यदि आप कार्यस्थल पर मैक का उपयोग करते हैं, तो आप संभवतः अपने ईमेल संचार के लिए मेल ऐप का उपयोग करते हैं। यह अंतर्निहित macOS उपयोगिता लचीली सुविधाएँ प्रदान करती है जो इसे पेशेवरों के लिए एक उपयोगी उपकरण बनाती हैं।
शायद आपके पास इन सुविधाओं का पता लगाने का समय नहीं था या शायद आप एक नए मैक उपयोगकर्ता हैं। किसी भी तरह, मैक पर मेल के लिए पेशेवर उत्पादकता टिप्स की यह सूची आपको सफलता के लिए ऐप सेट अप करने में मदद कर सकती है।
1. अपने बॉस या क्लाइंट के लिए VIPs का उपयोग करें
मेल की VIP सुविधा (मैक के साथ-साथ iOS पर भी उपलब्ध) आपको अपने सबसे महत्वपूर्ण संपर्कों से ईमेल को आसानी से पहचानने का एक शानदार तरीका देती है। अपने समर्पित मेलबॉक्स के कारण, यह यह सुनिश्चित करने का एक सुविधाजनक तरीका है कि आप हमेशा अपने बॉस या क्लाइंट के मैसेज को जल्दी से देखें।
आप अपने VIP सेट अप कर सकते हैं और फिर उन्हें कस्टम नोटिफिकेशन साउंड दे सकते हैं। इस तरह, आप जानते हैं कि एक आने वाला ईमेल VIP से है, भले ही आपकी नजरें आपकी स्क्रीन के अलावा कहीं और हों।
मेल में VIP सेट अप करें
किसी संपर्क या ईमेल सेंडर को VIP के रूप में नामित करना कुछ क्लिक जितना सरल है:
- मेल ऐप में उस सेंडर का एक ईमेल चुनें जिसे आप VIP बनाना चाहते हैं।
- ईमेल हेडर में उनके नाम पर क्लिक करें।
- शॉर्टकट मेनू से Add to VIPs चुनें।
एक बार जब आप ऐसा करते हैं, तो आप तुरंत कुछ बदलाव देखेंगे। पहला, ईमेल हेडर में व्यक्ति के नाम के आगे अब एक स्टार होगा। दूसरा, उनका नाम और ईमेल आपके VIPs मेलबॉक्स में दिखाई देंगे।
कस्टम VIP नोटिफिकेशन सेट अप करें
हालांकि यह भाग वैकल्पिक है, यह काफी उपयोगी हो सकता है। आप VIP सूची में शामिल लोगों से आने वाले ईमेल के लिए एक कस्टम नोटिफिकेशन साउंड सेट अप कर सकते हैं इन चरणों का पालन करके:
- Mail > Preferences पर अपने मेनू बार से क्लिक करें और Rules टैब पर जाएं।
- Add Rule पर क्लिक करें।
- अपने नियम को एक नाम दें और If [any/all] of the following conditions are met को any पर सेट छोड़ दें।
- शर्त के लिए, Sender is VIP चुनें।
- क्रिया के लिए, Play Sound चुनें। फिर दाईं ओर बॉक्स में उपयोग करने के लिए ध्वनि चुनें।
- OK पर क्लिक करें। बाद के बॉक्स में यह पूछे जाने पर कि क्या आप अपने इनबॉक्स में मैसेज पर नियम लागू करना चाहते हैं, आप Don't Apply चुन सकते हैं।
अब, जब आपका सिर किसी दस्तावेज़ की समीक्षा में झुका हुआ है, तो आप केवल ध्वनि से जान जाएंगे कि VIP ईमेल कब आता है।
2. टीमों या कर्मचारियों के लिए ईमेल ग्रुप बनाएं
यदि आप दैनिक आधार पर किसी प्रोजेक्ट टीम के साथ काम करते हैं या अपने कर्मचारियों को अक्सर ईमेल करते हैं, तो उन संपर्कों के लिए एक ग्रुप का उपयोग करना उन सभी को एक साथ ईमेल करना आसान बनाता है। जबकि आपको अपना ग्रुप बनाने के लिए Contacts ऐप का उपयोग करना होगा, आप फिर उन्हें ईमेल भेजने के लिए मेल ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
अपना ग्रुप बनाएं
शुरू करने के लिए, अपने मैक पर Contacts ऐप खोलें। आपके पास फिर अपना ग्रुप बनाने के कुछ त्वरित तरीके हैं:
- मेनू बार से File > New Group पर क्लिक करें या अपने कॉन्टैक्ट कैटेगरी जैसे iCloud या Gmail के बगल में दिखाई देने वाले प्लस साइन पर क्लिक करें। नए ग्रुप को नाम दें और Return दबाएं। फिर आप उनके विभिन्न स्थानों से कॉन्टैक्ट्स को उस नए ग्रुप में खींच सकते हैं।
