यह देखना मजेदार है कि हमारे तकनीकी समाधान कितनी तेजी से मजबूत डिजिटल समाधान से नाजुक डिजिटल समस्या बन जाते हैं। ईमेल को लें उदाहरण के लिए। एक ईमेल खाता होने का मतलब है कि आप कभी भी वह संदेश नहीं खोते जो आपको भेजा जाता है, है ना? नकारात्मक पक्ष यह है कि आप एक बार ईमेल की मात्रा बढ़ जाने पर वास्तव में कभी कोई संदेश नहीं ढूंढ सकते, और मूल रूप से सारा मेल आपके कंप्यूटर पर एक स्थान पर संग्रहीत होता है और इसलिए नुकसान की चपेट में होता है।
बेशक यह संभव है कि आपका कंप्यूटर बैकअप हो (और आपको वास्तव में ऐसा करना चाहिए यदि आपको अभी पता चला है कि आप नहीं करते), लेकिन बैकअप होना एक बात है - अपने ईमेल को वापस अपने ईमेल प्रोग्राम में पुनर्स्थापित करना दूसरी बात है।
इसे मैन्युअली करना
महत्वपूर्ण ईमेल का बैकअप लेने का सबसे तेज और आसान तरीका है, जाहिर है, उन्हें एक फ़ोल्डर में खींचकर USB ड्राइव पर स्टोर करना। अधिकांश प्लेटफॉर्म पर अधिकांश ईमेल प्रोग्राम एक ढीले ईमेल को खोलेंगे जिसमें शायद कोई अटैचमेंट शामिल होगा। यह सब ठीक है, लेकिन ईमेल क्लाइंट के बारे में बात यह है कि यह आपके ईमेल को एक (सैद्धांतिक रूप से) खोजने योग्य डेटाबेस में रखता है। एक फ़ोल्डर में फ़ाइलों का एक ढीला संग्रह डेटा को सुरक्षित करता है, लेकिन यह किसी भी तरह से एक खोजने योग्य संसाधन नहीं है।
आप इसके बारे में थोड़ा अधिक संगठित हो सकते हैं और खाता सक्रियण, उत्पाद सीरियल नंबर, खरीदारी से रसीदों आदि के बारे में ईमेल खींच सकते हैं, लेकिन यह सब मैन्युअली अपडेट रखने के लिए थोड़ा दर्दनाक है।
फ्रीवेयर समाधान
समाधान एक ईमेल संग्रह सेवा है। आपको वहां कई सेवाएं मिलेंगी, लेकिन अधिकांश कॉर्पोरेट लहजे में बहुत अधिक हैं। कुछ हैं, विशेष रूप से लोकप्रिय मेलस्टोर (MailStore) समाधान, जो घरेलू उपयोग के लिए अपने कॉर्पोरेट सॉफ्टवेयर का एक मुफ्त संस्करण प्रदान करता है।
यह आपके ईमेल को सुरक्षित रखने का एक बेहतर समाधान है, और न केवल सुरक्षित बल्कि सुलभ। अपने ईमेल को एक दूरस्थ डिजिटल स्थान पर ऑफसाइट बैकअप करने के साथ-साथ, आप अपने ईमेल को सीधे वहीं पुनर्स्थापित कर सकते हैं जहां वे आपके क्लाइंट सॉफ्टवेयर में उत्पन्न हुए थे। आप बैकअप में प्रेषक और तारीख जैसे प्रासंगिक विवरणों के लिए ईमेल भी खोज सकते हैं।
एक समर्पित ईमेल संग्रह सेवा का उपयोग करने का सबसे बड़ा लाभ एक सामान्य ऑफसाइट बैकअप या इसे मैन्युअली करने की तुलना में सरल है: आपके ईमेल न केवल खोजने योग्य हैं बल्कि पुनर्स्थापन योग्य भी हैं। एक अतिरिक्त लाभ के रूप में, इसका मतलब यह भी है कि आपके ईमेल को एक बाहरी डेटाबेस में संग्रहीत करने से आपके ईमेल को माइग्रेट करना भी आसान हो जाता है। यदि आप कंप्यूटर बदलते हैं, उदाहरण के लिए यदि आप अपनी मुख्य डेस्कटॉप मशीन को अपग्रेड करते हैं, तो सबसे बड़े दर्द के स्रोतों में से एक है अपने ईमेल क्लाइंट को अपने लीगेसी मेल तक पहुंच के बिना खरोंच से शुरू करना।
एक ऑफसाइट बैकअप के साथ जिसे किसी भी क्लाइंट पर आसानी से पुनर्स्थापित किया जा सकता है, आप बस अपने बॉस, अपनी पत्नी, अपने प्राथमिक सॉफ्टवेयर प्रदाता के सभी ईमेल खींच सकते हैं, और ऐसे जारी रख सकते हैं जैसे कुछ हुआ ही न हो। यह ईमेल निर्यात और आयात टूल तैनात करने या हाथ से डेटाबेस हैक करने की तुलना में बहुत आसान है, जो लंबे समय से मानक समाधान रहा है।
जैसे-जैसे हम आपके संपूर्ण कार्य और घरेलू जीवन के ईमेल में संग्रहीत होने के समय की ओर बढ़ रहे हैं, इसे सुरक्षित करने के लिए कदम उठाना समझदारी है।
व्यवहार में
मेलस्टोर का उदाहरण के रूप में उपयोग करते हुए, इसका उपयोग करना बहुत सरल है। एक बार सॉफ्टवेयर डाउनलोड और इंस्टॉल हो जाने पर, इसे चलाने पर आप एक डैशबोर्ड का सामना करते हैं।
बाईं ओर आपके पास उन सभी रिपोर्ट की एक विस्तृत सूची है जो आप कर सकते हैं।
केंद्र में आपके पास सामान्य कार्यों के लिए हॉटलिंक्स हैं।
और दाईं ओर आपका डैशबोर्ड है।
शुरू करने के लिए आपको केंद्र कॉलम में "आर्काइव ईमेल" लिंक पर क्लिक करना होगा। यह आपको आर्काइव ईमेल पैनल पर लाता है।
आर्काइव "प्रोफाइल" द्वारा नियंत्रित होते हैं, इसलिए आपके द्वारा बैकअप लिए जाने वाले प्रत्येक ईमेल को एक प्रोफाइल बनाने की आवश्यकता होती है। आप इसे या तो क्रिएट प्रोफाइल फ़ील्ड में अपना ईमेल टाइप करके या उन्नत ड्रॉप-डाउन से एक विशिष्ट प्रोटोकॉल चुनकर करते हैं।
आपसे एक्सेस अधिकृत करने के लिए अपना पासवर्ड डालने के लिए कहा जाएगा।
एक बार जब सॉफ्टवेयर इंटरनेट पर आपके ईमेल खाते को पोल करके इसे सत्यापित कर लेता है, तो आपका नया प्रोफाइल बन जाएगा।
डैशबोर्ड में एक प्रोफाइल बनाया जाएगा, और अब आप इसे सर्वर से अपनी मशीन पर आर्काइव करने के लिए डबल-क्लिक कर सकते हैं।
नोट: चूंकि सॉफ्टवेयर सीधे आपके मेल सर्वर से बात करता है, यह आर्काइव मशीन आपकी ईमेल मशीन भी नहीं होनी चाहिए, जो ऑफ-साइट बैकअप के लिए उपयोगी है।
एक बार यह हो जाने पर, आपका ईमेल बैकअप हो जाएगा और मेलस्टोर सॉफ्टवेयर का उपयोग करके खोजने योग्य होगा।
