यदि आप अपने इनबॉक्स में बहुत अधिक जंक और अव्यवस्था प्राप्त करते हैं, तो उन संदेशों को ढूंढना भारी पड़ सकता है जिन्हें आप वास्तव में पढ़ना चाहते हैं। मदद करने के लिए, हमने आउटलुक में बेकार ईमेल से बचने के तरीके के बारे में कुछ बेहतरीन तरीके तैयार किए हैं।
अंतर्निर्मित फ़िल्टर सिस्टम का उपयोग करके, प्रेषकों को स्वीकृत और अवरुद्ध करके, नियम लागू करके, और बहुत कुछ करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप केवल रुचि के वैध ईमेल ही देख रहे हैं।
यदि आपके पास साझा करने का अपना तरीका है, तो कृपया हमें टिप्पणी अनुभाग में बताना सुनिश्चित करें।
1. जंक फ़िल्टर एडजस्ट करें
आउटलुक में एक फिल्टर सिस्टम है जो स्वचालित रूप से आपके आने वाले ईमेल की जांच करेगा, यह निर्धारित करेगा कि क्या यह जंक है, फिर इसे एक उपयुक्त स्थान पर ले जाएं। सिस्टम में अलग-अलग स्तर हैं, प्रत्येक एक अलग स्तर की सुरक्षा प्रदान करता है। अपनी सेटिंग बदलने के लिए, होम . पर जाएं टैब पर जाएं और जंक> जंक ई-मेल विकल्प... . पर नेविगेट करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, कोई स्वचालित फ़िल्टरिंग नहीं होगी, हालांकि यदि आपने कोई अवरुद्ध प्रेषक सेट किया है तो उन्हें जंक फ़ोल्डर में ले जाया जाएगा। आप इसे निम्न सेट कर सकते हैं स्पष्ट जंक को फ़िल्टर करने के लिए, उच्च अधिकांश जंक को पकड़ने के लिए, लेकिन कुछ सामान्य ईमेल भी पकड़े जाने की संभावना के साथ, या केवल सुरक्षित सूचियां केवल उन्हीं से ईमेल प्राप्त करने के लिए जिन्हें आपने स्वीकृत किया है।
आप संदिग्ध जंक ई-मेल को रद्दी ई-मेल फ़ोल्डर में ले जाने के बजाय स्थायी रूप से हटाना चुन सकते हैं , लेकिन यह अनुशंसित नहीं आता है। यदि आप यह विकल्प चुनते हैं तो कुछ वास्तविक ईमेल गलत तरीके से फ़्लैग हो सकते हैं और आप उन्हें पुनः प्राप्त नहीं कर पाएंगे।
2. क्लटर फोल्डर का उपयोग करें
यदि आपके पास व्यवसाय के लिए Office 365 है तो आप क्लटर नामक सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम, क्लटर किसी संदेश का विश्लेषण करता है और निर्णय करता है कि वह इसे आपके इनबॉक्स में फ़ाइल करेगा या आपके क्लटर फ़ोल्डर में।
सिस्टम संदेश के विभिन्न हिस्सों को देखेगा, जैसे प्रेषक कौन है और क्या यह एक वार्तालाप है जिसमें आपने भाग लिया है। यह निर्धारित करेगा कि आपकी पिछली पढ़ने की आदतों के आधार पर ईमेल का क्या करना है। आप राइट-क्लिक . द्वारा संदेश को क्लटर में ले जाकर सीखने में सिस्टम की सहायता कर सकते हैं इसे और स्थानांतरित करें> अव्यवस्था में ले जाएं . पर जा रहे हैं . इसी तरह, आप राइट-क्लिक . द्वारा किसी संदेश को इनबॉक्स में ले जा सकते हैं अव्यवस्था में एक संदेश और स्थानांतरित करें> इनबॉक्स में ले जाएं . पर जा रहे हैं ।
यदि आप अव्यवस्था का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आपको इसे आउटलुक के वेब संस्करण के माध्यम से बंद करना होगा। साइन इन करने के बाद, cog icon . पर क्लिक करें और विकल्प> मेल> स्वचालित संसाधन> अव्यवस्था . पर नेविगेट करें . एक बार यहां, बॉक्स को अनचेक करें अव्यवस्था के रूप में पहचाने गए आइटम अलग करें और सहेजें . क्लिक करें ।
3. सुरक्षा युक्तियाँ देखें
यदि आप Office 365 चला रहे हैं और किसी Exchange सर्वर का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको इसकी सामग्री की प्रकृति के बारे में सचेत करने के लिए कुछ संदेशों के शीर्ष पर रंगीन सुरक्षा युक्तियाँ दिखाई देंगी। ये संकेतक दिखाएंगे कि संदेश संदिग्ध, अज्ञात, विश्वसनीय या सुरक्षित है या नहीं।
संदिग्ध के रूप में चिह्नित लोगों के पास विफल प्रेषक प्रमाणीकरण है या संदिग्ध स्पूफिंग संदेश हैं। यह अनुशंसा की जाती है कि आप इन ईमेल से बातचीत किए बिना हटा दें, हालांकि आप अवरुद्ध सामग्री दिखाएं चुन सकते हैं यदि आप सुनिश्चित हैं कि यह सुरक्षित है।
अज्ञात के रूप में चिह्नित लोगों के स्पैम होने का संदेह है और उन्हें जंक फ़ोल्डर में ले जाया जाता है। आप यह स्पैम नहीं है . क्लिक कर सकते हैं इसे अपने इनबॉक्स में ले जाने के लिए। यदि संदेश विश्वसनीय या सुरक्षित है तो किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको संदेश की प्रामाणिकता के आश्वासन के लिए सुरक्षा युक्ति प्राप्त होगी।
