चिंता न करें, ईमेल अभी मरा नहीं है या पुराना नहीं हुआ है, चाहे निंदक कुछ भी भविष्यवाणी कर रहे हों। सोशल मीडिया आइस-ब्रेकर के रूप में ले रहा होगा, लेकिन ईमेल न केवल अपनी पकड़ बनाए हुए है, बल्कि यह त्रिशूल का सबसे मजबूत प्रोंग भी है जब वेब पर किसी महत्वपूर्ण व्यक्ति से हाथ मिलाने की बात आती है। बहुत कम लोग वास्तव में ईमेल करने की कला में महारत हासिल करते हैं। मेरे सहयोगी जोशुआ ने इसे ईमेल भेजने की चिंता कहा। यह एक बहुत ही वास्तविक चीज है और आश्चर्यजनक, क्योंकि कुशलतापूर्वक ईमेल करने के लिए बस कुछ सटीक गति वाले सुझावों की आवश्यकता होती है।
पेशेवर ईमेल भेजना आपकी ऑनलाइन (और ऑफलाइन) प्रतिष्ठा को एक अमूर्त बढ़ावा देता है। कुशल ईमेल करने का अंतिम पैमाना यह है कि क्या आप केवल एक प्रभावशाली ईमेल से नौकरी पा सकते हैं या एक टमटम हासिल कर सकते हैं। या मैं कहूंगा, भले ही आप एक साक्षात्कार प्राप्त कर सकें और दरवाजे के अंदर अपना पैर जमा सकें। यदि आपकी करियर प्रगति दांव पर है, तो कुछ बुनियादी ईमेल युक्तियों को सीखने का समय आ गया है जो करियर में सफलता के लिए बाधाओं को भी समतल कर सकती हैं।
एक अच्छा ईमेल लिखना अब एक बुनियादी जीवन कौशल है
यह कुछ ऐसा है जिसे अभी भी सीखने की आवश्यकता है। पेशेवर दुनिया में, एक बुरी तरह से लिखा गया ईमेल हराकिरी हो सकता है क्योंकि कई बार यह संपर्क का पहला बिंदु होता है। याद रखें, आपके ईमेल को भीड़ भरे इनबॉक्स में अन्य ईमेल के खिलाफ जाना होता है, प्रत्येक ट्रैश-कैन से बस एक माउस क्लिक दूर। कोल्ड-ईमेलिंग कोल्ड-कॉलिंग जितना ही कठिन है - आपके पास प्रभाव बनाने के लिए पहले पांच सेकंड हैं। लेकिन यह किया जा सकता है यदि आप कुछ बुनियादी बातों को सही कर लेते हैं। यहां उनमें से दस हैं।
तैयार रहें
अपना शोध करें। यहां तक कि इससे पहले कि आप एड्रेस फील्ड में पहला नाम टाइप करें, आपको उस व्यक्ति के बारे में कम से कम कुछ जानने की आवश्यकता है जिसे आप मेल कर रहे हैं। शुक्र है, ऑनलाइन नौकरी शोध चलाना आजकल सबसे आसान चीजों में से एक है हालांकि यह समय गहन है। लिंक्डइन, फेसबुक और ट्विटर हमेशा की तरह कुछ करियर से संबंधित शोध के लिए अच्छे प्रारंभिक बिंदु हैं। हमने पहले देखा था कि एक अच्छी तरह से बनाए रखा लिंक्डइन प्रोफाइल एक पेशेवर संबंध प्रबंधन उपकरण के रूप में कैसे उपयोगी हो सकता है।
आपको यह भी स्थापित करना चाहिए कि आप जिसे ईमेल कर रहे हैं वह आपके करियर में आपको आगे बढ़ाने की स्थिति में है या कम से कम एक प्रभावशाली व्यक्ति हो सकता है। आप किसी फॉलबैक पोजीशन पर शोध करने का भी प्रयास कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक इंटर्नशिप या एक फ्रीलांस प्रोजेक्ट जो फिट हो सकता है भले ही प्राथमिक नौकरी आपको न मिले।
व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ें
