एसएमएस या ईमेल के माध्यम से संवाद करना इतना आसान है, लेकिन ऐसे नुकसान हैं जिनसे आपको अवगत होना चाहिए। चूंकि सभी प्राप्तकर्ता को आपके शब्दों को जारी रखना है, कम से कम आप यह कर सकते हैं कि सामान्य टेक्स्टिंग गलतियों का उपयोग करने से बचें, बहुत से लोगों को गुस्सा आता है, अगर आपत्तिजनक नहीं है।
यह मानते हुए कि आपका व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन काफी हद तक प्रभावी संचार पर निर्भर करता है, व्यवहार कुशल होने से आपको कई तरह से लाभ होगा। कोई भी टेक्स्ट-आधारित संदेश भेजते समय स्पष्ट करने के लिए यहां छह आदतें दी गई हैं। इनमें से कुछ सिद्धांत आपकी व्यक्तिगत बातचीत पर भी लागू हो सकते हैं।
1. बहुत अधिक इमोजी का उपयोग करना
इमोजी एक्सप्लोर करने में मज़ेदार हैं और किसी भावना या प्रतिक्रिया को तुरंत व्यक्त करने के लिए बहुत आसान हैं। हालाँकि, एक सीमा है कि आपको उनका कितनी बार उपयोग करना चाहिए। पेशेवर माहौल में विशेष रूप से सावधान रहें, क्योंकि स्माइली चेहरों से बहुत आगे जाकर आप अपरिपक्व दिख सकते हैं।
लेकिन आइए अधिक विशिष्ट हों। सहकर्मियों से बात करते समय, कुछ साधारण इमोजी से चिपके रहें और उनका संयम से उपयोग करें।
किसी ग्राहक को संबोधित करते समय, प्रति संदेश केवल एक स्माइली चेहरे का उपयोग करें और केवल तभी जब आपको टेक्स्ट को थोड़ा गर्म महसूस करने की आवश्यकता हो। इमोजी, जब सही तरीके से लागू किया जाता है, तो वास्तव में मित्रता को प्रेरित कर सकता है।
परिचितों के साथ उतना ही सावधानी से व्यवहार करें। जब तक आप उन्हें अच्छी तरह से नहीं जान लेते, तब तक बेहतर होगा कि आप इमोजी को कम से कम रखें।
दूसरी ओर, यदि आप किसी मित्र को संदेश भेज रहे हैं, तो उस पर दबाव कम होता है। एक-दूसरे के चित्र-आधारित संदेशों को हल करना मज़ेदार भी हो सकता है, हर समय नहीं।
सभी लोकप्रिय इमोजी और उनकी परिभाषा के बारे में जानें। तब आप इमोजी के अलावा कुछ नहीं का उपयोग करके अपने दोस्तों के समूह के लिए एक टेक्स्टिंग गेम बना सकते हैं। यह इमोजी का एकमात्र उपयुक्त अति प्रयोग है।
2. सभी बड़े अक्षरों में लिखना
यहां एक और बुरी आदत है जो टेक्स्टर्स में आती है। कैपिटल लेटर्स का लुक चिल्लाने का सुझाव देता है, इसलिए कम से कम कहने के लिए ऑल-कैप्स ईमेल पढ़ना झकझोरने वाला है। कभी भी बड़े अक्षरों का प्रयोग न करें, विशेष रूप से पेशेवर संदर्भ में।
यह सुनिश्चित करना कि आपका संदेश शांत और स्पष्ट है, एक बेहतर संकेत भेजता है। यह दर्शाता है कि आप प्राप्तकर्ता के पढ़ने के अनुभव की परवाह करते हैं और यह उन्हें उसी सम्मानजनक तरीके से प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित करता है।
लेकिन फिर हमारे पास अल्टरनेटिंग कैप जैसे ट्रेंड भी हैं। हालांकि इस पैटर्न का एक विशिष्ट उद्देश्य है (व्यंग्य व्यक्त करने के लिए), यह आंखों पर बहुत कठिन है, इसलिए जितना संभव हो सके इसका उपयोग करने से बचें। वास्तव में, एक इमोजी एक बेहतर विकल्प होगा।
3. कष्टप्रद अभिव्यक्तियों का उपयोग करना
शब्द वास्तव में गलत तरीके से काट सकते हैं जब आप उनसे कम से कम उम्मीद करते हैं। और जब बहुत से लोग सहमत होते हैं कि विशिष्ट वाक्यांश आपत्तिजनक हैं, तो उनका उपयोग बंद करना एक अच्छा विचार है। यदि आप एक प्रबंधक या बहुत ही सामाजिक स्थिति में व्यक्ति हैं, तो आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह है लोगों को दूर करना।
ऊपर दिए गए वीडियो या नीचे दी गई सूची जैसे भावों का उपयोग करने से बचें। वे निर्दोष लग सकते हैं, लेकिन वे नीच, निष्क्रिय-आक्रामक और सर्वथा कष्टप्रद के रूप में सामने आ सकते हैं:
- "पूरे सम्मान के साथ..."
