क्या आपको कभी भेजें बटन दबाने के तुरंत बाद "अरे नहीं!" वाला क्षण आया है? मुझे पता है मैं आया हूँ। ईमेल तुरंत प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स के लिए निकल जाएगा और आप कुछ नहीं कर सकते। और चाहे आपने कितनी भी व्याकरण की गलतियाँ देखी हों, उसे वापस लेने का कोई तरीका नहीं है।
सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक प्रभावशाली सुविधाओं की सूची वाला एक ठोस ईमेल क्लाइंट है। यहां-वहां सही बदलाव के साथ, हम भेजें बटन पर क्लिक करने के बाद भी आवश्यक सुधार करने के लिए खुद को थोड़ी गुंजाइश दे सकते हैं।
अपने ईमेल भेजने में देरी करना बेहद महत्वपूर्ण साबित हो सकता है। मान लीजिए आप एक संभावित क्लाइंट के साथ ईमेल का आदान-प्रदान कर रहे हैं जो आपसे पूरी तरह से अलग समय क्षेत्र में रहता है। यह बेहतर होगा कि आपके ईमेल की सूचनाएं उसे सुबह 3 बजे न जगाएं। आप स्मार्ट तरीके से जा सकते हैं और ईमेल को उस समय शेड्यूल कर सकते हैं जब वह व्यक्ति उपलब्ध हो।
इस लेख में, हम कुछ ऐसी विधियों को प्रदर्शित करने जा रहे हैं जो आपको बाद के समय में संदेश भेजने में मदद करेंगी। नीचे आपके पास आउटलुक में एकल ईमेल की भेजने में देरी करने के चरण-दर-चरण निर्देश हैं (विधि 1)। यदि आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले हर ईमेल में देरी करना चाहते हैं, तो सलाह दी जाती है कि एक नियम सेट करें जो पृष्ठभूमि में स्वचालित रूप से चले और भेजने में देरी करे (विधि 2)।
आप जिस भी विधि का पालन करते हैं, अपने संदेशों के स्थगन के साथ अति प्रतिक्रिया न करें। ध्यान रखें कि कुछ आउटलुक संस्करण और ईमेल क्लाइंट ईमेल सूची को क्रमबद्ध करते समय मूल भेजे गए दिनांक का उपयोग करते हैं। इसलिए यदि आप इसे बहुत लंबे समय तक विलंबित करते हैं तो प्राप्तकर्ता आपके ईमेल को मिस कर सकता है। और किसी महत्वपूर्ण चीज़ के लिए नीचे दी गई विधियों में से किसी एक पर भरोसा करने से पहले ठीक से परीक्षण करना याद रखें। आइए शुरू करते हैं।
विधि 1: आउटलुक में किसी संदेश की डिलीवरी में देरी कैसे करें
यदि आपको नहीं लगता कि आप अक्सर संदेशों में देरी करेंगे, तो एकल संदेश में देरी करना बहुत अधिक सुविधाजनक है। निम्नलिखित मार्गदर्शिका आउटलुक 2016, आउटलुक 2013 और आउटलुक 2010 पर काम करेगी। यदि आप आउटलुक 2007 का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रत्येक चरण के तहत नोट पैराग्राफ देखें जहां आउटलुक 2007 के सटीक पथ दिए गए हैं।
अपना ईमेल पूरा करने के तुरंत बाद, भेजें बटन पर क्लिक न करें। इसके बजाय, नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें:
- अपना संदेश लिखने के बाद, विकल्प टैब पर क्लिक करें और डिलीवरी में देरी पर नेविगेट करें।
नोट: आउटलुक 2007 में, विकल्प > अधिक विकल्प पर जाएं और डिलीवरी में देरी पर क्लिक करें। - अब डिलीवरी विकल्प के तहत, इससे पहले डिलीवर न करें चेक बॉक्स को सक्षम करें। फिर, उपयुक्त मान चुनने के लिए दिनांक और समय के ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें।
नोट: आउटलुक 2007 पर, उस मेनू तक पहुंचने के लिए संदेश विकल्प पर क्लिक करें जिसमें आप डिलीवरी की दिनांक और समय का चयन कर सकते हैं। - अब आप सुरक्षित रूप से भेजें पर क्लिक कर सकते हैं। संदेश आपके आउटबॉक्स में तब तक रहेगा जब तक डिलीवरी का समय नहीं पहुंच जाता।
यदि आप अपने संदेश को पहले से निर्धारित तिथि से जल्दी भेजने का निर्णय लेते हैं, तो यहां आपको क्या करना है:
- आउटलुक फ़ोल्डर का विस्तार करें और पहले विलंबित संदेश पर क्लिक करें।
- विकल्प पर जाएं और डिलीवरी में देरी पर क्लिक करें।
नोट: आउटलुक 2007 में, विकल्प > अधिक विकल्प पर जाएं और डिलीवरी में देरी पर क्लिक करें। - इससे पहले डिलीवर न करें के आगे वाले बॉक्स को अनचेक करें।
