आपको कितनी बार एक ईमेल मिलता है जो आपको आश्चर्यचकित करता है, "मुझे आश्चर्य है कि उन्होंने मुझे यह क्यों भेजा? मुझे इससे क्या करना चाहिए?" एक वयस्क के रूप में, यह जानना एक आवश्यक कौशल है कि पेशेवर ईमेल कैसे लिखें जो समय बचाते हैं और उत्तर प्राप्त करते हैं।
भले ही आप हर दिन कई ईमेल भेजते हैं, हो सकता है कि आप इन संदेशों को लिखने में महान न हों। और संचार के किसी भी रूप की तरह, ईमेल शिष्टाचार समय बीतने के साथ विकसित होता है। आप पेशेवर ईमेल लिखने के कुछ डेटा-समर्थित तरीके सीख सकते हैं, या आसान टेम्प्लेट और नियमों के लिए इन ऐप्स और वेबसाइटों का उपयोग कर सकते हैं।
1. आपका ईमेल बेहतर हो सकता है (वेब):10 सामान्य दोष और सुधार
एक ईमेल में कुछ अनकहे नियम होते हैं और क्या करें और क्या न करें। यह आश्चर्यजनक है कि हम कितनी बार इन नियमों को तोड़ते हैं। आपका ईमेल बेहतर हो सकता है 10 सामान्य दोषों और उन्हें ठीक करने के लिए एक त्वरित मार्गदर्शिका है।
हम अक्सर उन्हें नोटिस नहीं करते हैं, क्योंकि वे आम हैं। उदाहरण के लिए, अस्पष्ट विषय पंक्तियों से बचना, और प्राप्तकर्ता के लिए कॉल टू एक्शन सहित, सामान्य ज्ञान की तरह लगता है। लेकिन अपने इनबॉक्स को देखें और आप पाएंगे कि बहुत सारे ईमेल उन्हें पूरी तरह से छोड़ देते हैं।
10 दोषों में से प्रत्येक में अनुसरण करने के लिए सही प्रोटोकॉल पर एक संक्षिप्त लेखन भी शामिल है। यदि आपको नियमों में से किसी एक का पालन करने के बारे में किसी और को बताना है, तो वेबसाइट में प्रत्येक बिंदु के लिए आसान लिंक हैं। उनका उदाहरण दृष्टिकोण कुछ के लिए थोड़ा आक्रामक या कठोर लग सकता है, इसलिए इसे उस स्वर में बदल दें जिसे आप प्राप्तकर्ता के साथ उपयोग करना चाहते हैं।
2. नेटवर्किंग ईमेल (वेब):करियर ग्रोथ के लिए फ्री टेम्प्लेट
आप किसी ऐसे व्यक्ति से मिलते हैं जो आपकी नौकरी में मदद कर सकता है, ईमेल का आदान-प्रदान कर सकता है, और फिर आपको उनके साथ अनुवर्ती कार्रवाई करनी होगी। पर कैसे? हम में से अधिकांश लोगों को किसी एहसान, नौकरी, या उनके साथ अपने काम से संबंधित कारण को आगे बढ़ाने के लिए सही शब्द खोजने के लिए संघर्ष करना पड़ता है। रिज्यूमे वर्डेड, सबसे अच्छे रिज्यूमे और सीवी साइटों में से एक, ऐसे अवसरों के लिए 50 से अधिक ईमेल टेम्प्लेट का संग्रह एक साथ रखता है।
एक आसान खोज बॉक्स है, या आप ठंडे या गर्म ईमेल नेटवर्किंग टेम्प्लेट जैसे टैग में से एक चुन सकते हैं, परिचय या सलाह मांग सकते हैं, और पुराने संपर्कों के साथ फिर से जुड़ सकते हैं। सूची के माध्यम से ब्राउज़ करें और आपको ऐसे टेम्पलेट मिलेंगे जो विभिन्न उद्देश्यों के लिए विशिष्ट हैं, जैसे गैर-प्रतिक्रियाकर्ता और उत्तरदाता के साथ अनुसरण करने के लिए अलग-अलग टेम्पलेट।
