क्या आपने कभी ऐसा अनुभव किया है जहाँ आपको हर बार एक महत्वपूर्ण ईमेल अग्रेषित करने के लिए कई चरणों को बार-बार दोहराना पड़ा हो? Microsoft Outlook में एक सहायक फीचर है, Quick Steps, जो उपयोगकर्ताओं को कई क्रियाओं को जल्दी और आसानी से करने की अनुमति देता है।
क्विक स्टेप्स के प्रकार क्या हैं?
आप Quick Steps in Outlook के साथ एक नए तरीके से कस्टम क्रियाएँ बना और सेव कर सकते हैं और एक क्लिक के साथ निष्पादित किए जा सकने वाले बहु-चरण कार्यों को बनाकर और परिभाषित करके समय बचा सकते हैं, जिसमें उत्तर दें और हटाएँ, किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएँ, असाइन किए गए समूहों को नया ईमेल बनाएँ, और बहुत कुछ शामिल है। Outlook में इस फीचर के साथ, आप कमांड का एक क्रम बना सकते हैं (Send & Archive सिर्फ एक उदाहरण है) और उन्हें एक क्लिक के साथ किसी भी Outlook आइटम पर लागू कर सकते हैं।
Outlook में क्विक स्टेप्स कैसे बनाएँ
1] Outlook खोलें, और फिर Home टैब चुनें। फिर ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें, जो Create a Task दिखाता है। फिर New Quick-Step पर क्लिक करें। यहाँ हम Move to Folder चुन रहे हैं।
2] क्विक-स्टेप को नाम दें और फिर क्रिया चुनें। यहाँ हम फ़ोल्डर चुन सकते हैं और यदि आइटम को पढ़ा हुआ चिह्नित किया गया है।
3] उसी विंडो पर Options बटन पर क्लिक करें, और आप कुछ और विकल्प जोड़ सकते हैं। Mark as read के बजाय, आप कोई अन्य क्रिया चुन सकते हैं या अधिक क्रियाएँ जोड़ सकते हैं। आप एक शॉर्टकट और टूलटिप टेक्स्ट भी असाइन कर सकते हैं।
4] अंत में, परिवर्तनों को सेव करें। सेव करने के लिए, एक या एकाधिक ईमेल चुनें, Move to Folder पर क्लिक करें, जिसे हमने अभी बनाया है। यदि आप इसे नहीं ढूंढ पा रहे हैं, तो ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और फिर वहाँ से चुनें।
प्रत्येक क्विक स्टेप्स के लिए सही शॉर्टकट सेट लागू करना सुनिश्चित करें। Outlook अधिकतम नौ शॉर्टकट का समर्थन करता है।
Outlook में क्विक स्टेप्स कैसे प्रबंधित करें?
Outlook Home टैब में, Quick Steps सेक्शन पर क्लिक करें। ड्रॉपडाउन से Manage Quick Steps चुनें। यह तब क्विक स्टेप्स प्रबंधन विंडो खोलेगा। उनमें से किसी को भी चुनें, और आप उन्हें संपादित, डुप्लिकेट या हटा सकते हैं। आप यहाँ से एक नया भी बना सकते हैं।
Outlook क्विक स्टेप्स कहाँ सेव होते हैं?
सभी क्विक स्टेप्स PST फ़ाइल में सेव होते हैं, जिसे मेलबॉक्स भी कहा जाता है। यदि आप POP3 का उपयोग कर रहे हैं, तो आप क्विक स्टेप्स भी ला सकते हैं, लेकिन यदि आप IMAP का उपयोग कर रहे हैं, तो माइग्रेशन को नए कंप्यूटर पर ले जाना मुश्किल है। आपको मैन्युअली नए क्विक स्टेप्स फिर से बनाने होंगे। इसलिए यदि आप हमेशा निर्यात करना चाहते थे, तो यह अभी भी Outlook के साथ संभव नहीं है।
