जटिल, बदसूरत, उबाऊ - हर बार जब मैं इसे खोलता था तो मेरे मैक के मेल ऐप के बारे में मैं यही सोचता था। एयरमेल और किवी को पसंद करना और थर्ड-पार्टी मेल ऐप का उपयोग करने के लाभों को जानना इससे कुछ संबंधित हो सकता है।
हाल ही में, मैंने ऐप अव्यवस्था को कम करने के लिए डिफ़ॉल्ट मैक ऐप्स पर स्विच करने का फैसला किया। उस स्विच के हिस्से के रूप में, मैंने मैक मेल सेट किया और इसे एक सप्ताह के लिए आज़माने का फैसला किया। मुझे यकीन था कि मैं इसे दो दिन में छोड़ दूंगा।
दो महीने बाद, मैं अभी भी मैक मेल का उपयोग कर रहा हूं, और इसे पसंद करने लगा हूं। मुझे लगता है कि ऐसा इसलिए है क्योंकि मैंने इसे सही तरीके से सेट करने के लिए समय लिया। मैंने इन छह चरणों के साथ ईमेल प्रोसेसिंग को यथासंभव आसान बना दिया। आप भी कर सकते हैं!
टूलबार अनुकूलित करें
ईमेल से सुपर फास्ट निपटना चाहते हैं? टूलबार को अपनी संतुष्टि के अनुसार सेट करें और ईमेल पर कार्रवाई करने के लिए वन-क्लिक बटन का उपयोग करें। यह मेनू विकल्पों या कीबोर्ड शॉर्टकट के साथ लड़खड़ाने से कहीं बेहतर है जिन्हें आप याद नहीं रख सकते।
टूलबार को कॉन्फ़िगर करने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से टूलबार अनुकूलित करें... चुनें। अब आप एक डायलॉग बॉक्स देखेंगे जिसमें वे सभी आइकन हैं जिन्हें आप टूलबार पर जहां चाहें वहां ड्रैग और ड्रॉप कर सकते हैं। जब यह डायलॉग बॉक्स सक्रिय होता है, तो आप आइकन को टूलबार से हटाकर उनसे छुटकारा पा सकते हैं या उन्हें पुनर्व्यवस्थित करने के लिए इधर-उधर ले जा सकते हैं।
यहां वे आइकन परिवर्तन हैं जिनकी मैं सिफारिश करूंगा:
- हटाएं निकालें - macOS Sierra पर बाएं स्वाइप करना या डिलीट कुंजी दबाकर ईमेल हटाना आसान है।
- सभी को उत्तर दें निकालें - सभी को उत्तर दें बटन को वहां रखना जहां आप गलती से इस पर क्लिक कर सकें, आपदा का नुस्खा है।
- अनरीड/रीड जोड़ें - यह थोक में ईमेल को पढ़ा हुआ (या अपठित) चिह्नित करने के लिए आसान है।
- चयनित संदेश ले जाएं जोड़ें - यह आपको साइडबार फ़ोल्डर्स को विस्तारित/संक्षिप्त करके ईमेल को ड्रैग और ड्रॉप करने से बचाता है। मुझे विश्वास करें, टूलबार आइकन के पीछे छिपे नेस्टेड मेनू से फ़ोल्डर्स का चयन करके ईमेल ले जाना बहुत सरल है।
- साइडबार जोड़ें - इस साइडबार टॉगल आइकन के साथ साइडबार को दृष्टि से दूर लेकिन आसानी से पहुंच योग्य रखें।
नोट - कुछ टूलबार आइकन जोड़े में आते हैं। उदाहरण के लिए हटाएं और जंक। लेकिन यदि आप उनमें से केवल एक को जोड़ना या हटाना चाहते हैं तो आपको इन क्रियाओं के लिए व्यक्तिगत आइकन भी मिलेंगे।
ध्यान भटकाने वाले दृश्य तत्वों को छिपाएं
जब मैं कोई नया ऐप इंस्टॉल करता हूं तो सबसे पहले उसका इंटरफ़ेस साफ करता हूं। मैं उन सभी तत्वों को दूर छिपा देता हूं जो रास्ते में आते हैं और केवल सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले को दृष्टि में रखता हूं। मैंने Apple Mail के लिए भी ऐसा ही किया:
- सूची पूर्वावलोकन - ये संदेश कॉलम में आपके द्वारा देखे जाने वाले ईमेल टेक्स्ट की पहली कुछ पंक्तियां हैं। मैं इन्हें छिपाकर रखना पसंद करता हूं क्योंकि मैं विषय पंक्ति से बता सकता हूं कि ईमेल किस बारे में है - कम से कम सबसे महत्वपूर्ण ईमेल के लिए। संभावना है कि आप भी कर सकते हैं। सूची पूर्वावलोकन को गायब करने के लिए, मेल > प्राथमिकताएं... > देखना के तहत, सूची पूर्वावलोकन ड्रॉपडाउन मेनू से कोई नहीं चुनें।
