ईमेल से किए जाने वाले कार्यों के लिए सर्वश्रेष्ठ वैकल्पिक कार्य उपकरण

ईमेल को कई बार "मृत" घोषित किया गया है, और फिर लाजर की तरह, यह मृतकों में से उठ खड़ा हुआ है।

Google Gmail के साथ, और वहां प्रदान की जाने वाली शक्तिशाली ईमेल सुविधाओं के साथ, ईमेल को प्रासंगिक बनाने के लिए आंशिक रूप से जिम्मेदार है। Yahoo को एक मेकओवर दिया गया है, और Outlook को अन्य परिवर्तनों के साथ Skype एकीकरण मिला है। राष्ट्रीय सुरक्षा एजेंसी के हमारे निजी मामलों में ताक-झांक करने के कारण एक स्विस-आधारित कंपनी ने पहाड़ के अंदर सर्वर के साथ आयरन-क्लैड एन्क्रिप्टेड ईमेल की पेशकश की है।

यदि आप अभी भी ईमेल प्रशंसक नहीं हैं (जैसे ये चार प्रमुख लोग), तो कई ईमेल फ़ंक्शन हैं जिन्हें आप अन्य ऐप्स को आउटसोर्स कर सकते हैं। इसे सब ईमेल में रखने का लाभ यह है कि यह सब एक जगह पर केंद्रीकृत है, लेकिन यह एक फूला हुआ ओवरफ्लोइंग इनबॉक्स का कारण बन सकता है जो निश्चित रूप से आपके तनाव के स्तर को बढ़ाएगा।

ईमेल तनावपूर्ण है भले ही आप इनबॉक्स ज़ीरो की खोज में न हों।

यदि आप वास्तव में अपने जीवन को सुव्यवस्थित करने के लिए ईमेल को मारना चाहते हैं, तो उन कार्य प्रक्रियाओं को सुचारू रूप से प्रवाहित रखने के तरीके हैं, बिना किसी रुकावट के। आपको हर महीने कुछ डॉलर का भुगतान करना पड़ सकता है, लेकिन आप इसे अपनी पवित्रता के लिए एक सौदेबाजी मान सकते हैं।

रियल-टाइम चर्चा

अतीत में, आप बस ईमेल को आगे-पीछे करके किसी के साथ बातचीत कर सकते थे, Gmail के "वार्तालाप दृश्य" के साथ इसे क्रम में रखते हुए। लेकिन बड़ी संख्या में विकल्पों ने खुद को प्रस्तुत किया है।

उल्लेख करने योग्य पहला सोशल मीडिया है, जैसे Facebook और Twitter। Twitter के साथ, लाइव-ट्वीटिंग अत्यधिक लोकप्रिय है, और Facebook हमें आगे-पीछे चर्चा या बहस करने में सक्षम बनाता है (जो आपके दृष्टिकोण के आधार पर अच्छा या बुरा हो सकता है)।

फिर, त्वरित संदेश की संभावनाएं हैं जैसे Jabber और Google Talk (बाद वाला अभी भी संचालन में है, यदि आप Pidgin या Adium के साथ अपने खाते में लॉग इन करते हैं)। कम लोकप्रिय IM विकल्प जैसे AIM मैसेंजर और Yahoo मैसेंजर हैं।

मानें या न मानें, ICQ अभी भी आसपास है अगर आप में से कोई पुराने स्कूलर इंटरनेट नॉस्टाल्जिया का एक सा चाहते हैं।

VOIP आज Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (केवल Mac और iOS के लिए), Appear.in, और इसके एन्क्रिप्टेड संबंध, Telegram और Signal के साथ आसान है।

उन सभी को आज़माने के बाद, मैं व्यक्तिगत रूप से Skype, Signal, और WhatsApp का उपयोग करने की सलाह देता हूं (उन लोगों के लिए जो एन्क्रिप्टेड विकल्प का उपयोग करने से इनकार करते हैं, "मेरे पास छिपाने के लिए कुछ भी नहीं!" भीड़, जैसे मेरी पत्नी)।

कार्यस्थल उत्पादकता के लिए तीन अच्छे विकल्प हैं -- Slack, Quip, और Convo।

Slack के लाभों को किसी परिचय की आवश्यकता नहीं है। Quip और Convo कार्य में समान हैं। यह एक टीम के सभी सदस्यों को एक स्थान पर खींचता है जहां आप वास्तविक समय में चैट कर सकते हैं, फ़ाइलें देख सकते हैं, कार्य सूची देख और अपडेट कर सकते हैं, और Convo दस्तावेज़ों को एनोटेट करने में भी शामिल करता है। इन विकल्पों में छोटी टीमों के लिए अच्छे मुफ्त विकल्प हैं, मूल्य निर्धारण शुरू होता है जैसे-जैसे आपकी टीम और आपकी ज़रूरतें बड़ी होती जाती हैं।

