मुझे पता है कि आपको लगता है कि आप एक अच्छा ईमेल लिखना जानते हैं, लेकिन मैं आपको सही बताने के लिए कुछ समय देना चाहता हूं ईमेल लिखने का तरीका। उस वाक्य ने आपको कैसा महसूस कराया? थोड़े जैसे मैं तुमसे बात कर रहा था जैसे तुम तीन साल के हो, है ना? इस तरह कोई ईमेल कितनी आसानी से लोगों को नाराज़ कर सकता है।
यदि आप एक सकारात्मक तरीके से सामने आना चाहते हैं - एक टीम के खिलाड़ी के रूप में, एक सक्षम नेता या एक विश्वसनीय मित्र के रूप में - आपके द्वारा चुने गए शब्दों और जिस तरह से आप उन्हें एक साथ जोड़ते हैं, उसका जबरदस्त प्रभाव पड़ता है। ईमेल में यह और भी अधिक मायने रखता है, क्योंकि फोन या वीडियो चैट के विपरीत, आप उस व्यक्ति का चेहरा नहीं देख सकते। जब आप व्यंग्य करते हैं, या उनके माथे में क्रीज देते हैं तो आप मुस्कुराहट नहीं देख सकते क्योंकि आपने जो कुछ कहा है वह उन्हें भ्रमित करता है। कुछ लोग सोचते हैं कि यही कारण है कि ईमेल और सोशल नेटवर्क जैसी तकनीक समाज को नुकसान पहुंचा रही है।
ईमेल के साथ, आप काफी हद तक अंधे हो गए हैं। कुछ लोगों के लिए, उस तरह का काम अच्छा होता है क्योंकि वे उस तरह के लोग होते हैं जो पर . बात करना पसंद करते हैं से . के बजाय लोग लोग। यदि आपने किसी ऐसे वातावरण में काम किया है जहां ईमेल संचार का एक अत्यधिक उपयोग किया जाने वाला रूप है, तो आप शायद जानते हैं कि कई अलग-अलग "ईमेल व्यक्तित्व" हैं जो सामने आते हैं। संरक्षक है, नफरत फैलाने वाला ट्रोल, कालानुक्रमिक रूप से ऑफ-टॉपिक, मिस्टर (या मिसेज) नकारात्मकता ... सूची और आगे बढ़ती है।
तो आप कैसे जानते हैं कि आप गलत रास्ते पर आ रहे हैं या नहीं इसे महसूस किए बिना? आप हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए किस प्रकार के नियमों का पालन कर सकते हैं कि आप एक दयालु, खुले विचारों वाले, सहयोगी व्यक्ति के रूप में सामने आते हैं, जिसके साथ काम करने में लोगों को वास्तव में आनंद आता है? निम्नलिखित युक्तियों से आपको मित्रवत और अधिक उत्पादक ईमेल संचार की ओर अग्रसर होना चाहिए।
आत्मविश्वास और अहंकार के बीच की रेखा
कई बार, जो लोग ईमेल में अहंकारी के रूप में सामने आते हैं, उन्हें पता ही नहीं चलता कि वे कैसे सामने आते हैं। बहुत बार, वे बस किसी को प्रभावित करने या अपने सहकर्मियों या दोस्तों का सम्मान हासिल करने की कोशिश कर रहे होते हैं। लोगों द्वारा की जाने वाली सभी ईमेल त्रुटियों में से - विशेष रूप से कार्यस्थल पर - यह सबसे बड़ी त्रुटि है। कई लोग बॉस को प्रभावित करने की कोशिश कर रहे हैं कि कई बार यह सहकर्मियों के बीच एक-अपमानता का चल रहा खेल बन जाता है। हर कोई उस प्रचार को चाहता है, और अक्सर प्रदर्शन का एकमात्र दृश्य जो प्रबंधक देखता है वह ईमेल में रिपोर्ट किया जाता है। कम से कम, यही विचार प्रक्रिया है।
समस्या तब शुरू होती है जब आप "I" शब्द को बहुत ज्यादा देखते हैं। "मैं चाहता हूं कि हम इसे तुरंत करना शुरू कर दें", या "मैं यहां स्पष्ट होना चाहता हूं..."
