क्या आप किसी Excel स्प्रेडशीट में किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने का कोई तरीका ढूंढ रहे हैं? ऐसे कई मामले हैं जहां आपको एक से अधिक लोगों को एक फ़ाइल वितरित करनी होती है और यह ट्रैक करना होता है कि क्या परिवर्तन किए गए थे। हो सकता है कि आप यह ट्रैक करना चाहें कि परिवर्तन कब किया गया था, किसने परिवर्तन किया, किस सेल में परिवर्तन हुआ और कौन सा डेटा बदला गया।
एक्सेल में अंतर्निहित ट्रैकिंग विशेषताएं हैं जो उपरोक्त सभी मामलों को संभाल सकती हैं। आप कार्यपत्रक पर सीधे सभी परिवर्तनों की आसानी से समीक्षा कर सकते हैं और आप प्रत्येक परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार भी कर सकते हैं। एक्सेल की ट्रैकिंग सुविधाओं के बारे में याद रखने योग्य कुछ बिंदु हैं:
1. ट्रैकिंग चालू करने का अर्थ यह नहीं है कि आप परिवर्तनों को पूर्ववत करके स्प्रैडशीट को पिछली स्थिति में वापस ला सकते हैं। यह मूल रूप से एक लॉग फ़ाइल है जो सब कुछ रिकॉर्ड करती है और यही वह है। आप मैन्युअल रूप से जा सकते हैं और देख सकते हैं कि कौन सा डेटा हटाया या जोड़ा गया था, लेकिन आपको स्प्रैडशीट में स्वयं परिवर्तन करना होगा।
2. ट्रैकिंग चालू करने का अर्थ यह नहीं है कि आपके द्वारा किया गया प्रत्येक परिवर्तन रिकॉर्ड किया जाएगा। सेल में संग्रहीत किसी भी डेटा को ट्रैक किया जाता है, लेकिन फ़ॉर्मेटिंग जैसे अन्य परिवर्तन नहीं होते हैं। ट्रैक नहीं किए जाने वाले अन्य परिवर्तनों में पंक्तियों और स्तंभों, टिप्पणियों और सेल मानों को छिपाना / छिपाना शामिल है जो एक सूत्र पुनर्गणना के कारण बदल जाते हैं।
3. परिवर्तन इतिहास डिफ़ॉल्ट रूप से केवल 30 दिनों के लिए रखा जाता है। यदि आप किसी Excel कार्यपत्रक में परिवर्तन करते हैं और फिर 45 दिन बाद कार्यपुस्तिका को फिर से खोलते हैं, तो आप कार्यपुस्तिका को बंद करने तक सभी 45 दिनों के लिए परिवर्तन इतिहास देख पाएंगे। जब आप इसे बंद करते हैं, तो 30 दिनों से अधिक पुराना कोई भी परिवर्तन इतिहास चला जाएगा। इसका मतलब है कि अगली बार जब आप इसे खोलेंगे, तो आप वह बदलाव नहीं देख पाएंगे जो आपने 45 दिन पहले किया था।
4. जब भी आप ट्रैकिंग चालू करते हैं, तो कार्यपुस्तिका एक साझा कार्यपुस्तिका बन जाती है। इसका मतलब है कि कई उपयोगकर्ता दस्तावेज़ में बदलाव कर रहे होंगे।
अब जब आप एक्सेल में ट्रैकिंग कैसे काम करते हैं, इसके बारे में कुछ बुनियादी बातें जानते हैं, तो आइए बात करते हैं कि इसे कैसे सक्षम करें, सेटिंग्स बदलें और परिवर्तनों का ट्रैक रखें!
ट्रैकिंग सक्षम करना
आइए आगे बढ़ते हैं और पहले ट्रैकिंग चालू करते हैं। एक्सेल खोलें और समीक्षा . पर क्लिक करें रिबन पर टैब। सबसे दाईं ओर, आपको परिवर्तन ट्रैक करें . नामक एक विकल्प दिखाई देगा परिवर्तन . के अंतर्गत अनुभाग।
बटन पर क्लिक करें और परिवर्तनों को हाइलाइट करें चुनें . आपको एक डायलॉग बॉक्स मिलेगा जहां अब आपको विकल्प को चेक करना होगा “संपादन करते समय परिवर्तनों को ट्रैक करें। यह आपकी कार्यपुस्तिका को भी साझा करता है” ।
यहां आपके पास कई विकल्प हैं जिनमें कब . शामिल हैं , कौन , और कहां . कब . के लिए , सभी यानी हर बदलाव पर प्रकाश डाला जाएगा। आपके पास पिछली बार जब आपने दस्तावेज़ को सहेजा था, किसी विशिष्ट तिथि के बाद से, या उन परिवर्तनों को हाइलाइट करने का विकल्प भी है जिनकी अभी तक समीक्षा नहीं की गई है।
अगर आप जांचते हैं कौन , आप किसी के द्वारा किए गए परिवर्तनों या आपके अलावा सभी द्वारा किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करना चुन सकते हैं। कहां विकल्प आपको केवल स्प्रैडशीट के किसी विशिष्ट भाग के लिए परिवर्तनों को ट्रैक करने की अनुमति देता है। बस दाईं ओर स्थित बटन पर क्लिक करें और उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन पर आप नज़र रखना चाहते हैं।
