आउटलुक सबसे लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट में से एक है, लेकिन हो सकता है कि आप इसका पूरी क्षमता से उपयोग नहीं कर रहे हों। यह उपयोगी तरकीबों से भरा हुआ है जो आपकी उत्पादकता में मदद कर सकता है और इसका उपयोग करना आसान बना सकता है।
हमने कुछ और अज्ञात युक्तियों और तरकीबों को पूरा किया है जो आपको आउटलुक मास्टर बनने में मदद करेंगे। चाहे वह ईमेल वापस बुलाना हो, सामान्य रूप से टाइप किए गए वाक्यांशों को स्वचालित रूप से भरना हो, या फ़ाइलों को संलग्न करने के लिए याद दिलाना हो, हमने आपको कवर कर लिया है।
साझा करने के लिए निश्चित रूप से और भी बहुत कुछ है, इसलिए यदि आपके पास अपना आउटलुक टिप है तो कृपया हमें नीचे टिप्पणी अनुभाग में बताएं।
1. एक अन्य कैलेंडर समय क्षेत्र जोड़ें
यदि आप अक्सर यात्रा कर रहे हैं या विदेश में किसी के साथ बैठकें आयोजित कर रहे हैं तो आपके कैलेंडर पर एकाधिक समय क्षेत्र प्रदर्शित करना उपयोगी हो सकता है। ऐसा करने के लिए, फ़ाइल . क्लिक करें टैब करें और फिर विकल्प . चुनें बाएं हाथ के नेविगेशन से। नई विंडो से, कैलेंडर . क्लिक करें और फिर समय क्षेत्र . तक स्क्रॉल करें अनुभाग।
आप अपना डिफ़ॉल्ट समय क्षेत्र प्रदर्शित होते देखेंगे, हालांकि आप ड्रॉपडाउन का उपयोग करके इसे बदल सकते हैं। इसे लेबल दें ताकि आप इसे अलग कर सकें। फिर दूसरा समय क्षेत्र दिखाएं . पर टिक करें और वहां भी ऐसा ही करें। ठीक Click क्लिक करें अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए।
अब अपने कैलेंडर . पर नेविगेट करें . रिबन में, व्यवस्थित करें . के भीतर श्रेणी, या तो दिन, . चुनें (कार्य) सप्ताह या अनुसूची दृश्य . ये वे दृश्य हैं जो या तो बाईं ओर या शीर्ष पर दो समय क्षेत्र प्रदर्शित करेंगे।
2. सभी मेल को प्लेन टेक्स्ट में देखें
यदि आप HTML स्वरूप में ईमेल प्राप्त करने के बारे में चिंतित हैं, तो आप Outlook को डिफ़ॉल्ट रूप से सभी ईमेल को सादे पाठ में खोलने के लिए बाध्य कर सकते हैं। यह किसी भी दुर्भावनापूर्ण HTML को चलने से रोकेगा, हालांकि ध्यान दें कि यह सभी ईमेल खतरों से आपकी रक्षा नहीं करेगा।
सबसे पहले, फ़ाइल . क्लिक करें और फिर विकल्प . चुनें . नई विंडो से, विश्वास केंद्र . चुनें बाएं हाथ के नेविगेशन से। फिर विश्वास केंद्र सेटिंग... . क्लिक करें . अब, फिर से बाईं ओर से, ई-मेल सुरक्षा select चुनें ।
सादे पाठ के रूप में पढ़ें . के नीचे शीर्ष लेख, सादे पाठ में सभी मानक मेल पढ़ें tick पर टिक करें . आप सभी डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित मेल को सादे पाठ में पढ़ें . पर टिक करना भी चुन सकते हैं . एक ईमेल जो डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित है, इसका मतलब है कि प्रेषक ने सामग्री को मंजूरी दे दी है और इसके साथ छेड़छाड़ नहीं की गई है।