वाक्यांश केवल आत्म-केंद्रित नहीं हैं। वे एक तानाशाही बातचीत में भी बदल जाते हैं। यह लगभग माता-पिता-बच्चे के रिश्ते की तरह है जहां एक व्यक्ति सोचता है कि वे सभी नियमों को निर्धारित करने जा रहे हैं, और आपको बस चुप रहना और सुनना चाहिए।
कोई भी इसके प्राप्त होने वाले छोर पर रहना पसंद नहीं करता है, और मुझ पर विश्वास करें, आप डिलीवरी के अंत में भी नहीं रहना चाहते हैं। कोई आपको पसंद नहीं करेगा।
कौशल कोच सलाहकार और लेखक कारमाइन गैलो ने लिखा है कि अभिमानी लोग आंखों के संपर्क से बचते हैं। ऐसा लगता है कि वे के माध्यम से लगभग बात कर रहे हैं तुम, और तुम पर नहीं। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे वास्तव में परवाह नहीं करते कि वे किससे बात कर रहे हैं, केवल इसलिए कि उन्हें जो कहना है वह सुना जाता है। यह "I" के निरंतर उपयोग के माध्यम से ईमेल में भी आता है, जिसमें आपके इनपुट की "सराहना" के बारे में सामयिक सतही टिप्पणियों के अलावा, दूसरों के कहने पर बहुत कम ध्यान दिया जाता है। आप शर्त लगा सकते हैं कि प्रबंधक आपके द्वारा लिखी गई बातों को नहीं पढ़ेगा, लेकिन वह वे के साथ आने की कोशिश में व्यस्त रहेगा। आगे कहना चाहते हैं।
"स्टेप इन", बिग गाइ के लिए किसी को आपकी आवश्यकता नहीं है।
एक और संकेत है कि आपके हाथों में एक आत्म-फुलाया हुआ अहंकार है, जब आप एक ईमेल वार्तालाप के बीच में होते हैं, जिसमें कई लोगों की सीसी सूची शामिल होती है, और फिर नीले रंग से कोई व्यक्ति वाक्यांश के साथ बातचीत में शामिल होता है, " मुझे एक पल के लिए यहां प्रवेश करने दें..."
यहां बताया गया है कि "मुझे स्पष्ट करने दें..." के समान उस प्रकार के शब्द आपके ईमेल को पढ़ने वाले लोगों के साथ क्या करते हैं। यह उन्हें बताता है कि आपको लगता है कि आपके पास सभी उत्तर हैं। यह उन्हें बताता है कि आपको लगता है कि उन्हें अब तक गुमराह किया गया है और गलत किया गया है, और यहाँ आप हैं - एक सफेद घोड़े पर चमकते कवच में नायक - सभी को अपनी मूर्खता और अज्ञानता से बचाने के लिए सवार।
बढ़िया काम मिस्टर हीरो - आपने अपने ईमेल के पहले ही शब्दों से टीम में सभी को अलग कर दिया है।
विनम्र लेकिन पेशेवर संचार के लिए यहां कुछ सबसे शक्तिशाली युक्तियां दी गई हैं।
ईमानदार और विनम्र बनें
एक सच्चे नेता की निशानी वह है जो न केवल यह स्वीकार करता है कि उसके पास सभी उत्तर नहीं हैं, बल्कि आगे कहता है - अक्सर और जोरदार रूप से - कि कर्मचारी सबसे बड़ी अंतर्दृष्टि और कौशल वाले होते हैं। ईमेल में ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है कि जब आप अपने वरिष्ठों को उनके बारे में ईमेल कर रहे हों और उनके बारे में अच्छी तरह से बात कर रहे हों तो अपने कर्मचारी को सीसी करें। ऐसा ही करें जब आप टीम के अन्य सदस्यों से बात कर रहे हों -- अपने कर्मचारियों के बारे में अच्छा बोलें। स्वीकार करें कि उन्हें कब बड़ी सफलता मिली है।
यह उन लोगों के लिए प्रति-सहज हो सकता है जो प्रबंधन की स्थिति में प्रवेश करते हैं खुद . का निर्माण नहीं करते हैं यूपी। आखिरकार, स्थिति अधिकार में से एक है और खुद को घमंड करने के लिए उधार देती है। अधिकांश प्रबंधकों को लगता है कि कर्मचारियों के सम्मान के लिए, उन्हें बौद्धिक रूप से श्रेष्ठ दिखने की आवश्यकता है। दुर्भाग्य से, ज्यादातर मामलों में यह विपरीत होता है।
प्रश्न पूछें
एक प्रबंधक के रूप में यह अजीब लगता है कि अपने कर्मचारियों से जवाब मांगे उन्हें जवाब देने के बजाय, लेकिन विश्वास करें या न करें जब आप लोगों को आपके लिए समाधान विकसित करने के लिए सशक्त बनाते हैं, तो यह उन्हें आपका सम्मान भी करता है। एक बार जब वे किसी समस्या का उत्तर खोजने का कार्य पूरा कर लेते हैं, तो वे न केवल अपने बारे में अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे, बल्कि उन्हें यह भी याद होगा कि आप ही थे जिन्होंने उन्हें आगे बढ़ने और उस सफलता को हासिल करने के लिए प्रेरित किया। यही प्रबंधन का रहस्य है - अपने आप पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय अपने अधीन व्यक्तियों की सफलता पर ध्यान केंद्रित करना।
इसके बारे में सोचें -- आप आप के लिए काम कर रहे आत्मविश्वासी, सफल लोगों की एक टीम बनाने के लिए एक अद्वितीय स्थिति में हैं . ज़रा सोचिए कि उस तरह की टीम असंतुष्ट और प्रेरित लोगों से भरी टीम की तुलना में कितना अधिक हासिल कर सकती है।
लेकिन... "but" का उपयोग न करें
एक और मज़ेदार युक्ति जो मैंने अपनी विभिन्न यात्राओं के दौरान प्रबंधक-ईमेल में देखी है, वह है पूरी बैट-एंड-स्विच रूटीन। यह वह जगह है जहां प्रबंधक एक तारीफ के साथ ईमेल शुरू करता है, और फिर कुछ के बारे में शिकायत करने या अतिरिक्त काम मांगने के लिए स्विच-अप करता है। यह विशेष रूप से हानिकारक है, क्योंकि यह गलत धारणा देता है कि आप ईमानदार और विनम्र होने वाले हैं (जैसा कि ऊपर सुझाया गया है), और आप कर्मचारी की अपेक्षाओं का निर्माण करते हैं कि वे एक प्रशंसा प्राप्त करने वाले हैं, और फिर आप इसे नष्ट कर देते हैं ठीक इसके विपरीत कर रहा है।
ये वाक्यांश हैं, "आप लोग बहुत अच्छा कर रहे हैं, लेकिन...", या "मुझे वह पसंद है जो आपने उस आरेख के साथ किया, लेकिन..."
