ईमेल उन चीजों में से एक है जो एक सुविधा सुविधा के रूप में शुरू हुई लेकिन जल्दी से डराने वाली चीज बन गई। मुझे पता है कि जब मेरे पास सैकड़ों अनरीड ईमेल होते हैं, तो मेरा पेट जल्दी से एक गहरे शून्य में डूब जाता है और मैं उन ईमेल को और भी लंबे समय तक नजरअंदाज करता हूं। लेकिन शायद अगर हम ईमेल के पेशेवरों के टिप्स और ट्रिक्स अपनाते, तो हम अपने इनबॉक्स को बाधा के रूप में नहीं देखते।
बहुत सारे कारक हैं जो ईमेल दक्षता में भूमिका निभाते हैं—सिर्फ लिखना ईमेल नहीं, बल्कि इनबॉक्स सेट करना, ईमेल प्रबंधित करना, ईमेल कब चेक करना है यह जानना, और बहुत कुछ। ईमेल दक्षता बढ़ाने का मतलब उत्पादकता बढ़ाना है, और इसका अंततः मतलब है कि सब कुछ कम समय में पूरा हो जाए। वास्तव में हम यही चाहते हैं।
नोट: ईमेल में प्रो होने का एक पहलू सुरक्षित और संरक्षित रहना है। यहां शुरू करने से पहले इन 7 महत्वपूर्ण ईमेल सुरक्षा टिप्स को पढ़ें। अपने ईमेल खाते तक पहुंच खोना बेहद हानिकारक हो सकता है।
"ईमेल चेकिंग" समय शेड्यूल करें
बेहद सक्रिय इनबॉक्स वाले उपयोगकर्ताओं की सबसे बड़ी गलतियों में से एक यह है कि वे अपने जीमेल, थंडरबर्ड या पोस्टबॉक्स को 24/7 खुला छोड़ देते हैं और पृष्ठभूमि में चलाते रहते हैं। एक और गलती नोटिफिकेशन एडऑन या सुविधाओं का उपयोग है जो आपको उस मिनट अलर्ट करेंगे जब कोई ईमेल आता है, चाहे वह ईमेल कितना भी तुच्छ क्यों न हो।
निर्विवाद तथ्य: बार-बार अपने ईमेल पर जांच करने का मतलब है कि आप किसी अन्य कार्य के लिए फोकस समर्पित नहीं कर सकते। निर्विवाद तथ्य: यदि आप कभी फोकस बनाने में कामयाब होते हैं, तो नोटिफिकेशन इसे तुरंत तोड़ देंगे।
इसलिए, आपको अपने इनबॉक्स को किसी अन्य गतिविधि की तरह देखना चाहिए। इसे अपने जीवन का "हमेशा चालू" पहलू न बनने दें। इसके बजाय, समय के ब्लॉक शेड्यूल करें—शायद दिन में एक बार, शायद दिन में तीन बार—जहां आप इनबॉक्स में चेक इन करते हैं, वह सब कुछ करते हैं जो आपको करने की आवश्यकता है, फिर इसे बंद कर देते हैं। आदत तोड़ने में थोड़ा समय लग सकता है लेकिन, मेरा विश्वास करें, आपकी उत्पादकता आसमान छू जाएगी।
अतिरिक्त को खत्म करें
जब आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं तो आपको सबसे पहले जो करना चाहिए वह है इसे जल्दी से स्किम करना और हर उस ईमेल को हटाना जो महत्वपूर्ण नहीं लगता। अपने आप को ताजा संगमरमर के एक विशाल ब्लॉक के साथ एक मूर्तिकार के रूप में सोचें। वास्तविक काम शुरू करने से पहले, आपको व्यापक स्ट्रोक में हैक करने और अतिरिक्त से छुटकारा पाने की आवश्यकता है।
चेक इन करने और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे 350 ईमेल खोजने की कल्पना करें। इसमें केवल पांच मिनट लगते हैं—हां, वास्तव में!—स्किम करने और उन ईमेल के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करने के लिए जिनका कोई महत्व नहीं है। जब आप इसके थोक के माध्यम से प्राप्त कर लेते हैं, तो उन सभी चेक किए गए ईमेल को मिटाने के लिए डिलीट पर क्लिक करें। अब आपको केवल 50 का जवाब देना होगा और यह एक बड़ा मनोवैज्ञानिक बढ़ावा है।
तुरंत पढ़ें और जवाब दें
क्या आप अक्सर एक ईमेल खोलते हैं, देखते हैं कि आपको कुछ करने की आवश्यकता है, लेकिन इसे दूसरे दिन के लिए छोड़ देते हैं? यह एक जोखिम भरी आदत हो सकती है। क्या होगा अगर आप इसके बारे में भूल जाते हैं? क्या होगा अगर आप किसी तरह ईमेल खो देते हैं? क्या होगा अगर आपको लगता है कि आपको जितनी जल्दी प्रतिक्रिया देनी है?
