यदि आप कार्यस्थल में मैक का उपयोग करते हैं, तो आप अपने ईमेल संचार के लिए मेल ऐप का उपयोग करने की संभावना रखते हैं। यह अंतर्निहित macOS उपयोगिता लचीली सुविधाएँ प्रदान करती है जो इसे पेशेवरों के लिए एक उपयोगी उपकरण बनाती है।
हो सकता है कि आपके पास इन सुविधाओं का पता लगाने का समय न हो या शायद आप एक नए मैक उपयोगकर्ता हों। किसी भी तरह, मैक पर मेल के लिए पेशेवर उत्पादकता युक्तियों की यह सूची आपको सफलता के लिए ऐप सेट करने में मदद कर सकती है।
1. अपने बॉस या क्लाइंट के लिए VIP का उपयोग करें
मेल की वीआईपी सुविधा (मैक के साथ-साथ आईओएस पर भी उपलब्ध) आपको अपने सबसे महत्वपूर्ण संपर्कों से ईमेल को आसानी से ढूंढने का एक शानदार तरीका प्रदान करती है। अपने समर्पित मेलबॉक्स के कारण, यह सुनिश्चित करने का एक सुविधाजनक तरीका है कि आप हमेशा अपने बॉस या क्लाइंट के संदेशों को तुरंत देखें।
आप अपने वीआईपी सेट अप कर सकते हैं और फिर उन्हें कस्टम अधिसूचना ध्वनियां दे सकते हैं। इस तरह, आप जानते हैं कि एक आने वाली ईमेल एक वीआईपी से है, भले ही आपकी आंखें आपकी स्क्रीन के अलावा कहीं और हों।
मेल में VIP सेट करें
किसी संपर्क या ईमेल भेजने वाले को वीआईपी के रूप में नामित करना कुछ ही क्लिकों जितना आसान है:
- उस प्रेषक से मेल ऐप में एक ईमेल चुनें जिसे आप वीआईपी बनाना चाहते हैं।
- उनके नाम पर क्लिक करें ईमेल हेडर में।
- चुनें वीआईपी में जोड़ें शॉर्टकट मेनू से।
एक बार ऐसा करने के बाद, आप देखेंगे कि कुछ परिवर्तन तुरंत होते हैं। पहले, ईमेल हेडर में व्यक्ति के नाम के आगे अब एक तारा होगा। दूसरा, उनके नाम और ईमेल आपके वीआईपी . में दिखाई देंगे मेलबॉक्स।
कस्टम VIP सूचना सेट करें
जबकि यह हिस्सा वैकल्पिक है, यह काफी आसान हो सकता है। आप इन चरणों का पालन करके अपनी वीआईपी सूची के ईमेल से आने वाले ईमेल के लिए एक कस्टम सूचना ध्वनि सेट कर सकते हैं:
- मेल पर क्लिक करें> प्राथमिकताएं अपने मेनू बार से और नियम . पर जाएं टैब।
- नियम जोड़ें क्लिक करें .
- अपने नियम को नाम दें और यदि [कोई/सभी] निम्नलिखित शर्तों को पूरा करते हैं . को छोड़ दें कोई भी . पर सेट करें .
- शर्त के लिए, चुनें प्रेषक वीआईपी है .
- कार्रवाई के लिए, ध्वनि चलाएं चुनें . फिर दाईं ओर दिए गए बॉक्स में उस ध्वनि का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
- ठीकक्लिक करें . अगले बॉक्स में यह पूछते हुए कि क्या आप अपने इनबॉक्स में संदेशों पर नियम लागू करना चाहते हैं, आप लागू न करें चुन सकते हैं .