यह वास्तव में प्रबंधकों को प्रदान की गई सदियों पुरानी सलाह का कमीना बच्चा है कि उन्हें हमेशा "झटका को नरम" करने के लिए कुछ सकारात्मक के साथ कुछ पूछने या कुछ आलोचना करने के लिए एक ईमेल शुरू करना चाहिए। मुझे गलत मत समझो, ईमानदारी से किया, यह वास्तव में काम करता है। समस्या यह है कि ज्यादातर लोग यह नहीं जानते कि इसे ईमानदारी से कैसे करना है, और इसके बजाय वे एक कृपालु, घमंडी गधे के रूप में सामने आते हैं।
जब तक आप ईमानदारी से महसूस न करें कि कोई अच्छा काम कर रहा है - बस खाली वादों को दरकिनार करें और व्यवसाय में उतरें। आपका कर्मचारी 5 साल की उम्र के बजाय एक वयस्क की तरह व्यवहार किए जाने की सराहना करेगा।
उन लोगों को दिखाएं जिनकी आपको परवाह है कि वे क्या कहते हैं
यदि आप चाहते हैं कि आपके कर्मचारी या सहकर्मी आपकी सराहना करें और महसूस करें कि आप एक प्रामाणिक व्यक्ति हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप लोगों के साथ ईमानदार और सीधे रहें। खुश रहना बहुत अच्छा है, लेकिन सकारात्मक होने के लिए सकारात्मक होना ईमेल के माध्यम से बहुत खाली और संरक्षण के रूप में सामने आता है। यदि आपको बुरी खबर देते समय "पहले कुछ सकारात्मक कहें" दृष्टिकोण का उपयोग करना है, तो इसे प्रामाणिक रूप से करें। केवल यह न कहें कि "आप एक शानदार कर्मचारी हैं", बल्कि इसके बजाय कुछ ऐसा उल्लेख करें जो उन्होंने विशेष रूप से किया है जो यह दर्शाता है। यह उन्हें बताता है कि आप वास्तव में ध्यान देते हैं -- आपको परवाह है कि वे क्या करते हैं और क्या कहते हैं।
लोगों को प्रबंधित करना शायद सबसे कठिन कामों में से एक है, क्योंकि यह मानव स्वभाव है कि वह अधिकार पर अविश्वास और नापसंद करता है। जब आप अधिकार की स्थिति में होते हैं, तो विनम्र, प्रामाणिक और ईमानदार होना और भी आवश्यक हो जाता है।
यह कहना काफी नहीं है कि आप लोगों की परवाह करते हैं। इसे दिखाओ।
यह कहना काफी महत्वपूर्ण नहीं है कि आप किसी की सराहना करते हैं। वर्णन करें कि क्यों।
ईमेल के साथ, लोग आपके कहने के बारे में तरह-तरह की धारणाएँ बनाने जा रहे हैं -- इसलिए गलत व्याख्या के लिए कोई जगह न छोड़ें। लोग आपकी स्पष्टता और ईमानदारी की सराहना करेंगे - न केवल आपके कर्मचारी बल्कि आपके सहकर्मी भी। यदि आप इसे अच्छी तरह से निकालते हैं, तो किसी दिन आप स्वयं को "प्रतिष्ठित नेता" पुरस्कार प्राप्त करने वाले अंत में पाएंगे।
आप ईमेल के साथ अच्छी तरह से संवाद करने का प्रयास कैसे करते हैं? आप यह सुनिश्चित करने के लिए किस प्रकार का दृष्टिकोण अपनाते हैं कि आप लोगों को ठेस न पहुँचाएँ या संरक्षण न दें? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने सुझाव साझा करें!