दक्षता का अर्थ है चीजों को सही समय पर करना, जो आप कर सकते हैं उसे स्वचालित करना, और एक ही बार में उनके माध्यम से जाना। यदि आप प्रभावी हैं, तो आप कुछ सही कर रहे हैं। इसलिए आपको ईमेल फ़िल्टर का उपयोग करना चाहिए और ईमेल का समय निर्धारित करना चाहिए। एक तरकीब यह है कि आप अक्सर लिखे जाने वाले ईमेल के लिए डिब्बाबंद जवाब तैयार करें।
आपकी प्रेरणा के लिए यहां एक सूची दी गई है।
सीज़न ग्रीटिंग्स, बर्थडे विश और अन्य विशेष अवसर
मेरी क्रिसमस, हैप्पी न्यू ईयर, हैप्पी ईस्टर, और आपको भी जन्मदिन की शुभकामनाएं। जब वार्षिक बधाई भेजने का समय आता है, तो आप शायद एक ही क्रिया को बार-बार दोहराते हैं, टूटे हुए रिकॉर्ड की तरह। क्या आप उन लोगों की प्रशंसा नहीं करते हैं जो उन पंक्तियों को अन्य सभी की तरह ध्वनि के बिना लिख सकते हैं? मूल बधाई अधिक यादगार और सार्थक होती है क्योंकि एक लेखक अपनी तैयारी में कुछ विचार डालता है।
डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं से इसका क्या लेना-देना है? खैर, हर कोई हर समय रचनात्मक नहीं होता है, लेकिन वैसे भी लगभग हर चीज की नकल की जाती है। कुछ समय निकाल कर अपनी पसंद का अभिवादन एकत्र करें, हो सकता है कि कुछ स्वयं लिखें, और उन्हें संबंधित ईमेल टेम्पलेट में कॉपी करें। जब भी आप किसी और द्वारा मूल अभिवादन देखते हैं, तो इसे अपनी बढ़ती सूची में जोड़ें और ध्यान दें कि इसे किसने प्रेरित किया। ध्यान दें कि ईमेल टेम्प्लेट केवल टेक्स्ट तक ही सीमित नहीं हैं। आप विशेष अवसरों के लिए GIF या लिंक भी एकत्र कर सकते हैं।
जब अपने प्रियजनों को बधाई भेजने का समय हो, तो आप विचारों के लिए अपने संग्रह में गोता लगा सकते हैं। जब आप रचनात्मक महसूस कर रहे हों, तो उस पर निर्माण करें या कुछ नया जोड़ें। जब आप समय के लिए दबाए जाते हैं, तो सूची से एक अच्छा ग्रीटिंग कॉपी और पेस्ट करें और आगे बढ़ें।
हस्ताक्षर
अधिकांश ईमेल प्रोग्राम आपको अलग-अलग "भेजें" ईमेल पतों के लिए अलग-अलग हस्ताक्षर सेट करने की अनुमति देते हैं। लेकिन क्या होगा यदि आप कई टोपियां पहने हुए हैं और केवल एक ईमेल पते का उपयोग करते हैं? एकाधिक ईमेल हस्ताक्षरों के बीच आगे और पीछे स्विच करने के लिए डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करने का प्रयास करें। यदि आप सभी उद्देश्य संदेशों या अपने पसंदीदा उद्धरणों के एक सेट के माध्यम से साइकिल चलाते हैं तो आपके संपर्क कभी भी आपके हस्ताक्षर से ऊब नहीं पाएंगे। यदि आप तीसरे पक्ष के हस्ताक्षर टूल पर भरोसा नहीं करना चाहते हैं जो आपके हस्ताक्षर को उद्धरणों के साथ अनुकूलित करते हैं। बस सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल हस्ताक्षर सही प्रभाव छोड़ते हैं।
रिपीटिटिव बिजनेस ईमेल
यदि आप अक्सर स्वयं को वही बातें समझाते हुए या समान जानकारी साझा करते हुए पाते हैं, तो आपको टेम्प्लेट सेट करना चाहिए और उन्हें पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रियाओं के रूप में संग्रहीत करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप चीजों को ऑनलाइन बेचते हैं और अक्सर वही प्रश्न प्राप्त करते हैं, तो आप अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न सेट कर सकते हैं और इसे नए प्रश्नों के उत्तर के साथ अपडेट कर सकते हैं। हालांकि लंबी अवधि में, वेब-आधारित अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न पृष्ठ सेट करना और इसके बजाय अपने पूर्व-निर्धारित प्रतिक्रिया में URL जोड़ना बेहतर होता है। आप अपने टेम्प्लेट को समय के साथ परिपूर्ण कर सकते हैं और उन्हें अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए प्रत्येक उपयोग के लिए उन्हें कस्टमाइज़ कर सकते हैं।
स्वचालित प्रतिसाद
मैन्युअल रूप से भेजे गए टेम्पलेट से भी कूलर, वह है जो स्वचालित रूप से बाहर चला जाता है। हमने आपको दिखाया है कि थंडरबर्ड में ऑटो रिस्पॉन्स कैसे सेट करें और जीमेल फिल्टर के साथ ऑटोमैटिक ईमेल रिस्पॉन्स कैसे बनाएं। और आपको यह सुविधा अधिकांश अन्य ईमेल कार्यक्रमों में मिलनी चाहिए।
ईमेल को भेजे जाने वाले उपनाम के आधार पर ऑटो-प्रतिक्रिया को ट्रिगर करने के लिए एक साफ-सुथरी चाल है। आप इसका उपयोग जानकारी को स्टोर और एक्सेस करने के लिए कर सकते हैं; आप अपने साथी के साथ वर्तमान किराने की सूची भी साझा कर सकते हैं।
क्या आपको डिब्बाबंद जवाब आपत्तिजनक लगते हैं?
डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग करने के लिए बुरा मत मानो और यदि वे करते हैं तो किसी को रैप न करें। यह आपके समय का सदुपयोग करने का एक तरीका है। जीवन में ईमेल लिखने की तुलना में अच्छी चीजें हैं।
धीमे दिन में कुछ समय निवेश करें। दोहराव वाली सामग्री के लिए अपने भेजे गए फ़ोल्डर को स्कैन करें। अपने डिब्बाबंद जवाब तैयार करें, और जब आपको नई सामग्री मिले तो उन्हें सेट करें। जब आप डिब्बाबंद प्रतिक्रिया का उपयोग करते हैं, तो इसे व्यक्तिगत स्पर्श देना याद रखें। आखिरकार, आप स्क्रीन के दूसरी तरफ इंसान की परवाह करते हैं, है ना?