मुझे पता है कि आप सोचते हैं कि आप एक अच्छा ईमेल लिखना जानते हैं, लेकिन मैं आपको एक पल के लिए ईमेल लिखने का सही तरीका बताना चाहता हूं। उस वाक्य ने आपको कैसा महसूस कराया? ऐसा लगा जैसे मैं आपसे तीन साल के बच्चे की तरह बात कर रहा हूं, है ना? इसी तरह आसानी से एक ईमेल लोगों को नाराज कर सकता है।
यदि आप सकारात्मक तरीके से सामने आना चाहते हैं—एक टीम प्लेयर, एक सक्षम नेता या एक विश्वसनीय दोस्त के रूप में—तो आपके द्वारा चुने गए शब्द और उन्हें एक साथ जोड़ने का तरीका जबरदस्त प्रभाव डालता है। यह ईमेल में और भी अधिक मायने रखता है, क्योंकि फोन या वीडियो चैट के विपरीत, आप व्यक्ति का चेहरा नहीं देख सकते। आप व्यंग्य देते समय उनकी मुस्कान नहीं देख सकते, या उनके माथे की सिलवट नहीं देख सकते क्योंकि आपने अभी जो कहा वह उन्हें भ्रमित करता है। कुछ लोगों को लगता है कि यही कारण है कि ईमेल और सोशल नेटवर्क जैसी तकनीक समाज को नुकसान पहुंचा रही है।
ईमेल के साथ, आप बहुत हद तक अंधेरे में उड़ रहे हैं। कुछ लोगों के लिए, यह काफी अच्छा काम करता है क्योंकि वे उस तरह के लोग हैं जो लोगों से बात करना पसंद करते हैं, साथ बात करना नहीं। यदि आपने किसी ऐसे वातावरण में काम किया है जहां ईमेल संचार का एक भारी उपयोग किया जाने वाला रूप है, तो आप बहुत अच्छी तरह से जानते हैं कि वहां कई अलग-अलग "ईमेल व्यक्तित्व" सामने आते हैं। वहां संरक्षक है, नफरत फैलाने वाला ट्रोल, कालानुक्रमिक रूप से ऑफ-टॉपिक, श्रीमान (या श्रीमती) नकारात्मकता... सूची चलती रहती है।
तो आप कैसे जानते हैं कि क्या आप इसे साकार किए बिना गलत तरीके से सामने आ रहे हैं? आप किन नियमों का पालन कर सकते हैं ताकि हमेशा यह सुनिश्चित हो सके कि आप एक दयालु, खुले विचारों वाले, सहयोगी व्यक्ति के रूप में सामने आएं जिसके साथ काम करना लोगों को वास्तव में पसंद है? निम्नलिखित युक्तियां आपको मित्रवत और अधिक उत्पादक ईमेल संचार की ओर एक अच्छी शुरुआत देनी चाहिए।
आत्मविश्वास और अहंकार के बीच की रेखा
कई बार, जो लोग ईमेल में घमंडी लगते हैं, उन्हें यह एहसास भी नहीं होता कि वे कैसे सामने आते हैं। कई बार, वे सिर्फ किसी को प्रभावित करने या अपने सहयोगियों या दोस्तों का सम्मान पाने की कोशिश कर रहे होते हैं। लोगों द्वारा की जाने वाली सभी ईमेल त्रुटियों में से—खासकर काम पर—यह सबसे बड़ी है। इतने सारे बॉस को प्रभावित करने की कोशिश कर रहे हैं कि कई बार यह सहयोगियों के बीच वन-अपमैनशिप का एक सतत खेल बन जाता है। हर कोई उस पदोन्नति को चाहता है, और अक्सर एक मैनेजर प्रदर्शन का एकमात्र दृश्य वही देखता है जो ईमेल में रिपोर्ट किया गया है। कम से कम, यही विचार प्रक्रिया है।
समस्या तब शुरू होती है जब आप "मैं" शब्द को बहुत देखते हैं। "मैं चाहता हूं कि हम इसे तुरंत करना शुरू करें", या "मैं यहां स्पष्ट होना चाहता हूं..."
