आउटलुक सबसे लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट में से एक है, लेकिन हो सकता है आप इसकी पूरी क्षमता का उपयोग नहीं कर रहे हों। यह उपयोगी तरकीबों से भरा हुआ है जो आपकी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं और इसका उपयोग करना आसान बना सकते हैं।
हम कुछ कम ज्ञात टिप्स और ट्रिक्स लेकर आए हैं जो आपको आउटलुक मास्टर बनाने में मदद करेंगे। चाहे वह भेजे गए ईमेल को वापस लेना हो, आमतौर पर टाइप किए जाने वाले वाक्यांशों को स्वतः भरना हो, या फाइल अटैच करने की याद दिलाना हो - हमने सब कवर किया है।
इसके अलावा भी बहुत कुछ है, इसलिए अगर आपके पास अपना कोई आउटलुक टिप है तो कृपया नीचे कमेंट सेक्शन में शेयर करें।
1. कैलेंडर में दूसरा टाइम जोन जोड़ें
यदि आप अक्सर यात्रा करते हैं या विदेश में किसी के साथ मीटिंग आयोजित करते हैं, तो अपने कैलेंडर पर एकाधिक टाइम जोन प्रदर्शित करना उपयोगी हो सकता है। ऐसा करने के लिए, File टैब पर क्लिक करें और फिर बाएं नेविगेशन से Options चुनें। नई विंडो में, Calendar पर क्लिक करें और फिर Time zones सेक्शन तक स्क्रॉल करें।
आपको अपना डिफ़ॉल्ट टाइम जोन दिखाई देगा, जिसे आप ड्रॉपडाउन से बदल सकते हैं। इसे पहचानने के लिए एक Label दें। फिर Show a second time zone पर टिक करें और वहां भी यही करें। परिवर्तन सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।
अब अपने Calendar पर जाएं। रिबन में, Arrange श्रेणी के अंतर्गत, Day, (Work) Week या Schedule View चुनें। ये वे व्यू हैं जो दो टाइम जोन को बाएं या ऊपर प्रदर्शित करेंगे।
2. सभी मेल को प्लेन टेक्स्ट में देखें
यदि आपको HTML फॉर्मेट में ईमेल प्राप्त करने की चिंता है, तो आप आउटलुक को डिफ़ॉल्ट रूप से सभी ईमेल को प्लेन टेक्स्ट में खोलने के लिए बाध्य कर सकते हैं। यह किसी भी दुर्भावनापूर्ण HTML को चलने से रोकेगा, हालांकि ध्यान दें कि यह आपको सभी ईमेल खतरों से नहीं बचाएगा।
सबसे पहले File पर क्लिक करें और फिर Options चुनें। नई विंडो से, बाएं नेविगेशन से Trust Center चुनें। फिर Trust Center Settings... पर क्लिक करें। अब फिर से बाएं से E-mail security चुनें।
Read as Plain Text हेडर के तहत, Read all standard mail in plain text पर टिक करें। आप Read all digitally signed mail in plain text पर भी टिक कर सकते हैं। डिजिटली साइन किया गया ईमेल का अर्थ है कि प्रेषक ने सामग्री को मंजूरी दी है और उससे छेड़छाड़ नहीं की गई है।
परिवर्तन सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें। यदि आप कभी किसी विशिष्ट ईमेल को मूल फॉर्मेट में पढ़ना चाहते हैं, तो वह ईमेल खोलें, information bar पर क्लिक करें, और Display as HTML या Display as Rich Text चुनें।
3. शेयर्ड मेलबॉक्स संदेशों को स्वतः भेजने के लिए बाध्य करें
ईमेल वास्तव में भेजे जाने से पहले, यह आपके आउटलुक फोल्डर से होकर गुजरता है। यह जांचता है कि सर्वर इसे बिना त्रुटि के भेज सकता है या नहीं। यदि आप शेयर्ड मेलबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं, तो आप पा सकते हैं कि सभी ईमेल आपके आउटबॉक्स फोल्डर में तब तक पड़े रहते हैं जब तक आप मैन्युअल रूप से Send/Receive पर क्लिक नहीं करते।
इससे निपटने के लिए, रजिस्ट्री संपादित करना आवश्यक है। इन निर्देशों का सावधानीपूर्वक पालन करें और आप ठीक रहेंगे, लेकिन रजिस्ट्री का गलत समायोजन गंभीर समस्याएं पैदा कर सकता है जिसके लिए हम जिम्मेदार नहीं हैं।