- उन सभी कॉन्टैक्ट्स को चुनें जिन्हें आप ग्रुप में चाहते हैं। आप पहले पर क्लिक कर सकते हैं, फिर प्रत्येक अतिरिक्त पर Command दबाए रखें और क्लिक करें। फिर मेनू बार में File > New Group from Selection चुनें और अपने ग्रुप को नाम दें।
ग्रुप ईमेल बनाएं
एक बार जब आपके पास Contacts ऐप में आपका ग्रुप सेट हो जाता है, तो उन्हें ईमेल संबोधित करना आसान होता है। साथ ही, आप इसे या तो Contacts या Mail ऐप में कर सकते हैं।
Contacts ऐप में, ईमेल ग्रुप पर राइट-क्लिक करें और Send Email to [group name] चुनें। मेल ऐप में नया मैसेज विंडो तब उस ग्रुप के साथ To फील्ड में खुलेगा।
Mail ऐप में, To फील्ड में अपने ग्रुप का नाम टाइप करना शुरू करें। जब ग्रुप सुझावों की सूची में प्रदर्शित हो, तो उस पर क्लिक करें।
आप उस ग्रुप ईमेल को बनाने के बारे में जैसे भी जाते हैं, यह टिप कई व्यक्तियों को एक साथ ईमेल करना सुविधाजनक बनाती है, खासकर यदि आप अक्सर उन्हीं लोगों को मैसेज भेजते हैं।
3. प्रोजेक्ट ईमेल के लिए मेल नियम सेट अप करें
यदि आपने ऊपर उल्लेखित अनुसार अपने VIP के लिए कस्टम नोटिफिकेशन साउंड सेट अप किया है, तो आप पहले से ही मेल ऐप में नियमों का उपयोग करने में तल्लीन हो चुके हैं। लेकिन आप उन मेल नियमों से अपने ईमेल के लिए केवल नोटिफिकेशन साउंड सेट करने से कहीं अधिक कर सकते हैं।
किसी प्रोजेक्ट, या यहां तक कि किसी विशेष विषय से संबंधित ईमेल के लिए मेल नियम सेट अप करके, आप ऐप को स्वचालित रूप से कार्य करने के लिए बना सकते हैं। यह समान मैसेज को एक साथ रखकर या ईमेल को एक विशेष तरीके से चिह्नित करके उन्हें जल्दी पहचानने के लिए अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है।
ईमेल को फोल्डर में ले जाएं
इस पहले उदाहरण के लिए, हम प्रोजेक्ट X के सभी ईमेल को प्रोजेक्ट X मेलबॉक्स में ले जाएंगे। इसमें "Project X" वाक्यांश वाले सब्जेक्ट वाले मैसेज के साथ-साथ प्रोजेक्ट X ग्रुप टीम के सदस्यों के मैसेज शामिल होंगे।
- Mail > Preferences पर अपने मेनू बार से क्लिक करें और Rules टैब पर जाएं।
- Add Rule पर क्लिक करें।
- अपने नियम को एक नाम दें। हमारे उदाहरण के लिए, हम इसे Project X Emails कहेंगे।
- If [any/all] of the following conditions are met को any पर सेट छोड़ दें ताकि यह आपके द्वारा सेट की गई किसी भी शर्त को पकड़ ले।
- शर्त के लिए, पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में Subject चुनें, दूसरे में contains, और टेक्स्ट बॉक्स में "Project X" टाइप करें।
- दाईं ओर प्लस साइन पर क्लिक करके एक और शर्त जोड़ें।
- अगली शर्त के लिए, पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में Sender is member of group चुनें और दूसरे में Project X Group (हमने पहले जो ग्रुप बनाया था)।
- क्रिया के लिए, पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में Move Message चुनें और दूसरे में Project X।
- OK पर क्लिक करें, फिर Don't Apply या Apply चुनकर तय करें कि आप नए नियम को अपने इनबॉक्स पर लागू करना चाहते हैं या नहीं।
ईमेल को रंग या फ्लैग से चिह्नित करें
शायद आप ईमेल को किसी विशेष फोल्डर में नहीं ले जाना चाहते, बल्कि उन्हें अपने इनबॉक्स में जल्दी पहचानना पसंद करेंगे। इसे प्राप्त करने के लिए, आप मेल नियमों के साथ रंगों, फ्लैग, या दोनों का उपयोग कर सकते हैं।