अब, जब आपका दिमाग किसी दस्तावेज़ की समीक्षा कर रहा होता है, तो आपको पता चल जाएगा कि कब कोई VIP ईमेल केवल ध्वनि से आता है।
2. टीमों या कर्मचारियों के लिए ईमेल समूह बनाएं
यदि आप प्रतिदिन किसी प्रोजेक्ट टीम के साथ काम करते हैं या अपने कर्मचारियों को बार-बार ईमेल करते हैं, तो उन संपर्कों के लिए एक समूह का उपयोग करने से उन सभी को एक साथ ईमेल करना आसान हो जाता है। जब आपको अपना समूह बनाने के लिए संपर्क ऐप का उपयोग करना होगा, तब आप उन्हें अपने ईमेल भेजने के लिए मेल ऐप का उपयोग कर सकते हैं।
अपना समूह बनाएं
शुरू करने के लिए, अपने मैक पर संपर्क ऐप खोलें। फिर आपके पास अपना समूह बनाने के कुछ त्वरित तरीके हैं:
- फ़ाइलक्लिक करें> नया समूह मेनू बार से या प्लस चिह्न . पर क्लिक करें जो आपकी किसी संपर्क श्रेणी जैसे iCloud या Gmail के आगे दिखाई देता है। नए समूह को नाम दें और वापसी hit दबाएं . फिर आप संपर्कों को उनके विभिन्न स्थानों से उस नए समूह में खींच सकते हैं।
- समूह में अपने इच्छित सभी संपर्कों का चयन करें। आप पहले क्लिक कर सकते हैं, फिर कमांड करें और क्लिक करें . को दबाए रखें प्रत्येक अतिरिक्त। फिर फ़ाइल . चुनें> चयन से नया समूह मेनू बार में और अपने समूह को नाम दें।
ग्रुप ईमेल बनाएं
एक बार जब आप अपने समूह को संपर्क ऐप में सेट कर लेते हैं, तो उन्हें एक ईमेल संबोधित करना एक हवा है। साथ ही, आप इसे संपर्क या मेल ऐप में भी कर सकते हैं।
संपर्कों . में ऐप, ईमेल समूह पर राइट-क्लिक करें और [समूह का नाम] को ईमेल भेजें pick चुनें . मेल ऐप में नई संदेश विंडो तब उस समूह के साथ प्रति . में खुलेगी फ़ील्ड.
मेल . में ऐप, T . में अपने समूह का नाम लिखना प्रारंभ करें ओ क्षेत्र। जब समूह सुझावों की सूची में प्रदर्शित हो, तो उस पर क्लिक करें।
आप जिस भी तरीके से उस समूह ईमेल को बनाते हैं, यह युक्ति एक साथ कई व्यक्तियों को ईमेल करना सुविधाजनक बनाती है, खासकर यदि आप उन्हीं लोगों को अक्सर संदेश भेजते हैं।
3. प्रोजेक्ट ईमेल के लिए मेल नियम सेट करें
यदि आप ऊपर बताए अनुसार अपने वीआईपी के लिए कस्टम नोटिफिकेशन साउंड सेट करते हैं, तो आप मेल ऐप में नियमों का उपयोग करने में पहले ही तल्लीन हो चुके हैं। लेकिन आप अपने ईमेल के लिए उन मेल नियमों के साथ अधिसूचना ध्वनियां सेट करने के अलावा और भी बहुत कुछ कर सकते हैं।
किसी प्रोजेक्ट, या यहां तक कि किसी विशेष विषय से संबंधित ईमेल के लिए मेल नियम सेट करके, आप ऐप को स्वचालित रूप से कार्रवाई करने के लिए कह सकते हैं। मिलते-जुलते संदेशों को एक साथ रखकर या ईमेल को किसी खास तरीके से चिह्नित करके उन्हें शीघ्रता से पहचानने के लिए अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने का यह एक शानदार तरीका है।
ईमेल को किसी फ़ोल्डर में ले जाएं
इस पहले उदाहरण के लिए, हम प्रोजेक्ट X के सभी ईमेल को प्रोजेक्ट X मेलबॉक्स में स्थानांतरित करेंगे। इसमें विषय में "प्रोजेक्ट एक्स" वाक्यांश के साथ-साथ प्रोजेक्ट एक्स समूह टीम के सदस्यों के संदेश भी शामिल होंगे।
- मेल पर क्लिक करें> प्राथमिकताएं अपने मेनू बार से और नियम . पर जाएं टैब।
- नियम जोड़ें क्लिक करें .
- अपने नियम को एक नाम दें। हमारे उदाहरण के लिए, हम इसे Project X ईमेल . कहेंगे .
- छोड़ दें यदि [कोई/सभी] निम्न में से शर्तें पूरी होती हैं किसी भी . पर सेट करें ताकि यह आपके द्वारा सेट की गई किसी भी शर्त को कैप्चर कर सके।
- शर्त के लिए, विषय चुनें पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में, शामिल है दूसरे में, और टेक्स्ट बॉक्स में "Project X" टाइप करें।
- धन चिह्न पर क्लिक करें एक और शर्त जोड़ने का अधिकार।
- अगली शर्त के लिए, प्रेषक समूह का सदस्य है select चुनें पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में और प्रोजेक्ट X समूह . में (जिस समूह को हमने पहले बनाया था) दूसरे में।
- कार्रवाई के लिए, संदेश ले जाएं select चुनें पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में और प्रोजेक्ट X . में दूसरे में।
- ठीकक्लिक करें , फिर लागू न करें चुनकर तय करें कि क्या आप चाहते हैं कि नया नियम आपके इनबॉक्स पर लागू हो या लागू करें .
