Microsoft Excel डेटा को स्टोर, फॉर्मेट, और व्यवस्थित करने के लिए उपयोग किया जाने वाला एक लोकप्रिय स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। यह अधिकांश व्यावसायिक संगठनों का एक अभिन्न अंग है जिसका उपयोग बजटिंग, वित्तीय विवरण बनाने, बैलेंस शीट बनाने, और अन्य अकाउंटिंग कार्यों को करने के लिए किया जाता है। Excel स्प्रेडशीट्स का उपयोग जटिल गणितीय संचालन करने के लिए भी सबसे अधिक किया जाता है।
किसी भी व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट महत्वपूर्ण है, और यह व्यावसायिक समय सीमा प्राप्त करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। Excel शीट्स का उपयोग प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए व्यापक रूप से किया जाता है ताकि महत्वपूर्ण पथों की पहचान की जा सके, प्रभावी निर्णय लेने के लिए नवीनतम रुझानों का विश्लेषण किया जा सके, प्रोजेक्ट्स की योजना बनाई जा सके, और प्रोजेक्ट्स को ट्रैक किया जा सके। उस ने कहा, Microsoft Excel में विश्लेषणात्मक टूल्स और टेम्प्लेट की एक विस्तृत विविधता है जिनका उपयोग सभी पैमानों के व्यवसाय द्वारा प्रोजेक्ट्स को प्रबंधित और रिपोर्ट करने के लिए किया जाता है।
Excel में कई प्रोजेक्ट्स ट्रैक करें
यदि आप एक से अधिक प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, तो Excel आपको कई प्रोजेक्ट्स और उनके संसाधनों को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है ताकि रणनीतिक मील के पत्थर हासिल किए जा सकें। जबकि कई कार्यों को प्रबंधित करना और कई प्रोजेक्ट्स को ट्रैक करना काफी चुनौतीपूर्ण हो सकता है, Excel में कुछ अद्भुत प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टेम्प्लेट हैं जो हमें एक ही Excel स्प्रेडशीट में कई प्रोजेक्ट्स को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित और शेड्यूल करने की अनुमति देते हैं।
इस लेख में, हम बताते हैं कि Multiple Project Tracking Template Excel का उपयोग करके एक ही Excel स्प्रेडशीट में कई प्रोजेक्ट्स को प्रभावी ढंग से योजना और ट्रैक कैसे करें। टेम्प्लेट एक उपयोगकर्ता-अनुकूल इंटरफेस प्रदान करता है और इसमें टास्क जोड़ने के लिए Data Sheets, मल्टीपल प्रोजेक्ट ट्रैकिंग डैशबोर्ड, मल्टीपल प्रोजेक्ट्स ट्रैकिंग Gantt Chart, और प्रोजेक्ट सारांश शामिल हैं। टेम्प्लेट आपको एक ही वर्कबुक में जितने चाहें उतने प्रोजेक्ट्स और टास्क उपयोग करने की अनुमति देता है बिना किसी सीमा के। टेम्प्लेट मुफ्त में उपलब्ध है और Windows 10 पर MS Excel के अधिकांश संस्करणों पर काम करता है।
कई प्रोजेक्ट्स ट्रैक करने के लिए Excel टेम्प्लेट सेटअप करें
यहां से कई प्रोजेक्ट्स ट्रैक करने के लिए मुफ्त Excel टेम्प्लेट डाउनलोड करें और इसे अपने लोकल ड्राइव पर सेव करें। डाउनलोड की गई फाइल पर डबल-क्लिक करें। टेम्प्लेट फाइल Microsoft Excel में स्वचालित रूप से खुलती है।
अब वर्कबुक के नीचे Data Sheet टैब पर क्लिक करें। टेबल से मौजूदा डेटा साफ़ करें ताकि आप अपने प्रोजेक्ट्स और टास्क बना सकें।