वाक्यांश न केवल आत्म-केंद्रित हैं। वे एक तानाशाही बातचीत में भी बदल जाते हैं। यह लगभग एक माता-पिता-बच्चे के रिश्ते की तरह है जहां एक व्यक्ति सोचता है कि वे सभी नियमों को निर्धारित करने जा रहे हैं, और आपको बस चुप रहना और सुनना चाहिए।
किसी को भी उस अंत पर होना पसंद नहीं है, और मेरा विश्वास करें, आप भी वितरण अंत पर नहीं होना चाहते। कोई आपको पसंद नहीं करेगा।
कौशल कोच सलाहकार और लेखक कारमाइन गैलो ने लिखा कि घमंडी लोग आंखों के संपर्क से बचते हैं। वे आपसे लगभग पार बात करते प्रतीत होते हैं, आपसे बात नहीं करते। क्योंकि वे वास्तव में परवाह नहीं करते कि वे किससे बात कर रहे हैं, केवल यह कि उनकी बात सुनी जाए। यह ईमेल में "मैं" के निरंतर उपयोग के माध्यम से भी सामने आता है, इस बात पर थोड़ा ध्यान दिए बिना कि दूसरे क्या कहते हैं, कभी-कभार "आपके इनपुट की सराहना" जैसे सतही टिप्पणियों के अलावा। आप शर्त लगा सकते हैं कि मैनेजर वह नहीं पढ़ेगा जो आप लिखते हैं, लेकिन वह आगे क्या वे कहना चाहते हैं, इसके साथ आने में व्यस्त रहेंगे।
कोई आपको "हस्तक्षेप करने" की जरूरत नहीं है, बड़े भाई।
एक और संकेत कि आपके हाथों में एक आत्म-फुलाया अहंकार है, जब आप कई लोगों की CC सूची सहित एक ईमेल वार्तालाप के बीच में हैं, और फिर नीले रंग से कोई वार्तालाप में "मुझे एक पल के लिए हस्तक्षेप करने दें..." वाक्यांश के साथ शामिल होता है।
यहां बताया गया है कि आपके ईमेल पढ़ने वाले लोगों पर उस प्रकार का शब्द, "मुझे स्पष्ट करने दें..." के समान क्या करता है। यह उन्हें बताता है कि आपको लगता है कि आपके पास सभी उत्तर हैं। यह उन्हें बताता है कि आपको लगता है कि वे इस बिंदु तक गुमराह और गलत रहे हैं, और यहां आप हैं—सफेद घोड़े पर चमकते कवच में नायक—उनकी अपनी मूर्खता और अज्ञानता से सभी को बचाने के लिए सवारी कर रहे हैं।
शानदार काम श्रीमान हीरो - आपने अपने ईमेल के पहले ही शब्दों से टीम में सभी को अलग-थलग कर दिया।
यहां विनम्र लेकिन पेशेवर संचार के लिए कुछ सबसे शक्तिशाली सुझाव दिए गए हैं।
ईमानदार और विनम्र रहें
एक सच्चे नेता की पहचान वह है जो न केवल यह स्वीकार करता है कि उसके पास सभी उत्तर नहीं हैं, बल्कि आगे यह भी कहता है—अक्सर और जोर देकर—कि कर्मचारी सबसे बड़ी अंतर्दृष्टि और कौशल वाले हैं। ईमेल में ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि जब आप अपने वरिष्ठों को उनके बारे में ईमेल कर रहे हों और उनकी तारीफ कर रहे हों तो अपने कर्मचारी को CC करें। टीम के अन्य सदस्यों से बात करते समय भी ऐसा ही करें—अपने कर्मचारियों की तारीफ करें। जब उन्हें बड़ी सफलता मिली हो तो स्वीकार करें।
जो लोग प्रबंधन पद में प्रवेश करते हैं, उनके लिए खुद को न बनाना उल्टा लग सकता है। आखिरकार, यह पद अधिकार का है और खुद की डींग मारने के लिए उधार देता है। अधिकांश मैनेजर महसूस करते हैं कि कर्मचारियों के सम्मान के लिए, उन्हें बौद्धिक रूप से श्रेष्ठ दिखने की जरूरत है। दुर्भाग्य से, ज्यादातर मामलों में यह विपरीत करता है।
सवाल पूछें
एक मैनेजर के लिए अपने कर्मचारियों से जवाब मांगना बजाय उन्हें जवाब देने के अजीब लगता है, लेकिन विश्वास करें या नहीं जब आप लोगों को आपके लिए समाधान विकसित करने के लिए सशक्त बनाते हैं, तो यह उनका सम्मान भी अर्जित करता है। एक बार जब वे किसी समस्या का जवाब खोजने का कार्य पूरा कर लेते हैं, तो वे न केवल अपने बारे में अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे, बल्कि वे यह भी याद रखेंगे कि आप वही थे जिसने उन्हें आगे बढ़ने और वह सफलता हासिल करने के लिए प्रेरित किया। यह प्रबंधन का रहस्य है—अपनी खुद की बजाय अपने अधीन व्यक्तियों की सफलता पर ध्यान केंद्रित करना।
इसके बारे में सोचें—आप आत्मविश्वासी, सफल लोगों की एक टीम बनाने की एक अनूठी स्थिति में हैं जो आपके लिए काम कर रहे हैं। बस कल्पना करें कि ऐसी टीम उस टीम की तुलना में कितना अधिक पूरा कर सकती है जो असंतुष्ट और अनमोटिवेटेड लोगों से भरी है।
लेकिन... "लेकिन" शब्द का उपयोग न करें
एक और मजेदार रणनीति जो मैंने अपनी विभिन्न यात्राओं के दौरान मैनेजर-ईमेल में देखी है, वह है संपूर्ण बेट-एंड-स्विच रूटीन। यह वह जगह है जहां मैनेजर ईमेल की शुरुआत एक तारीफ के साथ करता है, और फिर शिकायत करने या अतिरिक्त काम मांगने के लिए स्विच-अप करता है। यह विशेष रूप से हानिकारक है, क्योंकि यह झूठा आभास देता है कि आप ईमानदार और विनम्र होने वाले हैं (जैसा कि ऊपर अनुशंसित है), और आप कर्मचारी की उम्मीदों को बढ़ाते हैं कि वे एक तारीफ प्राप्त करने वाले हैं, और फिर आप ठीक विपरीत करके इसे नष्ट कर देते हैं।
ये वाक्यांश हैं जैसे, "तुम लोग बहुत अच्छा कर रहे हो, लेकिन...", या "मुझे पसंद आया कि तुमने उस आरेख के साथ क्या किया, लेकिन..."