- मेलबॉक्स फ़ोल्डर्स - प्रत्येक ईमेल खाते के लिए, मैक मेल एक समर्पित मेलबॉक्स बनाता है जो किसी विशेष फ़ोल्डर या लेबल से संबंधित ईमेल को संग्रहीत करता है। साइडबार में मेलबॉक्स के नाम पर होवर करते समय दिखाई देने वाले छिपाएं लिंक पर क्लिक करके इन मेलबॉक्स को संक्षिप्त करें।
- टैब बार - देखें मेनू में टैब बार दिखाएं विकल्प को अनचेक करके टैब बार छिपाएं। जब आप एक नया टैब बनाते हैं तो टैब बार स्वयं फिर से प्रकट होता है, लेकिन जब आपके पास एक सक्रिय टैब होता है तो यह आपके रास्ते से बाहर रहता है।
- पसंदीदा बार - यदि आप मेरी तरह साइडबार से मेलबॉक्स के बीच स्विच करना पसंद करते हैं, तो पसंदीदा बार अनावश्यक लगता है। आगे बढ़ें और देखें > पसंदीदा बार छिपाएं पर क्लिक करके इसे छिपाएं।
- साइडबार - मुझे पता है कि मैंने अभी कहा था कि मैं मेलबॉक्स के बीच स्विच करने के लिए साइडबार का उपयोग करता हूं, तो मैं इसे क्यों छिपाऊंगा? खैर, मैं अक्सर केवल इनबॉक्स मेलबॉक्स या एकीकृत इनबॉक्स का उपयोग करता हूं। जब तक मैं साइडबार छिपाने से पहले उसे चुनता हूं, मैं ठीक हूं। अन्य मेलबॉक्स तक पहुंचने के लिए, मैं टूलबार को अनुकूलित करते समय जोड़े गए साइडबार आइकन का उपयोग करके कभी भी साइडबार को टॉगल कर सकता हूं।
यहां बताया गया है कि सफाई के बाद मैक मेल कैसा दिखता है:
ईमेल खोजों को सरल बनाएं
यदि आपके पास ईमेल को वहां निर्देशित करने के लिए एक प्रणाली है जहां वे संबंधित हैं, तो आपको किसी भी महत्वपूर्ण ईमेल को खोजने के लिए ज्यादा खोज नहीं करनी पड़ेगी। ऐसा करने के लिए मेरे सुझाव यहां दिए गए हैं।
फ़्लैग का उपयोग करें
फ़्लैग मैक मेल के सितारे/पसंदीदा के समकक्ष हैं। उनका उपयोग उन ईमेल को हाइलाइट करने के लिए करें जिन्हें आप अक्सर संदर्भित करते हैं या जिन पर आपको जल्द ही कार्रवाई करने की आवश्यकता है। ये ईमेल तब साइडबार में फ़्लैग किए गए मेलबॉक्स के तहत दिखाई देंगे। विभिन्न प्रकार के महत्वपूर्ण ईमेल की पहचान करने के लिए अलग-अलग रंगों के फ़्लैग चुनें।
ईमानदारी से, मैं स्वयं फ़्लैग का उपयोग नहीं करता, क्योंकि मुझे वे रंगीन फ़्लैग प्रतीक परेशान करते हैं। वे हर समय "तुम इसके बारे में कैसे भूल सकते हो?" कहते प्रतीत होते हैं, बजाय "यहां वह है जिसकी तुम्हें आवश्यकता है!" कहने के जैसे पीले सितारे आइकन करते हैं।
स्मार्ट मेलबॉक्स और मेलबॉक्स नियम सेट करें
ये दो मैक मेल सुविधाएं जीमेल में फ़िल्टर की तरह कमोबेश काम करती हैं। दोनों स्मार्ट मेलबॉक्स और मेलबॉक्स नियम आपके द्वारा निर्दिष्ट मानदंडों से मेल खाने वाले ईमेल को अलग करते हैं। अंतर यह है कि नियम ईमेल पर अनुवर्ती कार्रवाई भी करते हैं।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप makeuseof.com से सभी संचार को एक त्वरित-पहुंच अनुभाग में रखना चाहते हैं। आप आने वाले MakeUseOf Deals ईमेल को एक समर्पित फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाना भी चाहते हैं। उस स्थिति में, आप कर सकते हैं:
