डांटे गलत थे; नर्क के दस नहीं, ग्यारह चक्र हैं, जिनमें से सबसे गहरा उन लोगों के लिए आरक्षित है जो सबसे जघन्य ईमेल पाप करते हैं। ईमेल यहां रहने के लिए है लेकिन कुछ पापी हैं जो इसे हम बाकी लोगों के लिए बदतर बना रहे हैं। आज मैं कुछ सबसे गंभीर तरीकों को देखने जा रहा हूं जिनसे लोग ईमेल का दुरुपयोग कर सकते हैं और हम बाकी लोगों के लिए जीवन को बेकार बना सकते हैं।
चिंता न करें, भले ही आप एक पापी हों, आप अनंत पीड़ा के लिए अभिशप्त नहीं हैं। अपने तरीकों की त्रुटि को सुधारने और अपने ईमेल पाप का प्रायश्चित करने के लिए एक सप्ताह लंबे प्रायश्चित को अपनाएं और सब माफ कर दिया जाएगा।
यह पता लगाने के लिए पढ़ें कि आप एक ईमेल संत हैं या पापी।
बहुत सारे लोगों को ईमेल भेजना
ईमेल भेजना अविश्वसनीय रूप से सस्ता है। एक व्यक्ति पांच मिनट खर्च करके एक ईमेल लिख सकता है और इसे हजारों, या यहां तक कि लाखों प्राप्तकर्ताओं को भेज सकता है। यह प्राप्त करने के लिए, व्यापक अर्थों में, अत्यधिक महंगा भी है। यदि इसे पढ़ने में दो मिनट लगते हैं, या खारिज करने में सिर्फ 30 सेकंड, तो एक अकेला ईमेल जितने लोगों-मिनट बर्बाद कर सकता है वह बहुत बड़ा है। यह उत्पादक समय की भारी बर्बादी है। भले ही आप प्रभाव को कम करने के लिए कदम उठाएं, जैसे बहु-स्तरीय संचार प्रणाली स्थापित करना, आपको किसी बिंदु पर इससे निपटना होगा।
बहुत सारे संगठनों की नीतियां हैं जहां हर कोई, हर किसी का कुत्ता भी, सभी ईमेल पर CC किया जाता है। हर किसी को हर एक ईमेल प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप उन नीतियों को बनाने वाले लोगों में से एक हैं, या सिर्फ आदत से हर किसी को CC कर रहे हैं जब आपको नहीं करना चाहिए, तो आप एक ईमेल पापी हैं।
चिंता न करें, प्रायश्चित सरल है। एक सप्ताह के लिए, केवल उन लोगों को ईमेल भेजें जिन्हें उन्हें प्राप्त करने की बिल्कुल आवश्यकता है। यदि संदेह में हैं, तो ईमेल न भेजें। आप शायद आश्चर्यचकित होंगे कि इस का हर चीज के चलने पर कितना कम प्रभाव पड़ता है।
बोनस के रूप में, आप जितना अधिक ईमेल भेजते हैं, उतना ही अधिक आप प्राप्त करने की संभावना रखते हैं इसलिए यदि आप अपने स्वयं के ईमेल ओवरलोड का सामना कर रहे हैं, तो यह भी मदद कर सकता है।
रिप्लाई ऑल का अत्यधिक उपयोग
ईमेल अपने सर्वश्रेष्ठ पर होता है जब इसका उपयोग बिल्कुल एक पत्र की तरह किया जाता है: एक व्यक्ति दूसरे व्यक्ति को एक संदेश भेजता है और उनके प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करता है। ईमेल तब भी काम करता है जब एक व्यक्ति बहुत सारे लोगों को एक संदेश भेजता है (जब तक वे सभी इसे प्राप्त करने की आवश्यकता रखते हैं)। थ्रेडेड संदेशों जैसी शानदार सुविधाओं के साथ भी, ईमेल कई संदेशों को ठीक से संभालने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है।
समस्या समूह ईमेल के साथ वास्तव में स्पष्ट हो जाती है। मैं उन्हें 20वीं शताब्दी के सबसे खराब तकनीकी विकास के रूप में परमाणु बम से थोड़ा ऊपर रैंक करता हूं। 15 या 20 लोगों के साथ एक ईमेल थ्रेड तेजी से हाथ से निकल सकता है यदि लोग सावधान नहीं हैं। और याद रखें, भेजा गया हर संदेश कहीं न कहीं किसी के लिए एक और नोटिफिकेशन है।
जबकि पहला संदेश संगठन में सभी के लिए प्रासंगिक हो सकता है, संभावना है कि प्रतिक्रियाएं नहीं हैं। यदि आपका बॉस पूरे स्टाफ को एक प्रश्न भेजता है, तो क्या आपके सहकर्मियों को वास्तव में आपका उत्तर देखने की आवश्यकता है? रिप्लाई ऑल बटन का अत्यधिक उपयोग सबसे बड़े ईमेल पापों में से एक है जो आप कर सकते हैं।
फिर से, प्रायश्चित काफी सरल है। एक सप्ताह के लिए, आपको केवल रिप्लाई बटन का उपयोग करना होगा। यदि एक से अधिक व्यक्ति को प्रतिक्रिया देखने की आवश्यकता है, तो मैन्युअल रूप से उन्हें CC करें। रिप्लाई ऑल बटन एक बुरी प्रलोभन है जिसका विरोध किया जाना चाहिए।
जब आपको ईमेल करने की आवश्यकता नहीं हो तो ईमेल करना
