जब तक कोई दिन में अधिक घंटे या सप्ताह में दिन लगाता है, हम में से कई लोग 40 घंटे के कार्य सप्ताह में फंस जाते हैं। जो कुछ भी करने की आवश्यकता है उससे निपटना काफी संघर्षपूर्ण हो सकता है। अपने समय के साथ-साथ अपनी उत्पादकता को प्रबंधित करने का सबसे अच्छा तरीका खोजने के लिए, Google के टूल से आगे नहीं देखें।
जबकि हमने अपनी युक्तियों को Google के टूल पर आधारित किया है, आप कई विचारों को अन्य उत्पादकता टूल के लिए भी अनुकूलित कर सकते हैं।
ईमेल के लिए ब्लॉक समय
आपके पद के प्रकार के आधार पर, व्यावसायिक ईमेल आपके दिन का एक बड़ा हिस्सा हो सकते हैं। हालाँकि आपको संदेशों को बनाना और उनका जवाब देना होता है, लेकिन यह ध्यान भंग करने वाला हो सकता है। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप किसी व्यावसायिक दस्तावेज़ पर काम कर रहे हों, लेकिन लगातार रुकें क्योंकि वे ईमेल आपके इनबॉक्स में आ रहे हैं। अब, वह महत्वपूर्ण दस्तावेज़ पीछे हट जाता है और प्रत्येक व्याकुलता को पूरा करने में आपको अधिक समय लगता है।
इसके बजाय, प्रत्येक दिन ईमेल पर काम करने के लिए एक विशिष्ट समय को अवरुद्ध करने का प्रयास करें। बेशक, महत्वपूर्ण या आपातकालीन संदेशों को प्राथमिकता के रूप में शामिल किया जाना चाहिए। हालांकि, जो इंतजार कर सकते हैं, उन्हें करना चाहिए।
एक ईवेंट बनाएं
आप रिमाइंडर के साथ आवर्ती ईवेंट बनाकर Google कैलेंडर में समय को ब्लॉक कर सकते हैं। साथ ही, यदि आप अपना कैलेंडर दूसरों के साथ साझा करते हैं, तो वे आपका अवरुद्ध समय देखेंगे। बस Google कैलेंडर से उपयुक्त दिनांक और समय का चयन करें, ईवेंट को एक नाम दें, रिमाइंडर सेट करें, इसे दोहराएं, और बनाएं क्लिक करें ।
फ़ॉलो-अप के लिए संदेशों को फ़्लैग करें
यदि आप अपने व्यवसाय के लिए जीमेल का उपयोग करते हैं, तो आप उन संदेशों पर आसानी से नज़र रख सकते हैं जिन्हें आपको अपने अवरुद्ध समय के दौरान संभालने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने का एक आसान तरीका ईमेल को देखते ही फ़्लैग करना है। जीमेल स्टार्स नामक झंडों का एक अच्छा चयन प्रदान करता है।
जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं उन्हें चुनने के लिए, सेटिंग . क्लिक करें (गियर आइकन) और सामान्य टैब। सितारे . तक नीचे स्क्रॉल करें और जिन्हें आप सक्रिय करना चाहते हैं उन्हें उपयोग में नहीं . से खींचें करने के लिए उपयोग में . फिर जब आपको कोई ईमेल दिखाई दे जिसे आप फ़्लैग करना चाहते हैं, तब तक उसके आगे के तारे को तब तक क्लिक करें जब तक कि उपयुक्त ईमेल दिखाई न दे।
Google कैलेंडर और Gmail के इस संयोजन से, आप अपने ईमेल समय को आसानी से व्यवस्थित कर सकते हैं।
अपनी उपलब्धता शेड्यूल करें
अपने कार्य सप्ताह की योजना बनाना समय प्रबंधन का एक अनिवार्य हिस्सा है। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास उपलब्ध समय का अधिकतम लाभ उठा रहे हैं। Google कैलेंडर आपके शेड्यूल को दिन, सप्ताह, महीने और कार्य-सप्ताह के दृश्यों के साथ देखना आसान बनाता है। और, एक आसान अंतर्निहित सुविधा के साथ, आप अपनी उपलब्धता प्रदर्शित कर सकते हैं।