प्रोजेक्ट सहयोग

प्रोजेक्ट सहयोग कुछ ऐसा है जो, जब सही ढंग से किया जाता है, तो कई सकारात्मक लाभ दे सकता है। Google Docs ने 2006 में Writely को खरीदकर ऑनलाइन सहयोग के साथ स्वर्ण मानक पेश किया। तब से, यह एक साथ वास्तविक समय में एक दस्तावेज़ पर काम करने वाली टीमों के लिए अमूल्य साबित हुआ है, और Google Sheets और भी अधिक मूल्य जोड़ता है।

लेकिन इंटरनेट की सभी चीजों की तरह, प्रतिद्वंद्वियों ने अब Google Docs की चमक से कुछ किनारा लेने के लिए प्रकट किया है।

सबसे बड़ा विकल्प Office.com होना चाहिए, हालांकि यदि आप Microsoft के प्रशंसक नहीं हैं, तो आप इसका उपयोग करने के लिए बहुत रोमांचित नहीं हो सकते। उस स्थिति में, आप Dropbox Paper में रुचि ले सकते हैं, जिसे मैं हाल ही में बड़े पैमाने पर आज़मा रहा हूं। जाहिर है, आप दस्तावेज़ में जो कुछ भी करते हैं वह आपके Dropbox खाते में बैकअप होता है।

यदि वे आकर्षक नहीं हैं, तो दो अन्य विकल्प हैं। पहला Zoho है, जो 25 उपयोगकर्ताओं तक मुफ़्त है। उसके बाद, यह केवल $5 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह है, इसलिए Zoho छोटे व्यवसायों के लिए एक बहुत ही लागत प्रभावी समाधान है। इंटरफ़ेस Google Docs और Microsoft Office के समान है, और उपयोग करना बहुत आसान है (ऊपर देखें)।

यदि आप जीवन को सरल रखना पसंद करते हैं, और इसलिए एक सरल समाधान चाहते हैं, तो PiratePad देखें। हर बार जब आप डोमेन रीफ्रेश करते हैं, तो एक नया अद्वितीय URL बनाया जाता है, जिससे इसे अन्य लोगों के साथ साझा करना आसान हो जाता है। यह वही है जिसका उपयोग मैंने ऐप का परीक्षण करने के लिए किया था।

आप लोगों को दस्तावेज़ में भाग लेने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। यदि आप चाहते हैं कि कोई दस्तावेज़ को बिना संपादित किए देख सके, तो आप थोड़ा अलग लिंक प्राप्त करने के लिए "केवल पढ़ें" बटन दबा सकते हैं। "केवल पढ़ें" लिंक वाला कोई भी व्यक्ति दस्तावेज़ को HTML, प्लेन टेक्स्ट, Microsoft Word, या PDF प्रारूप में डाउनलोड कर सकता है।

मीटिंग शेड्यूलिंग

व्यावसायिक ईमेल के सबसे बड़े उपयोगों में से एक मीटिंग शेड्यूल करना है। जिस किसी ने भी कभी मीटिंग शेड्यूल करने की कोशिश की है, वह इस भावना को बहुत अच्छी तरह से जानता होगा। पूरी "आगे-पीछे" डिल्बर्ट जैसी बलि। आप कहें पांच लोगों के लिए एक व्यावसायिक मीटिंग की व्यवस्था करने की कोशिश कर रहे हैं और इसमें कई दिनों में एक दर्जन या अधिक ईमेल लगते हैं, हर कोई "मैं इस समय कर सकता हूं" और "मैं उस समय नहीं कर सकता" कह रहा है।

क्या यह विडंबना नहीं होगी अगर मीटिंग कार्यस्थल समय प्रबंधन और उत्पादकता के बारे में थी?

