Microsoft Excel से ईमेल भेजने के लिए केवल कुछ सरल स्क्रिप्ट की आवश्यकता होती है। इस कार्यक्षमता को अपनी स्प्रैडशीट में जोड़ें और आप वास्तव में यह बढ़ा सकते हैं कि आप Excel में कितना कुछ हासिल कर सकते हैं।
हमने बहुत सारे महान एक्सेल मैक्रोज़ को कवर किया है, जो वही चीजें हासिल कर सकते हैं जो वीबीए स्क्रिप्ट कर सकते हैं, लेकिन प्रोग्रामिंग ज्ञान की आवश्यकता के बिना। लेकिन कई उन्नत चीजें हैं जो आप केवल वीबीए के साथ ही कर सकते हैं, जैसे अपने पीसी की सभी जानकारी के साथ एक स्प्रेडशीट रिपोर्ट बनाना।
इस ट्यूटोरियल को वीडियो के रूप में देखना पसंद करते हैं? हमने आपको कवर कर लिया है!
एक्सेल से ईमेल क्यों भेजें?
ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से आप Microsoft Excel के अंदर से एक ईमेल भेजना चाहते हैं।
हो सकता है कि आपके पास ऐसे कर्मचारी हों जो साप्ताहिक आधार पर दस्तावेज़ों या स्प्रैडशीट्स को अपडेट करते हों, और आप उन अपडेट्स के होने के बारे में एक ईमेल सूचना प्राप्त करना चाहते हों। या आपके पास संपर्कों की एक स्प्रेडशीट हो सकती है और आप उन सभी को एक बार में एक ईमेल भेजना चाहते हैं।
आप शायद सोच रहे हैं कि एक्सेल से प्रसारित ईमेल की स्क्रिप्टिंग जटिल होने वाली है। ऐसा बिल्कुल नहीं है।
इस आलेख की तकनीक एक ऐसी सुविधा का उपयोग करेगी जो लंबे समय से Excel VBA में उपलब्ध है, सहयोग डेटा ऑब्जेक्ट (सीडीओ) ।
सीडीओ एक मैसेजिंग घटक है जिसका उपयोग विंडोज़ में ओएस की बहुत शुरुआती पीढ़ियों से किया जाता है। इसे सीडीओएनटीएस कहा जाता था, और फिर विंडोज 2000 और एक्सपी के आगमन के साथ, इसे "विंडोज 2000 के लिए सीडीओ" से बदल दिया गया था। यह घटक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल में आपके वीबीए इंस्टॉलेशन में पहले से ही शामिल है और उपयोग के लिए तैयार है।
घटक का उपयोग करना वीबीए के साथ विंडोज़ उत्पादों के भीतर से ईमेल भेजना बेहद आसान बनाता है। इस उदाहरण में, आप एक ईमेल भेजने के लिए एक्सेल में सीडीओ घटक का उपयोग करेंगे जो एक विशिष्ट एक्सेल सेल से परिणाम देगा।
चरण 1:एक VBA मैक्रो बनाएं
पहला कदम एक्सेल डेवलपर टैब पर जाना है।
डेवलपर टैब के अंदर, सम्मिलित करें . पर क्लिक करें नियंत्रण बॉक्स में, और फिर एक आदेश बटन चुनें।
इसे शीट में ड्रा करें और फिर मैक्रोज़ . पर क्लिक करके इसके लिए एक नया मैक्रो बनाएं डेवलपर रिबन में।
जब आप बनाएं . पर क्लिक करते हैं बटन, यह VBA संपादक को खोलेगा।
टूल्स . पर नेविगेट करके सीडीओ लाइब्रेरी में संदर्भ जोड़ें> संदर्भ संपादक में।
सूची को तब तक नीचे स्क्रॉल करें जब तक आपको Windows 2000 लाइब्रेरी के लिए Microsoft CDO . न मिल जाए . चेकबॉक्स को चिह्नित करें और ठीक . क्लिक करें ।
जब आप ठीक . क्लिक करते हैं , उस फ़ंक्शन के नाम पर ध्यान दें जहां आप स्क्रिप्ट पेस्ट कर रहे हैं। आपको बाद में इसकी आवश्यकता होगी।
चरण 2:सीडीओ "प्रेषक" और "टू" फ़ील्ड सेट करें
ऐसा करने के लिए, आपको सबसे पहले मेल ऑब्जेक्ट बनाना होगा और ईमेल भेजने के लिए आवश्यक सभी फ़ील्ड सेट करना होगा।
ध्यान रखें कि जबकि कई फ़ील्ड वैकल्पिक हैं, प्रेषक और प्रति फ़ील्ड आवश्यक हैं।
Dim CDO_Mail As Object
Dim CDO_Config As Object
Dim SMTP_Config As Variant
Dim strSubject As String
Dim strFrom As String
Dim strTo As String
Dim strCc As String
Dim strBcc As String
Dim strBody As String
strSubject = "Results from Excel Spreadsheet"