अपने परिवर्तन सहेजने के लिए, ठीक . क्लिक करें . यदि आप कभी भी किसी विशिष्ट ईमेल को मूल प्रारूप में पढ़ना चाहते हैं, तो उस ईमेल को खोलें, सूचना पट्टी पर क्लिक करें , और या तो HTML के रूप में प्रदर्शित करें . चुनें या रिच टेक्स्ट के रूप में प्रदर्शित करें ।
3. साझा किए गए मेलबॉक्स संदेशों को स्वचालित रूप से भेजने के लिए बाध्य करें
ईमेल वास्तव में भेजे जाने से पहले, इसे आपके आउटलुक फ़ोल्डर के माध्यम से संसाधित करना होगा। यह जाँच कर रहा है कि सर्वर बिना किसी त्रुटि के इसे बाहर धकेलने में सक्षम है। यदि आप एक साझा मेलबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं, तो आप पा सकते हैं कि सभी ईमेल आपके आउटबॉक्स फ़ोल्डर में तब तक बैठे रहते हैं जब तक कि आप मैन्युअल रूप से भेजें/प्राप्त करें क्लिक न करें।
इसे दूर करने के लिए, इसे रजिस्ट्री को संपादित करने की आवश्यकता है। इन निर्देशों का ध्यानपूर्वक पालन करें और आप ठीक हो जाएंगे, लेकिन रजिस्ट्री का गलत समायोजन गंभीर समस्याएं पैदा कर सकता है जिसके लिए हम जिम्मेदार नहीं हैं।
सबसे पहले, आउटलुक को बंद करें। फिर regedit . के लिए सिस्टम खोज करें और परिणाम का चयन करें। बाईं ओर के नेविगेशन का उपयोग करके, निम्न फ़ोल्डर में फ़िल्टर करें:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences
बदलें x.0 आउटलुक के आपके वर्तमान संस्करण के लिए। आउटलुक 2016 के लिए 16.0, आउटलुक 2013 के लिए 15.0, आउटलुक 2010 के लिए 14.0, इत्यादि।
डबल क्लिक DelegateSentItemsStyle मान डेटा . को महत्व दें और बदलें करने के लिए 0 . फिर ठीक . क्लिक करें . आउटलुक को फिर से खोलें और आप पाएंगे कि साझा मेलबॉक्स से सभी आउटगोइंग मेल स्वचालित रूप से भेजे जाते हैं।
4. ईमेल भेजने में देरी
यदि आप तुरंत एक ईमेल नहीं भेजना चाहते हैं, तो आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप इसे कब भेजना चाहते हैं। ईमेल कंपोज़िंग विंडो में, विकल्प . चुनें रिबन से और फिर वितरण में देरी . क्लिक करें ।
इससे एक नई विंडो खुलेगी जहां आप पहले डिलीवर न करें . का उपयोग कर सकते हैं आपका ईमेल कब भेजा जाएगा, इसकी तारीख और समय चुनने के लिए फ़ील्ड। ध्यान दें कि यदि आप एक्सचेंज सर्वर का उपयोग नहीं कर रहे हैं तो इस अनुरोध के काम करने के लिए आउटलुक को खुला रखना होगा।
आप एक नियम भी बना सकते हैं जो आपके सभी संदेशों या आपके द्वारा निर्दिष्ट संदेशों को भेजने में देरी करेगा। इसके लिए फ़ाइल . पर नेविगेट करें और फिर नियम और अलर्ट प्रबंधित करें select चुनें . ई-मेल नियमों . के अंतर्गत , नया नियम . क्लिक करें और विज़ार्ड का पालन करें। आप शर्तों को सेट कर सकते हैं, जैसे कि केवल एक निश्चित संपर्क को भेजे गए ईमेल में देरी करना। बस कार्रवाई सेट करें वितरण को कुछ मिनटों के लिए स्थगित करने के लिए और आप सेट हो जाएंगे।
5. कोई ईमेल याद करें