Excel टेम्प्लेट में कई प्रोजेक्ट्स जोड़ें
Projects Summary शीट पर जाएं वर्कबुक के नीचे।
Projects नाम के तहत दूसरे कॉलम से कॉलम B रेंज B4 से रेंज B 13 में मौजूदा सैंपल प्रोजेक्ट्स को साफ़ करें।
कॉलम B में रेंज B4 से अपने प्रोजेक्ट टाइटल दर्ज करें। आप जितने चाहें उतने प्रोजेक्ट दर्ज कर सकते हैं।
Project Plan शीट पर क्लिक करें वर्कबुक के नीचे। Project Plan शीट टेम्प्लेट की मुख्य शीट है जो समग्र कार्यों और प्रोजेक्ट मेट्रिक्स और स्टेटस रिपोर्ट दिखाती है। इस शीट में, आप डैशबोर्ड और Gantt Chart पर सभी प्रोजेक्ट्स देख सकते हैं।
शीट के शीर्ष पर All Projects मेनू के बगल में डाउन एरो पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से अपना पहला प्रोजेक्ट चुनें।
अपने पहले प्रोजेक्ट का विवरण दर्ज करें जैसे प्रोजेक्ट नाम, ग्राहक नाम, और प्रोजेक्ट मैनेजर।
एक बार हो जाने पर, शीट के शीर्ष पर All Projects मेनू के बगल में डाउन एरो पर क्लिक करें।
अब ड्रॉप-डाउन मेनू से अपना दूसरा प्रोजेक्ट चुनें ताकि शीट का एक नया संस्करण खुल सके।
अपने दूसरे प्रोजेक्ट का विवरण दर्ज करें जैसे प्रोजेक्ट नाम, ग्राहक नाम, और प्रोजेक्ट मैनेजर।
एक बार हो जाने पर, आप ऊपर दिए गए चरणों को दोहराकर जितने चाहें उतने नए प्रोजेक्ट्स और उनके विवरण जोड़ते रह सकते हैं।
Data Sheet में नए टास्क जोड़ें
Data Sheet आपके वर्कबुक में वह शीट है जो आपको चल रही प्रोजेक्ट गतिविधियों और उनके विवरण को व्यवस्थित तरीके से जोड़ने की अनुमति देती है। Data Sheet में ऐसे फील्ड होते हैं जो आपको अपने प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए टास्क दर्ज करने और उनकी संबंधित प्रोजेक्ट गतिविधियों को ट्रैक करने की अनुमति देते हैं। Data Sheet में, आप प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए टास्क जोड़ सकते हैं, किसी विशेष टास्क के लिए एक टीम सदस्य असाइन कर सकते हैं, प्रारंभ तिथि और पूर्ण होने की अपेक्षित तिथि बता सकते हैं। किसी प्रोजेक्ट के तहत नए टास्क जोड़ने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
वर्कबुक के नीचे Data Sheet टैब पर नेविगेट करें।
Project कॉलम के तहत, प्रोजेक्ट टाइटल चुनें।
Task कॉलम में, एक नया टास्क जोड़ें
responsible कॉलम में, उस व्यक्ति का नाम जोड़ें जिसे टास्क असाइन किया गया है
Start Date कॉलम में, वह डेटा असाइन करें जब जिम्मेदार व्यक्ति को टास्क शुरू करना है।
Days Required कॉलम में प्रत्येक टास्क के लिए टीम सदस्य या व्यक्ति द्वारा प्रोजेक्ट गतिविधि को पूरा करने के लिए आवश्यक दिनों की संख्या निर्दिष्ट करें। यह प्रोग्रेस डेटा आपके प्रोजेक्ट की स्थिति को डैशबोर्ड और Gantt में उत्पन्न करेगा।
आप एक अलग कॉलम Progress में दैनिक आधार पर प्रतिशत में टास्क पूर्ण प्रगति को अपडेट कर सकते हैं।
परिवर्तन सहेजें।
Data Sheet में किए गए परिवर्तन Project Plan और Project Summary में दिखाई देंगे।
आप यहां प्रोजेक्ट की समग्र स्थिति देख सकते हैं और प्रोजेक्ट पूर्ण प्रतिशत और लंबित कार्यों के प्रतिशत का चार्ट प्राप्त कर सकते हैं।
बस इतना ही है!
