जब तक कोई दिन में अधिक घंटे या सप्ताह में अधिक दिन नहीं डालता, हम में से कई 40-घंटे के कार्य सप्ताह के साथ फंसे हुए हैं। उन सभी चीजों से निपटना जो करने की आवश्यकता है, काफी संघर्ष हो सकता है। अपने समय के साथ-साथ अपनी उत्पादकता को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका खोजने के लिए, Google के टूल्स से आगे नहीं देखें।
जबकि हमने अपने सुझावों को Google के टूल्स पर आधारित किया है, आप कई विचारों को अन्य उत्पादकता टूल्स के लिए भी अनुकूलित कर सकते हैं।
ईमेल के लिए समय ब्लॉक करें
आपके द्वारा धारण की जाने वाली स्थिति के प्रकार के आधार पर, व्यावसायिक ईमेल आपके दिन का एक बड़ा हिस्सा हो सकते हैं। यद्यपि आपको संदेश बनाने और प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, यह विचलित करने वाला हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप एक व्यावसायिक दस्तावेज़ पर काम कर रहे होंगे लेकिन लगातार रुकते हैं क्योंकि वे ईमेल आपके इनबॉक्स में उड़ रहे हैं। अब, वह महत्वपूर्ण दस्तावेज़ पिछली सीट ले लेता है और प्रत्येक विकर्षण के साथ पूरा होने में अधिक समय लेता है।
इसके बजाय, प्रत्येक दिन ईमेल पर काम करने के लिए एक विशिष्ट समय ब्लॉक करने का प्रयास करें। बेशक, महत्वपूर्ण या आपातकालीन संदेशों को प्राथमिकता के रूप में देखा जाना चाहिए। हालांकि, जो इंतजार कर सकते हैं, उन्हें करना चाहिए।
एक घटना बनाएँ
आप Google Calendar में एक रिमाइंडर के साथ एक आवर्ती घटना बनाकर समय ब्लॉक कर सकते हैं। साथ ही, यदि आप अपना कैलेंडर दूसरों के साथ साझा करते हैं, तो वे आपका अवरुद्ध समय देखेंगे। बस Google Calendar से उपयुक्त तारीख और समय चुनें, घटना को एक नाम दें, रिमाइंडर सेट करें, इसे दोहराएँ, और बनाएँ पर क्लिक करें।
फ़ॉलो-अप के लिए संदेशों को फ़्लैग करें
यदि आप अपने व्यवसाय के लिए Gmail का उपयोग करते हैं, तो आप उन संदेशों को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं जिन्हें आपको अपने अवरुद्ध समय के दौरान संभालने की आवश्यकता है। ऐसा करने का एक सरल तरीका है ईमेल को देखते ही उन्हें फ़्लैग करना। Gmail Stars नामक झंडे का एक अच्छा चयन प्रदान करता है।
उन लोगों को चुनने के लिए जिन्हें आप उपयोग करना चाहते हैं, सेटिंग्स (गियर आइकन) और सामान्य टैब पर क्लिक करें। Stars तक नीचे स्क्रॉल करें और जिन्हें आप सक्रिय करना चाहते हैं उन्हें उपयोग में नहीं से उपयोग में में खींचें। फिर जब आप एक ईमेल देखते हैं जिसे आप फ़्लैग करना चाहते हैं, तो उसके बगल में स्टार पर क्लिक करें जब तक कि उपयुक्त वाला दिखाई न दे।
Google Calendar और Gmail के इस संयोजन के साथ, आप अपने ईमेल समय को आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं।
अपनी उपलब्धता शेड्यूल करें