इसे तुरंत करना बेहतर है। यह "मुझे अभी भी उस ईमेल का जवाब देना है" विचारों के निर्माण को रोकता है जो आप पर तब तक कुतरते रहेंगे जब तक आप अंततः इसके चारों ओर नहीं पहुंच जाते। यह एक महत्वपूर्ण ईमेल के बारे में भूलने की संभावना को कम करता है। यह आपके ग्राहकों, दोस्तों, और व्यावसायिक संपर्कों को खुश रखता है क्योंकि आप इतनी समयनिष्ठा से जवाब देते हैं। बोनस के रूप में, आपके दिमाग से एक बड़ा बोझ उतर जाएगा।
एक साफ और खाली इनबॉक्स के साथ जो उन संदेशों से अव्यवस्थित नहीं है जिन पर आपको वापस जाने की आवश्यकता है, आप पहले के बिंदु को केवल निर्धारित समय पर ईमेल चेक करने के लिए अधिक आसानी से लागू कर सकते हैं। यदि आप वास्तव में तुरंत पढ़ना और जवाब देना नहीं चाहते हैं, तो कम से कम ईमेल रिमाइंडर एडऑन में देखें।
कैंड रिस्पॉन्सेस
कैंड रिस्पॉन्सेस एक अद्भुत विशेषता है जो सभी शीर्ष ईमेल सेवाओं और क्लाइंट्स में एक मानक सी बन गई है। मूल रूप से, एक कैंड रिस्पॉन्स एक टेम्प्लेट उत्तर है जिसे आप समय से पहले बना सकते हैं और एक क्लिक के साथ उपयोग कर सकते हैं। ये बहुत अच्छे हैं जब आप अपने आप को बार-बार वही उत्तर टाइप करते हुए पाते हैं, जैसे जब लोग किसी विशेष विषय के बारे में अक्सर सवाल भेजते हैं।
आप सेटिंग्स के लैब्स खंड में इसे टॉगल करके जीमेल में कैंड रिस्पॉन्सेस को सक्षम कर सकते हैं। यारा ने जीमेल में कैंड रिस्पॉन्सेस के साथ शुरुआत करने पर एक निर्देशात्मक पोस्ट लिखा है।
इसे संक्षिप्त रखें
ईमेल से आपका समय बचाने का सबसे अच्छा तरीका: जवाब लिखने में कम समय बिताएं। बेशक, उचित व्यावसायिक या व्यक्तिगत शिष्टाचार का बलिदान न करें संक्षिप्त प्रतिक्रियाएं लिखकर, लेकिन आपको हर ईमेल के लिए 5-10 पैराग्राफ लिखने की भी आवश्यकता नहीं है। ईमेल पारंपरिक पत्रों की तुलना में कम औपचारिक है!
मुख्य संदेश की पहचान करें जिसे आप पार करना चाहते हैं, फिर इसे प्राप्तकर्ता तक अधिकतम एक से तीन पैराग्राफ में पहुंचाने का प्रयास करें। आप जानते हैं कि आप इतने सारे ईमेल के माध्यम से स्लॉग करने में कितना कठिन समय बिता रहे हैं? खैर, प्राप्तकर्ता शायद उसी समस्या का सामना कर रहा है। न केवल अपने ईमेल को छोटा करने से आपका समय बचता है, यह उनका समय भी बचाता है, और वे इसके लिए आभारी होंगे।
व्यवस्थित करने के लिए फिल्टर्स का उपयोग करें
फिल्टर्स की शक्ति का उपयोग करके आपके ईमेल वर्कफ्लो में क्रांति आ सकती है। संक्षेप में, एक फिल्टर हर आने वाले ईमेल को देखता है और, यदि यह फिल्टर के मानदंडों को पूरा करता है, तो इस पर एक कार्रवाई करता है। यह कार्रवाई ईमेल को एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाने या एक विशेष लेबल सेट करने की हो सकती है। फिल्टर के मानदंडों में प्रेषक कौन है, ईमेल का विषय, बॉडी कंटेंट, आदि शामिल हो सकते हैं।
फिल्टर्स आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित रखने का एक शानदार तरीका है। क्या आपको खुदरा श्रृंखलाओं से बहुत सारे न्यूज़लेटर अपडेट, सोशल मीडिया से सूचनाएं, या इलेक्ट्रॉनिक बिल प्राप्त होते हैं? फिल्टर्स उन ईमेल को आपके इनबॉक्स से अलग रख सकते हैं, जिससे आपके द्वारा स्लॉग किए जाने वाले ईमेल की मात्रा में भारी कमी आती है। साथ ही, उनमें से किसी एक को गलती से हटाने की संभावना कम होती है।
जीमेल फिल्टर्स को सेट अप और उपयोग करने पर क्रेग की पोस्ट देखें।
निष्कर्ष
ईमेल एक सरल तकनीक है लेकिन इसके बारे में जाने के उन्नत तरीके हैं। ईमेल प्रो होने के बारे में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि पहचानें कि आपका अधिकांश समय कहां खर्च हो रहा है और उस समय को कम करने के तरीके खोजें। उम्मीद है कि ऊपर उल्लिखित युक्तियों और कुछ और ईमेल दक्षता युक्तियों को हमने पहले कवर किया था, आपको यह देखने में मदद करेंगे कि आपका समय कहां डूब रहा है और उस अक्षमता का मुकाबला कैसे करें।
आपके बारे में क्या? क्या आपके पास कोई ट्रिक्स या रूटीन हैं जिनका उपयोग आप अपनी ईमेल उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए करते हैं? कृपया उन्हें कमेंट्स में साझा करें!