- सेटिंग विंडो बंद करें और भेजें दबाएं।
विधि 2: एक नियम के साथ सभी ईमेल संदेशों में देरी करना
यदि आप भेजें बटन दबाने के बाद खुद को कुछ गुंजाइश देना चाहते हैं, तो यह विधि आपकी समस्या हल कर देगी। आप आउटलुक में एक नियम लागू करके कुछ मिनटों के लिए अपने सभी ईमेल संदेशों की भेजने में देरी कर सकते हैं। हालांकि, आप उन्हें 120 मिनट से अधिक स्थगित नहीं कर सकते, लेकिन मुझे लगता है कि यह पर्याप्त से अधिक है। यहां आपको क्या करना है:
- मुख्य आउटलुक विंडो पर रहते हुए, फाइल टैब पर क्लिक करें।
नोट: आउटलुक 2007 में, उपकरण मेनू खोलें फिर नियम और अलर्ट पर क्लिक करें। - फिर, नियम और अलर्ट प्रबंधित करें ढूंढें और क्लिक करें।
- इसके तुरंत बाद, आपको एक नियम और अलर्ट डायलॉग बॉक्स दिखाई देना चाहिए। इसे विस्तारित करने के लिए ईमेल नियम टैब पर क्लिक करें।
- नया नियम पर क्लिक करें।
- जब आपको नियम डायलॉग बॉक्स दिखाई दे, तो मैं जो संदेश भेजता हूं उन पर नियम लागू करें पर क्लिक करें (एक खाली नियम से शुरू करें के तहत)। आगे बढ़ने के लिए अगला दबाएं।
- अब आपको उन शर्तों की एक सूची दिखाई देगी जिन्हें आप लागू कर सकते हैं। यदि आप चाहते हैं कि नियम आपके द्वारा भेजे जाने वाले सभी ईमेल संदेशों पर लागू हो, तो किसी भी शर्त का चयन न करें और अगला पर क्लिक करें।
- अगले पुष्टिकरण विंडो पर हां पर क्लिक करना होगा।
- अब अगली क्रिया सूची से, कुछ मिनटों तक डिलीवरी स्थगित करें के आगे वाले बॉक्स को चेक करें। अगला, चरण में "कुछ" लिंक पर क्लिक करें और उन मिनटों की संख्या दर्ज करें जिनसे आप अपने सभी ईमेल संदेशों की डिलीवरी में देरी करना चाहते हैं। आप मानों को मैन्युअल रूप से डाल सकते हैं या मान को समायोजित करने के लिए ऊपर और नीचे तीर का उपयोग कर सकते हैं। जब आप पूरा कर लें तो ओके दबाएं।
- जब आप अपने द्वारा बनाए गए नियम से संतुष्ट हों, तो अगला बटन दबाएं।
- आपको अपवाद नियमों का एक और बैच प्रस्तुत किया जाएगा। फिर से, यदि आप चाहते हैं कि नियम सभी ईमेल पर लागू हो, तो किसी भी बॉक्स को चेक किए बिना अगला दबाएं।
- अब अंतिम नियम विज़ार्ड स्क्रीन पर, नव निर्मित नियम के लिए एक नाम दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि इस नियम को चालू करें के आगे वाला बॉक्स सक्षम है और समाप्त दबाएं।
- आप नियम और अलर्ट विंडो पर वापस जा सकते हैं और ईमेल नियम पर क्लिक करें। पुष्टि करें कि आपके द्वारा पहले बनाया गया नियम मौजूद है यह सुनिश्चित करके कि उसके आगे वाला बॉक्स चेक किया गया है। प्रक्रिया समाप्त करने के लिए लागू करें दबाएं।
नोट: ध्यान रखें कि पहले कॉन्फ़िगर किया गया नियम लागू नहीं होगा यदि आउटलुक बंद है। इसे ध्यान में रखते हुए, यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके ईमेल देरी अवधि के बाद वितरित किए जाएं, तो आउटलुक को खुला छोड़ना सुनिश्चित करें।
समापन
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने किस विधि का उपयोग किया, किसी महत्वपूर्ण चीज़ के लिए इस पर भरोसा करने से पहले इसे ठीक से परीक्षण करना न भूलें। यह जांचना महत्वपूर्ण है कि आपका ईमेल सेवा प्रदाता मूल रूप से भेजें पर क्लिक किए गए समय का उपयोग करता है या उस समय का जब आउटलुक देरी के बाद वास्तव में संदेश भेजता है।
जबकि आपका ध्यान है, आपको पता होना चाहिए कि कई ऐड-इन हैं जो ईमेल संदेशों में देरी करने में आपकी मदद करेंगे। सेंडलेटर, ईमेल शेड्यूलर और सेटडिलीवरीटाइम सभी अच्छे, मुफ्त विकल्प हैं। लेकिन यदि आप अधिक अनुकूलन विकल्पों तक पहुंच नहीं चाहते हैं, तो आउटलुक में ईमेल में देरी करने के मूल तरीके पर्याप्त से अधिक होने चाहिए।