strFrom = "[email protected]"
strTo = "[email protected]"
strCc = ""
strBcc = ""
strBody = "The total results for this quarter are: " & Str(Sheet1.Cells(2, 1))इसके बारे में अच्छी बात यह है कि आप कोई भी स्ट्रिंग बना सकते हैं जिसे आप एक पूर्ण ईमेल संदेश को अनुकूलित करना चाहते हैं और इसे strBody को असाइन कर सकते हैं। चर।
& . का उपयोग करके संदेश के घटकों को एक साथ रखें किसी भी Microsoft Excel शीट से सीधे ईमेल संदेश में डेटा सम्मिलित करने के लिए स्ट्रिंग, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है।
चरण 3:सीडीओ को बाहरी एसएमटीपी का उपयोग करने के लिए कॉन्फ़िगर करें
कोड का अगला भाग वह है जहां आप ईमेल भेजने के लिए किसी बाहरी एसएमटीपी सर्वर का उपयोग करने के लिए सीडीओ को कॉन्फ़िगर करेंगे।
यह उदाहरण जीमेल के माध्यम से एक गैर-एसएसएल सेटअप है। सीडीओ एसएसएल में सक्षम है, लेकिन यह इस लेख के दायरे से बाहर है। यदि आपको एसएसएल का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो जीथब में यह उन्नत कोड मदद कर सकता है।
Set CDO_Mail = CreateObject("CDO.Message")
On Error GoTo Error_Handling
Set CDO_Config = CreateObject("CDO.Configuration")
CDO_Config.Load -1
Set SMTP_Config = CDO_Config.Fields
With SMTP_Config
.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusing") = 2
.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserver") = "smtp.gmail.com"
.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpauthenticate") = 1
.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendusername") = "[email protected]"
.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/sendpassword") = "password"
.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpserverport") = 25
.Item("https://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessl") = True
.Update
End With
With CDO_Mail
Set .Configuration = CDO_Config
End Withचरण 4:सीडीओ सेटअप को अंतिम रूप दें
अब जबकि आपने ईमेल भेजने के लिए SMTP सर्वर से कनेक्शन कॉन्फ़िगर कर लिया है, आपको केवल CDO_Mail ऑब्जेक्ट के लिए उपयुक्त फ़ील्ड भरना है , और भेजें . जारी करें आदेश।
यहां बताया गया है कि आप यह कैसे करते हैं:
CDO_Mail.Subject = strSubject
CDO_Mail.From = strFrom
CDO_Mail.To = strTo
CDO_Mail.TextBody = strBody
CDO_Mail.CC = strCc
CDO_Mail.BCC = strBcc
CDO_Mail.Send
Error_Handling:
If Err.Description <> "" Then MsgBox Err.Descriptionकोई पॉप-अप बॉक्स या सुरक्षा चेतावनी संदेश नहीं होगा, जो तब हो सकता है जब आप आउटलुक मेल ऑब्जेक्ट का उपयोग करते हैं।
सीडीओ बस ईमेल को एक साथ रखता है और संदेश को बंद करने के लिए आपके एसएमटीपी सर्वर कनेक्शन विवरण का उपयोग करता है। ईमेल को Microsoft Word या Excel VBA स्क्रिप्ट में शामिल करने का यह सबसे आसान तरीका है।
अपने कमांड बटन को इस स्क्रिप्ट से जोड़ने के लिए, कोड एडिटर में जाएं और शीट1 . पर क्लिक करें उस कार्यपत्रक के लिए VBA कोड देखने के लिए।
उस फ़ंक्शन का नाम टाइप करें जहां आपने ऊपर स्क्रिप्ट चिपकाई है।
मुझे अपने इनबॉक्स में प्राप्त हुआ संदेश ऐसा दिखाई दे रहा है:
नोट :यदि आपको कोई त्रुटि प्राप्त होती है जिसमें लिखा होता है परिवहन सर्वर से कनेक्ट होने में विफल रहा , सुनिश्चित करें कि आपने SMTP_Config के साथ नीचे सूचीबद्ध कोड की पंक्तियों में सही उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड, SMTP सर्वर और पोर्ट नंबर दर्ज किया है ।