यह वास्तव में मैनेजरों को दी गई पुरानी सलाह की नाजायज संतान है कि उन्हें हमेशा कुछ मांगने या आलोचना करने वाले ईमेल की शुरुआत कुछ सकारात्मक के साथ करनी चाहिए ताकि "आघात को नरम किया जा सके"। मुझे गलत मत समझिए, ईमानदारी से किया गया, यह वास्तव में काम करता है। समस्या यह है कि ज्यादातर लोग नहीं जानते कि इसे ईमानदारी से कैसे किया जाए, और इसके बजाय केवल एक दंभी, घमंडी गधे के रूप में सामने आते हैं।
जब तक आप ईमानदारी से महसूस नहीं करते कि कोई अच्छा काम कर रहा है—बस खोखली प्रशंसा को छोड़ दें और काम की बात पर उतरें। आपका कर्मचारी वयस्क की तरह व्यवहार किए जाने की सराहना करेगा न कि 5 साल के बच्चे की तरह।
लोगों को दिखाएं कि आप परवाह करते हैं कि वे क्या कहते हैं
यदि आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी या सहकर्मी आपकी सराहना करें और महसूस करें कि आप एक प्रामाणिक व्यक्ति हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप लोगों के साथ ईमानदार और सीधे रहें। खुश रहना बहुत अच्छा है, लेकिन सिर्फ सकारात्मक होने के लिए सकारात्मक होना ईमेल के माध्यम से बहुत खाली और संरक्षक लगता है। यदि आपको बुरी खबर देते समय "पहले कुछ सकारात्मक कहें" दृष्टिकोण का उपयोग करना है, तो इसे प्रामाणिक रूप से करें। सिर्फ "तुम एक बहुत बढ़िया कर्मचारी हो" मत कहो, बल्कि उनके द्वारा विशेष रूप से किए गए किसी चीज़ का उल्लेख करें जो यह दर्शाता है। यह उन्हें बताता है कि आप वास्तव में ध्यान देते हैं—आप परवाह करते हैं कि वे क्या करते हैं और क्या कहते हैं।
लोगों को प्रबंधित करना शायद सबसे कठिन कामों में से एक है, क्योंकि अधिकार पर अविश्वास और नापसंद करना मानव स्वभाव है। जब आप अधिकार की स्थिति में होते हैं, तो यह विनम्र, प्रामाणिक और ईमानदार होना बहुत अधिक आवश्यक बना देता है।
यह कहना पर्याप्त नहीं है कि आप लोगों की परवाह करते हैं। इसे दिखाएं।
यह कहना पर्याप्त महत्वपूर्ण नहीं है कि आप किसी की सराहना करते हैं। वर्णन करें क्यों।
ईमेल के साथ, लोग आपके द्वारा कही गई बातों के बारे में सभी तरह की धारणाएं बनाने जा रहे हैं—इसलिए गलत व्याख्या के लिए कोई जगह न छोड़ें। लोग आपकी स्पष्टवादिता और ईमानदारी की सराहना करेंगे—न केवल आपके कर्मचारी बल्कि आपके सहकर्मी भी। यदि आप इसे अच्छी तरह से करते हैं, तो किसी दिन आप खुद को "प्रतिष्ठित नेता" पुरस्कार के प्राप्तकर्ता छोर पर पाएंगे।
आप ईमेल के साथ अच्छी तरह से संवाद करने की कैसे कोशिश करते हैं? आप यह सुनिश्चित करने के लिए किस दृष्टिकोण का उपयोग करते हैं कि आप लोगों को नाराज या संरक्षक न करें? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने सुझाव साझा करें!