- MakeUseOf के सभी ईमेल के लिए एक स्मार्ट मेलबॉक्स बनाएं। मेलबॉक्स > नया स्मार्ट मेलबॉक्स... पर क्लिक करें। अगला, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है, निर्दिष्ट करें कि आप उन सभी संदेशों को अलग करना चाहते हैं जिनमें From फ़ील्ड में @makeuseof.com है। मेलबॉक्स बनाने के लिए ओके दबाएं। यह नया स्मार्ट मेलबॉक्स साइडबार में स्मार्ट मेलबॉक्स के तहत दिखाई देता है। इस मेलबॉक्स को हटाने से इसकी सामग्री आपके इनबॉक्स से नहीं हटती।
- MakeUseOf Deals को अपनी पसंद के फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से ले जाने के लिए एक मेलबॉक्स नियम बनाएं। मेल > प्राथमिकताएं > नियम के तहत, नियम जोड़ें बटन पर क्लिक करें। अब आपको एक पॉपअप दिखाई देगा जैसा कि ऊपर स्मार्ट मेलबॉक्स बनाते समय आया था। आप देखेंगे कि इस नए पॉपअप में, आप न केवल यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप किन ईमेल को पहचानना चाहते हैं, बल्कि यह भी कि आप मेल को उनके साथ क्या करना चाहते हैं। नीचे दिए गए स्नैपशॉट में दिखाए अनुसार इस नियम को सेट करें। नियम कई कार्रवाइयों का समर्थन करते हैं, इसलिए आप चाहें तो इन ईमेल को कलर कोड भी कर सकते हैं।
आप Apple मेल के लिए ये आवश्यक स्मार्ट मेलबॉक्स और सरल मेलबॉक्स नियम सेट करना चाह सकते हैं।
जब आप इन मेल फ़िल्टरिंग सुविधाओं का उपयोग खोज बॉक्स के साथ करते हैं, तो आप किसी भी ईमेल को कुछ ही सेकंड में ला सकते हैं। वैसे, खोज बॉक्स प्राकृतिक भाषा खोज का समर्थन करता है।
ईमेल की लत से लड़ना आसान बनाएं
अधिकांश ईमेल ऐप्स आपको यह समझाने की पूरी कोशिश करते हैं कि यदि आप अभी अपना ईमेल चेक नहीं करते हैं तो दुनिया खत्म हो जाएगी। आप और मैं दोनों जानते हैं कि यह सच नहीं है, और यह हम पर निर्भर है कि हम उस तर्क का मुकाबला करें, जो घुसपैठ वाली सूचनाओं का रूप लेता है।
मैंने ईमेल को अधिक सुविधा और कम दायित्व जैसा महसूस कराने के लिए निम्नलिखित परिवर्तन किए। देखें कि क्या वे आपकी मदद कर सकते हैं:
- कोई डॉक आइकन नहीं - हां, मैंने मेल के लिए डॉक आइकन से छुटकारा पा लिया ताकि अपठित काउंट न दिखे, जिसे मैं कभी नजरअंदाज नहीं कर पाता। इसलिए जब तक मेरे पास मेल ऐप खुला नहीं है, मुझे अपठित काउंट नहीं दिखता चाहे मेरे इनबॉक्स में कितने भी ईमेल जमा हो गए हों।
- सूचनाओं के लिए बैनर शैली अलर्ट - सिस्टम प्राथमिकताएं > सूचनाएं > मेल के तहत, मेल अलर्ट शैली के तहत बैनर चुनें। अलर्ट के विपरीत, बैनर सूचनाएं स्वचालित रूप से गायब हो जाती हैं।
- नोटिफिकेशन सेंटर के डू नॉट डिस्टर्ब मोड के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट - सिस्टम प्राथमिकताएं > कीबोर्ड > शॉर्टकट > मिशन कंट्रोल के तहत, डू नॉट डिस्टर्ब चालू/बंद करें के लिए बॉक्स चेक करें। साथ ही, इसका डिफ़ॉल्ट शॉर्टकट याद रखें या अपना खुद का जोड़ें (मैं F10 का उपयोग करता हूं)। अब आप काम करते समय सभी सूचनाओं को दूर कर सकते हैं और एक कुंजी दबाकर उन्हें वापस ला सकते हैं।
मेलबॉक्स मैपिंग जांचें