4. प्रेषकों को ब्लॉक और स्वीकृत करें
आप आउटलुक में प्रेषकों को ब्लॉक और स्वीकृत कर सकते हैं; या तो एक विशिष्ट ईमेल पता या एक संपूर्ण डोमेन। ईमेल भेजने वाले को ब्लॉक करने के लिए, राइट-क्लिक करें संदेश और जंक> प्रेषक को अवरोधित करें . पर जाएं . अब उस ईमेल पते से प्राप्त कोई भी संदेश अपने आप आपके जंक फोल्डर में चला जाएगा।
आप होम . पर जाकर किसी भी समय इस सूची को प्रबंधित कर सकते हैं टैब, फिर जंक> जंक ई-मेल विकल्प... और अवरुद्ध प्रेषकों . पर स्विच करना टैब। यहां आप बटनों का उपयोग जोड़ने . के लिए कर सकते हैं , संपादित करें, और निकालें सूची से प्रविष्टियाँ। यहां आप या तो एक विशिष्ट ईमेल पता या केवल एक संपूर्ण डोमेन जोड़ सकते हैं - उदाहरण के लिए, या तो
name@example.comया सिर्फ
example.com।
जंक ई-मेल विकल्प विंडो भी वह जगह है जहां आप प्रेषकों को स्वीकृति दे सकते हैं। सुरक्षित प्रेषक पर स्विच करें उसके लिए टैब। यहां आप ईमेल पते या डोमेन जोड़ सकते हैं जिन पर आप हमेशा आउटलुक को भरोसा करना चाहते हैं। इसका मतलब यह है कि इन प्रेषकों के संदेश आपके जंक फ़ोल्डर में कभी नहीं भेजे जाएंगे और उनके भीतर की कोई भी छवि स्वचालित रूप से प्रदर्शित होगी।
आप मेरे संपर्कों के ई-मेल पर भी विश्वास करें . पर टिक कर सकते हैं और मेरे द्वारा ई-मेल किए गए लोगों को सुरक्षित प्रेषक सूची में स्वचालित रूप से जोड़ें प्रबंधन को गति देने के लिए और आपको मैन्युअल रूप से बहुत सारे पते जोड़ने के लिए बचाने के लिए।
5. नियमों के साथ फ़िल्टर करें
आउटलुक में नियमों का उपयोग करना आपके इनबॉक्स पर नियंत्रण रखने का एक शानदार तरीका है। शर्तों को निर्दिष्ट करके, आप तब की गई कार्रवाई का निर्धारण कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कुछ लोगों के ईमेल स्वचालित रूप से किसी विशेष फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं। या आपके पास विशेष शब्दों वाले ईमेल स्वचालित रूप से रंग श्रेणीबद्ध हो सकते हैं।
Outlook क्लाइंट में आरंभ करने के लिए, होम . पर जाएं टैब पर क्लिक करें और नियम> नियम बनाएं... . पर क्लिक करें यदि आपके पास पहले से कोई ईमेल खुला है तो आपको कुछ विकल्प पूर्व-चयनित मिलेंगे, लेकिन आप उन्नत विकल्प... पर क्लिक कर सकते हैं नियम को पूरी तरह से अनुकूलित करने के लिए। पहले अपनी इच्छित शर्तें चुनें, फिर नियम विवरण निर्दिष्ट करने के लिए रेखांकित मान पर क्लिक करें। फिर अगला . क्लिक करें यह निर्धारित करने के लिए कि उन शर्तों से मेल खाने वाले संदेशों का क्या करना है। फिर समाप्त करें . क्लिक करें ।
आप आउटलुक के वेब संस्करण में समान चीजें हासिल कर सकते हैं। कोग आइकन . क्लिक करें ऊपर दाईं ओर और फिर नियम प्रबंधित करें> नया . क्लिक करें . हालांकि, डेस्कटॉप क्लाइंट की तुलना में आपके लिए उपलब्ध विकल्प अधिक सीमित होंगे।
आउटलुक में नियम स्थापित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, नियमों के साथ अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के बारे में हमारी मार्गदर्शिका देखें।
अपने इनबॉक्स को नियंत्रित करें
ऊपर दी गई कुछ विधियों का उपयोग करने से आपको अपने इनबॉक्स को नियंत्रित करने, जंक को फ़िल्टर करने और उन ईमेल को तुरंत एक्सेस करने में मदद मिलेगी जिन्हें आप वास्तव में पढ़ना चाहते हैं। यदि आप अपने ईमेल प्रबंधन के साथ और भी अधिक कुशल बनना चाहते हैं, तो अपने आउटलुक वर्कफ़्लो को बढ़ावा देने के बारे में हमारी मार्गदर्शिका देखें।
याद रखें, कुछ स्पैम ईमेल अभी भी आपके इनबॉक्स में दरार और जमीन के माध्यम से फिसल सकते हैं। यदि आप प्रेषक या सामग्री को नहीं पहचानते हैं, तो सावधान रहें। खतरनाक दिखने वाला ईमेल अटैचमेंट होने पर विशेष रूप से सावधानी से आगे बढ़ें।
क्या आप ईमेल अव्यवस्था से बचने के लिए ऊपर दिए गए किसी भी तरीके का उपयोग करते हैं? क्या आपके पास साझा करने के लिए अपनी कोई सलाह है?