दांते गलत था; नरक के दस मंडल हैं, जिनमें से सबसे गहरा उन लोगों के लिए आरक्षित है जो सबसे जघन्य ईमेल पाप करते हैं। ईमेल यहाँ रहने के लिए है लेकिन कुछ पापी हैं जो हममें से बाकी लोगों के लिए इसे बदतर बना रहे हैं। आज मैं कुछ सबसे गंभीर तरीकों को देखने जा रहा हूं, जिससे लोग ईमेल का दुरुपयोग कर सकते हैं और हममें से बाकी लोगों के लिए जीवन खराब कर सकते हैं।
हालांकि चिंता न करें, भले ही आप पापी हों, आप अनंत काल के दुखों के लिए अभिशप्त नहीं हैं। अपने तरीकों की त्रुटि को ठीक करने के लिए एक सप्ताह की तपस्या को अपनाएं और अपने ईमेल पाप का पश्चाताप करें और सभी को क्षमा कर दिया जाएगा।
यह जानने के लिए पढ़ें कि आप ईमेल संत हैं या पापी।
बहुत से लोगों को ईमेल भेजना
ईमेल भेजने के लिए अविश्वसनीय रूप से सस्ता है। एक व्यक्ति ईमेल लिखने में पांच मिनट खर्च कर सकता है और इसे हजारों, या सैकड़ों हजारों प्राप्तकर्ताओं को भेज सकता है। यह व्यापक रूप से प्राप्त करने के लिए बेहद महंगा भी है। अगर इसे पढ़ने में दो मिनट लगते हैं, या खारिज करने में सिर्फ 30 सेकंड का समय लगता है, तो लोगों की संख्या-मिनटों की संख्या एक ईमेल बर्बाद कर सकती है। यह उत्पादक समय की भारी बर्बादी के बराबर है। भले ही आप प्रभाव को कम करने के लिए कदम उठाते हैं, जैसे कि एक बहु-स्तरीय संचार प्रणाली स्थापित करना, फिर भी आपको किसी न किसी बिंदु पर इससे निपटना होगा।
बहुत सारे संगठनों की नीतियां हैं जहां सभी ईमेल पर किसी को, सभी को, और सभी के कुत्ते को CC'd किया जाता है। हर किसी को हर एक ईमेल प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है। यदि आप उन नीतियों को बनाने वाले लोगों में से एक हैं, या जब आपके पास नहीं है तो सभी को आदत से बाहर कर रहे हैं, तो आप एक ईमेल पापी हैं।
चिंता न करें, तपस्या सरल है। एक सप्ताह के लिए, केवल उन लोगों को ईमेल भेजें जिन्हें उन्हें प्राप्त करने की बिल्कुल आवश्यकता है। यदि संदेह है, तो ईमेल न भेजें। आपको शायद यह जानकर आश्चर्य होगा कि सब कुछ कैसे चलता है, इस पर इसका कितना कम प्रभाव पड़ता है।
एक बोनस के रूप में, आप जितना अधिक ईमेल भेजते हैं, उतना ही आपको प्राप्त होने की संभावना है, इसलिए यदि आप अपने स्वयं के ईमेल अधिभार का सामना कर रहे हैं, तो यह भी मदद कर सकता है।
सभी उत्तर का अत्यधिक उपयोग
ईमेल का सबसे अच्छा उपयोग तब होता है जब इसका उपयोग बिल्कुल एक पत्र की तरह किया जाता है:एक व्यक्ति दूसरे व्यक्ति को एक ही संदेश भेजता है और उनके जवाब की प्रतीक्षा करता है। ईमेल तब भी काम करता है जब एक व्यक्ति बहुत से लोगों को एक ही संदेश भेजता है (जब तक कि वे सभी इसे प्राप्त करने की आवश्यकता है)। थ्रेडेड संदेशों जैसी शानदार सुविधाओं के साथ भी, ईमेल को कई संदेशों को ठीक से संभालने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है।
समूह ईमेल के साथ समस्या वास्तव में स्पष्ट हो जाती है। मैं उन्हें 20वीं शताब्दी के सबसे खराब तकनीकी विकास के रूप में परमाणु बम से थोड़ा ऊपर रखता हूं। अगर लोग सावधान नहीं हैं तो 15 या 20 लोगों का जवाब देने वाला ईमेल थ्रेड तेजी से हाथ से निकल सकता है। और याद रखें, भेजा गया प्रत्येक संदेश कहीं न कहीं किसी के लिए एक और सूचना है।
हालांकि पहला संदेश संगठन में सभी के लिए प्रासंगिक हो सकता है, संभावना है कि प्रतिक्रियाएं नहीं हैं। यदि आपका बॉस पूरे स्टाफ को कोई प्रश्न भेजता है, तो अपने सहकर्मियों से सच में करें आपका जवाब देखने की जरूरत है? प्रत्युत्तर का अत्यधिक उपयोग सभी बटन आपके द्वारा किए जा सकने वाले सबसे बड़े ईमेल पापों में से एक है।
फिर से, तपस्या काफी सरल है। एक सप्ताह के लिए, आपको केवल उत्तर बटन का उपयोग करना होगा। यदि एक से अधिक व्यक्तियों को प्रतिक्रिया देखने की आवश्यकता है, तो उन्हें मैन्युअल रूप से सीसी करें। रिप्लाई ऑल बटन एक दुष्ट प्रलोभन है जिसका विरोध किया जाना चाहिए।
जब आपको इसकी आवश्यकता न हो तब ईमेल करना