सबसे पहले आउटलुक बंद करें। फिर सिस्टम खोज में regedit खोजें और परिणाम चुनें। बाएं नेविगेशन का उपयोग करके निम्न फोल्डर तक जाएं:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
x.0 को अपने आउटलुक के वर्तमान संस्करण से बदलें। आउटलुक 2016 के लिए 16.0, आउटलुक 2013 के लिए 15.0, आउटलुक 2010 के लिए 14.0, आदि।
DelegateSentItemsStyle मान पर डबल क्लिक करें और Value data को 0 में बदलें। फिर OK पर क्लिक करें। आउटलुक फिर से खोलें और आप पाएंगे कि शेयर्ड मेलबॉक्स से सभी आउटगोइंग मेल स्वतः भेजे जाते हैं।
4. ईमेल भेजने में देरी करें
यदि आप ईमेल तुरंत नहीं भेजना चाहते, तो आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप इसे कब भेजना चाहते हैं। ईमेल कंपोज विंडो में, रिबन से Options चुनें और फिर Delay Delivery पर क्लिक करें।
यह एक नई विंडो खोलेगा जहां आप Do not deliver before फ़ील्ड का उपयोग करके दिनांक और समय चुन सकते हैं जब आपका ईमेल भेजा जाएगा। ध्यान दें कि यदि आप एक्सचेंज सर्वर का उपयोग नहीं कर रहे हैं तो इस अनुरोध के काम करने के लिए आउटलुक खुला होना चाहिए।
आप एक नियम भी बना सकते हैं जो आपके सभी संदेशों या आपके द्वारा निर्दिष्ट संदेशों को विलंबित कर देगा। इसके लिए, File पर जाएं और फिर Manage Rules & Alerts चुनें। E-mail Rules के अंतर्गत, New Rule पर क्लिक करें और विज़ार्ड का पालन करें। आप शर्तें सेट कर सकते हैं, जैसे केवल किसी विशेष संपर्क को भेजे गए ईमेल में देरी करना। बस action को defer delivery by a number of minutes पर सेट करें और आप तैयार हैं।
5. ईमेल वापस लें
बशर्ते आप एक्सचेंज सर्वर पर हों, आप पहले से भेजे गए ईमेल को वापस लेने में सक्षम हो सकते हैं। हालांकि, सफलता दर विभिन्न कारकों पर निर्भर करती है, जिसे हमने ईमेल वापस लेने की अपनी गाइड में कवर किया है।
सबसे पहले, अपने Sent Items पर जाएं और वह ईमेल चुनें जिसे आप वापस लेना चाहते हैं। रिबन के Move समूह में, Actions पर क्लिक करें और फिर Recall This Message... चुनें।
नई विंडो से, प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से ईमेल हटाने के लिए Delete unread copies of this message चुनें। वैकल्पिक रूप से, मूल ईमेल के स्थान पर एक वैकल्पिक ईमेल भेजने के लिए Delete unread copies and replace with a new message चुनें।
यदि आप हर रिकॉल प्रयास का परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं तो Tell me if recall succeeds or fails for each recipient पर टिक करें। तैयार होने पर, अपना रिकॉल अनुरोध सबमिट करने के लिए OK पर क्लिक करें।
6. आमतौर पर टाइप की जाने वाली चीजों का सुझाव दें
यदि आप अक्सर एक ही चीज टाइप करते हैं, तो आप आउटलुक को इसे आपके लिए स्वतः सुझाने के लिए सेट कर सकते हैं जब आप इसे लिखना शुरू करते हैं। ईमेल लिखते समय, अपना वाक्यांश टाइप करें और फिर उसे हाइलाइट करें। अब, रिबन से Insert चुनें। Text श्रेणी से, Quick Parts पर क्लिक करें और फिर Save Selection to Quick Part Gallery... चुनें।
जब आप इसे टाइप करना शुरू करेंगे तो वाक्यांश स्वतः सुझाया जाएगा और आप इसे भरने के लिए Enter दबा सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप इसे चुनने के लिए Quick Parts ड्रॉपडाउन का उपयोग कर सकते हैं। आप इस मेनू पर किसी भाग पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और यदि आपको कभी इसे अनुकूलित या हटाने की आवश्यकता हो तो Organize and Delete... चुन सकते हैं।
7. शॉर्टकट विजार्ड बनें
