ईमेल उन चीजों में से एक है जो एक सुविधा सुविधा के रूप में शुरू हुई लेकिन जल्दी ही डरने वाली चीज बन गई। मुझे पता है कि जब मेरे पास सैकड़ों अपठित ईमेल होते हैं, तो मेरी आंत जल्दी से एक गहरे शून्य में डूब जाती है और मैं उन ईमेल को और भी अधिक समय तक अनदेखा करता हूं। लेकिन शायद अगर हम ईमेल के पेशेवरों की युक्तियों और युक्तियों को अपनाते, तो हम अपने इनबॉक्स को एक बाधा के रूप में नहीं देखते।
ऐसे बहुत से कारक हैं जो ईमेल दक्षता में भूमिका निभाते हैं - न कि केवल लेखन ईमेल, लेकिन इनबॉक्स सेट करना, ईमेल प्रबंधित करना, यह जानना कि ईमेल कब चेक करना है, और बहुत कुछ। ईमेल दक्षता बढ़ाने का अर्थ है उत्पादकता बढ़ाना, और अंततः इसका अर्थ है कम समय में सब कुछ करना। ठीक यही हम चाहते हैं।
नोट:ईमेल पर पेशेवर होने का एक पहलू सुरक्षित और सुरक्षित रहना है। यहां आरंभ करने से पहले इन 7 महत्वपूर्ण ईमेल सुरक्षा युक्तियों को पढ़ें। अपने ईमेल खाते तक पहुंच खोना अत्यंत हानिकारक हो सकता है।
"ईमेल चेकिंग" समय शेड्यूल करें
अत्यधिक सक्रिय इनबॉक्स वाले उपयोगकर्ताओं की सबसे बड़ी भूलों में से एक यह है कि वे अपने जीमेल, थंडरबर्ड या पोस्टबॉक्स को 24/7 खुला छोड़ देंगे और पृष्ठभूमि में चलेंगे। एक और गलती अधिसूचना एडऑन या सुविधाओं का उपयोग है जो ईमेल आने पर आपको सचेत कर देगी, चाहे वह ईमेल कितना भी तुच्छ क्यों न हो।
निर्विवाद तथ्य:अपने ईमेल पर बार-बार चेक करने का मतलब है कि आप किसी अन्य कार्य पर ध्यान केंद्रित नहीं कर सकते। निर्विवाद तथ्य:यदि आप कभी भी फोकस बनाने का प्रबंधन करते हैं, तो सूचनाएं इसे एक पल में तोड़ देंगी।
इसलिए, आपको अपने इनबॉक्स को किसी अन्य गतिविधि की तरह एक गतिविधि के रूप में देखना चाहिए। इसे अपने जीवन का "हमेशा चालू" पहलू न बनने दें। इसके बजाय, समय के ब्लॉक शेड्यूल करें - शायद दिन में एक बार, शायद दिन में तीन बार - जहां आप इनबॉक्स में चेक इन करते हैं, अपनी ज़रूरत की हर चीज़ करते हैं, फिर इसे बंद कर देते हैं। आदत को तोड़ने में थोड़ा समय लग सकता है लेकिन, मेरा विश्वास करो, आपकी उत्पादकता आसमान छू जाएगी।
अतिरिक्त हटा दें
अपना इनबॉक्स खोलते समय सबसे पहली चीज जो आपको करनी चाहिए वह यह है कि इसे जल्दी से स्किम करें और हर उस ईमेल को हटा दें जो महत्वपूर्ण नहीं लगता। अपने आप को एक मूर्तिकार के रूप में सोचें जिसमें ताजे संगमरमर का एक विशाल खंड है। इससे पहले कि आप वास्तविक कार्य शुरू करें, आपको व्यापक स्ट्रोक में हैक करने और अतिरिक्त से छुटकारा पाने की आवश्यकता है।
प्रतिक्रिया के लिए प्रतीक्षा कर रहे 350 ईमेल की जाँच करने और खोजने की कल्पना करें। इसमें केवल पाँच मिनट लगते हैं - हाँ, वास्तव में! - स्किम करने के लिए और उन ईमेल के बगल में स्थित चेकबॉक्स पर क्लिक करें जिनका कोई महत्व नहीं है। जब आप इसके बड़े हिस्से के माध्यम से प्राप्त कर लेते हैं, तो उन सभी चेक किए गए ईमेल को मिटाने के लिए हटाएं पर क्लिक करें। अब आपको केवल 50 का जवाब देना है और यह एक बड़ा मनोवैज्ञानिक प्रोत्साहन है।
तुरंत पढ़ें और जवाब दें
क्या आप अक्सर एक ईमेल खोलते हैं, देखते हैं कि आपको कुछ करने की ज़रूरत है, लेकिन इसे दूसरे दिन के लिए छोड़ दें? यह एक जोखिम भरी आदत हो सकती है। क्या होगा अगर आप इसके बारे में भूल जाते हैं? क्या होगा अगर आप किसी तरह ईमेल खो देते हैं? क्या होगा यदि आपको अपनी आवश्यकता से अधिक शीघ्र उत्तर देने की आवश्यकता है?
