लिकेशन में समर्थित एक शक्तिशाली फीचर है। यह आपको लेटर्स से व्यक्तिगत ईमेल संदेशों का एक बैच बनाने और डेटाबेस से कई प्राप्तकर्ताओं के पते को स्वचालित रूप से प्राप्त करने की अनुमति देता है ताकि मास मेलिंग की सुविधा मिल सके। मूल रूप से, Mail Merge का अर्थ है मेल और डॉक्यूमेंट को संयोजित करना। Mail Merge सभी Microsoft Office प्रोग्राम्स द्वारा समर्थित है। Microsoft Word आपको Mail Merge फीचर का उपयोग करके एक्सेस डेटाबेस, एक्सेल स्प्रेडशीट आदि जैसे डेटा स्रोतों से सामग्री को Word डॉक्यूमेंट्स में डालने की अनुमति देता है। उस ने कहा, Microsoft Outlook Microsoft Word की मेल मर्ज क्षमता का लाभ उठाकर कई संपर्कों को बल्क व्यक्तिगत ईमेल भेज सकता है।
Outlook में Mail Merge का उपयोग करके बल्क ईमेल संदेश भेजने के लिए, आपको पहले Microsoft Word का उपयोग करके कई कॉन्स्टेंट डॉक्यूमेंट बनाने होंगे जिनमें निश्चित सामग्री यानी ईमेल का शरीर हो और फिर प्रत्येक डॉक्यूमेंट के लिए अद्वितीय विवरण जैसे प्राप्तकर्ता का नाम या पता जोड़ा जाए जो आमतौर पर Outlook Contact, एक्सेल स्प्रेडशीट या एक्सेस डेटाबेस जैसे डेटा स्रोत से उधार लिया जाता है। मेल मर्जिंग में आपके मुख्य डॉक्यूमेंट्स तैयार करना, अपनी मेलिंग सूची के लिए डेटा स्रोत बनाना, मर्ज फील्ड परिभाषित करना, मेलिंग सूची को डॉक्यूमेंट से लिंक करना, व्यक्तिगत ईमेल संदेशों को सहेजना और भेजना शामिल है। इस लेख में, हम बताते हैं कि Mail Merge का उपयोग करके Outlook में बल्क ईमेल संदेश कैसे भेजें।
Mail Merge के लिए मेलिंग संपर्क सूची तैयार करें
Microsoft Outlook लॉन्च करें और Home टैब पर क्लिक करें
होम टैब पेज के नीचे, संपर्क सूची देखने के लिए People पर क्लिक करें।
उन संपर्क पतों का चयन करें जिन्हें आप बल्क संदेश भेजना चाहते हैं।
अब Home टैब में Actions Group पर नेविगेट करें और Mail Merge पर क्लिक करें।
Mail Merge Contacts डायलॉग बॉक्स में, Contacts के तहत Only selected contacts विकल्प वाले रेडियो बटन पर क्लिक करें ताकि केवल चयनित संपर्क को ईमेल भेजे जा सकें। अन्यथा, All contacts in the current view विकल्प वाले रेडियो बटन पर क्लिक करें।
अगला, Document file के तहत New document विकल्प वाले रेडियो बटन का चयन करें
Merge विकल्प के तहत Document type को Form Letters के रूप में चुनें, Merge to को Email के रूप में चुनें और संदेश विषय पंक्ति बॉक्स में अपने ईमेल के लिए विषय टाइप करें।
Ok पर क्लिक करके सेटिंग्स लागू करें और Outlook आपके लिए कॉन्स्टेंट संदेश लिखने के लिए Microsoft Word लॉन्च करेगा।
Microsoft Word का उपयोग करके व्यक्तिगत ईमेल संदेश लिखें
Outlook Microsoft Word लॉन्च करता है।
अभिवादन पंक्ति में, पता टाइप करें, जैसे टाइप करें, hello और फिर Write & Insert Fields ग्रुप के तहत Insert Merge Field विकल्प पर क्लिक करें।
ड्रॉप-डाउन मेनू से Name विकल्प चुनें, और Microsoft Word अभिवादन के बगल में एक ईमेल फील्ड << Name>> जोड़ देगा।
आप अपने प्राप्तकर्ता सूची से अन्य फील्ड जैसे अंतिम नाम, होम फोन, कंपनी नाम आदि को डॉक्यूमेंट में जोड़ सकते हैं। एक बार जब आप मेल मर्ज की प्रक्रिया पूरी कर लेते हैं, तो Word स्वचालित रूप से आपके प्राप्तकर्ता सूची से वास्तविक जानकारी के साथ ईमेल फील्ड को बदल देगा।
ईमेल संदेश भेजें
एक बार जब आप ईमेल संदेश तैयार कर लेते हैं, तो Start Mail merge विकल्प पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से Email Messages चुनें।
अब Finish & Merge बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से Send Email Messages चुनें।
Merge to E-mail डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है। यहां Message options To के लिए Email चुनें और Mail format के लिए HTML चुनें।
Send records के तहत, सभी ईमेल एक साथ भेजने के लिए All रेडियो बटन पर क्लिक करें, या केवल वर्तमान ईमेल भेजने के लिए Current record विकल्प चुनें।
Ok बटन पर क्लिक करें।
एक बार हो जाने पर, Microsoft Word स्वचालित रूप से ईमेल को मर्ज करता है और प्रत्येक पते पर व्यक्तिगत ईमेल भेजता है।
यह उल्लेखनीय है कि उपरोक्त फीचर का उपयोग केवल ईमेल संदेश भेजने के लिए किया जाता है। आप ईमेल में फाइल अटैच नहीं कर सकते और मेल में अन्य प्राप्तकर्ताओं को CC या BCC भी नहीं कर सकते।
यह पुष्टि करने के लिए कि ईमेल भेजे गए हैं, अपने Outlook पर जाएं और भेजे गए ईमेल की समीक्षा करने के लिए अपने Sent Items फोल्डर की जांच करें।
आशा है कि आपको इस फीचर का उपयोग करना पसंद आएगा!