क्या आपने मैक मेल में एक नया खाता सेट किया है? उस खाते के लिए मेल > प्राथमिकताएं > खाते > मेलबॉक्स व्यवहार पर जाएं। वहां, जांचें कि मैक मेल में मेलबॉक्स आपके ईमेल खाते में सही वाले से मेल खाते हैं। वे आमतौर पर करते हैं, लेकिन जांचने में कोई हर्ज नहीं है। और अगर आपके मेल सब गड़बड़ हो रहे हैं, तो अब आप जानते हैं कि समस्या कहां हो सकती है।
उन फ़ोल्डर्स से अनसब्सक्राइब करें जिनका आप अक्सर उपयोग नहीं करते
मैक मेल डिफ़ॉल्ट रूप से आपके ईमेल खाते में सभी फ़ोल्डर्स/लेबल की सदस्यता लेता है। यदि कोई ऐसा फ़ोल्डर है जिसे आपको संगठन के लिए चाहिए, लेकिन लगभग कभी चेक नहीं करते, तो मैक मेल में उससे अनसब्सक्राइब करने के बारे में सोचें।
मेल ऐप में किसी फ़ोल्डर से अनसब्सक्राइब करने के लिए, पहले साइडबार में उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और खाता जानकारी प्राप्त करें चुनें। यह आपको खाता जानकारी > सदस्यता सूची पर लाता है, जहां से आप चयनित फ़ोल्डर से अनसब्सक्राइब कर सकते हैं।
किसी कारण से, मैं सदस्यता सूची में अपने किसी भी मेल फ़ोल्डर को नहीं देख सका, भले ही मैंने उनकी सदस्यता ली थी। मैं अभी भी अपने वेबमेल खाते से अनावश्यक फ़ोल्डर्स से अनसब्सक्राइब करने में सक्षम था, जो एक जीमेल खाता होता है। मैंने जीमेल में सेटिंग्स > लेबल के तहत प्रासंगिक फ़ोल्डर के लिए IMAP में दिखाएं चेकबॉक्स को अचयनित किया।
कुछ मैक मेल प्लगइन्स प्राप्त करें
Apple मेल प्लगइन्स का समर्थन करता है, इसलिए आप कुछ इंस्टॉल करना चाहेंगे ताकि उन सुविधाओं को जोड़ा जा सके जो आप चाहते हैं कि मेल में हों या अपने मेल अनुभव को बढ़ाएं। लोकप्रिय MailButler प्लगइन शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है।
MailButler स्नूज़िंग, शेड्यूलिंग और ईमेल ट्रैकिंग जैसे कार्यों के लिए उपकरण जोड़ता है। इसका बेसिक संस्करण मुफ़्त है, और अनडू सेंड, अटैचमेंट रिमाइंडर, और क्लाउड अपलोड जैसी सुविधाएं पैक करता है। आपको प्रति माह 30 प्रोफेशनल एक्शन भी मिलते हैं - प्रो सुविधा का प्रत्येक उपयोग एक एक्शन गिनता है। प्रीमियम योजनाएं 7.95 यूरो प्रति माह से शुरू होती हैं।
हेराल्ड इंस्टॉल करें यदि आप अपने नोटिफिकेशन बैनर से सीधे ईमेल प्रोसेस करना चाहते हैं।
यदि आप ईमेल को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करना चाहते हैं और उन्हें तेजी से पहचानना चाहते हैं, तो MailTags प्राप्त करें। यह आपको ईमेल में कीवर्ड, नोट्स और देय तिथियों जैसे मेटाडेटा जोड़ने की अनुमति देता है।
कुछ और मैक मेल प्लगइन्स भी हैं जिन्हें आप देखना चाहेंगे।
Apple मेल सुविधाओं और सेटिंग्स में गहराई से जाएं
हां, मैक मेल के साथ आप बहुत कुछ कर सकते हैं। छवियों को एनोटेट करें, ईमेल शेड्यूल करें, और स्टेशनरी टेम्पलेट्स के साथ ईमेल को सुंदर बनाएं, शुरुआत के लिए। अभी के लिए हालांकि, मैंने एक बार के परिवर्तनों पर ध्यान केंद्रित किया है जो तनाव-मुक्त ईमेल प्रबंधन के लिए मंच तैयार करेंगे। ये परिवर्तन करने के बाद, मेल > प्राथमिकताएं के तहत विभिन्न टैब पर जाएं ताकि मेल को बस सही सेट किया जा सके। यह मैक मेल के बारे में आपकी धारणा को बेहतर के लिए बदल सकता है।
आपको अपने मैक के बिल्ट-इन मेल क्लाइंट के बारे में क्या परेशान करता है? क्या आपने इसे ठीक करने का कोई तरीका ढूंढा है? अपने Apple मेल टिप्स और ट्रिक्स हमारे साथ साझा करें!
