यह देखना मजेदार है कि हमारे तकनीकी समाधान कितनी तेजी से मजबूत डिजिटल समाधान से नाजुक डिजिटल समस्या तक जाते हैं। उदाहरण के लिए ईमेल लें। एक ईमेल खाता होने का मतलब है कि आप कभी भी एक संदेश नहीं खोते हैं जो आपको भेजा जाता है, है ना? नकारात्मक पक्ष यह है कि आपके द्वारा संग्रहीत ईमेल की मात्रा बढ़ने के बाद आपको वास्तव में कोई संदेश कभी नहीं मिल सकता है, और मूल रूप से सभी मेल आपके कंप्यूटर पर एक स्थान पर संग्रहीत होते हैं और इसलिए हानि की संभावना होती है।
बेशक यह संभव है कि आपके कंप्यूटर का बैकअप लिया गया हो (और आपको वास्तव में ऐसा करना चाहिए अगर आपको अभी एहसास हुआ कि आप नहीं करते हैं), लेकिन बैकअप होना एक बात है - अपने ईमेल को अपने ईमेल प्रोग्राम में वापस लाना दूसरी बात है।
इसे हाथ से करना
बेशक, महत्वपूर्ण ईमेल का बैकअप लेने का सबसे तेज़ और आसान तरीका है, उन्हें एक फ़ोल्डर में खींचना और उन्हें USB ड्राइव पर संग्रहीत करना। अधिकांश प्लेटफार्मों पर अधिकांश ईमेल प्रोग्राम एक ढीला ईमेल खोलेंगे जिसमें संभवत:कोई अनुलग्नक शामिल होगा। यह सब ठीक है और अच्छा है, लेकिन ईमेल क्लाइंट के बारे में बात यह है कि यह आपके ईमेल को (सैद्धांतिक रूप से) खोज योग्य डेटाबेस में रखता है। फ़ोल्डर में फ़ाइलों का एक ढीला संग्रह डेटा को सुरक्षित करता है, लेकिन यह किसी भी तरह से खोजने योग्य संसाधन नहीं है।
आप इसके बारे में थोड़ा और व्यवस्थित हो सकते हैं और खाता सक्रियण, उत्पाद क्रमांक, खरीद से प्राप्तियों आदि के बारे में ईमेल खींच सकते हैं, लेकिन यह सब कुछ मैन्युअल रूप से अपडेट रखने के लिए थोड़ा दर्द है।
फ्रीवेयर समाधान
समाधान एक ईमेल संग्रह सेवा है। आपको वहां कई सेवाएं मिलेंगी, लेकिन अधिकांश बहुत ही कॉर्पोरेट हैं। कुछ हैं, विशेष रूप से लोकप्रिय मेलस्टोर समाधान, जो घरेलू उपयोग के लिए उनके कॉर्पोरेट सॉफ़्टवेयर का निःशुल्क संस्करण प्रदान करता है।
यह आपके ईमेल को सुरक्षित रखने के लिए एक बेहतर उपाय है, और न केवल सुरक्षित बल्कि पहुंच योग्य है। दूर के डिजिटल स्थान पर अपने ईमेल का बैकअप लेने के साथ-साथ, आप अपने ईमेल को ठीक उसी स्थान पर पुनर्स्थापित कर सकते हैं, जहां से वे आपके क्लाइंट सॉफ़्टवेयर में उत्पन्न हुए थे। आप प्रेषक और दिनांक जैसे प्रासंगिक विवरण के लिए बैकअप में ईमेल भी खोज सकते हैं।
एक सामान्य ऑफ़साइट बैकअप के बजाय एक समर्पित ईमेल अभिलेखीय सेवा का उपयोग करने या इसे हाथ से करने का सबसे बड़ा लाभ सरल है:आपके ईमेल न केवल खोजे जा सकते हैं बल्कि बहाल करने योग्य भी हैं। एक साइड बेनिफिट के रूप में, इसका मतलब यह भी है कि आपके ईमेल बाहरी डेटाबेस में संग्रहीत होने से आपके ईमेल को माइग्रेट करना भी आसान हो जाता है। यदि आप कंप्यूटर बदलते हैं, उदाहरण के लिए यदि आप अपनी मुख्य डेस्कटॉप मशीन को अपग्रेड करते हैं, तो दर्द के सबसे बड़े स्रोतों में से एक आपके पुराने मेल तक पहुंच के बिना अपने ईमेल क्लाइंट को नए सिरे से शुरू करना है।