कभी भी सामूहिक ईमेल न भेजें। ठीक वैसे ही जैसे टेम्पलेट-आधारित रिज्यूमे के साथ अपने उद्योग पर कालीन बमबारी करना एक बुरा विचार है, वैसे ही सामान्य ईमेल भेजने का विचार भी बुरा है। आपको प्रत्येक ईमेल को लेजर-निर्देशित सटीक डिलीवरी डिवाइस के रूप में व्यवहार करना होगा। यहीं शोध न केवल उस व्यक्ति का नाम पता लगाने में मदद करता है जिसे आप संबोधित कर रहे होंगे, बल्कि पदानुक्रम में उनकी स्थिति भी। सही सलामत जोड़ना न भूलें। एक यादगार तरीका व्यक्तिगत स्पर्श जोड़ने का है प्राप्तकर्ता के साथ एक आम जमीन ढूंढना। यह आपके द्वारा लिया गया एक सामान्य कोर्स हो सकता है या जैसा कि हम नीचे एक अन्य बिंदु में देखेंगे, एक सामान्य परिचित।
इसके अलावा, जब यह करियर से संबंधित ईमेल हो, तो यदि आपके पास पहले से नहीं है तो एक पेशेवर दिखने वाला ईमेल खाता बनाएं; अधिमानतः अपने पूरे नाम के साथ।
संक्षिप्त रहें
समय का सम्मान करें। आपका भी और उस व्यस्त व्यक्ति का भी जिसे आप ईमेल भेज रहे हैं। ईमेल की कला संक्षिप्तता की कला को सर्वोच्च प्राथमिकता देती है। अर्थव्यवस्था के साथ अपनी व्यक्तिगत कहानी बताना कम ध्यान अवधि से निपटने का सही दृष्टिकोण है। आमतौर पर, एक व्यस्त सुबह पर हम अपने ईमेल को पढ़ने के बजाय स्कैन करते हैं। एक लंबा ईमेल बाद के लिए टाल दिया जा सकता है और भुला दिया जा सकता है या बस जंक कर दिया जा सकता है।
एक टिप: अपने ईमेल को बार-बार संशोधित करें जब तक कि आप हर तुच्छ जानकारी को निचोड़ने में कामयाब न हो जाएं। जब आप सभी बर्बाद शब्दों को काट देते हैं, तो आपका अनुरोध स्पष्ट और विशिष्ट हो जाता है।
कनेक्शन और संदर्भ स्थापित करें
पहला ईमेल एक परिचय है। सभी परिचयों की तरह, इसका वजन होता है यदि आप एक रेफरल का उपयोग कर सकते हैं या कनेक्शन स्थापित करने के लिए एक नाम छोड़ सकते हैं। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, यह व्यक्तिगत स्पर्श भी जोड़ता है। नौकरी पाने का सबसे अच्छा तरीका एक रिश्ता स्थापित करना है और यह यहां शुरू हो सकता है यदि आप ईमेल में किसी के संदर्भ को घुमा सकते हैं। यह कोई अनुभवी व्यक्ति हो सकता है जिसने आपको उस विशेष उद्योग पर सलाह दी हो। यदि आपके पास संदर्भ के रूप में उपयोग करने के लिए कोई नाम नहीं है, तो उल्लेख करें कि आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं उसे आपने कैसे पाया। हो सकता है, आप उनसे कहीं मिले हों या उनके काम और उपलब्धियों के बारे में पढ़ा हो। इससे भी बेहतर - शायद, आप एक ही अल्मा मेटर साझा करते हैं। मुख्य उद्देश्य यह स्थापित करना है कि आप जुड़ने की कोशिश क्यों कर रहे हैं और कनेक्शन आपके लिए कैसे मूल्य रखता है।
मूल्य का विज्ञापन करें
यह वह हुक है जिसे अगर सही से खींचा जाए तो आपकी उम्मीदवारी में नौकरी के लिए मूल्य जोड़ सकता है। यह एक फ्रेशर के लिए सबसे कठिन हिस्सा है जिसके पास अभी तक कोई मंच नहीं है। एक अनुभवी पेशेवर शोध का उपयोग कर सकता है और पता लगा सकता है कि वह कहां अंतर ला सकता है। एक लाइन का उल्लेख ध्यान खींचने वाला हो सकता है। मुझे अपनी दूसरी नौकरी एक अखबार की रिपोर्ट का उल्लेख करके मिली कि विशेष कंपनी किसी क्षेत्र में विस्तार करना चाह रही थी, और मेरे पास वहां से कुछ बाजार फीडबैक था। एक नौसिखिया पृष्ठभूमि कार्य का उल्लेख कर सकता है जो उसने कंपनी के काम से बेहतर परिचित होने के लिए किया है। वह विचार पेश कर सकता है। यह उनकी योजना में नहीं हो सकता है, लेकिन यह दिखाता है कि आप उनके काम में भावनात्मक रूप से निवेशित हैं। लेकिन फिर से, इसे संक्षिप्त और सूक्ष्म रखें।
