यदि आप Excel का उपयोग करके Outlook से बल्क ईमेल भेजने के तरीके ढूंढ रहे हैं, तो आप सही जगह पर हैं। कभी-कभी हमें बड़ी संख्या में प्राप्तकर्ताओं को वही ईमेल भेजने की आवश्यकता होती है और इस कार्य को आसान बनाने के लिए यह लेख ऐसा करने के विभिन्न तरीकों पर चर्चा करेगा। तो, आइए हमारे मुख्य लेख से शुरू करें।
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Excel का उपयोग करके Outlook से बल्क ईमेल भेजने के 3 तरीके
यहां, हमारे पास एक कंपनी के कर्मचारियों की IDs, नाम, लिंग, आयु, और ईमेल आईडी की सूची है। हम Excel, Outlook, Word, और Power Automate की मदद से निम्नलिखित 3 विधियों में इन ईमेल आईडी पर ईमेल भेजने का प्रयास करेंगे।
हमने यहां Microsoft Office 365 संस्करण का उपयोग किया है, आप अपनी सुविधा के अनुसार किसी भी अन्य संस्करण का उपयोग कर सकते हैं।
विधि-1: Excel और Outlook का उपयोग करके फ़ाइल अटैचमेंट के साथ ईमेल भेजना
यहां, हम Outlook में आईडी को मैन्युअल रूप से टाइप करके निम्नलिखित ईमेल आईडी पर ईमेल भेजने का प्रयास करेंगे और हम इस Excel फाइल को ईमेल के साथ अटैच करेंगे।
चरण:
➤ Excel फाइल के ऊपरी दाएं कोने में ड्रॉपडाउन प्रतीक पर क्लिक करें।
➤ विभिन्न विकल्पों में Email विकल्प को चेक करें।
उसके बाद, आप क्विक एक्सेस बार में Email प्रतीक देखेंगे।
➤ Email चिह्न पर क्लिक करें।
इसके बाद, Outlook विंडो खुल जाएगी जहां आप देख सकते हैं कि Excel फाइल स्वचालित रूप से इस ईमेल से जुड़ी हुई है।
➤ To बॉक्स में प्राप्तकर्ता की ईमेल आईडी को क्रमिक रूप से सेमीकोलन (;) से अलग करके टाइप करें।
इस ईमेल को प्राप्तकर्ताओं की आईडी पर भेजने के लिए बस Send विकल्प पर क्लिक करें और फिर फाइल अटैचमेंट प्रत्येक कर्मचारी को भेजा जाएगा।
और पढ़ें: Excel से अटैचमेंट के साथ ईमेल भेजने के लिए मैक्रो कैसे लागू करें
विधि-2: Excel और Word का उपयोग करके Outlook से बल्क ईमेल भेजें
इस अनुभाग में, हम निम्नलिखित ईमेल आईडी के सभी प्राप्तकर्ताओं को उनकी आईडी टाइप किए बिना ईमेल भेजने का तरीका दिखाएंगे। इस विधि के लिए, हमें Microsoft Word की आवश्यकता होगी Excel और Outlook के साथ।
यहां, हमने पहली पंक्ति में कॉलम हेडर नाम डाले हैं, और शीट का नाम Word है।
चरण-01: Excel फाइल से प्राप्तकर्ता सूची बनाना
➤ एक खाली Word दस्तावेज़ खोलें।
➤ Mailings टैब >> Start Mail Merge ड्रॉपडाउन >> E-mail Messages विकल्प पर जाएं।
अब, यह दस्तावेज़ ईमेल लिखने के लिए तैयार है लेकिन ईमेल लिखने से पहले हमें कुछ और चरण करने होंगे।
➤ Mailings टैब >> Select Recipients ड्रॉपडाउन >> Use an Existing List विकल्प पर जाएं।
➤ फाइल एक्सप्लोरर विंडो में Excel फाइल Sending Bulk Mail.xlsx (या आपके द्वारा किसी अन्य नाम से सहेजी गई फाइल) चुनें और Open दबाएं।
उसके बाद, Select Table विजार्ड खुल जाएगा।
➤ वह शीट नाम चुनें जिसमें आपके पास ईमेल आईडी की सूची है।
➤ विकल्प First row of data contains column headers चेक करें और OK दबाएं।
चरण-02: ईमेल की संरचना बनाना
➤ अब, ईमेल की संरचना टाइप करें।
चूंकि हम प्रत्येक कर्मचारी के नाम को उनके ईमेल में Dear के बाद संबोधित करना चाहते हैं, इसलिए हमें इस चरण का पालन करना होगा।
➤ अपना कर्सर Dear के बाद वहां रखें जहां आप नाम चाहते हैं, और फिर Mailings टैब >> Insert Merge Field ड्रॉपडाउन >> First_Name (फील्ड नाम जिसमें कर्मचारियों के पहले नाम हैं) पर जाएं।
फिर, चयनित फील्ड नाम Dear के बाद दिखाई देगा।
➤ इस डाले गए फील्ड का परिणाम देखने के लिए, Mailings टैब >> Preview Results समूह >> Preview Results विकल्प पर जाएं।
उसके बाद, आपको Dear के बाद कर्मचारियों के पहले नामों की सूची से पहला नाम, Sara, मिलेगा।
➤ इस ईमेल को भेजने के लिए Mailings टैब >> Finish & Merge समूह >> Send Email Messages विकल्प पर जाएं।
फिर Merge to E-mail विजार्ड पॉप अप होगा।
➤ To बॉक्स में ड्रॉपडाउन प्रतीक पर क्लिक करने के बाद आपको अपनी वर्कशीट के विभिन्न कॉलम के लिए विभिन्न फील्ड मिलेंगे। Email_Id फील्ड चुनें जिसमें कर्मचारियों की ईमेल आईडी हैं।
