यदि आपको अपने इनबॉक्स में बहुत सारे जंक और क्लटर प्राप्त होते हैं, तो उन संदेशों को ढूंढना भारी पड़ सकता है जिन्हें आप वास्तव में पढ़ना चाहते हैं। मदद के लिए, हमने Outlook में बेकार ईमेल से बचने के कुछ सर्वोत्तम तरीकों को संकलित किया है।
अंतर्निहित फ़िल्टर सिस्टम का उपयोग करके, प्रेषकों को स्वीकृत और अवरुद्ध करके, नियम लागू करके, और बहुत कुछ, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप केवल वैध ईमेल देख रहे हैं जो रुचि के हैं।
यदि आपके पास साझा करने की अपनी विधि है, तो कृपया टिप्पणी अनुभाग में हमें बताना सुनिश्चित करें।
1. जंक फ़िल्टर समायोजित करें
Outlook में एक फ़िल्टर सिस्टम है जो स्वचालित रूप से आपके आने वाले ईमेल की जांच करेगा, निर्धारित करेगा कि यह जंक है या नहीं, फिर इसे उपयुक्त स्थान पर ले जाएगा। सिस्टम में अलग-अलग स्तर हैं, प्रत्येक अलग स्तर की सुरक्षा प्रदान करता है। अपनी सेटिंग्स बदलने के लिए, होम टैब पर जाएं और जंक > जंक ई-मेल विकल्प... पर नेविगेट करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, कोई स्वचालित फ़िल्टरिंग नहीं होगी, हालांकि यदि आपने किसी अवरुद्ध प्रेषक को सेट किया है तो उन्हें जंक फ़ोल्डर में ले जाया जाएगा। आप इसे कम पर सेट कर सकते हैं स्पष्ट जंक को फ़िल्टर करने के लिए, उच्च अधिकांश जंक पकड़ने के लिए, लेकिन कुछ सामान्य ईमेल भी पकड़े जाने की संभावना के साथ, या केवल सुरक्षित सूचियां केवल उन लोगों से ईमेल प्राप्त करने के लिए जिन्हें आपने अनुमोदित किया है।
आप संदिग्ध जंक ई-मेल को जंक ई-मेल फ़ोल्डर में ले जाने के बजाय स्थायी रूप से हटाएं चुन सकते हैं, लेकिन इसकी अनुशंसा नहीं की जाती है। यदि आप इस विकल्प को चुनते हैं तो कुछ वास्तविक ईमेल गलत तरीके से फ़्लैग हो सकते हैं और आप उन्हें पुनर्प्राप्त नहीं कर पाएंगे।
2. क्लटर फ़ोल्डर का उपयोग करें
यदि आपके पास बिजनेस के लिए Office 365 है तो आप क्लटर नामक सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम, क्लटर एक संदेश का विश्लेषण करता है और निर्णय लेता है कि इसे आपके इनबॉक्स या आपके क्लटर फ़ोल्डर में फाइल करना है।
सिस्टम संदेश के विभिन्न भागों को देखेगा, जैसे प्रेषक कौन है और क्या यह एक वार्तालाप है जिसमें आपने भाग लिया है। यह आपके पिछले पढ़ने की आदतों के आधार पर ईमेल के साथ क्या करना है यह निर्धारित करेगा। आप राइट-क्लिक करके और ले जाएं > क्लटर में ले जाएं पर जाकर एक संदेश को क्लटर में ले जाकर सिस्टम को सीखने में मदद कर सकते हैं। इसी तरह, आप क्लटर में एक संदेश को राइट-क्लिक करके और ले जाएं > इनबॉक्स में ले जाएं पर जाकर इनबॉक्स में ले जा सकते हैं।
यदि आप क्लटर का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आपको इसे आउटलुक के वेब संस्करण के माध्यम से बंद करना होगा। एक बार साइन इन करने के बाद, कॉग आइकन पर क्लिक करें और विकल्प > मेल > स्वचालित प्रसंस्करण > क्लटर पर नेविगेट करें। एक बार यहां, बॉक्स क्लटर के रूप में पहचाने गए आइटम अलग करें को अनचेक करें और सहेजें पर क्लिक करें।
3. सुरक्षा युक्तियों को देखें
यदि आप Office 365 चला रहे हैं और एक्सचेंज सर्वर का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको कुछ संदेशों के शीर्ष पर रंगीन सुरक्षा युक्तियां दिखाई देंगी जो आपको उनकी सामग्री की प्रकृति के प्रति सचेत करेंगी। ये संकेतक दिखाएंगे कि संदेश संदिग्ध, अज्ञात, विश्वसनीय या सुरक्षित है।
जिन्हें संदिग्ध के रूप में चिह्नित किया गया है, उनकी प्रेषक प्रमाणीकरण विफल हुई है या वे संदिग्ध स्पूफिंग संदेश हैं। यह अनुशंसा की जाती है कि आप इन ईमेल को उनसे बातचीत किए बिना हटा दें, हालांकि यदि आप निश्चित हैं कि यह सुरक्षित है तो आप अवरुद्ध सामग्री दिखाएं चुन सकते हैं।
जिन्हें अज्ञात के रूप में चिह्नित किया गया है, उन्हें स्पैम होने का संदेह है और उन्हें जंक फ़ोल्डर में ले जाया जाता है। आप इसे अपने इनबॉक्स में ले जाने के लिए यह स्पैम नहीं है पर क्लिक कर सकते हैं। यदि संदेश विश्वसनीय या सुरक्षित है तो किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको संदेश की प्रामाणिकता के आश्वासन के लिए सुरक्षा युक्ति प्राप्त होगी।