चापलूसी आपको वहां पहुंचा देगी
इसे ज़्यादा न करें। अपनी प्रशंसा को ईमानदार और विशिष्ट रखें। मदद के बजाय सलाह मांगना हमेशा मदद करता है। ईमेल को नौकरी कवर लेटर के बजाय जानकारी के अनुरोध के रूप में मानें। आमतौर पर, लोग साक्षात्कार कॉल जैसी अधिक ठोस चीज के बजाय सलाह और जानकारी के साथ भाग लेने के लिए तैयार होते हैं। कम से कम, पहले ईमेल के साथ आपने अपने करियर लक्ष्य की ओर एक छोटा सा पहला कदम उठाया है।
अपने उद्देश्य को याद रखें
यह पहला ईमेल सिर्फ एक दोस्ताना हाथ मिलाना है। इसका मतलब रिज्यूमे वाहक होना नहीं है (हां, कभी भी अपना रिज्यूमे संलग्न न करें), इसलिए बंदूक न कूदें। आप जिस चीज की सबसे अच्छी उम्मीद कर सकते हैं वह एक सकारात्मक प्रतिक्रिया है जो अगले ईमेल की ओर ले जाएगी। रिज्यूमे भेजना एक रेड-अलर्ट है और ईमेल में आपके द्वारा लिखी गई उत्साही चीजों को रद्द कर देता है। प्राप्तकर्ता सोच सकता है कि ईमेल सिर्फ नौकरी के लिए एक लालच है। रिज्यूमे भेजने के लिए अन्य चैनल हैं (जैसे HR विभाग)।
रेफरल मांगें
एक अंधी गली बातचीत से आप जो सबसे अच्छी चीज प्राप्त कर सकते हैं वह किसी और का संदर्भ है जो मदद कर सकता है। हमेशा रेफरल के लिए पूछें क्योंकि प्राप्तकर्ता आपकी मदद करने में सक्षम नहीं हो सकता है लेकिन यह संभव है कि कोई जिसे वह जानता है वह आपकी मदद कर सके।
एक अच्छा अंत
यह एक नई शुरुआत हो सकती है अगर ईमेल सही नोट्स पर प्रहार करता है। जैसे आप शुरू करते हैं, वैसे ही अच्छी तरह से बंद करना भी महत्वपूर्ण है। अपने ईमेल हस्ताक्षर पर ध्यान देना भी महत्वपूर्ण है क्योंकि एक नज़र में यह प्राप्तकर्ता को आपके और आपके विस्तार पर ध्यान के बारे में बहुत कुछ बता सकता है। अपने ईमेल को सही वेलेडिक्शन के साथ समाप्त करें। अधिक महत्वपूर्ण बात, कॉल टू एक्शन जैसे एक विशिष्ट अनुरोध के साथ समाप्त करें।
फॉलो अप
एक फॉलो अप ईमेल न केवल एक रिमाइंडर के रूप में कार्य करता है बल्कि आपके इरादे को भी प्रोजेक्ट करता है। यह आपको यह जानने में भी मदद करता है कि आपके ईमेल का वांछित प्रभाव पड़ा या यह जंक हो गया। चाहे पहली बार व्यक्तिगत रूप से मिलना हो या सिर्फ एक अजनबी को ईमेल करना, एक फॉलो अप ईमेल आपको बाकी बिजनेस कार्ड से अलग करता है और याद रखने में मदद करता है। इसे संक्षिप्त रखें।
सभी बुनियादी चरणों के पीछे अंगूठे का नियम संचार को जारी रखना है। आपका उद्देश्य ईमेल के आदान-प्रदान को पहले से आगे ले जाना है, ताकि आप सफलतापूर्वक "अजनबी-दीवार" को तोड़ सकें और पेशेवर रूप से नेटवर्क बना सकें। भले ही आप सफल न हों, संपर्क को न हटाएं क्योंकि आप कभी नहीं जानते कि एक और खिड़की कब खुलती है। शानदार ईमेल लिखना दृढ़ता का विषय है जितना कि यह कुछ मूल नियमों का पालन करने के बारे में है। मुझे अपनी सफलताओं और असफलताओं का अपना हिस्सा मिला है। यह ऐसी ही एक सफलता के कारण है कि मैं इस लेख को प्रकाशित करने में सक्षम हूं। हां, मुझे MakeUseOf में अपनी नौकरी एक ईमेल के कारण मिली। हमारे साथ अपनी सफलता की कहानियां साझा करें। वहां कहीं एक टिप छिपी हो सकती है जिसका उपयोग हम सभी ऐसे ईमेल लिखने के लिए कर सकते हैं जो किसी को प्रभावित कर सकें।