इस तरह, हमने प्राप्तकर्ता की ईमेल आईडी को To बॉक्स में रखा है।
➤ प्रत्येक कर्मचारी को यह ईमेल भेजने के लिए आपको बस OK दबाना होगा।
और पढ़ें: Excel से Outlook में स्वचालित ईमेल कैसे भेजें (4 तरीके)
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विधि-3: Excel और Power Automate का उपयोग करके Outlook से बल्क ईमेल भेजें
Excel, Onedrive, Outlook, और Power Automate इस अनुभाग में बल्क ईमेल भेजने के लिए आवश्यक होंगे।
हमने डेटा रेंज को एक टेबल में बदल दिया है और Table Design टैब पर जाकर हम टेबल का नाम देख सकते हैं जो Table1 है। और एक और बात आपको Excel फाइल, Sending Bulk Mail.xlsx (या कोई अन्य फाइलनाम), Onedrive पर सेव करनी होगी।
चरण-01: फ्लो बनाना
➤ अपने Microsoft Office 365 खाते पर जाएं और विभिन्न एप्लिकेशन से Power Automate चुनें।
इस तरह, हमने Power Automate को खोला है जिसकी मदद से हम अपने बल्क ईमेल भेजेंगे।
➤ बाईं ओर से Create विकल्प चुनें और फिर दाईं ओर से Instant cloud flow विकल्प चुनें।
उसके बाद, आपको इस फ्लो को ट्रिगर करने के लिए विभिन्न विकल्प मिलेंगे।
➤ सरलता के लिए, आप Manually trigger a flow विकल्प चुन सकते हैं और फिर Create दबाएं।
चरण-02: Excel फाइल के लिए पहला चरण जोड़ना
अपना फ्लो बनाने के बाद और हमें बस कुछ चरण जोड़ने होंगे।
➤ New step पर क्लिक करें।
उसके बाद, आपको इस चरण में कुछ ऑपरेशन शामिल करने होंगे।
➤ खोज बार में Excel खोजें।
➤ फिर हमने Excel Online (Onedrive) विकल्प चुना क्योंकि हमने अपनी फाइल यहां सेव की है।
उसके बाद, विभिन्न प्रकार के Excel-संबंधित कार्य दिखाई देंगे।
➤ List rows present in a table विकल्प चुनें।
➤ File बॉक्स के बगल में Folder प्रतीक पर क्लिक करें।
उसके बाद, आप अपने Onedrive में शेष फोल्डर नाम देखेंगे।
➤ वह फोल्डर नाम चुनें जिसमें आवश्यक Excel फाइल है (यहां, हम EXCEL फोल्डर चुन रहे हैं)।
फिर, आप इस फोल्डर में सभी फाइलें देखेंगे और हम फाइल Sending Bulk Mail.xlsx चुन रहे हैं, आप अपना सहेजा हुआ फाइल नाम चुन सकते हैं।
उसके बाद, इस फाइल के टेबल नाम (Table1) को चुनें जिसमें Table बॉक्स में हमारे ईमेल पते हैं।
हमने फाइल और उससे संबंधित टेबल डालकर पहला चरण पूरा कर लिया है।
चरण-03: Outlook के लिए दूसरा चरण जोड़ना
➤ Outlook के माध्यम से ईमेल भेजने के लिए एक चरण जोड़ने के लिए New step पर क्लिक करें।
➤ खोज बार में Outlook खोजें।
➤ फिर, हमने अपने ईमेल भेजने के लिए Outlook.com विकल्प चुना।
➤ निश्चित कार्रवाई चुनने के लिए ईमेल खोजें और फिर विभिन्न कार्यों से Send an email (V2) विकल्प चुनें।
उसके बाद, इस चरण का नाम बदलकर Send an email (V2) हो जाएगा।
➤ To बॉक्स के नीचे Add dynamic content विकल्प पर क्लिक करके ईमेल पते चुनें।
➤ List rows present in a table फ्लो के तहत Email Id (ईमेल आईडी वाले कॉलम का नाम) चुनें।
फिर, हम एक बॉक्स में value शब्द देख सकते हैं जो बता रहा है कि यह आउटपुट पिछले चरण से चुना गया है।
➤ अब, इस फ्लो का विवरण देखने के लिए Send an email (V2) फ्लो चुनें।
➤ ईमेल का प्रारूप लिखें।
चूंकि हम प्रत्येक व्यक्ति को संबोधित करना चाहते हैं जिसे हम यह ईमेल भेजना चाहते हैं, इसलिए हमने Dear के बाद कर्सर रखकर डायनामिक कंटेंट से First Name (पहले नाम वाले कॉलम का नाम) विकल्प चुना है।
➤ सभी ईमेल आईडी पर इस चरण को लागू करने के लिए Apply to each चुनें।
हमने सभी चरण पूरे कर लिए हैं।
➤ Save पर क्लिक करें।
➤ फ्लो पर वापस जाकर, बस इस ईमेल को सभी कर्मचारियों को भेजने के लिए Run विकल्प पर क्लिक करें।
और पढ़ें: Excel में शर्त पूरी होने पर स्वचालित रूप से ईमेल कैसे भेजें
निष्कर्ष
इस लेख में, हमने Excel का उपयोग करके Outlook से बल्क ईमेल भेजने के तरीकों को कवर करने का प्रयास किया है। आशा है कि आप इसे उपयोगी पाएंगे। अधिक Excel-संबंधित लेखों का पता लगाने के लिए आप हमारी साइट Exceldemy.com पर जा सकते हैं।
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