आउटलुक एक जटिल प्रोग्राम हो सकता है, लेकिन ऐसा इसलिए है क्योंकि यह बहुत शक्तिशाली है। लेकिन मेनू में उलझने के बजाय, आप प्रक्रियाओं को तेज करने और अधिक उत्पादक बनने के लिए शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप नया संदेश बनाने के लिए CTRL + N दबा सकते हैं और इसे भेजने के लिए CTRL + Enter। इसी तरह, CTRL + R उत्तर शुरू करेगा, जबकि CTRL + F इसे फॉरवर्ड करेगा।
आप संदेश को फ्लैग करने के लिए Insert दबा सकते हैं, जो लिख रहे हैं उसकी स्पेल चेक के लिए F7, और Send/Receive प्रक्रिया चलाने के लिए F9।
वास्तव में, इतनी सारी कुंजी संयोजन हैं कि हमने आउटलुक कीबोर्ड शॉर्टकट्स की एक गाइड बनाई है, जिसमें बताया गया है कि कैसे आसानी से नेविगेट करें और बनाएं।
8. पेस्ट करके बनाएं
किसी कार्य को पूरा करने में लगने वाले चरणों को कम करना हमेशा फायदेमंद होता है। आप एक नया आइटम बना सकते हैं जिसमें स्वतः वही होता है जो आपके क्लिपबोर्ड पर है। ऐसा करने के लिए, उस अनुभाग पर जाएं जिसके लिए आप एक नया आइटम बनाना चाहते हैं - ईमेल के लिए Mail, इवेंट के लिए Calendar, आदि।
फिर बस Ctrl + V दबाएं। आइटम बन जाएगा और उसमें पहले से ही वही होगा जो आपके क्लिपबोर्ड पर था। यह एक सरल ट्रिक है, लेकिन जिसे आप हमेशा के लिए उपयोग करेंगे।
9. मार्क एज रीड विकल्प अनुकूलित करें
यदि आप पाते हैं कि आपके ईमेल तब पढ़े हुए के रूप में चिह्नित हो जाते हैं जब आपने उन्हें वास्तव में ठीक से नहीं देखा है, तो इस निराशा को दूर करना आसान है। ईमेल को अनरीड रखने से यह जल्दी से देखना आसान हो जाता है कि आपको क्या कार्रवाई करने की आवश्यकता है।
सबसे पहले File पर क्लिक करें और फिर Options। बाएं नेविगेशन से Mail चुनें। Outlook panes शीर्षक के तहत, Reading Pane... चुनें और एक नई विंडो खुल जाएगी।
यहां आप अनुकूलित कर सकते हैं कि किसी आइटम को पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करने से पहले कितने सेकंड इंतजार करना है और चयन बदलने पर इसे पढ़ा हुआ गिनना है या नहीं। अपने विकल्पों पर टिक करें और समायोजित करें, फिर परिवर्तन सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।
10. फाइल अटैच करने की याद दिलाएं
यदि आप अक्सर पाते हैं कि आप ईमेल भेज रहे हैं और फाइल अटैच करना भूल जाते हैं, तो यह टिप आपके लिए है। आउटलुक आपके संदेशों को कुछ शब्दों और वाक्यांशों के लिए स्कैन करेगा, जैसे "see attached" या "enclosed", फिर जांच करेगा कि आपने वास्तव में कुछ अटैच किया है या नहीं। यदि नहीं, तो यह संदेश भेजने से पहले आपको चेतावनी देगा।
इसे सक्षम करने के लिए, पहले File पर जाएं और फिर Options। बाएं नेविगेशन से Mail चुनें, फिर Send messages सेक्शन तक स्क्रॉल करें। अब Warn me when I send a message that may be missing an attachment पर टिक करें। परिवर्तन सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।
अपने टिप्स शेयर करें
किसी प्रोग्राम का वर्षों तक उपयोग करना और उसकी सभी जटिलताओं की पूरी तरह से सराहना न करना आसान हो सकता है, इसलिए उम्मीद है कि आपने कुछ ऐसे टिप्स सीखे हैं जिनका उपयोग आप अपनी दैनिक जिंदगी में उत्पादकता बढ़ाने के लिए कर सकते हैं।
ये टिप्स आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण पर केंद्रित हैं, इसलिए यदि आप वेब संस्करण का उपयोग कर रहे हैं और अनिश्चित हैं कि आपके लिए कौन सा बेहतर है, तो आउटलुक वेब और डेस्कटॉप की हमारी तुलना देखें।
क्या आप इनमें से किसी टिप का उपयोग करेंगे? क्या आपके पास शेयर करने के लिए अपने आउटलुक ट्रिक्स हैं?