कभी-कभी ईमेल किसी तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका होता है। कभी-कभी ऐसा नहीं होता है। दुर्भाग्य से, ईमेल को अक्सर डिफ़ॉल्ट के रूप में देखा जाता है। जब आपको ईमेल करने की आवश्यकता न हो तो ईमेल करना स्वयं को सीधे ईमेल नरक में भेजने का एक और तरीका है।
कभी-कभी चीजों को पूरा करने के बेहतर तरीके होते हैं। यदि टोनी आप से पूरे कमरे में बैठता है, जब तक कि आपको पेपर ट्रेल बनाने की आवश्यकता न हो, तो क्यों न चलकर उससे बात करें? इसी तरह, अगर किसी चीज़ के लिए आगे-पीछे की बहुत आवश्यकता होती है, तो आमने-सामने या फ़ोन मीटिंग शायद बहुत अधिक कुशल होगी। सप्ताह भर चलने वाली ईमेल चर्चाओं की जगह 30 मिनट का फोन कॉल ले सकता है। बस सुनिश्चित करें कि आप अपनी मीटिंग्स को खाली समय में न बदलने दें।
आपकी तपस्या वह सब कुछ करना है जो आप एक सप्ताह तक ईमेल न भेजने के लिए कर सकते हैं। यदि आप चलते समय टोनी अपने डेस्क पर नहीं हैं, तो एक हस्तलिखित नोट छोड़ दें। अगर बॉब कुछ व्यवस्थित करना चाहता है, तो उसे फोन करें और फोन पर बात करें। देखें कि कैसे अपने डिफ़ॉल्ट को "एक ईमेल भेजें" से "कोई अन्य विकल्प न होने पर केवल एक ईमेल भेजें" में बदलना आपके काम करने के तरीके को प्रभावित करता है। सभी का इनबॉक्स आपको धन्यवाद देगा।
लंबे समय तक ईमेल भेजना
जैसे बहुत से लोगों को एक छोटा ईमेल भेजना पाप है, वैसे ही सिर्फ एक व्यक्ति को वास्तव में लंबे ईमेल भेजना भी एक पाप हो सकता है। यदि आप जो कहना चाह रहे हैं उसके लिए 2000 शब्दों के ईमेल की आवश्यकता है, तो संभावना है कि आप गलत संचार उपकरण का उपयोग कर रहे हैं। आपका ईमेल जितना लंबा होगा, दूसरे व्यक्ति को पढ़ने में उतना ही अधिक समय लगेगा और जवाब देने के लिए उतने ही अधिक प्रयास की आवश्यकता होगी। लंबे ईमेल वास्तव में चूस सकते हैं!
सभी ईमेल को पाँच वाक्यों के अंतर्गत रखने का वचन देने वाले लोगों का आंदोलन बढ़ रहा है। उन्हें लगता है कि अगर संदेश को संक्षेप में नहीं बताया जा सकता है, तो आप इसे गलत कर रहे हैं। यदि आप टॉल्स्टॉय-एस्क क्षेत्र में आने वाले ईमेल लिखने के दोषी हैं, तो आपकी तपस्या एक सप्ताह के लिए पांच वाक्यों की भीड़ में शामिल होना है। आपके द्वारा भेजा गया कोई भी ईमेल, चाहे वह कितना भी आवश्यक क्यों न हो, पाँच से अधिक समय तक चल सकता है - अधिमानतः छोटे - वाक्य। इसमें शामिल होना एक अच्छी आदत है और यह आपको अधिक उत्पादक बनाएगी।
हर संदेश का जवाब देना
यही वह पाप है जिसके लिए मैं सबसे अधिक दोषी था, और इससे पार पाने में मुझे कुछ समय लगा। जब आप एक ईमेल प्राप्त करते हैं तो स्वाभाविक आवेग सीधे उत्तर देने का होता है। समस्या यह है कि यह आपको अनावश्यक, प्रतिक्रियावादी आदान-प्रदान में आकर्षित कर सकता है और लोग उम्मीद करेंगे कि आप हर समय ईमेल का तुरंत जवाब देने के लिए उपलब्ध होंगे। सभी ईमेल का तुरंत जवाब देना केवल एक छोटा ईमेल पाप है, जबकि इसके विपरीत, सभी से तुरंत उत्तर देने की अपेक्षा करना एक बड़ा पाप है।
हर उस चीज का तेजी से जवाब देकर आप उस जानवर को खिला रहे हैं जो बॉस है जो शनिवार को सुबह 4 बजे ईमेल प्रतिक्रियाओं की मांग करता है। आपको ऐसे आकाओं के लिए भटकना नहीं चाहिए। इस पाप के लिए तपस्या के रूप में , आपको ईमेल का जवाब देने से पहले कम से कम एक घंटा प्रतीक्षा करने में एक सप्ताह बिताना होगा, और केवल काम के घंटों के दौरान जवाब देना होगा। यदि किसी चीज़ के लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो आपको संचार के किसी अन्य तरीके का उपयोग करने की आवश्यकता है।
अब शांति से जाएं
इसे प्यार करो या नफरत करो, ईमेल यहाँ रहने के लिए है। हालांकि, अन्य सभी के लिए अनुभव को बेहतर बनाने के तरीके हैं। यदि आप एक भयानक ईमेल पापी हैं, तो अपने तरीकों से पश्चाताप करें और इनमें से कुछ सरल समाधानों को अमल में लाएं। इसके लिए लोग आपको धन्यवाद देंगे। यदि, दूसरी ओर, आप एक ईमेल संत हैं, तो इस लेख को किसी भी पापी को अग्रेषित करें जिसे आप जानते हैं और अच्छे शब्द का प्रसार करें।
अनगिनत अन्य ईमेल पाप हैं। आपको क्या लगता है कि मैंने क्या याद किया है? और आप किस तपस्या का सुझाव देंगे?