कैसे अद्भुत ईमेल लिखना आपके करियर को आगे बढ़ा सकता है

चिंता न करें ईमेल अभी तक मरा नहीं है या पुराने जमाने का भी नहीं है, जो कुछ भी नकारात्मक भविष्यवाणी कर रहे होंगे। सोशल मीडिया भले ही बर्फ तोड़ने वाले के रूप में आगे बढ़ रहा हो, लेकिन ईमेल न केवल अपनी पकड़ बना रहा है, बल्कि वेब पर किसी ऐसे व्यक्ति के साथ हाथ मिलाने की बात आती है, जो त्रिशूल का सबसे मजबूत पक्ष है। बहुत कम लोग वास्तव में ईमेल करने की कला में महारत हासिल करते हैं। मेरे सहयोगी जोशुआ ने इसे चिंता भेजने वाला ईमेल कहा। यह एक बहुत ही वास्तविक और आश्चर्यजनक बात है, क्योंकि कुशलता से ईमेल करने के लिए केवल कुछ सटीक गति वाली युक्तियों की आवश्यकता होती है।

पेशेवर ईमेल भेजने से आपकी ऑनलाइन (और ऑफलाइन) प्रतिष्ठा को एक अमूर्त बढ़ावा मिलता है। कलात्मक ईमेलिंग का अंतिम पैमाना यह है कि यदि आप नौकरी पा सकते हैं या सिर्फ एक प्रभावशाली ईमेल के साथ एक गिग लैंड कर सकते हैं। या मैं कहूंगा, भले ही आप एक साक्षात्कार प्राप्त कर सकें और दरवाजे के अंदर अपना पैर जमा सकें। यदि आपके करियर की प्रगति दांव पर है, तो यह समय है कि आप कुछ बुनियादी ईमेल टिप्स सीखें जो करियर की सफलता के लिए बाधाओं को भी दूर कर सकते हैं।

एक अच्छा ईमेल लिखना अब एक बुनियादी जीवन कौशल है

यह कुछ ऐसा है जिसे अभी भी सीखना है। पेशेवर दुनिया में, एक बुरी तरह से लिखा गया ईमेल हारा-किरी हो सकता है क्योंकि कई बार यह संपर्क के पहले बिंदु के रूप में कार्य करता है। याद रखें, आपके ईमेल को भीड़-भाड़ वाले इनबॉक्स में अन्य ईमेल के विपरीत जाना है, प्रत्येक ट्रैश-कैन से बस एक माउस क्लिक की दूरी पर है। कोल्ड-ईमेलिंग कोल्ड-कॉलिंग की तरह ही कठिन है - आपके पास इंप्रेशन बनाने के लिए पहले पांच सेकंड हैं। लेकिन यह किया जा सकता है अगर आप कुछ बुनियादी बातों को ठीक से समझ लें। उनमें से दस ये हैं।

तैयार रहें

क्या तुम खोज करते हो। पता फ़ील्ड में पहला नाम टाइप करने से पहले, आपको उस व्यक्ति के बारे में कम से कम कुछ पता होना चाहिए जिसे आप मेल कर रहे हैं। शुक्र है, ऑनलाइन जॉब रिसर्च चलाना आजकल सबसे आसान चीजों में से एक है, हालांकि यह समय गहन है। लिंक्डइन, फेसबुक और ट्विटर हमेशा की तरह करियर से संबंधित कुछ शोध के लिए अच्छे शुरुआती बिंदु हैं। हमने पहले देखा था कि कैसे एक अच्छी तरह से बनाए रखा लिंक्डइन प्रोफाइल एक पेशेवर संबंध प्रबंधन उपकरण के रूप में उपयोगी हो सकता है।

आपको यह भी स्थापित करना चाहिए कि आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं वह आपको अपने करियर में आगे बढ़ने की स्थिति में है या कम से कम एक प्रभावशाली व्यक्ति हो सकता है। आप किसी फ़ॉलबैक स्थिति पर शोध करने का भी प्रयास कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक इंटर्नशिप या एक स्वतंत्र परियोजना जो आपके लिए प्राथमिक नौकरी के बाद भी उपयुक्त हो सकती है। 