अपने कार्य सप्ताह की योजना बनाना समय प्रबंधन का एक अनिवार्य हिस्सा है। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप अपने पास उपलब्ध समय का अधिकतम लाभ उठा रहे हैं। Google Calendar दिन, सप्ताह, महीना, और कार्य-सप्ताह दृश्यों के साथ आपके शेड्यूल को देखना आसान बनाता है। और, एक आसान अंतर्निहित सुविधा के साथ, आप अपनी उपलब्धता प्रदर्शित कर सकते हैं।
अपॉइंटमेंट स्लॉट्स के साथ काम करें
सहकर्मियों को देखने के लिए अपने समय को प्रबंधित करने का एक शानदार तरीका है Google Calendar के अपॉइंटमेंट स्लॉट्स सुविधा के साथ। ध्यान रखें कि इस सुविधा तक पहुंचने के लिए आपके पास एक कार्य या स्कूल खाता होना चाहिए। अपॉइंटमेंट स्लॉट्स के साथ, आप कैलेंडर घटनाओं के साथ अपना समय अवरुद्ध नहीं करते हैं, बल्कि इसके बजाय उन समयों को प्रदान करते हैं जब आप उपलब्ध हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप दोपहर 1 बजे से 4 बजे तक उपलब्ध हैं, तो यहां चरण हैं जब आप Google Calendar एक्सेस करते हैं:
- सुनिश्चित करें कि आपका कैलेंडर दिन या सप्ताह दृश्य में है।
- वह दिन और समय क्लिक करें जब आप उपलब्ध होंगे।
- पॉप-अप विंडो में अपॉइंटमेंट स्लॉट्स चुनें।
- स्लॉट के लिए एक नाम जोड़ें, प्रकार चुनें, और बनाएँ पर क्लिक करें। यदि आगे विवरण की आवश्यकता है, तो बनाएँ के बजाय विवरण संपादित करें पर क्लिक करें।
यदि आपके पास अपॉइंटमेंट स्लॉट्स सुविधा तक पहुंच नहीं है, तो आप ऊपर ईमेल समय के लिए किए गए अनुसार व्यस्त समय को अवरुद्ध करके अपनी उपलब्धता प्रदर्शित कर सकते हैं।
मीटिंग समय का अनुकूलन करें
यदि आप नियमित आधार पर मीटिंग्स का समन्वय करते हैं, तो Google Docs और Google Calendar को इस प्रक्रिया को सुचारू बनाने में मदद करने दें।
मीटिंग एजेंडा और मिनट्स
कोई योजना, संगठन, या संरचना के बिना मीटिंग से बुरा कुछ नहीं है। तो, एक मीटिंग एजेंडा बनाकर शुरू करें जिसे आप कैलेंडर अनुरोध में संलग्न कर सकते हैं। Google Docs में कुछ अलग टेम्पलेट्स हैं जो एक ऑल-इन-वन दस्तावेज़ के लिए एजेंडा को मिनट्स के साथ जोड़ते हैं।
Google Docs पर अपने Google खाते में साइन इन करने के बाद, शीर्ष से टेम्पलेट गैलरी पर क्लिक करें। कार्य श्रेणी तक नीचे स्क्रॉल करें और आप तीन मीटिंग नोट्स टेम्पलेट्स देखेंगे। प्रत्येक विकल्प में उपस्थित लोग, एजेंडा, नोट्स, और कार्य आइटम सहित समान बुनियादी विवरण होते हैं। वे केवल अपने रूप और अनुभव में भिन्न होते हैं।
मीटिंग अनुरोध
एजेंडा बनाने के बाद, Google Calendar के साथ मीटिंग अनुरोध तैयार करें।
Google Calendar में अपनी मीटिंग के लिए उपयुक्त तारीख और समय चुनें। फिर विवरण संपादित करें बटन पर क्लिक करें। जब पेज खुलता है, तो आपको दाईं ओर मेहमान जोड़ने के लिए एक स्थान दिखाई देगा। बस अपने उपस्थित लोगों के ईमेल पते डालें।
एजेंडा संलग्न करने के लिए, विवरण बॉक्स के नीचे अनुलग्नक जोड़ें पर क्लिक करें और अपनी फ़ाइल चुनें।
कार्यों और रिमाइंडर्स को टॉगल करें