- "मेरी राय में..."
- "आप वहां पहुंचेंगे..."
- "आप इससे बेहतर कर सकते हैं..."
- "यह सामान्य ज्ञान है..."
- "यह वही है जो..."
सूची आगे बढ़ती है, इसलिए रीडर्स डाइजेस्ट जैसे स्रोतों की मदद से कष्टप्रद वाक्यांशों के मामले में आगे देखने लायक हो सकता है। इस तरह उपयुक्त टेक्स्ट और ईमेल लिखना आसान और तेज़ होगा।
लेकिन अपराध से बचना आपके बोलने से पहले सोचने के मूल सिद्धांत पर भी आता है, जो लिखित बातचीत पर उतना ही लागू होता है जितना कि किसी और चीज पर। लेखन आपको सोचने के लिए अतिरिक्त समय और स्थान देता है, इसलिए इस अवसर का उपयोग इस बात का ध्यान रखने के लिए करें कि आप अपने आप को कैसे व्यक्त करते हैं।
4. बहुत अधिक संदेश भेजना
अच्छे संचार का एक अन्य पहलू सही सीमाएँ ढूँढना है। उदाहरण के लिए, तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अपेक्षा न करें। और एक की भी मांग मत करो।
यदि आप जल्दी में हैं, तो यथासंभव विनम्रता से कहें। अगर 24 घंटों के भीतर कोई जवाब नहीं मिलता है, तो या तो एक राजनयिक अनुवर्ती कार्रवाई भेजें या आगे बढ़ें।
सहकर्मियों या ग्राहकों के साथ, पेशेवर बातचीत में आक्रामक संदेश एक बड़ी संख्या में नहीं है। आप कह सकते हैं कि स्पष्ट कॉल-टू-एक्शन मार्केटिंग अभियानों की कुंजी है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपने न्यूज़लेटर्स को उनके साथ भरना चाहिए।
अंत में, याद रखें कि लोगों के अपने जीवन और दबाव होते हैं, इसलिए किसी को अपना टेक्स्ट या ईमेल लिखते समय बस सम्मानजनक और धैर्यवान बनें।
5. गलत समय पर संदेश भेजना
समय भी चातुर्य के रूप में गिना जाता है। जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, आप पिछले ईमेल पर अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं, लेकिन कम समय में कई नए संदेशों के साथ प्राप्तकर्ता को अभिभूत न करें।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने विनम्र हैं, यह अधीरता का प्रदर्शन है जो उन्हें दूर कर देगा। यदि आप कोई व्यवसाय चलाते हैं, तो आप इस तरह से ग्राहकों को खो सकते हैं।
इसके अतिरिक्त, यदि आप एसएमएस या व्हाट्सएप के माध्यम से लोगों से संवाद करते हैं, तो सावधान रहें कि आप अपने संदेश किस समय भेजते हैं। हो सकता है कि आप सुबह छह बजे जाग रहे हों, लेकिन बाकी सभी नहीं हैं।
टेक्स्टिंग के लिए खुद को उपयुक्त समय-सीमा निर्धारित करें, खासकर काम से संबंधित लोगों के साथ। आखिरकार, देर रात उन्हें परेशान करने से वे सूचनाएं म्यूट कर सकते हैं और बाद के महत्वपूर्ण संदेशों को याद कर सकते हैं। अच्छे सामाजिक कौशल के लिए आत्म-संयम महत्वपूर्ण है।