व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ें

मास ईमेल कभी नहीं। जैसे टेम्पलेट आधारित रिज्यूमे के साथ अपने उद्योग को कालीन बमबारी भेजना एक बुरा विचार है, वैसे ही सामान्य ईमेल भेजने का विचार है। आपको प्रत्येक ईमेल को लेजर निर्देशित सटीक वितरण उपकरण के रूप में मानना ​​होगा। यह वह जगह है जहां अनुसंधान न केवल उस व्यक्ति के नाम का पता लगाने में मदद करता है जिसे आप संबोधित कर रहे हैं, बल्कि पदानुक्रम में उनकी स्थिति भी। सही सलाम जोड़ना न भूलें। व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ने का एक यादगार तरीका प्राप्तकर्ता के साथ एक सामान्य आधार खोजना है। यह आपके द्वारा लिया गया सामान्य पाठ्यक्रम हो सकता है या जैसा कि हम नीचे एक अन्य बिंदु में देखेंगे, एक सामान्य परिचित।

साथ ही, जब यह करियर से संबंधित ईमेल हो, तो एक पेशेवर दिखने वाला ईमेल खाता बनाएं, यदि आपके पास पहले से कोई ईमेल खाता नहीं है; अधिमानतः अपने पूरे नाम के साथ।

संक्षिप्त रहें

सम्मान समय। आपका और साथ ही वह व्यस्त व्यक्ति जिसे आप ईमेल भेज रहे हैं। ईमेल की कला संक्षिप्तता की कला को सर्वोच्च प्राथमिकता देती है। कम ध्यान अवधि के साथ काम करते समय अर्थव्यवस्था के साथ अपनी व्यक्तिगत कहानी बताना सही तरीका है। आमतौर पर, व्यस्त सुबह में हम अपने ईमेल को पढ़ने के बजाय स्कैन करते हैं। एक लंबे ईमेल को बाद के लिए टाला जा सकता है और भुला दिया जा सकता है या बस रद्दी कर दिया जा सकता है।

एक टिप:अपने ईमेल को बार-बार तब तक संशोधित करें जब तक कि आप हर छोटी-छोटी जानकारी को निचोड़ने में कामयाब न हो जाएं। जब आप सभी व्यर्थ शब्दों को काट देते हैं, तो आपका अनुरोध स्पष्ट और विशिष्ट हो जाता है। 

कनेक्शन और संदर्भ स्थापित करें

पहला ईमेल एक परिचय है। सभी परिचयों की तरह, यदि आप एक रेफरल का उपयोग कर सकते हैं या एक कनेक्शन स्थापित करने के लिए एक नाम छोड़ सकते हैं तो इसका वजन होता है। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, यह व्यक्तिगत स्पर्श भी जोड़ता है। नौकरी हथियाने का सबसे अच्छा तरीका संबंध स्थापित करना है और यह यहां शुरू हो सकता है यदि आप ईमेल में किसी के संदर्भ को धुरी कर सकते हैं। यह कोई अनुभवी व्यक्ति हो सकता है जिसने आपको उस विशेष उद्योग पर सलाह दी हो। यदि आपके पास संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए कोई नाम नहीं है, तो उल्लेख करें कि आपको वह व्यक्ति कैसे मिला जिसे आप ईमेल कर रहे हैं। हो सकता है, आप उनसे कहीं मिले हों या उनके काम और उपलब्धियों के बारे में पढ़ा हो। इससे भी बेहतर - हो सकता है, आप वही अल्मा मेटर साझा करते हों। मुख्य उद्देश्य यह स्थापित करना है कि आप कनेक्ट करने का प्रयास क्यों कर रहे हैं और कनेक्शन आपके लिए कैसे महत्व रखता है।

विज्ञापन मूल्य

यह वह हुक है जिसे अगर हटा दिया जाता है तो नौकरी के लिए आपकी उम्मीदवारी में मूल्य जोड़ सकता है। एक फ्रेशर के लिए यह सबसे कठिन हिस्सा है, जिसके पास अभी तक प्लेटफॉर्म नहीं है। एक अनुभवी पेशेवर शोध का उपयोग कर सकता है और यह पता लगा सकता है कि वह कहां फर्क कर सकता है। एक पंक्ति का उल्लेख ध्यान खींचने वाला हो सकता है। मुझे अपनी दूसरी नौकरी एक अखबार की रिपोर्ट का उल्लेख करके मिली कि विशेष कंपनी एक क्षेत्र में विस्तार करना चाह रही थी, और मुझे वहां से कुछ बाजार प्रतिक्रिया मिली। एक नौसिखिया उस पृष्ठभूमि के काम का उल्लेख कर सकता है जो उसने कंपनी के काम से बेहतर परिचित होने के लिए किया है। वह विचारों की पेशकश कर सकता है। यह चीजों की योजना में नहीं हो सकता है, लेकिन यह दर्शाता है कि आप भावनात्मक रूप से उनके काम में निवेशित हैं। लेकिन फिर से, इसे संक्षिप्त और सूक्ष्म रखें।