जबकि Google Tasks सरल टू-डू के लिए एक सभ्य उपकरण है, आप Google Keep का उपयोग करने के कई फायदे पाएंगे। साथ ही, आप अपने कैलेंडर में Google Tasks और Google Keep रिमाइंडर्स के बीच जल्दी से स्विच कर सकते हैं।
Google Keep में कार्य जोड़ें
Google Keep के साथ आप आसानी से नोट्स को कार्यों और टू-डू सूचियों में बदल सकते हैं। फिर, उन कार्यों को प्रबंधित करने के लिए सहायक सुविधाओं का लाभ उठाएं। आप एक रिमाइंडर सेट कर सकते हैं, एक चेकलिस्ट बना सकते हैं, एक छवि संलग्न कर सकते हैं, एक ड्राइंग जोड़ सकते हैं, और एक सहकर्मी के साथ सहयोग कर सकते हैं।
इसके अलावा, आप नोट्स को पिन करके उन्हें सूची के शीर्ष पर रख सकते हैं, जो उच्च-प्राथमिकता वाली वस्तुओं के लिए एकदम सही है। आप आसान संगठन के लिए टैग और रंग-कोडिंग भी शामिल कर सकते हैं। यदि आपने सरल परियोजनाओं और कार्यों के प्रबंधन के लिए Google Keep को आज़माया नहीं है, तो इसे एक स्पिन दें।
कार्यों और रिमाइंडर्स के बीच स्विच करें
Google Calendar में कार्यों और रिमाइंडर्स के बीच स्विच करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप अपने मुख्य कैलेंडर स्क्रीन पर हैं। बाएं मेरे कैलेंडर के तहत, Tasks के बगल में तीर पर क्लिक करें। फिर रिमाइंडर्स पर स्विच करें चुनें। Google Keep में आपके द्वारा सेट किए गए सभी रिमाइंडर्स तब आपके कैलेंडर पर प्रदर्शित होंगे।
जब आप वापस स्विच करना चाहते हैं, तो बस उन्हीं चरणों का पालन करें, कार्यों पर स्विच करें के साथ समाप्त करें। आपके Google Tasks तब सामान्य रूप से स्क्रीन के दाईं ओर पॉप खुलेंगे।
अपने सप्ताह की योजना पहले से बनाएँ
अपने कार्य सप्ताह की योजना बनाते समय, Google आपको कहीं से भी ऐसा करना आसान बनाता है। चाहे आप सोफे पर आराम कर रहे हों या आँगन पर घूम रहे हों, बस अपना मोबाइल डिवाइस पकड़ें और जिन Google टूल्स की आपको आवश्यकता है उनका उपयोग करें।
आपको अपना कंप्यूटर खोलने की भी आवश्यकता नहीं है। Google Calendar, Google Keep, Google Docs, और Gmail Android और iOS दोनों उपकरणों के लिए उपलब्ध हैं:
- Android के लिए Google Calendar (मुफ़्त) | iOS (मुफ़्त)
- Android के लिए Google Keep (मुफ़्त) | iOS (मुफ़्त)
- Android के लिए Google Docs (मुफ़्त) | iOS (मुफ़्त)
- Android के लिए Gmail (मुफ़्त) | iOS (मुफ़्त)
अपने शेड्यूल को तैयार करना और उसकी समीक्षा करना न केवल आपको एक ठोस कार्य-सप्ताह योजना देता है, बल्कि सोमवार की सुबह ऑफिस जाने से पहले एक हेड स्टार्ट भी देता है।
कौन सी Google सुविधाएँ आपके समय को प्रबंधित करने में मदद करती हैं?
इतने सारे Google उत्पाद प्रसाद के साथ, यह संभावना है कि आप एक से अधिक का उपयोग करते हैं। इन समय प्रबंधन युक्तियों की तरह, एप्लिकेशन को संयोजित करने से आप अधिक उत्पादक बन सकते हैं।
क्या विशिष्ट Google उत्पाद सुविधाएँ हैं जो समय प्रबंधन में आपकी सहायता करती हैं? नीचे टिप्पणियों में अपने सुझाव हमें बताएं!