आप Google संदेशों के साथ टेक्स्ट शेड्यूल करना सीखकर भी आधुनिक समाधानों का अधिकतम लाभ उठा सकते हैं। आउटलुक और जीमेल आपको ईमेल के साथ भी ऐसा ही करने देते हैं। ऐसे कई स्मार्ट तरीके आपके संचार को शीघ्रता से व्यवस्थित कर सकते हैं।
6. आपके संदेशों की खराब संरचना करना
किसी संदेश की सामग्री के साथ-साथ, आपको इस बात से भी सावधान रहने की आवश्यकता है कि आप इसे एक साथ कैसे रखते हैं। कुछ भी लिखते समय एक बड़ी गलती इसे टेक्स्ट के ब्लॉक में बदलना है। सबसे पहले, यह पाठकों को दृष्टि से रोकता है। दूसरे, उन सभी शब्दों में महत्वपूर्ण विवरणों को याद करना आसान है।
अपने संदेशों को, विशेष रूप से लंबे संदेशों को छोटे-छोटे हिस्सों में बांटना सुनिश्चित करें, जिन्हें अवशोषित करना आसान हो। और भी बेहतर, महत्वपूर्ण जानकारी को हाइलाइट करने के लिए बुलेट पॉइंट या बोल्ड फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
सामान्य तौर पर, हालांकि, संक्षिप्त होने का प्रयास करें। एक अंतहीन ईमेल आकर्षक नहीं है। वैकल्पिक रूप से, इसे अलग दिलचस्प संदेशों में विभाजित करें—लेकिन उन सभी को एक ही समय पर न भेजें। पेशेवर उद्देश्यों के लिए, स्मार्ट बनें और सर्वोत्तम परिणामों के लिए समय से पहले अपने संचार की योजना बनाएं।
हालाँकि, एक बार फिर, आपके संदेश कितने छोटे होने चाहिए, इसकी एक सीमा है। उदाहरण के लिए, टेक्स्टिंग करते समय, शैटनर शैली से बचें, जो तब होता है जब आप एक वाक्य बनाने के लिए कई टेक्स्ट का उपयोग करते हैं।
यह एक चरम उदाहरण है, लेकिन फिर भी एक सामान्य प्रवृत्ति है। और, जब तक आप नहीं चाहते कि लोग आपके संदेशों से डरें, तब तक लक्ष्य रखें कि उन्हें प्राप्त करने और यथासंभव पढ़ने के लिए उन्हें दर्द रहित बनाया जाए।
अपना अगला संदेश लिखने से पहले सोचें और शोध करें
आपके संदेशों को पढ़ते समय लोग आपका चेहरा या शरीर की भाषा नहीं देख सकते हैं, इसलिए इन ग्रंथों को उनके सर्वोत्तम संभव रूप में प्रस्तुत करने के लिए इन युक्तियों का पालन करें। इस तरह आप गलती से किसी को भ्रमित करने या अपमान करने से बच सकते हैं।
आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले भावों से लेकर पाठ की संरचना तक सभी विवरण मायने रखते हैं। एक ईमेल या एसएमएस कैसे आता है, इस पर ध्यान देने से अच्छे संबंध बनते हैं, चाहे वह दोस्तों, सहकर्मियों या ग्राहकों के साथ हो। लेकिन जब आपके ईमेल कौशल में सुधार करने की बात आती है तो अच्छा लिखित संचार केवल एक उपकरण होता है।