आपको कितनी बार ऐसा ईमेल मिलता है जो आपको आश्चर्यचकित करता है, "मुझे आश्चर्य है कि उन्होंने मुझे यह क्यों भेजा? मुझे इसके साथ क्या करना चाहिए?" एक वयस्क के रूप में, यह एक आवश्यक कौशल है कि पेशेवर ईमेल कैसे लिखें जो समय बचाएं और जवाब प्राप्त करें।
भले ही आप हर दिन कई ईमेल भेजते हैं, आप इन मैसेज को लिखने में महान नहीं हो सकते। और संचार के किसी भी रूप की तरह, ईमेल शिष्टाचार समय बीतने के साथ विकसित होता है। आप इन डेटा-समर्थित तरीकों से पेशेवर ईमेल लिखना सीख सकते हैं, या आसान टेम्पलेट्स और नियमों के लिए इन ऐप्स और वेबसाइटों का उपयोग कर सकते हैं।
1. Your Email Could Be Better (Web): 10 सामान्य गलतियां और सुधार
एक ईमेल के कुछ अलिखित नियम और क्या करें और क्या न करें होते हैं। यह आश्चर्यजनक है कि हम कितनी बार इन नियमों को तोड़ते हैं। Your Email Could Be Better 10 सामान्य गलतियों और उन्हें कैसे ठीक करें, के लिए एक त्वरित गाइड है।
हम अक्सर उन्हें नोटिस नहीं करते, क्योंकि वे बहुत आम हैं। उदाहरण के लिए, अस्पष्ट सब्जेक्ट लाइनों से बचना, और प्राप्तकर्ता के लिए कॉल टू एक्शन शामिल करना, सामान्य ज्ञान की तरह लगता है। लेकिन अपने इनबॉक्स को देखें और आप पाएंगे कि बहुत सारे ईमेल उन्हें पूरी तरह से छोड़ देते हैं।
10 गलतियों में से प्रत्येक में पालन किए जाने वाले सही प्रोटोकॉल पर एक छोटा लेख शामिल है। यदि आपको किसी और को किसी नियम का पालन करने के बारे में बताने की आवश्यकता है, तो वेबसाइट पर प्रत्येक बिंदु के लिए आसान लिंक हैं। उनका उदाहरण दृष्टिकोण कुछ लोगों को थोड़ा आक्रामक या अशिष्ट लग सकता है, इसलिए इसे उस टोन के अनुसार समायोजित करें जिसे आप प्राप्तकर्ता के साथ उपयोग करना चाहते हैं।
2. Networking Emails (Web): करियर विकास के लिए फ्री टेम्पलेट्स
आप किसी ऐसे व्यक्ति से मिलते हैं जो आपकी नौकरी में मदद कर सकता है, ईमेल का आदान-प्रदान करते हैं, और फिर आपको उनके साथ फॉलो अप करना होता है। लेकिन कैसे? हम में से अधिकांश एक एहसान, नौकरी, या अपने कार्य-संबंधी कारण को उनके साथ आगे बढ़ाने के लिए सही शब्द खोजने के लिए संघर्ष करते हैं। Resume Worded, सर्वश्रेष्ठ रिज्यूमे और CV साइट्स में से एक, ने ऐसे अवसरों के लिए 50 से अधिक ईमेल टेम्पलेट्स का संग्रह रखा है।
एक आसान सर्च बॉक्स है, या आप कोल्ड या वार्म ईमेल नेटवर्किंग टेम्पलेट्स, परिचय या सलाह मांगने, और पुराने कॉन्टैक्ट्स के साथ पुनः जुड़ने जैसे टैग्स में से एक चुन सकते हैं। सूची ब्राउज़ करें और आपको विभिन्न उद्देश्यों के लिए विशिष्ट टेम्पलेट्स मिलेंगे, जैसे नॉन-रिस्पॉन्डर और रिस्पॉन्डर के साथ फॉलो अप करने के लिए अलग टेम्पलेट्स।
पूरा टेक्स्ट देखने के लिए एक टेम्पलेट पर क्लिक करें, और इसे अपने ईमेल कंपोज़िशन बॉक्स में कॉपी-पेस्ट करें। टेम्पलेट तर्क भी समझाता है और आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ टिप्स देता है कि इसका प्राप्तकर्ता पर वांछित प्रभाव पड़े।
3. Cold Email Template (Web): अजनबियों से संपर्क करने के लिए फ्री टेम्पलेट्स
नेटवर्किंग में सबसे कठिन कार्यों में से एक कोल्ड ईमेल भेजना है, यानी किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल करना जो आपको नहीं जानता और उनसे कुछ पूछना। यह एक एहसान, बिक्री, या कुछ और हो सकता है, लेकिन किसी अजनबी से ऐसा अनुरोध करना डरावना होता है।
Cold Email Template कोल्ड ईमेल के लिए 40 फ्री टेम्पलेट्स का संग्रह है। अन्य बातों के अलावा, सूची में रेफरल, संभावनाओं के साथ पुनः जुड़ने, चीजें बेचने, संबंध बनाने के गर्म तरीके, और सरल और सीधे संदेशों के लिए ईमेल शामिल हैं। कॉन्टैक्ट्स ऐप Markd ने संग्रह विकसित किया , जबकि ईमेल Freshworks, Sumo, Medium पोस्ट्स, और इतने पर जैसे विभिन्न स्रोतों से आते हैं।