कभी-कभी ईमेल किसी तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका होता है। कभी-कभी यह नहीं होता। दुर्भाग्य से, ईमेल को अक्सर डिफ़ॉल्ट के रूप में देखा जाता है। जब आपको ईमेल करने की आवश्यकता नहीं होती तो ईमेल करना आपको सीधे ईमेल नरक में भेजने का एक और तरीका है।
कभी-कभी चीजों को पूरा करने के बेहतर तरीके होते हैं। अगर टोनी कमरे के उस पार बैठा है, तो जब तक आपको पेपर ट्रेल बनाने की आवश्यकता न हो, क्यों न उसके पास जाकर उससे बात करें? इसी तरह, यदि किसी चीज में बहुत सारे आगे-पीछे की आवश्यकता होने वाली है, तो आमने-सामने या फोन मीटिंग शायद बहुत अधिक कुशल होगी। 30 मिनट की फोन कॉल सप्ताह भर चलने वाली ईमेल चर्चाओं की जगह ले सकती है। बस सुनिश्चित करें कि आप अपनी मीटिंग को टाइम वैक्यूम में न बदलने दें।
आपका प्रायश्चित एक सप्ताह के लिए ईमेल न भेजने के लिए वह सब कुछ करना है जो आप कर सकते हैं। अगर टोनी उसके डेस्क पर नहीं है जब आप उसके पास जाते हैं, तो एक हाथ से लिखा नोट छोड़ दें। अगर बॉब कुछ व्यवस्थित करना चाहता है, तो उसे कॉल करें और फोन पर इसे सुलझाएं। देखें कि अपने डिफ़ॉल्ट को "ईमेल भेजें" से "केवल ईमेल भेजें अगर कोई अन्य विकल्प नहीं है" में बदलने से आप कैसे काम करते हैं। हर किसी का इनबॉक्स आपको धन्यवाद देगा।
बहुत लंबे ईमेल भेजना
बहुत सारे लोगों को एक छोटा ईमेल भेजना एक पाप है, वैसे ही केवल एक व्यक्ति को वास्तव में लंबे ईमेल भेजना भी हो सकता है। यदि आप जो कहने की कोशिश कर रहे हैं उसके लिए 2000 शब्दों के ईमेल की आवश्यकता है, तो संभावना है कि आप गलत संचार उपकरण का उपयोग कर रहे हैं। आपका ईमेल जितना लंबा होगा, दूसरे व्यक्ति को पढ़ने में उतना ही अधिक समय लगेगा और प्रतिक्रिया देने के लिए उतना ही अधिक प्रयास करना होगा। लंबे ईमेल वास्तव में चूस सकते हैं!
लोगों का एक बढ़ता हुआ आंदोलन है जो सभी ईमेल को पांच वाक्यों के तहत रखने का संकल्प लेते हैं। उन्हें लगता है कि यदि संदेश को संक्षेप में व्यक्त नहीं किया जा सकता, तो आप इसे गलत कर रहे हैं। यदि आप ऐसे ईमेल लिखने के दोषी हैं जो टॉल्स्टॉय-एस्क क्षेत्र में प्रवेश करते हैं, तो आपका प्रायश्चित एक सप्ताह के लिए पांच वाक्यों की भीड़ में शामिल होना है। आपके द्वारा भेजा गया कोई भी ईमेल, चाहे वह कितना भी आवश्यक लगे, पांच - अधिमानतः छोटे - वाक्यों से अधिक लंबा नहीं चल सकता। यह एक अच्छी आदत है जिसे अपनाना चाहिए और आपको अधिक उत्पादक बनाएगा।
हर संदेश का जवाब देना
यह वह पाप है जिसके लिए मैं सबसे अधिक दोषी था, और इसे पार करने में मुझे कुछ समय लगा। जब आपको एक ईमेल मिलता है तो स्वाभाविक आवेग तुरंत जवाब देना होता है। समस्या यह है कि यह आपको अनावश्यक, प्रतिक्रियात्मक आदान-प्रदान में खींच सकता है और लोग यह उम्मीद करने लगेंगे कि आप सभी घंटों में ईमेल पर तुरंत प्रतिक्रिया देने के लिए उपलब्ध होंगे। सभी ईमेल का तुरंत जवाब देना केवल एक छोटा ईमेल पाप है, जबकि इसके विपरीत, हर किसी से तुरंत जवाब देने की उम्मीद करना एक बड़ा पाप है।
हर चीज पर तेजी से प्रतिक्रिया देकर आप उस जानवर को खिला रहे हैं जो शनिवार को सुबह 4 बजे ईमेल प्रतिक्रियाओं की मांग करने वाला बॉस है। तुझे ऐसे बॉस को खुश नहीं करना चाहिए। इस पाप के प्रायश्चित के रूप में, आपको ईमेल का जवाब देने से पहले कम से कम एक घंटे इंतजार करना होगा, और केवल कार्य घंटों के दौरान प्रतिक्रिया देनी होगी। यदि किसी चीज को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो आपको संचार के किसी अन्य तरीके का उपयोग करने की आवश्यकता है।
अब शांति से जाएं
इसे प्यार करें या नफरत करें, ईमेल यहां रहने के लिए है। हालांकि, सभी के लिए अनुभव को बेहतर बनाने के तरीके हैं। यदि आप एक भयानक ईमेल पापी हैं, तो अपने तरीकों का प्रायश्चित करें और इन सरल समाधानों में से कुछ को अमल में लाएं। लोग इसके लिए आपको धन्यवाद देंगे। यदि, दूसरी ओर, आप एक ईमेल संत हैं, तो इस लेख को किसी भी पापी को फॉरवर्ड करें जिन्हें आप जानते हैं और अच्छे शब्द का प्रसार करें।
वहां अनगिनत अन्य ईमेल पाप हैं। आपको लगता है कि मैं कौन से चूक गया? और आप क्या प्रायश्चित सुझाएंगे?
