दक्षता का अर्थ है सही समय पर चीजें करना, जो आप कर सकते हैं उसे स्वचालित करना, और उन्हें एक बार में पूरा करना। यदि आप प्रभावी हैं, तो आप कुछ सही कर रहे हैं। इसलिए आपको ईमेल फिल्टर का उपयोग करना चाहिए और ईमेल समय निर्धारित करना चाहिए। एक तरकीब है उन ईमेल के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं तैयार करना जिन्हें आप अक्सर लिखते हैं।
आपकी प्रेरणा के लिए यहां एक सूची है।
मौसमी शुभकामनाएं, जन्मदिन की शुभकामनाएं और अन्य विशेष अवसर
मेरी क्रिसमस, हैप्पी न्यू ईयर, हैप्पी ईस्टर, और आपको जन्मदिन की शुभकामनाएं भी। जब वार्षिक शुभकामनाएं भेजने का समय आता है, तो आप शायद बार-बार वही शब्दावली दोहराते हैं, जैसे एक टूटा हुआ रिकॉर्ड। क्या आप उन लोगों की प्रशंसा नहीं करते जो उन पंक्तियों को बाकी सभी की तरह लगने के बिना लिख सकते हैं? मूल शुभकामनाएं अधिक यादगार और सार्थक होती हैं क्योंकि एक लेखक उनकी तैयारी में कुछ विचार डालता है।
इसका डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं से क्या लेना-देना? खैर, हर कोई हर समय रचनात्मक नहीं होता, लेकिन लगभग सब कुछ वैसे भी कॉपी किया जाता है। कुछ समय निकालें उन शुभकामनाओं को इकट्ठा करने के लिए जो आपको पसंद हैं, शायद कुछ खुद लिखें, और उन्हें संबंधित ईमेल टेम्पलेट में कॉपी करें। जब भी आप किसी और द्वारा एक मूल शुभकामना देखते हैं, तो इसे अपनी बढ़ती सूची में जोड़ें और नोट करें कि किसने इसे प्रेरित किया। ध्यान दें कि ईमेल टेम्पलेट केवल टेक्स्ट तक सीमित नहीं हैं। आप विशेष अवसरों के लिए GIF या लिंक भी एकत्र कर सकते हैं।
जब अपने प्रियजनों को शुभकामनाएं भेजने का समय आता है, तो आप विचारों के लिए अपने संग्रह में गोता लगा सकते हैं। जब आप रचनात्मक महसूस कर रहे हों, तो जो वहां है उस पर निर्माण करें या कुछ नया जोड़ें। जब आप समय के लिए दबाए हुए हों, तो सूची से एक अच्छी शुभकामना कॉपी और पेस्ट करें और आगे बढ़ें।
हस्ताक्षर
अधिकांश ईमेल प्रोग्राम आपको अलग-अलग "भेजने वाले" ईमेल पतों के लिए व्यक्तिगत हस्ताक्षर सेट करने की अनुमति देते हैं। लेकिन क्या होगा यदि आप कई टोपी पहनते हैं और केवल एक ईमेल पते का उपयोग करते हैं? कई ईमेल हस्ताक्षरों के बीच आगे-पीछे स्विच करने के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करने का प्रयास करें। आपके संपर्क आपके हस्ताक्षर से कभी बोर नहीं होंगे यदि आप सभी उद्देश्य वाले संदेशों या अपने पसंदीदा उद्धरणों के एक सेट के माध्यम से चक्र करते हैं। यह तब है जब आप तीसरे पक्ष के हस्ताक्षर टूल पर भरोसा नहीं करना चाहते जो उद्धरणों के साथ आपके हस्ताक्षर को अनुकूलित करते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल हस्ताक्षर सही प्रभाव छोड़ता है।
दोहराव वाले व्यावसायिक ईमेल
यदि आप अक्सर खुद को वही चीजें समझाते हुए या वही जानकारी साझा करते हुए पाते हैं, तो आपको टेम्पलेट सेट करने चाहिए और उन्हें डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के रूप में संग्रहीत करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप ऑनलाइन चीजें बेचते हैं और अक्सर वही प्रश्न मिलते हैं, तो आप एक FAQ सेट कर सकते हैं और जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, नए प्रश्नों के उत्तर के साथ इसे अपडेट कर सकते हैं। हालांकि लंबी अवधि में, वेब-आधारित FAQ पेज सेट करना और अपने डिब्बाबंद प्रतिक्रिया में URL जोड़ना अधिक स्मार्ट है। आप समय के साथ अपने टेम्पलेट्स को परफेक्ट कर सकते हैं और प्रत्येक उपयोग के लिए उन्हें अनुकूलित कर सकते हैं ताकि वे अधिक व्यक्तिगत लगें।
स्वचालित प्रतिक्रियाएं
मैन्युअल रूप से भेजे गए टेम्पलेट से भी ठंडा वह है जो स्वचालित रूप से जाता है। हमने आपको दिखाया है कि थंडरबर्ड में ऑटो रिस्पॉन्स कैसे सेट करें और जीमेल फिल्टर के साथ स्वचालित ईमेल प्रतिक्रियाएं कैसे बनाएं। और आपको यह सुविधा अधिकांश अन्य ईमेल प्रोग्राम में मिलनी चाहिए।
एक साफ तरकीब है ऑटो-रिस्पॉन्स को उस उपनाम के आधार पर ट्रिगर करना जिस पर ईमेल भेजा गया है। आप इसका उपयोग जानकारी संग्रहीत और एक्सेस करने के लिए कर सकते हैं; आप अपने साथी के साथ वर्तमान किराने की सूची भी साझा कर सकते हैं।
क्या आप डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं को आपत्तिजनक पाते हैं?
डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करने के लिए बुरा महसूस न करें और न ही किसी को डांटें अगर वे करते हैं। यह आपके समय का अधिकतम लाभ उठाने का एक तरीका है। जीवन में ईमेल लिखने से कहीं अच्छी चीजें हैं।
एक धीमे दिन के दौरान कुछ समय निवेश करें। अपने भेजे गए फ़ोल्डर को दोहराव वाली सामग्री के लिए स्कैन करें। अपनी डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं तैयार करें, और जब आप नई सामग्री देखें तो उन्हें सेट करें। जब आप डिब्बाबंद प्रतिक्रिया का उपयोग करें, तो इसे एक व्यक्तिगत स्पर्श देना याद रखें। आखिरकार, आप स्क्रीन के दूसरी तरफ इंसान की परवाह करते हैं, है ना?