किसी भी ईमेल का उपयोग करना आपके ईमेल क्लाइंट में कॉपी-पेस्ट करने और उपयुक्त फील्ड भरने या बदलने जितना सरल है। याद रखें, ये टेम्पलेट्स हैं, इसलिए उन्हें प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग करें और जहां संभव हो उन्हें कस्टमाइज़ करें। वेबसाइट पर सर्च बॉक्स और फिल्टर भी हैं यदि आप जल्दी में हैं।
4. 12 Done-For-You Email Scripts (Ebook): दरवाजे खोलने के लिए विस्तृत टेम्पलेट्स
वेंचर कैपिटलिस्ट और करियर सलाहकार Zak Slayback ने अपनी क्षमता से ऊपर प्रदर्शन किया। उन्होंने उन लोगों के साथ ईमेल का आदान-प्रदान किया जो उन्हें या उनके द्वारा प्रदान की जाने वाली चीज़ों को नहीं जानते थे। इस छोटी 50-पृष्ठ की ईबुक गाइड में, उन्होंने अपने 12 सबसे आजमाए हुए और परखे हुए ईमेल स्क्रिप्ट एकत्र किए हैं।
Slayback सबसे पहले यह कहने वाले हैं कि ये जादुई टेम्पलेट्स नहीं हैं। आपको अंतराल भरने होंगे। लेकिन अन्य टेम्पलेट्स के विपरीत, वह बताता है कि आपको क्या लिखना है और क्यों। ईमेल के माध्यम से व्यक्तिगत संबंध बनाने पर बहुत ध्यान केंद्रित किया गया है, और इतना वास्तविक होने पर कि प्राप्तकर्ता यह न सोचे कि आप स्क्रिप्ट से काम कर रहे हैं।
12 स्क्रिप्ट्स मीटिंग सेट अप करने, फीडबैक प्राप्त करने, परिचय और रेफरल बनाने, और अन्य स्थितियों जैसे विषयों को कवर करती हैं जिनका सामना आप अपने पेशेवर करियर में करने की संभावना रखते हैं। ईबुक विशेष रूप से लेखकों के लिए उपयोगी है जो आलोचना, उनके द्वारा प्रशंसित लोगों से शेयर, या गेस्ट ब्लॉगिंग स्पॉट की तलाश में हैं।
फ्री ईबुक प्राप्त करने के लिए आपको Slayback के न्यूज़लेटर के लिए साइन अप करना होगा। हमेशा की तरह, हम इसके लिए बर्नर या डिस्पोजेबल ईमेल सेवा का उपयोग करने की सलाह देते हैं।
5. Email Guidelines for Students (Web): विश्वविद्यालय के लिए आवश्यक शिष्टाचार
भले ही आप बेस्ट के साथ टेक्स्ट और ट्वीट कर सकते हैं, पेशेवर ईमेल एक अलग बॉल गेम हैं। छात्र विशेष रूप से ईमेल के अलिखित नियमों के साथ संघर्ष करते हैं, और प्रोफेसर नाराज हो जाते हैं। शैक्षिक ब्लॉग Inside Higher Ed ने पोस्ट-सेकेंडरी छात्रों के लिए आवश्यक दिशानिर्देश एकत्र किए।
लेख उन सामान्य गलतियों में एक अंतर्दृष्टिपूर्ण पढ़ाई है जो छात्र करते हैं, और समस्याएं जो पहली जगह में उनका कारण बनती हैं। लेकिन जो और भी बेहतर है वह लेख के भीतर के लिंक हैं। Inside Higher Ed प्रोफेसरों द्वारा अपने छात्रों के लिए लिखे गए कुछ रत्नों की ओर इशारा करता है:
- How to Email Your Professor (without being annoying AF) - एक प्रभावी ईमेल के 10 तत्व, और पालन करने के लिए एक सरल टेम्पलेट।
- 5 Ways to Get a Busy Professor to Answer Your Emails - पांच चीजें जो आपका प्रोफेसर जवाब देने से पहले ढूंढ रहा है।
- How to email a professor - संक्षिप्त लेकिन व्याख्यात्मक ईमेल कैसे लिखें, और महत्वपूर्ण रूप से, फॉलो-अप शिष्टाचार।
चाहे आप इनमें से केवल एक को अभ्यास में लाएं, सभी तीन, या Inside Higher Ed लेख पर निर्भर है। लेकिन यदि आप छात्र हैं, तो आपको यह समझने के लिए उन सभी को पढ़ना होगा कि एक खराब ईमेल आपको कितना पीछे धकेल सकता है, और उन्हें ठीक करना कितना आसान है।
बेहतर ईमेल लिखने के टूल्स
ऊपर के सभी ईमेल विशेषज्ञों की कुछ सलाह सुसंगत है। वे सभी सोचते हैं कि आपको ईमेल की वर्तनी-जांच और प्रूफरीड करने की आवश्यकता है, पठनीयता के लिए टेक्स्ट फॉर्मेट करें, संक्षिप्त और संक्षिप्त रहें, और मूर्खतापूर्ण गलतियों से बचें। खैर, इसमें मदद के लिए ऐप्स हैं।
वर्तनी और व्याकरण के लिए स्वचालित सुझावों से लेकर BCC होने पर रिप्लाई-ऑल बटन से बचने तक, इन टूल्स का उपयोग करके बेहतर ईमेल लिखें जिन्हें लोग पढ़ेंगे और जवाब देंगे। ऐसे छोटे विवरण अक्सर बड़ा प्रभाव डालते हैं।