यह सब तुरंत करना बेहतर है। यह "मुझे अभी भी उस ईमेल का जवाब देने की आवश्यकता है" विचारों के निर्माण को रोकता है जो आपको तब तक परेशान करेंगे जब तक आप अंततः इसके आसपास नहीं पहुंच जाते। यह इस संभावना को कम करता है कि आप एक महत्वपूर्ण ईमेल के बारे में भूल जाते हैं। यह आपके ग्राहकों, दोस्तों और व्यावसायिक संपर्कों को खुश रखता है क्योंकि आप इस तरह की समय की पाबंदी के साथ जवाब देते हैं। एक बोनस के रूप में, आपके दिमाग से एक बड़ा बोझ हट जाएगा।
एक साफ और खाली इनबॉक्स के साथ, जो उन संदेशों से भरा नहीं है, जिन पर आपको लौटने की आवश्यकता है, आप निर्धारित समय पर केवल ईमेल की जाँच के पहले बिंदु को अधिक आसानी से लागू कर सकते हैं। अगर आप वास्तव में तुरंत पढ़ना और जवाब नहीं देना चाहते हैं, तो कम से कम एक ईमेल रिमाइंडर एडऑन देखें।
पहले से तैयार प्रतिसाद
डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं एक अद्भुत है सुविधा जो सभी शीर्ष ईमेल सेवाओं और ग्राहकों में एक मानक बन गई है। मूल रूप से, डिब्बाबंद प्रतिक्रिया एक टेम्प्लेट उत्तर है जिसे आप समय से पहले बना सकते हैं और एक क्लिक के साथ उपयोग कर सकते हैं। यह बहुत अच्छा होता है जब आप खुद को एक ही उत्तर को बार-बार टाइप करते हुए पाते हैं, जैसे कि जब लोग अक्सर किसी विशेष विषय के बारे में प्रश्न भेजते हैं।
आप सेटिंग के लैब्स अनुभाग में इसे टॉगल करके जीमेल में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं को सक्षम कर सकते हैं। यारा ने जीमेल में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के साथ शुरुआत करने के बारे में एक निर्देशात्मक पोस्ट लिखी है।
इसे संक्षिप्त रखें
उस समय को कम करने का सबसे अच्छा तरीका है जब ईमेल आपसे दूर हो जाता है:उत्तर लिखने में कम समय व्यतीत करें। बेशक, संक्षिप्त प्रतिक्रियाएं लिखकर उचित व्यवसाय या व्यक्तिगत शिष्टाचार का त्याग न करें, लेकिन आपको अपने द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल के लिए 5-10 पैराग्राफ लिखने की भी आवश्यकता नहीं है। ईमेल पारंपरिक पत्रों की तुलना में कम औपचारिक है!
उस मुख्य संदेश की पहचान करें जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं, फिर इसे प्राप्तकर्ता तक अधिकतम एक से तीन पैराग्राफ में प्राप्त करने का प्रयास करें। आप जानते हैं कि इतने सारे ईमेल के माध्यम से आपको इतना कठिन समय कैसे मिल रहा है? खैर, प्राप्तकर्ता शायद उसी समस्या का सामना कर रहा है। आपके ईमेल को छोटा करने से न केवल आपके समय की बचत होती है, बल्कि उनका समय भी बचता है, और वे इसके लिए आभारी होंगे।
व्यवस्थित करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें
फ़िल्टर की शक्ति का उपयोग आपके ईमेल वर्कफ़्लो में क्रांतिकारी बदलाव ला सकता है। संक्षेप में, एक फ़िल्टर प्रत्येक आने वाले ईमेल को देखता है और, यदि वह फ़िल्टर के मानदंडों को पूरा करता है, तो उस पर एक क्रिया करता है। यह क्रिया ईमेल को किसी निश्चित फ़ोल्डर में ले जाना या किसी विशेष लेबल को सेट करना हो सकता है। फ़िल्टर के मानदंड में यह शामिल हो सकता है कि प्रेषक कौन है, ईमेल का विषय, मुख्य भाग की सामग्री, आदि।
फ़िल्टर आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित रखने का एक शानदार तरीका है। क्या आपको खुदरा शृंखलाओं, सोशल मीडिया से सूचनाएं, या इलेक्ट्रॉनिक बिलों से बहुत सारे न्यूज़लेटर अपडेट प्राप्त होते हैं? फ़िल्टर उन ईमेल को आपके इनबॉक्स से अलग रख सकते हैं, जिससे आपको उन ईमेल की मात्रा में भारी कटौती करनी पड़ सकती है, जिन्हें आपको करने की आवश्यकता है। साथ ही, इस बात की संभावना कम है कि आप गलती से उनमें से किसी एक को हटा देंगे।
Gmail फ़िल्टर कैसे सेट अप और उपयोग करें, इस पर क्रेग की पोस्ट देखें।
निष्कर्ष
ईमेल एक सरल तकनीक है लेकिन इसके बारे में जाने के लिए उन्नत तरीके हैं। एक ईमेल पेशेवर होने के बारे में सबसे महत्वपूर्ण बात यह पहचानना है कि आपका अधिकांश समय कहाँ व्यतीत हो रहा है और उस समय को कम करने के तरीके खोजें। उम्मीद है कि ऊपर उल्लिखित युक्तियाँ और कुछ और ईमेल दक्षता युक्तियाँ जिन्हें हमने पहले कवर किया था, आपको यह देखने में मदद करेंगी कि आपका समय कहाँ डूब रहा है और उस अक्षमता का मुकाबला कैसे करें।
आप क्या कहते हैं? क्या आपके पास कोई तरकीब या दिनचर्या है जिसका उपयोग आप अपनी ईमेल उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए करते हैं? कृपया उन्हें टिप्पणियों में साझा करें!