अपॉइंटमेंट स्लॉट के साथ काम करें
सहकर्मियों के देखने के लिए अपना समय प्रबंधित करने का एक शानदार तरीका>Google कैलेंडर की अपॉइंटमेंट स्लॉट सुविधा है। ध्यान रखें कि आपके पास कार्यस्थल या विद्यालय खाता . होना चाहिए इस सुविधा तक पहुँचने के लिए। अपॉइंटमेंट स्लॉट के साथ, आप कैलेंडर ईवेंट की तरह अपना समय अवरुद्ध नहीं करते हैं, बल्कि ऐसे समय प्रदान करते हैं जब आप हैं उपलब्ध है।
उदाहरण के लिए, यदि आप दोपहर 1 बजे से शाम 4 बजे तक उपलब्ध रहते हैं, तो Google कैलेंडर एक्सेस करने के बाद ये चरण हैं:
- सुनिश्चित करें कि आपका कैलेंडर दिन में है या सप्ताह दृश्य।
- उस दिन और समय पर क्लिक करें जब आप उपलब्ध होंगे।
- नियुक्ति स्लॉट का चयन करें पॉप-अप विंडो में।
- स्लॉट के लिए एक नाम जोड़ें, प्रकार चुनें, और बनाएं . पर क्लिक करें . यदि अधिक विवरण की आवश्यकता हो, तो विवरण संपादित करें पर क्लिक करें बनाएं . के बजाय .
यदि आपके पास अपॉइंटमेंट स्लॉट सुविधा तक पहुंच नहीं है, तब भी आप अपने व्यस्त समय को अवरुद्ध करके अपनी उपलब्धता प्रदर्शित कर सकते हैं, जैसा कि हमने ईमेल समय के लिए ऊपर किया था।
मीटिंग के समय को ऑप्टिमाइज़ करें
यदि आप नियमित रूप से बैठकों का समन्वय करते हैं, तो Google डॉक्स और Google कैलेंडर को इसे एक आसान प्रक्रिया बनाने में आपकी सहायता करने दें।
मीटिंग एजेंडा और मिनट्स
बिना किसी योजना, संगठन या संरचना वाली बैठक से बुरा कुछ नहीं है। इसलिए, एक मीटिंग एजेंडा बनाकर शुरू करें जिसे आप कैलेंडर अनुरोध से जोड़ सकते हैं। Google डॉक्स में कुछ अलग टेम्प्लेट हैं जो एक संपूर्ण दस्तावेज़ के लिए मिनटों के साथ एजेंडा को जोड़ते हैं।
Google डॉक्स पर अपने Google खाते में साइन इन करने के बाद, टेम्पलेट गैलरी . पर क्लिक करें ऊपर से। कार्य तक नीचे स्क्रॉल करें श्रेणी और आप तीन मीटिंग नोट्स . देखेंगे टेम्पलेट्स। प्रत्येक विकल्प में सहभागियों, एजेंडा, नोट्स और कार्रवाई आइटम सहित समान मूल विवरण होते हैं। वे केवल अपने रूप और अनुभव में भिन्न होते हैं।
मीटिंग अनुरोध
एजेंडा बनाने के बाद, मीटिंग अनुरोध को Google कैलेंडर के साथ एक साथ रखें।
Google कैलेंडर में अपनी बैठक के लिए उपयुक्त तिथि और समय का चयन करें। फिर विवरण संपादित करें . क्लिक करें बटन। जब पृष्ठ खुलता है, तो आपको अतिथि . जोड़ने के लिए दाईं ओर एक स्थान दिखाई देगा . बस अपने उपस्थित लोगों के लिए ईमेल पतों में पॉप करें।
कार्यसूची संलग्न करने के लिए, अनुलग्नक जोड़ें click क्लिक करें विवरण . के नीचे बॉक्स और अपनी फ़ाइल चुनें।
टास्क और रिमाइंडर टॉगल करें
जबकि Google कार्य सरल कार्य के लिए एक अच्छा उपकरण है, आपको इसके बजाय Google Keep का उपयोग करने के कई फायदे मिलेंगे। साथ ही, आप अपने कैलेंडर में Google कार्य और Google Keep अनुस्मारकों के बीच शीघ्रता से स्विच कर सकते हैं।