गैर-ईमेल समकक्ष जिसका उपयोग यहां MakeUseOf में किया गया है, वह उत्कृष्ट ScheduleOnce है। यह आपके Google Calendar में प्लग करता है और एक बार जब सभी ने उन सभी समयों को दर्ज कर लिया जब वे उपलब्ध हैं, तो साइट उन सभी को एक ऐसे समय स्लॉट को खोजने के लिए जोड़ती है जो सभी के लिए उपयुक्त हो।

जब अन्य संभावनाओं की बात आती है तो आप लगभग विकल्पों से भरे हुए हैं। उनमें से कुछ में Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet, और Timebridge शामिल हैं। जो उन्हें भुगतान किए गए ScheduleOnce से अलग करता है वह यह है कि वे या तो मुफ़्त हैं या वास्तव में एक अच्छा मुफ़्त विकल्प है।

जिसने मेरी नज़र सबसे अधिक खींची वह है NeedToMeet। उनके पास मुफ़्त के लिए एक प्रभावशाली सुविधा सूची है, जिसमें Outlook एकीकरण और मोबाइल ऐप्स शामिल हैं। दूसरी ओर, यदि बहुत छोटी मीटिंग्स आपकी चीज़ हैं, तो WhenIsGood समय अवधि को 15 मिनट के अंतराल में विभाजित करता है।

संपर्क प्रबंधन

पेपर एड्रेस बुक के दिन लगभग खत्म हो गए लगते हैं, क्योंकि हम में से अधिकांश अब ऑनलाइन समकक्षों का उपयोग करते हैं। कुछ ऐसा जो एक ईमेल पते से सुरक्षित रूप से जुड़ा हुआ था, अब आप इस कार्य को अन्य ऐप्स को आउटसोर्स कर सकते हैं।

Plaxo एक अच्छी तरह से अनुशंसित Google संपर्क विकल्प है। इसकी एक काफी अच्छी मुफ्त बेसिक योजना है। आपकी संपर्क पुस्तिका के बैकअप क्लाउड में किए जाते हैं जहां आप कई अलग-अलग सेवाओं से एड्रेस बुक को एक "यूनिवर्सल" एड्रेस बुक में समेकित कर सकते हैं। यदि आपके कोई संपर्क Plaxo के साथ भी हैं, तो आपको उनके संपर्क विवरण में किसी भी अपडेट की सूचना दी जाएगी।

प्रतिद्वंद्वियों में Memotoo शामिल है, जो अपने निराशाजनक मुफ्त प्लान के कारण थोड़ा पीड़ित है, और 30 दिनों के बाद निष्क्रिय मुफ्त खातों को हटाया जा रहा है। Fruux व्यवसायों की ओर लक्षित है। एक Fruux विकल्प जिसे आप देखना चाहेंगे वह है FullContact, जो टीमों और बड़े व्यवसायों पर भी लक्षित है।

फाइलें और अन्य अटैचमेंट भेजें

फाइल भेजने की सेवाएं एक दर्जन से अधिक हैं और इंटरनेट समय की शुरुआत से चल रही हैं। ईमेल द्वारा फाइल ट्रांसफर अभी भी बहुत सख्त सीमाओं के अधीन हैं, इसलिए यदि आपने एक घटिया उपन्यास लिखा है और आप इसे अपनी माँ को प्रतिक्रिया के लिए भेजना चाहते हैं, तो आप इसे पारंपरिक ईमेल द्वारा नहीं भेज सकते।

यदि फ़ाइल केवल ईमेल सीमा (आमतौर पर 25MB) से थोड़ी अधिक है, तो आप इसे भेजने के लिए Skype जैसी सेवा का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन अगर यह बड़ी है, तो क्लाउड स्टोरेज शायद आपका सबसे अच्छा दांव है। आपकी फ़ाइल का आकार निर्धारित करेगा कि क्या आपको अतिरिक्त क्लाउड स्टोरेज के लिए भुगतान करना होगा, लेकिन Google Drive और OneDrive (10 GB तक) अपनी मुफ्त योजनाओं के साथ बहुत उदार हैं। दूसरी ओर Dropbox केवल प्रारंभिक 3GB देता है -- जो ज्यादातर मामलों के लिए भी पर्याप्त हो सकता है।

या यदि आपके पास अपना डोमेन है, तो फ़ाइल को पासवर्ड-सुरक्षित Zip या RAR फ़ाइल में अपने डोमेन पर FTP के माध्यम से अपलोड करें। दूसरा पक्ष इसे अपने अंत में आपके डोमेन से डाउनलोड कर सकता है।

संवेदनशील जानकारी भेजना

पासवर्ड और क्रेडिट कार्ड विवरण जैसी संवेदनशील जानकारी, ईमेल के माध्यम से भेजना बड़े पैमाने पर एक बहुत बुरा विचार है। इसे SMS संदेश के माध्यम से, या पुराने स्कूल जाएं और व्यक्ति को फोन करें!