यदि आप किसी Exchange सर्वर पर हैं, तो हो सकता है कि आप उस ईमेल को वापस बुला सकें जिसे आप पहले ही भेज चुके हैं। हालांकि, सफलता दर कई कारकों पर निर्भर करती है, जिन्हें हमने ईमेल वापस लेने के लिए अपनी मार्गदर्शिका में शामिल किया है।
सबसे पहले, अपने भेजे गए आइटम . पर नेविगेट करें और वह ईमेल चुनें जिसे आप वापस बुलाना चाहते हैं। स्थानांतरित करें . में रिबन का समूह, कार्रवाइयां . क्लिक करें और फिर इस संदेश को याद करें... . चुनें ।
नई विंडो से, इस संदेश की अपठित प्रतियां हटाएं . चुनें प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से ईमेल को हटाने के लिए। वैकल्पिक रूप से, अपठित प्रतियों को हटाएं और एक नए संदेश के साथ बदलें . चुनें मूल के स्थान पर वैकल्पिक ईमेल भेजने के लिए।
मुझे बताएं कि प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए रिकॉल सफल होता है या विफल रहता है यदि आप हर रिकॉल प्रयास का परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं। तैयार होने पर, ठीक . क्लिक करें अपना रिकॉल अनुरोध सबमिट करने के लिए।
6. आमतौर पर टाइप की जाने वाली चीजों का सुझाव दें
यदि आप अक्सर एक ही चीज़ टाइप कर रहे हैं, तो जब आप इसे लिखना शुरू करते हैं, तो आप आउटलुक को स्वचालित रूप से आपके लिए सुझाव दे सकते हैं। ईमेल लिखते समय, अपना वाक्यांश टाइप करें और फिर उसे हाइलाइट करें। अब, सम्मिलित करें . चुनें रिबन से। पाठ्य . से श्रेणी में, त्वरित भाग . क्लिक करें और फिर चयन को त्वरित पार्ट गैलरी में सहेजें... ।
जब आप इसे टाइप करना शुरू करेंगे तो वाक्यांश स्वचालित रूप से सुझाया जाएगा और आप Enter . दबा सकते हैं इसे भरने के लिए। वैकल्पिक रूप से, आप त्वरित भाग . का उपयोग कर सकते हैं इसे चुनने के लिए ड्रॉपडाउन। आप राइट-क्लिक . भी कर सकते हैं इस मेनू का एक भाग और व्यवस्थित करें और हटाएं... . चुनें यदि आपको कभी भी इसे अनुकूलित करने या हटाने की आवश्यकता हो।
7. शॉर्टकट विजार्ड बनें
आउटलुक एक जटिल जानवर हो सकता है, लेकिन ऐसा इसलिए है क्योंकि यह इतना शक्तिशाली है। लेकिन मेनू में गड़बड़ी करने के बजाय, आप प्रक्रियाओं को गति देने और अधिक उत्पादक बनने के लिए शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप CTRL + N . दबा सकते हैं एक नया संदेश बनाने के लिए और CTRL + Enter इसे भेजने के लिए। इसी तरह, CTRL + R जवाब देना शुरू कर देगा, जबकि CTRL + F इसे अग्रेषित करेंगे।
आप सम्मिलित करें . दबा सकते हैं किसी संदेश को फ़्लैग करने के लिए, F7 आप जो लिख रहे हैं उसकी वर्तनी जाँचने के लिए, और F9 भेजें/प्राप्त करें प्रक्रिया को चलाने के लिए।
वास्तव में, इतने सारे प्रमुख संयोजन हैं कि हमने आउटलुक कीबोर्ड शॉर्टकट्स के लिए एक गाइड बनाया है, जिसमें बताया गया है कि कैसे नेविगेट करें और आसानी से कैसे बनाएं।
8. बनाने के लिए पेस्ट करें