अंत में, आप स्क्रीन पर परिवर्तनों को हाइलाइट करें को अनचेक कर सकते हैं विकल्प यदि आप नहीं चाहते कि दूसरों को पता चले कि आप परिवर्तनों को ट्रैक कर रहे हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक बार जब आप ट्रैकिंग शुरू कर देते हैं और यह विकल्प चुन लिया जाता है, तो कोई भी बदला हुआ सेल ऊपर बाईं ओर एक छोटा तीर दिखाएगा जो यह दर्शाता है कि इसे बदल दिया गया था।
इसके अलावा, यदि आप किसी परिवर्तित सेल पर क्लिक करते हैं (स्क्रीन पर परिवर्तनों को हाइलाइट करें के साथ) चालू है), आपको एक छोटी पॉपअप विंडो मिलेगी जिसमें दिखाया जाएगा कि मूल्य किस समय से बदला गया था और किस समय बदला गया था। यदि आप स्क्रीन पर हाइलाइट परिवर्तन विकल्प को अचयनित करते हैं, तो वह छोटा काला त्रिभुज दिखाई नहीं देगा।
तो आप क्या कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, बॉक्स को चेक न करके स्क्रीन पर परिवर्तनों को छुपाएं, अपनी फ़ाइल उन सभी को भेजें जिन्हें इसमें परिवर्तन करना है, और जब आप इसे वापस प्राप्त करें, तो बस ट्रैक पर जाएं परिवर्तन और बॉक्स को दोबारा चेक करें।
ट्रैकिंग कॉन्फ़िगर करें
अगला कदम ट्रैकिंग के लिए सेटिंग्स पर एक नज़र डालना और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार समायोजित करना है। ऐसा करने के लिए, कार्यपुस्तिका साझा करें . पर क्लिक करें बटन जो सीधे ट्रैक परिवर्तन . के बाईं ओर है बटन। उन्नत . पर क्लिक करें टैब जब कार्यपुस्तिका साझा करें डायलॉग पॉप अप होता है।
यहां आप परिवर्तन इतिहास को 30 दिनों के अलावा किसी अन्य चीज़ में रखने के लिए दिनों की संख्या बदल सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ाइल सहेजे जाने पर परिवर्तन अपडेट हो जाते हैं, लेकिन आप इसे ऐसा कर सकते हैं ताकि यह हर कुछ मिनटों में स्वचालित रूप से हो जाए। अंत में, आप चुन सकते हैं कि आप संघर्षों से कैसे निपटना चाहते हैं:या तो पूछे जाने पर या फ़ाइल को सहेजते समय अंतिम परिवर्तन को जीतने की अनुमति देकर।
परिवर्तन देखना
एक बार जब आप ट्रैकिंग सक्षम कर लेते हैं और कुछ बदलाव कर लेते हैं, तो आप फिर से परिवर्तन ट्रैक करें बटन पर क्लिक कर सकते हैं, हाइलाइट परिवर्तन पर क्लिक कर सकते हैं और आप देखेंगे कि एक नई शीट पर सूची बदल जाती है बॉक्स अब धूसर नहीं है।
इसे चेक करें और OK पर क्लिक करें। इतिहास . नामक एक नई कार्यपत्रक जोड़ा जाएगा जो आपको उस कार्यपुस्तिका में किए गए सभी परिवर्तनों को देखने देगा।
किसी बिंदु पर आपको परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने की आवश्यकता होगी। आप सभी परिवर्तनों की समीक्षा कर सकते हैं और फिर चुन सकते हैं कि आप किसे रखना या छोड़ना चाहते हैं।
बस परिवर्तन ट्रैक करें . पर क्लिक करें फिर से चुनें और परिवर्तनों को स्वीकार/अस्वीकार करें . चुनें . यह चुनने के लिए विकल्पों का चयन करें कि आप किन परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करना चाहते हैं। यदि आप सभी परिवर्तनों की समीक्षा करना चाहते हैं, तो बस कब . छोड़ दें चेक किया गया है और सुनिश्चित करें कि यह समीक्षा नहीं . पर सेट है ।
ठीक क्लिक करें और एक्सेल आपको किए गए प्रत्येक परिवर्तन को दिखाना शुरू कर देगा और आपको स्वीकार करें का विकल्प देगा। या अस्वीकार करें . आप सभी को स्वीकार . भी कर सकते हैं या सभी को अस्वीकार करें अगर आप चाहें तो बदल सकते हैं।
यदि आप किसी परिवर्तन को अस्वीकार करते हैं, तो वह तुरंत उस सेल में मूल रूप से वापस आ जाएगा। यह ध्यान देने योग्य है कि यदि कोई अन्य सेल अस्वीकृत सेल की सामग्री का संदर्भ देता है, तो संदर्भित सेल मान वापस लौटने पर वह मान भी बदल जाएगा। इससे सूत्र टूट सकते हैं, आदि, इसलिए सावधान रहें।
इतना ही! अब आप इस अंतर्निहित सुविधा का उपयोग करके अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में किए गए किसी भी परिवर्तन को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो एक टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लें!