एक ऑफसाइट बैकअप के साथ जिसे किसी भी क्लाइंट के लिए आसानी से बहाल किया जा सकता है, आप बस अपने बॉस, अपनी पत्नी, अपने प्राथमिक सॉफ्टवेयर प्रदाता से सभी ईमेल प्राप्त कर सकते हैं और जारी रख सकते हैं जैसे कि कुछ हुआ ही नहीं है। यह ईमेल निर्यात और आयात उपकरणों को तैनात करने या डेटाबेस को हाथ से हैक करने से कहीं अधिक आसान है, जो लंबे समय से मानक समाधान रहा है।
जैसे-जैसे हम आपके संपूर्ण कार्य और गृह जीवन को ईमेल में संगृहीत करने के समय की ओर बढ़ते हैं, इसे सुरक्षित करने के लिए कदम उठाना समझ में आता है।
अभ्यास में
एक उदाहरण के रूप में मेलस्टोर का उपयोग करना, इसका उपयोग करना बहुत आसान है। एक बार सॉफ्टवेयर डाउनलोड और इंस्टॉल हो जाने के बाद, इसे चलाने पर आपको एक डैशबोर्ड का सामना करना पड़ता है।
बाईं ओर आपके पास उन सभी रिपोर्टों की विस्तृत सूची है जो आप कर सकते हैं।
केंद्र में आपके पास सामान्य कार्यों के लिए हॉटलिंक हैं।
और दाईं ओर आपका डैशबोर्ड है।
आरंभ करने के लिए आपको केंद्र कॉलम में "संग्रह ईमेल" लिंक पर क्लिक करना होगा। यह आपको संग्रह ईमेल पैनल में लाता है।
अभिलेखागार "प्रोफाइल" द्वारा शासित होते हैं, इसलिए प्रत्येक ईमेल जिसका आप बैकअप लेना चाहते हैं, को एक प्रोफ़ाइल बनाने की आवश्यकता होती है। आप ऐसा या तो प्रोफ़ाइल बनाएं फ़ील्ड में अपना ईमेल लिखकर या उन्नत ड्रॉप-डाउन से एक विशिष्ट प्रोटोकॉल का चयन करके करते हैं।
एक्सेस को अधिकृत करने के लिए आपको अपना पासवर्ड डालने के लिए कहा जाएगा।
एक बार जब सॉफ़्टवेयर ने आपके ईमेल खाते को इंटरनेट पर सत्यापित करने के लिए उसका सर्वेक्षण कर दिया, तो आपकी नई प्रोफ़ाइल बन जाएगी।
डैशबोर्ड में एक प्रोफ़ाइल बनाई जाएगी, और अब आप इसे सर्वर से अपनी मशीन पर संग्रहीत करने के लिए डबल-क्लिक कर सकते हैं।
नोट:चूंकि सॉफ़्टवेयर सीधे आपके मेल सर्वर से बात करता है, इसलिए यह संग्रह मशीन आपकी ईमेल मशीन भी नहीं होनी चाहिए, जो ऑफ-साइट बैकअप के लिए सहायक है।
एक बार ऐसा करने के बाद, आपके ईमेल का बैकअप लिया जाएगा और Mailstore सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके खोजा जा सकेगा।
निष्कर्ष
उम्मीद है कि इससे आपको यह महसूस करने में मदद करने के लिए कुछ विचार मिले हैं कि आपके ईमेल एक संसाधन हैं न कि कबाड़ का ढेर। जब तक आप अपनी ज़रूरत के लोगों तक नहीं पहुँच सकते, तब तक उनका इधर-उधर पड़ा रहना व्यर्थ है, और ईमेल संग्रह निश्चित रूप से सही दिशा में एक कदम है।
यदि आपके पास ईमेल संग्रह के बारे में कोई विचार है, तो कृपया हमें नीचे टिप्पणी में बताएं।