पूरा टेक्स्ट देखने के लिए टेम्पलेट पर क्लिक करें, और इसे अपने ईमेल कंपोजिशन बॉक्स में कॉपी-पेस्ट करें। टेम्प्लेट तर्क की व्याख्या भी करता है और आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ युक्तियों की जानकारी देता है कि इसका प्राप्तकर्ता पर वांछित प्रभाव है।
3. कोल्ड ईमेल टेम्प्लेट (वेब):अजनबियों से संपर्क करने के लिए निःशुल्क टेम्प्लेट
नेटवर्किंग में सबसे कठिन कार्यों में से एक है एक ठंडा ईमेल, यानी किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल भेजना जो आपको नहीं जानता है और उनसे कुछ मांगता है। यह एक एहसान, बिक्री या कुछ और हो सकता है, लेकिन किसी अजनबी से अनुरोध करना डरावना है।
कोल्ड ईमेल टेम्प्लेट कोल्ड ईमेल के लिए 40 निःशुल्क टेम्प्लेट का एक संग्रह है। दूसरों के बीच, सूची में रेफरल के लिए ईमेल, संभावनाओं के साथ फिर से जुड़ना, चीजों को बेचना, संबंध बनाने के गर्म तरीके और सरल और टू-द-पॉइंट संदेश शामिल हैं। संपर्क ऐप Markd संग्रह विकसित किया, जबकि ईमेल विभिन्न स्रोतों जैसे फ्रेशवर्क्स, सूमो, मीडियम पोस्ट आदि से आते हैं।
किसी भी ईमेल का उपयोग करना उतना ही सरल है जितना कि उसे अपने ईमेल क्लाइंट में कॉपी-पेस्ट करना, और उपयुक्त फ़ील्ड भरना या बदलना। याद रखें, ये टेम्प्लेट हैं, इसलिए इन्हें शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करें और जहां संभव हो उन्हें कस्टमाइज़ करें। यदि आप जल्दी में हैं तो वेबसाइट में एक खोज बॉक्स और फ़िल्टर भी हैं।
4. 12 डन-फॉर-यू ईमेल स्क्रिप्ट (ईबुक):दरवाजे खोलने के लिए विस्तृत टेम्पलेट
वेंचर कैपिटलिस्ट और करियर सलाहकार ज़क स्लाइबैक ने अपने वजन से ऊपर मुक्का मारा। उन्होंने उन लोगों के साथ ईमेल का आदान-प्रदान किया जो उन्हें नहीं जानते थे या उन्होंने क्या पेशकश की थी। 50-पृष्ठ की इस संक्षिप्त ईबुक मार्गदर्शिका में, उन्होंने अपनी सबसे अधिक आजमाई हुई और परखी हुई ईमेल स्क्रिप्ट में से 12 को एकत्रित किया है।
Slayback यह कहने वाला पहला व्यक्ति है कि ये जादू के टेम्पलेट नहीं हैं। आपको अंतराल को भरना होगा। लेकिन अन्य टेम्प्लेट के विपरीत, वह बताते हैं कि आपको क्या लिखना है और क्यों। ईमेल के माध्यम से व्यक्तिगत संबंध बनाने और इतना वास्तविक होने पर बहुत ध्यान दिया जाता है कि प्राप्तकर्ता को यह न लगे कि आप किसी स्क्रिप्ट से काम कर रहे हैं।