लेकिन अब कुछ "सेल्फ-डिस्ट्रक्टिंग" ईमेल सेवाएं हैं जो आपके संदेश को सुरक्षित रूप से भेजेंगी, और प्राप्तकर्ता के लिए आपके संदेश को पढ़ने के लिए 60 सेकंड की समय सीमा भी लगाएंगी इससे पहले कि यह गायब हो जाए। मेरा पसंदीदा SnapMail है जिसे Chrome एक्सटेंशन के उपयोग के साथ Gmail में एकीकृत किया जा सकता है।

एक अन्य Gmail-एकीकृत विकल्प Dmail है जिसने कुछ शानदार समीक्षाएं अर्जित की हैं। मैंने इसे आज़माया है और इसे बहुत प्रभावशाली पाया। Dmail में एक टॉगल ऑन/ऑफ स्विच है और आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप कब चाहते हैं कि संदेश नष्ट हो जाए। हालांकि आपके पास केवल तीन विकल्प हैं, समय अवधि को अनुकूलित करने का कोई तरीका नहीं। उस संबंध में, यह थोड़ा सीमित है।

अन्य विकल्प खोजने के लिए, आप बस "सेल्फ-डिस्ट्रक्टिंग ईमेल" गूगल कर सकते हैं और अधिक संभावनाएं प्राप्त कर सकते हैं।

जानकारी साझा करना और एकत्र करना

ईमेल का उपयोग पारंपरिक रूप से लोगों के एक निश्चित समूह से जानकारी एकत्र करने के लिए किया जाता रहा है। उदाहरण के लिए, एक स्कूल आगामी क्लास ट्रिप के बारे में माता-पिता को ईमेल कर सकता है। एक ऑनलाइन स्टोर अपने ग्राहकों को उनके खरीदारी अनुभव के बारे में पूछने के लिए ईमेल कर सकता है। या एक स्टार्टअप किसी नए उत्पाद पर प्रतिक्रिया एकत्र करना चाह सकता है।

यह अब सभी थर्ड-पार्टी ऐप्स द्वारा किया जा सकता है और इनबॉक्स को ईमेल की बौछार से हमला होने से बचाया जा सकता है। इस क्षेत्र में बड़ा नाम स्वाभाविक रूप से Google Forms है, जो बहुत मजबूत, बहुत अनुकूलन योग्य है, और कंपनियों की एक बड़ी सरणी द्वारा उपयोग किया जाता है (MakeUseOf सहित)।

मेरा व्यक्तिगत पसंदीदा Typeform है जिसे मैंने अतीत में अपनी वेबसाइट पर नए ग्राहकों के लिए उपयोग किया है। दो समान विकल्प Responster और Survey Monkey हैं। बाद वाले के पास पूरी तरह से शानदार मुफ्त योजना नहीं है, लेकिन Typeform और Responster के पास है।

संदर्भ सामग्री स्टोर करें

जब मुझे 2004 में पहली बार मेरा Gmail खाता मिला, तो मैंने सभी संदर्भ सामग्री, छवियों, MP3 और अधिक की प्रतियों को संग्रहीत करने के लिए बड़ी मात्रा में स्थान का उपयोग करना शुरू किया। मैंने Gmail को एक डेटाबेस के रूप में उपयोग किया और मुझे कुछ खोजने के लिए बस Gmail की खोज फ़ंक्शन का उपयोग करना था।

अब 2016 में, मेरा ईमेल खाता लगभग खाली है। जैसे-जैसे मेरा Gmail स्थान कम हुआ, मैंने सब कुछ Evernote में स्थानांतरित कर दिया और उन्नत सुविधाओं को प्राप्त करने के लिए प्रीमियम सदस्यता के लिए भुगतान किया। मैं नोट लेने वाली सेवा का कट्टर प्रशंसक हूं और इसकी अत्यधिक अनुशंसा करता हूं।

यदि आप इसके बजाय Microsoft के प्रशंसक हैं, तो OneNote आपका पसंदीदा ऐप होगा।

कुछ अन्य विकल्पों में Google Keep, Delicious, और Apple Notes शामिल हैं। अंततः, आपका निर्णय आपकी नोट लेने की आदतों पर निर्भर करेगा।

Google Keep सरल है, लेकिन मैं व्यक्तिगत रूप से Google Keep का उपयोग नहीं करूंगा क्योंकि Google को अचानक उन सेवाओं को बंद करने की बुरी आदत है जो उनके लिए पैसा नहीं कमा रहे हैं।