4. प्रेषकों को ब्लॉक और स्वीकृत करें
आप Outlook में प्रेषकों को ब्लॉक और स्वीकृत कर सकते हैं; या तो एक विशिष्ट ईमेल पता या पूरा डोमेन। किसी ईमेल प्रेषक को ब्लॉक करने के लिए, संदेश पर राइट-क्लिक करें और जंक > प्रेषक ब्लॉक करें पर जाएं। अब उस ईमेल पते से प्राप्त कोई भी संदेश स्वचालित रूप से आपके जंक फ़ोल्डर में चला जाएगा।
आप इस सूची को किसी भी समय होम टैब पर जाकर, फिर जंक > जंक ई-मेल विकल्प... और अवरुद्ध प्रेषक टैब पर स्विच करके प्रबंधित कर सकते हैं। यहां आप सूची से प्रविष्टियों को जोड़ें, संपादित करें, और हटाएं करने के लिए बटनों का उपयोग कर सकते हैं। यहां आप या तो एक विशिष्ट ईमेल पता या सिर्फ एक पूरा डोमेन जोड़ सकते हैं - उदाहरण के लिए, या तो
name@example.comया सिर्फ
example.com।
जंक ई-मेल विकल्प विंडो वह जगह भी है जहां आप प्रेषकों को स्वीकृत कर सकते हैं। उसके लिए सुरक्षित प्रेषक टैब पर स्विच करें। यहां आप उन ईमेल पतों या डोमेन को जोड़ सकते हैं जिन्हें आप हमेशा Outlook पर भरोसा करना चाहते हैं। इसका मतलब है कि इन प्रेषकों के संदेश कभी भी आपके जंक फ़ोल्डर में नहीं भेजे जाएंगे और उनमें मौजूद किसी भी छवि को स्वचालित रूप से प्रदर्शित किया जाएगा।
आप मेरे संपर्कों से ई-मेल पर भी भरोसा करें और जिन लोगों को मैं ई-मेल करता हूं उन्हें स्वचालित रूप से सुरक्षित प्रेषक सूची में जोड़ें पर टिक कर सकते हैं ताकि प्रबंधन को गति दी जा सके और आपको बहुत सारे पतों को मैन्युअल रूप से जोड़ने से बचाया जा सके।
5. नियमों के साथ फ़िल्टर करें
Outlook में नियमों का उपयोग करना आपके इनबॉक्स पर नियंत्रण रखने का एक शानदार तरीका है। शर्तों को निर्दिष्ट करके, आप फिर की जाने वाली कार्रवाई निर्धारित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कुछ लोगों के ईमेल को स्वचालित रूप से एक विशेष फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं। या आप विशेष शब्दों वाले ईमेल को स्वचालित रूप से रंग वर्गीकृत करवा सकते हैं।
Outlook क्लाइंट में शुरू करने के लिए, होम टैब पर जाएं और नियम > नियम बनाएं... पर क्लिक करें। यदि आपके पास पहले से कोई ईमेल खुला था तो आपको कुछ विकल्प प्रीसेलेक्टेड मिलेंगे, लेकिन आप नियम को पूरी तरह से अनुकूलित करने के लिए उन्नत विकल्प... पर क्लिक कर सकते हैं। पहले उन शर्तों का चयन करें जो आप चाहते हैं, फिर नियम विवरण निर्दिष्ट करने के लिए अंडरलाइन किए गए मूल्य पर क्लिक करें। फिर अगला पर क्लिक करें ताकि उन शर्तों से मेल खाने वाले किसी भी संदेश के साथ क्या करना है यह निर्धारित किया जा सके। फिर समाप्त पर क्लिक करें।
आप आउटलुक के वेब संस्करण में इसी तरह की चीजें प्राप्त कर सकते हैं। शीर्ष दाएं में कॉग आइकन पर क्लिक करें और फिर नियम प्रबंधित करें > नया पर क्लिक करें। हालांकि, आपके लिए उपलब्ध विकल्प डेस्कटॉप क्लाइंट की तुलना में अधिक सीमित होंगे।
Outlook में नियम सेट करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, इनबॉक्स को नियमों के साथ प्रबंधित करने पर हमारी गाइड देखें।
अपने इनबॉक्स को नियंत्रित करें
ऊपर दिए गए कुछ तरीकों का उपयोग करने से आपको अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण रखने में मदद मिलेगी, जंक को फ़िल्टर करके और आपको उन ईमेल तक त्वरित पहुंचने की अनुमति देकर जिन्हें आप वास्तव में पढ़ना चाहते हैं। यदि आप अपने ईमेल प्रबंधन के साथ और भी अधिक कुशल होना चाहते हैं तो अपने Outlook वर्कफ़्लो को बढ़ावा देने पर हमारी गाइड देखें।
याद रखें, कुछ स्पैम ईमेल अभी भी दरारों से फिसल सकते हैं और आपके इनबॉक्स में आ सकते हैं। यदि आप प्रेषक या सामग्री को नहीं पहचानते हैं, तो सावधान रहें। विशेष रूप से सावधानी बरतें यदि कोई खतरनाक दिखने वाला ईमेल अटैचमेंट है।
क्या आप ईमेल क्लटर से बचने के लिए उपरोक्त किसी भी विधि का उपयोग करते हैं? क्या आपके पास साझा करने के लिए अपनी कोई सलाह है?