12 लिपियों में बैठकें स्थापित करना, प्रतिक्रिया प्राप्त करना, परिचय और रेफरल बनाना, और अन्य स्थितियों जैसे विषय शामिल हैं, जिनका आप अपने पेशेवर करियर में सामना कर सकते हैं। ईबुक उन लेखकों के लिए विशेष रूप से सहायक है जो आलोचना की तलाश कर रहे हैं, उन लोगों के शेयर जिनकी वे प्रशंसा करते हैं, या अतिथि ब्लॉगिंग स्पॉट हैं।
मुफ्त ईबुक प्राप्त करने के लिए आपको स्लेबैक के न्यूजलेटर के लिए साइन अप करना होगा। हमेशा की तरह, हम उसके लिए बर्नर या डिस्पोजेबल ईमेल सेवा का उपयोग करने की सलाह देते हैं।
5. छात्रों के लिए ईमेल दिशानिर्देश (वेब):विश्वविद्यालय के लिए आवश्यक शिष्टाचार
यहां तक कि अगर आप उनमें से सर्वश्रेष्ठ के साथ टेक्स्ट और ट्वीट कर सकते हैं, तो पेशेवर ईमेल एक अलग बॉल गेम है। छात्र विशेष रूप से ईमेल के अलिखित नियमों के साथ संघर्ष करते हैं, और प्रोफेसर नाराज हो जाते हैं। शैक्षिक ब्लॉग इनसाइड हायर एड ने माध्यमिक के बाद के छात्रों के लिए आवश्यक दिशानिर्देश एकत्र किए।
यह लेख छात्रों द्वारा की जाने वाली सामान्य गलतियों और उन समस्याओं के बारे में एक अंतर्दृष्टिपूर्ण पठन है जो उन्हें पहली जगह में पैदा करते हैं। लेकिन इससे भी बेहतर क्या है लेख के भीतर के लिंक। इनसाइड हायर एड प्रोफेसरों द्वारा अपने छात्रों के लिए लिखे गए कुछ रत्नों की ओर इशारा करता है:
- अपने प्रोफेसर को ईमेल कैसे करें (AF को परेशान किए बिना) - एक प्रभावी ईमेल के 10 तत्व, और अनुसरण करने के लिए एक सरल टेम्पलेट।
- अपने ईमेल का जवाब देने के लिए एक व्यस्त प्रोफेसर को प्राप्त करने के 5 तरीके - आपके प्रोफेसर द्वारा उत्तर देने से पहले पांच चीजें तलाशी जा रही हैं।
- एक प्रोफेसर को ईमेल कैसे करें - एक संक्षिप्त लेकिन व्याख्यात्मक ईमेल कैसे लिखें, और महत्वपूर्ण रूप से, अनुवर्ती शिष्टाचार।
चाहे आप इन तीनों में से केवल एक को अभ्यास में लाएं, या इनसाइड हायर एड लेख आप पर निर्भर है। लेकिन अगर आप एक छात्र हैं, तो आपको यह समझने के लिए उन सभी को पढ़ना होगा कि एक खराब ईमेल आपको कितना पीछे धकेल सकता है, और उन्हें ठीक करना कितना आसान है।
बेहतर ईमेल लिखने के लिए टूल
उपरोक्त सभी ईमेल विशेषज्ञों के पास कुछ सलाह है जो सुसंगत है। वे सभी सोचते हैं कि आपको ईमेल की वर्तनी-जांच और प्रूफरीड, पठनीयता के लिए पाठ को प्रारूपित करने, संक्षिप्त और संक्षिप्त होने और मूर्खतापूर्ण गलतियों से बचने की आवश्यकता है। खैर, इसमें आपकी मदद करने के लिए ऐप्स हैं।
वर्तनी और व्याकरण के लिए स्वचालित सुझावों से लेकर बीसीसी-एड होने पर उत्तर-सभी बटन से बचने के लिए, इन उपकरणों का उपयोग बेहतर ईमेल लिखने के लिए करें जिन्हें लोग पढ़ेंगे और उनका उत्तर देंगे। इस तरह के छोटे विवरण अक्सर बड़ा प्रभाव डालते हैं।