Google Keep में कार्य जोड़ें
Google Keep से आप नोट्स को आसानी से कार्यों और टू-डू सूचियों में बदल सकते हैं। फिर, उन कार्यों के प्रबंधन के लिए उपयोगी सुविधाओं का लाभ उठाएं। आप एक रिमाइंडर सेट कर सकते हैं, एक चेकलिस्ट बना सकते हैं, एक छवि संलग्न कर सकते हैं, एक ड्राइंग जोड़ सकते हैं और एक सहकर्मी के साथ सहयोग कर सकते हैं।
इसके अलावा, आप नोटों को सूची में सबसे ऊपर रखने के लिए उन्हें पिन कर सकते हैं, जो उच्च-प्राथमिकता वाले आइटम के लिए एकदम सही है। आप आसान संगठन के लिए टैग और रंग-कोडिंग भी शामिल कर सकते हैं। यदि आपने सरल परियोजनाओं और कार्यों को प्रबंधित करने के लिए Google Keep को आज़माया नहीं है, तो इसे फिर से शुरू करें।
कार्य और अनुस्मारक के बीच स्विच करें
Google कैलेंडर में कार्यों और अनुस्मारकों के बीच स्विच करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप अपनी मुख्य कैलेंडर स्क्रीन पर हैं। बाईं ओर मेरे कैलेंडर . के अंतर्गत , कार्य . के आगे वाले तीर पर क्लिक करें . फिर रिमाइंडर पर स्विच करें . चुनें . आपके द्वारा Google Keep में सेट किए गए सभी अनुस्मारक तब आपके कैलेंडर पर प्रदर्शित होंगे।
जब आप वापस स्विच करना चाहते हैं, तो बस उन्हीं चरणों का पालन करें, जो कार्यों पर स्विच करें . के साथ समाप्त होते हैं . फिर आपका Google कार्य सामान्य रूप से स्क्रीन के दाईं ओर खुलेगा।
समय से पहले अपने सप्ताह की योजना बनाएं
आपके कार्य सप्ताह की योजना बनाते समय, Google आपके लिए कहीं से भी ऐसा करना आसान बना देता है। चाहे आप सोफे पर आराम कर रहे हों या आंगन में घूम रहे हों, बस अपना मोबाइल डिवाइस पकड़ें और अपनी ज़रूरत के Google टूल का उपयोग करें।
आपको अपना कंप्यूटर खोलने की भी आवश्यकता नहीं है। Google कैलेंडर, Google Keep, Google डॉक्स और Gmail सभी Android और iOS दोनों उपकरणों के लिए उपलब्ध हैं:
- Android के लिए Google कैलेंडर (निःशुल्क) | आईओएस (फ्री)
- Android के लिए Google Keep (निःशुल्क) | आईओएस (फ्री)
- Android के लिए Google डॉक्स (निःशुल्क) | आईओएस (फ्री)
- Android के लिए जीमेल (फ्री) | आईओएस (फ्री)
अपने शेड्यूल को तैयार करने और उसकी समीक्षा करने से आपको न केवल एक ठोस कार्य-सप्ताह की योजना मिलती है, बल्कि सोमवार की सुबह कार्यालय में जाने से पहले आपको एक शुरुआत भी मिलती है।
कौन सी Google सुविधाएं आपको अपना समय प्रबंधित करने में सहायता करती हैं?
इतने सारे Google उत्पाद ऑफ़रिंग के साथ, यह संभावना है कि आप एक से अधिक का उपयोग करते हैं। अपने समय के प्रबंधन के लिए इन युक्तियों की तरह, अनुप्रयोगों के संयोजन से आपको अधिक उत्पादक बनने में मदद मिल सकती है।
क्या ऐसी विशिष्ट Google उत्पाद सुविधाएं हैं जो समय प्रबंधन में आपकी सहायता करती हैं? हमें अपने सुझाव नीचे कमेंट्स में बताएं!