चापलूसी आपको वहां पहुंचा देगी

इसे ज़्यादा मत करो। अपनी तारीफों को ईमानदार और विशिष्ट रखें। मदद के बजाय सलाह मांगना हमेशा मदद करता है। ईमेल को जॉब कवर लेटर के बजाय सूचना के अनुरोध के रूप में देखें। आम तौर पर, लोग साक्षात्कार कॉल जैसी अधिक महत्वपूर्ण चीज़ों के बजाय सलाह और जानकारी देने के इच्छुक होते हैं। कम से कम, पहले ईमेल के साथ आपने अपने करियर लक्ष्य की दिशा में पहला छोटा कदम उठाया है।

अपना उद्देश्य याद रखें

यह पहला ईमेल सिर्फ एक दोस्ताना हाथ मिलाना है। यह एक फिर से शुरू वाहक होने के लिए नहीं है (हाँ, अपना रेज़्यूमे कभी भी संलग्न न करें), इसलिए बंदूक से कूदें नहीं। सबसे अच्छी चीज जिसकी आप उम्मीद कर सकते हैं वह है सकारात्मक प्रतिक्रिया जो अगले ईमेल पर ले जाएगी। रिज्यूम भेजना एक रेड-अलर्ट है और ईमेल में आपके द्वारा लिखी गई उत्साही चीजों को रद्द कर देता है। प्राप्तकर्ता सोच सकता है कि ईमेल नौकरी के लिए सिर्फ एक लालच है। रिज्यूमे भेजने के लिए अन्य चैनल (जैसे मानव संसाधन विभाग) हैं।

रेफ़रल के लिए पूछें

एक अंधेरी बातचीत से आप जो सबसे अच्छी चीज हासिल कर सकते हैं, वह किसी और के लिए एक संदर्भ है जो मददगार हो सकता है। हमेशा एक रेफरल के लिए पूछें क्योंकि प्राप्तकर्ता आपकी मदद करने में सक्षम नहीं हो सकता है लेकिन यह संभव है कि कोई व्यक्ति जिसे वह जानता है वह आपकी मदद कर सकता है।

एक अच्छा अंत

यह एक नई शुरुआत हो सकती है यदि ईमेल सही नोटों पर प्रहार करता है। जैसे ही आप शुरू करते हैं, वैसे ही अच्छी तरह से बंद करना भी जरूरी है। अपने ईमेल हस्ताक्षर पर ध्यान देना भी महत्वपूर्ण है क्योंकि एक नज़र में यह प्राप्तकर्ता को आपके और आपके ध्यान के बारे में बहुत कुछ बता सकता है। अपने ईमेल को सही मान्यता के साथ समाप्त करें। इससे भी महत्वपूर्ण बात, एक विशिष्ट अनुरोध की तरह कॉल टू एक्शन के साथ समाप्त करें।

फ़ॉलो अप करें

एक अनुवर्ती ईमेल न केवल एक अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है बल्कि आपके इरादे को भी दर्शाता है। यह आपको यह जानने में भी मदद करता है कि क्या आपके ईमेल का वांछित प्रभाव पड़ा या जंक हो गया। चाहे पहली बार व्यक्तिगत रूप से मिलना हो या किसी अजनबी को ईमेल करना, एक अनुवर्ती ईमेल आपको बाकी व्यवसाय कार्डों से अलग करता है और याद करने में मदद करता है। इसे संक्षिप्त रखें।

संचार को चालू रखना सभी बुनियादी कदमों के पीछे का नियम है। आपका उद्देश्य ईमेल के आदान-प्रदान को पहले वाले से आगे ले जाना है, ताकि आप पेशेवर रूप से "अजनबी-दीवार" और नेटवर्क को सफलतापूर्वक तोड़ सकें। यहां तक ​​कि अगर आप सफल नहीं होते हैं, तो संपर्क को न हटाएं क्योंकि आप कभी नहीं जानते कि दूसरी विंडो कब खुलती है। अद्भुत ईमेल लिखना दृढ़ता का विषय है जितना कि यह कुछ मूल नियमों से चिपके रहने के बारे में है। मेरे पास सफलताओं और असफलताओं के अपने हिस्से हैं। ऐसी ही एक सफलता के कारण मैं इस लेख को प्रकाशित करने में सक्षम हूं। हां, मुझे एक ईमेल के कारण MakeUseOf में मेरी नौकरी मिल गई। अपनी सफलता की कहानियां हमारे साथ साझा करें। हो सकता है कि वहां कहीं कोई टिप छिपी हो, जिससे हम सभी ईमेल लिख सकें जो किसी को पछाड़ सके।