ऊपर हमारे प्रोजेक्ट X उदाहरण का उपयोग करते हुए, अपनी शर्तें सेट अप करने के लिए चरण एक से सात तक का पालन करें। जब आप चरण आठ पर क्रिया के लिए पहुंचें, तो निम्न में से एक या दोनों चुनें:
- रंग सेट करें: पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में Set Color चुनें, अगले में Background या Text चुनें, और फिर तीसरे में एक रंग चुनें।
- फ्लैग के रूप में चिह्नित करें: पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में Mark as Flagged चुनें और अगले में फ्लैग रंग चुनें।
OK पर क्लिक करके और क्या आप अपने इनबॉक्स पर नियम लागू करना चाहते हैं या नहीं, अंतिम चरण के साथ जारी रखें।
इस प्रकार के नियम सेट अप के साथ, आप मैसेज को स्वचालित रूप से ले जा सकते हैं या अपने इनबॉक्स में एक नज़र में उन प्रोजेक्ट ईमेल को पहचान सकते हैं।
4. अनुत्तरित ईमेल के लिए स्मार्ट मेलबॉक्स बनाएं
मेल ऐप में स्मार्ट मेलबॉक्स, एक मायने में, नियमों की तरह हैं। आप आने वाले ईमेल पर लागू होने वाली शर्तें जोड़ते हैं, लेकिन मैसेज को ले जाने, चिह्नित करने, या ध्वनि बजाने के बजाय, स्मार्ट मेलबॉक्स उन ईमेल को रखते हैं।
ईमेल अपने मूल इनबॉक्स में रहते हैं, इसलिए वे उस विशेष ईमेल अकाउंट को वास्तव में नहीं छोड़ते। हालांकि, वे स्मार्ट मेलबॉक्स क्षेत्र में अपने स्वयं के मेलबॉक्स में भी प्रदर्शित होते हैं।
जैसे ही आप उन शर्तों को देखते हैं जिन्हें आप स्मार्ट मेलबॉक्स पर लागू कर सकते हैं, आपको संभवतः ऐसे शर्तें मिलेंगी जो आपके लिए उपयोगी होंगी। लेकिन एक उत्कृष्ट उदाहरण आपके अनुत्तरित ईमेल के लिए एक मेलबॉक्स है। यदि आप हर दिन बहुत सारे ईमेल प्राप्त करते हैं जिनके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो आप उन्हें एक स्मार्ट मेलबॉक्स के साथ एक ही स्थान पर देख सकते हैं।
इसे सेट अप करने के लिए:
- मेनू बार से Mailbox > New Smart Mailbox पर क्लिक करें और अपने मेलबॉक्स को एक नाम दें।
- Contains messages that match [any/all] of the following conditions में, all चुनें। (यह आपके लिए अलग हो सकता है यदि आप स्मार्ट मेलबॉक्स का अलग तरीके से उपयोग करते हैं।)
- शर्त के लिए, ड्रॉपडाउन बॉक्स में Message was not replied to चुनें।
- दाईं ओर प्लस साइन पर क्लिक करके एक और शर्त जोड़ें।
- अगली शर्त के लिए, पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में Date received चुनें और फिर दूसरे में is today चुनें। (आप अपनी पसंद के अनुसार कल, इस सप्ताह, या पिछले सप्ताह जैसे विकल्प भी चुन सकते हैं।)
- OK पर क्लिक करें।
इस स्मार्ट मेलबॉक्स सेटअप के साथ, आप प्रत्येक दिन के अंत में इसके माध्यम से देख सकते हैं कि आपने किन ईमेल का जवाब नहीं दिया, ताकि आप कभी भी प्रतिक्रिया देने का अवसर न चूकें।
मैक मेल के साथ अधिक करें
मैक पर मेल ऐप के लिए ये उत्पादकता टिप्स केवल इसका अधिक कुशलता से उपयोग करने के तरीकों की शुरुआत हैं। आप मेल को समग्र रूप से बेहतर डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट बनाने के कुछ तरीकों पर भी नज़र डाल सकते हैं।
लेकिन यदि आप अभी भी आश्वस्त नहीं हैं और अन्य ईमेल विकल्प देखना चाहते हैं, तो देखें कि आपको अपने मैक और iOS मेल के प्रबंधन के लिए स्पार्क का उपयोग क्यों करना चाहिए।