इसे और आगे ले जाएं और पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करें
एक बटन के स्पर्श में एक्सेल से ईमेल भेजने में सक्षम होने के लिए यह सब ठीक है और अच्छा है। हालांकि, हो सकता है कि आप इस कार्यक्षमता का नियमित रूप से उपयोग करना चाहें, इस स्थिति में प्रक्रिया को स्वचालित करना समझ में आता है।
ऐसा करने के लिए, आपको मैक्रो में बदलाव करना होगा। विजुअल बेसिक एडिटर पर जाएं और हमारे द्वारा एक साथ रखे गए कोड की संपूर्णता को कॉपी और पेस्ट करें।
इसके बाद, यह कार्यपुस्तिका select चुनें परियोजना . से पदानुक्रम।
कोड विंडो के शीर्ष पर दो ड्रॉपडाउन फ़ील्ड से, कार्यपुस्तिका . चुनें और खोलें . चुनें मेथड्स ड्रॉपडाउन से।
ऊपर ईमेल स्क्रिप्ट को निजी उप कार्यपुस्तिका_ओपन() . में चिपकाएं ।
जब भी आप एक्सेल फ़ाइल खोलेंगे तो यह मैक्रो चलाएगा।
इसके बाद, कार्य शेड्यूलर खोलें ।
आप इस टूल का उपयोग विंडोज़ को नियमित अंतराल पर स्प्रैडशीट को स्वचालित रूप से खोलने के लिए कहने के लिए करने जा रहे हैं, जिस बिंदु पर आपका मैक्रो शुरू किया जाएगा, ईमेल भेज रहा है।
मूल कार्य बनाएं... . चुनें कार्रवाई . से जब तक आप कार्रवाई . तक नहीं पहुंच जाते, तब तक मेनू और विज़ार्ड के माध्यम से अपना काम करें स्क्रीन।
कार्यक्रम प्रारंभ करें Select चुनें और अगला . क्लिक करें ।
ब्राउज़ करें . का उपयोग करें अपने कंप्यूटर पर Microsoft Excel का स्थान ढूँढ़ने के लिए बटन, या पथ को प्रोग्राम/स्क्रिप्ट में कॉपी और पेस्ट करें फ़ील्ड.
फिर, अपने Microsoft Excel दस्तावेज़ का पथ तर्क जोड़ें . में दर्ज करें फ़ील्ड.
विज़ार्ड पूर्ण करें, और आपका शेड्यूलिंग यथावत हो जाएगा।
भविष्य में कुछ मिनटों के लिए कार्रवाई को शेड्यूल करके एक परीक्षण चलाने के लायक है, फिर कार्य में संशोधन करने के बाद आप पुष्टि कर सकते हैं कि यह काम कर रहा है।
नोट :यह सुनिश्चित करने के लिए कि मैक्रो ठीक से चलता है, आपको अपनी ट्रस्ट सेंटर सेटिंग्स को समायोजित करना पड़ सकता है।
ऐसा करने के लिए, स्प्रैडशीट खोलें और फ़ाइल . पर नेविगेट करें> विकल्प> ट्रस्ट सेंटर ।
यहां से, विश्वास केंद्र सेटिंग click क्लिक करें , और अगली स्क्रीन पर रेडियो डायल को अवरुद्ध सामग्री के बारे में कभी भी जानकारी न दिखाएं . पर सेट करें ।
Microsoft Excel को आपके लिए कार्य करें
Microsoft Excel एक अविश्वसनीय रूप से शक्तिशाली उपकरण है, लेकिन इसका अधिकतम लाभ उठाना सीखना थोड़ा डराने वाला हो सकता है। यदि आप वास्तव में सॉफ़्टवेयर में महारत हासिल करना चाहते हैं, तो आपको VBA के साथ सहज होना होगा, और यह कोई छोटा काम नहीं है।
हालाँकि, परिणाम अपने लिए बोलते हैं। अपने बेल्ट के तहत थोड़ा वीबीए अनुभव के साथ, आप जल्द ही माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को बुनियादी कार्यों को स्वचालित रूप से करने में सक्षम होंगे, जिससे आपको अधिक दबाव वाले मामलों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय मिलेगा।
VBA के साथ विशेषज्ञता हासिल करने में समय लगता है, लेकिन अगर आप इसके साथ बने रहें तो आपको जल्द ही अपने परिश्रम का फल दिखाई देगा।
एक्सेल में वीबीए का उपयोग करने पर हमारा आधिकारिक ट्यूटोरियल शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो एक्सेल से ईमेल भेजने की यह सरल स्क्रिप्ट बच्चों के खेल की तरह महसूस होगी।