कुछ हासिल करने के लिए उठाए गए कदमों को कम करना हमेशा फायदेमंद होता है। आप एक नया आइटम बना सकते हैं जिसमें आपके क्लिपबोर्ड पर जो कुछ भी है वह स्वचालित रूप से शामिल है। ऐसा करने के लिए, उस अनुभाग पर नेविगेट करें जिसके लिए आप एक नया आइटम बनाना चाहते हैं - इसलिए ईमेल के लिए मेल, किसी ईवेंट के लिए कैलेंडर, और इसी तरह।
फिर आपको बस इतना करना है कि Ctrl + V press दबाएं . आइटम बनाया जाएगा और पहले से ही आपके क्लिपबोर्ड पर क्या था। यह एक आसान ट्रिक है, लेकिन आप इसे हमेशा के लिए इस्तेमाल करेंगे।
9. मार्क को रीड ऑप्शन के रूप में कस्टमाइज़ करें
यदि आप पाते हैं कि आपके ईमेल पढ़े गए के रूप में चिह्नित किए जा रहे हैं, जब आपने वास्तव में उन्हें ठीक से नहीं देखा है, तो इस निराशा को दूर करना आसान है। किसी ईमेल को अपठित के रूप में चिह्नित रखने से यह शीघ्रता से देखा जा सकता है कि आपको क्या कार्रवाई करनी है।
सबसे पहले, फ़ाइल . क्लिक करें और फिर विकल्प . बाईं ओर के नेविगेशन से, मेल . चुनें . आउटलुक पैन . के नीचे शीर्षक, पठन फलक... . चुनें और एक नई विंडो खुलेगी।
यहां आप अनुकूलित कर सकते हैं कि किसी आइटम को पढ़ने के रूप में चिह्नित करने से पहले कितने सेकंड प्रतीक्षा करें और चयन बदलते समय इसे पढ़ने के रूप में गिनना है या नहीं। अपने विकल्पों पर टिक करें और समायोजित करें, फिर ठीक . क्लिक करें अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए।
10. फ़ाइलें अटैच करने के लिए याद दिलाएं
यदि आप अक्सर पाते हैं कि आप ईमेल भेज रहे हैं और कोई फ़ाइल संलग्न करना भूल रहे हैं, तो यह टिप आपके लिए है। आउटलुक कुछ शब्दों और वाक्यांशों के लिए आपके संदेशों को स्कैन करेगा, जैसे "संलग्न देखें" या "संलग्न", फिर जांचें कि आपने वास्तव में कुछ संलग्न किया है। यदि आपने नहीं किया है, तो यह संदेश भेजने से पहले आपको चेतावनी देगा।
इसे सक्षम करने के लिए, पहले फ़ाइल . पर नेविगेट करें और फिर विकल्प . मेल . चुनें बाईं ओर के नेविगेशन से, फिर संदेश भेजें . तक स्क्रॉल करें खंड। अब जब मैं कोई ऐसा संदेश भेजूं जिसमें अटैचमेंट छूट रहा हो, तो मुझे चेतावनी दें tick पर टिक करें . ठीकक्लिक करें अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए।
अपने सुझाव साझा करें
किसी प्रोग्राम का वर्षों तक उपयोग करना आसान हो सकता है और उसकी सभी पेचीदगियों की पूरी तरह से सराहना नहीं कर सकता है, इसलिए उम्मीद है कि आपने कुछ युक्तियों को उठाया है जिनका उपयोग आप अपने दैनिक जीवन में उत्पादकता बढ़ाने के लिए कर सकते हैं।
इन युक्तियों को आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण पर केंद्रित किया गया है, इसलिए यदि आप वेब संस्करण का उपयोग कर रहे हैं और सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके लिए सबसे अच्छा कौन सा है, तो आउटलुक वेब और डेस्कटॉप की हमारी तुलना देखें।
क्या आप इनमें से किसी सुझाव का उपयोग करेंगे? क्या आपके पास साझा करने के लिए अपनी आउटलुक ट्रिक्स हैं?