ईमेल को रंग या ध्वज से चिह्नित करें
हो सकता है कि आप ईमेल को किसी विशेष फ़ोल्डर में नहीं ले जाना चाहते हों, बल्कि आप उन्हें अपने इनबॉक्स में शीघ्रता से देख सकेंगे। इसे प्राप्त करने के लिए, आप मेल नियमों के साथ रंगों, झंडों या दोनों का उपयोग कर सकते हैं।
ऊपर दिए गए हमारे प्रोजेक्ट X उदाहरण का उपयोग करते हुए, अपनी शर्तों को सेट करने के लिए चरण एक से सात का पालन करें। जब आप कार्रवाई के लिए चरण आठ पर पहुंचें, तो निम्न में से एक या दोनों का चयन करें:
- रंग सेट करें :पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में रंग सेट करें pick चुनें , अगले में पृष्ठभूमि . चुनें या पाठ , और फिर एक रंग . चुनें तीसरे में।
- चिह्नित के रूप में चिह्नित करें :पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में चिह्नित करें के रूप में चिह्नित करें . चुनें और अगले में ध्वज रंग . चुनें .
ठीक . क्लिक करके अंतिम चरण जारी रखें और आप नियम को अपने इनबॉक्स में लागू करना चाहते हैं या नहीं।
इस प्रकार के नियम सेट अप के साथ, आप संदेशों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित कर सकते हैं या उन प्रोजेक्ट ईमेल को अपने इनबॉक्स में एक नज़र में देख सकते हैं।
4. अनुत्तरित ईमेल के लिए स्मार्ट मेलबॉक्स बनाएं
मेल ऐप में स्मार्ट मेलबॉक्स एक तरह से नियमों की तरह हैं। आप आने वाली ईमेल पर लागू होने वाली शर्तें जोड़ते हैं, लेकिन ध्वनि को स्थानांतरित करने, चिह्नित करने या चलाने के बजाय, स्मार्ट मेलबॉक्स उन ईमेल को धारण करते हैं।
ईमेल अपने मूल इनबॉक्स में रहते हैं, इसलिए वे वास्तव में उस विशेष ईमेल खाते को नहीं छोड़ते हैं। हालांकि, वे स्मार्ट मेलबॉक्स क्षेत्र में अपने मेलबॉक्स में भी प्रदर्शित होते हैं।
जैसा कि आप उन शर्तों को देखते हैं जिन्हें आप स्मार्ट मेलबॉक्स पर लागू कर सकते हैं, आपको संभवतः वे मिलेंगे जो आपके लिए उपयोगी होंगे। लेकिन एक उत्कृष्ट उदाहरण आपके अनुत्तरित ईमेल के लिए मेलबॉक्स है। यदि आपको प्रतिदिन ऐसे ढेरों ईमेल प्राप्त होते हैं जिनके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो आप स्मार्ट मेलबॉक्स के साथ उन सभी को एक ही स्थान पर देख सकते हैं।
इसे सेट करने के लिए:
- मेलबॉक्स क्लिक करें> नया स्मार्ट मेलबॉक्स मेनू बार से और अपने मेलबॉक्स को एक नाम दें।
- इसमें वे संदेश शामिल हैं जो निम्नलिखित शर्तों में से [किसी भी/सभी] से मेल खाते हैं , सभी pick चुनें . (यदि आप स्मार्ट मेलबॉक्स का अलग तरह से उपयोग करते हैं तो यह आपके लिए अलग हो सकता है।)
- शर्त के लिए, संदेश का जवाब नहीं दिया गया select चुनें ड्रॉप डाउन बॉक्स में।
- धन चिह्न पर क्लिक करें एक और शर्त जोड़ने का अधिकार।
- अगली शर्त के लिए, प्राप्त तिथि चुनें पहले ड्रॉपडाउन बॉक्स में और फिर आज है select चुनें क्षण में। (आप अपनी पसंद के अनुसार कल, इस सप्ताह या पिछले सप्ताह जैसे विकल्पों में से भी चुन सकते हैं।)
- ठीकक्लिक करें .
इस स्मार्ट मेलबॉक्स सेटअप के साथ, आप प्रत्येक दिन के अंत में यह देखने के लिए देख सकते हैं कि आपने किन ईमेल का जवाब नहीं दिया, इसलिए आप कभी भी जवाब देने का अवसर नहीं छोड़ते।
मैक मेल के साथ और अधिक करें
मैक पर मेल ऐप के लिए ये उत्पादकता युक्तियाँ इसे और अधिक कुशलता से उपयोग करने के तरीकों की शुरुआत हैं। आप मेल को समग्र रूप से एक बेहतर डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट बनाने के कुछ तरीकों पर भी एक नज़र डाल सकते हैं।
लेकिन अगर आप अभी भी आश्वस्त नहीं हैं और अन्य ईमेल विकल्पों को देखना चाहते हैं, तो देखें कि आपको अपने मैक और आईओएस मेल को प्रबंधित करने के लिए स्पार्क का उपयोग क्यों करना चाहिए।