Apple Notes उपयोगी है लेकिन यह iOS और Mac OS X उपयोगकर्ताओं तक सीमित है, और हालांकि इसे हाल ही में एक बड़ा अपग्रेड मिला है, यह अभी भी मेरी जरूरतों के लिए थोड़ा बहुत सरल है। लेकिन आपकी ज़रूरतें बहुत अच्छी तरह से अलग हो सकती हैं और आप इन सेवाओं को पर्याप्त से अधिक देख सकते हैं।

Delicious एक सामाजिक उपकरण है और वेब URL संग्रहीत करने के लिए एक विकल्प हो सकता है। साइट अपने शुरुआती गौरव के दिनों से काफी फीकी पड़ गई है, लेकिन यह अभी भी एक ठोस ऐप है।

जब आप किसी थर्ड-पार्टी सेवा के लिए भुगतान नहीं करना चाहते हैं, और आप पहले से ही अपने स्वयं के डोमेन के लिए भुगतान कर रहे हैं, तो आप इसके बजाय अपना स्वयं का विकी स्थापित करने के विचार में रुचि ले सकते हैं।

Wikipedia मुफ्त ओपन-सोर्स सॉफ़्टवेयर MediaWiki पर चलता है, और यदि आपके पास इसे स्वयं स्थापित करने की तकनीकी क्षमता नहीं है, तो कई वेब होस्ट स्वचालित स्थापना प्रदान करते हैं। आपको बस यह याद रखना होगा कि जैसे-जैसे आपका डेटाबेस बड़ा होता जाता है, आपके मासिक होस्टिंग लागत बढ़ने वाली हैं।

अपने लंबी दूरी के प्रियजन को बताएं कि आप उनसे प्यार करते हैं

मैं 2001 में ऑनलाइन संयोग से अपनी पत्नी से मिला था। लेकिन तब, कोई Skype नहीं था, कोई Google Hangouts नहीं था, कोई WhatsApp नहीं था, कोई Facebook नहीं था (या जैसा कि इसे बेहतर जाना जाता है, डार्क एज)। इसलिए हमें सामान्य SMS (महंगा), सामान्य लैंडलाइन फोन (और भी महंगा), और त्वरित संदेश (बहुत बेहतर, और इंटरनेट कैफे से सस्ता) के साथ छोड़ दिया गया था। लेकिन हमारे पास हर समय ईमेल था, और मेरे ईमेल प्रेम पत्र और प्रेम कविताएं पौराणिक हैं।

गुलाब लाल हैं
बैंगनी नीले हैं
रसोई में जाओ
और मेरे लिए कुछ पाई बेक करो

लेकिन अब आपके पास इतनी सारी अन्य संभावनाएं हैं कि ईमेल तुलनात्मक रूप से लगभग पुरातन लगता है। जैसा कि मैंने अभी उल्लेख किया है, कई VOIP संभावनाएं हैं, डेटा प्लान के माध्यम से टेक्स्टिंग, और सोशल मीडिया। Skype का उपयोग जोड़ों द्वारा एक साथ खाना पकाने के लिए किया जा रहा है, और यहां तक कि एक साथ सोने के लिए भी (शाब्दिक रूप से सोना, दूसरी चीज़ नहीं)। WhatsApp SMS लागत का डंक निकालता है, और इंटरनेट आपके जीवन के प्यार को व्यक्तिगत रूप से देखने के लिए सर्वोत्तम यात्रा सौदे ढूंढना बहुत आसान बनाता है।

लेकिन क्या इस सबका मतलब ईमेल का अंत है?

इतने सारे ऐप्स और साइट्स वादा करते हैं कि वे द ईमेल किलर हैं। लेकिन अगर वे किलर हैं तो वे बहुत अच्छे नहीं हैं, क्योंकि ईमेल अभी भी सांस ले रहा है। ईमेल इंटरनेट की आधारशिला है और मुझे लगता है कि यह हमेशा किसी न किसी रूप में रहेगा।

यह कहने के बाद, इसके कुछ कार्य हैं थर्ड-पार्टी ऐप्स और सेवाओं द्वारा हड़प लिए जा रहे हैं। अब आप अपने इनबॉक्स से बंधे नहीं हैं। और शायद यह एक अच्छी बात है।

क्या आप ईमेल के स्वास्थ्य पर सहमत हैं? क्या आप अपने वर्कफ़्लो को किसी वैकल्पिक कार्य उपकरण में स्थानांतरित करने में कामयाब रहे हैं? हमें टिप्पणियों में बताएं।