SMS या ईमेल के माध्यम से संवाद करना इतना आसान है, लेकिन उन नुकसानों के बारे में पता होना चाहिए जिनसे आपको अवगत होना चाहिए। चूंकि प्राप्तकर्ता के पास केवल आपके शब्द होते हैं, इसलिए कम से कम आप उन सामान्य टेक्स्टिंग गलतियों से बच सकते हैं जिन्हें बहुत से लोग कष्टप्रद, यदि आक्रामक नहीं, पाते हैं।
यह देखते हुए कि आपका व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन काफी हद तक प्रभावी संचार पर निर्भर करता है, चतुर होना आपको कई मायनों में लाभान्वित करेगा। यहां किसी भी टेक्स्ट-आधारित संदेश भेजते समय बचने के लिए छह आदतें हैं। इनमें से कुछ सिद्धांत आपकी व्यक्तिगत बातचीत पर भी लागू हो सकते हैं।
1. बहुत अधिक इमोजी का उपयोग करना
इमोजी खोजने में मजेदार हैं और एक भावना या प्रतिक्रिया को त्वरित रूप से व्यक्त करने के लिए बहुत आसान हैं। हालांकि, एक सीमा है कि आपको उनका कितनी बार उपयोग करना चाहिए। पेशेवर सेटिंग में विशेष रूप से सावधान रहें, क्योंकि मुस्कुराते चेहरों से कहीं आगे जाना आपको अपरिपक्व दिखा सकता है।
आइए अधिक विशिष्ट बनें। सहकर्मियों से बात करते समय, कुछ सरल इमोजी पर टिके रहें और उनका संयम से उपयोग करें।
ग्राहक को संबोधित करते समय, प्रति संदेश एक मुस्कुराते चेहरे से अधिक कुछ न उपयोग करें और केवल तभी यदि आप टेक्स्ट को थोड़ा गर्म एहसास देना चाहते हैं। इमोजी, जब सही तरीके से लागू किए जाते हैं, वास्तव में मित्रता को प्रेरित कर सकते हैं।
परिचितों के साथ भी उतनी ही सावधानी से व्यवहार करें। जब तक आप उन्हें पर्याप्त रूप से नहीं जानते, तब तक इमोजी को न्यूनतम रखना सबसे अच्छा है।
यदि आप किसी मित्र को टेक्स्ट कर रहे हैं, तो दूसरी ओर, कम दबाव होता है। एक-दूसरे के चित्र-आधारित संदेशों को हल करना मजेदार भी हो सकता है, बस हर समय नहीं।
सभी लोकप्रिय इमोजी और उनकी परिभाषाओं को जानें। फिर आप केवल इमोजी का उपयोग करके अपने दोस्तों के समूह के लिए एक टेक्स्टिंग गेम बना सकते हैं। यह इमोजी का एकमात्र उपयुक्त अति-उपयोग है।
2. ऑल कैप्स में लिखना
यह एक और बुरी आदत है जिसमें टेक्सटर पड़ जाते हैं। कैपिटल लेटर्स का रूप चिल्लाने का सुझाव देता है, इसलिए ऑल-कैप्स ईमेल पढ़ना कम से कम झकझोरने वाला होता है। पेशेवर संदर्भ में विशेष रूप से कैपिटल लेटर्स का अति प्रयोग न करें।
यह सुनिश्चित करना कि आपका संदेश शांत और स्पष्ट है, एक बेहतर संकेत भेजता है। यह दर्शाता है कि आप प्राप्तकर्ता के पढ़ने के अनुभव की परवाह करते हैं और यह उन्हें उसी सम्मानजनक तरीके से जवाब देने के लिए प्रोत्साहित करता है।
लेकिन फिर हमारे पास वैकल्पिक कैप्स जैसे ट्रेंड भी हैं। जबकि इस पैटर्न का एक विशिष्ट उद्देश्य है (व्यंग्य व्यक्त करना), यह आंखों पर बहुत कठिन है, इसलिए जितना संभव हो इससे बचें। वास्तव में, एक इमोजी कहीं बेहतर विकल्प होगा।
3. कष्टप्रद अभिव्यक्तियों का उपयोग करना
शब्द वास्तव में गलत तरीके से काट सकते हैं जब आप उनसे कम से कम उम्मीद करते हैं। और जब कई लोग सहमत होते हैं कि विशिष्ट वाक्यांश आक्रामक हैं, तो उनका उपयोग बंद करना एक अच्छा विचार है। यदि आप एक प्रबंधक हैं या बहुत सामाजिक स्थिति में हैं, तो आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह है लोगों को दूर धकेलना।
वीडियो में ऊपर या नीचे दी गई सूची जैसे भावों का उपयोग करने से बचें। वे निर्दोष लग सकते हैं, लेकिन वे अपमानजनक, निष्क्रिय-आक्रामक, और सर्वथा कष्टप्रद लग सकते हैं:
- "With all due respect..." (पूरे सम्मान के साथ...)
- "In my opinion..." (मेरी राय में...)
- "You'll get there..." (आप वहां पहुंच जाएंगे...)
- "You can do better than that..." (आप इससे बेहतर कर सकते हैं...)
- "It's common sense..." (यह सामान्य ज्ञान है...)
- "It is what it is..." (जो है सो है...)
सूची चलती रहती है, इसलिए कष्टप्रद वाक्यांशों के मामले को Reader's Digest जैसे स्रोतों की मदद से आगे देखना उचित हो सकता है। इस तरह उपयुक्त टेक्स्ट और ईमेल लिखना आसान और तेज़ होगा।
लेकिन अपराध से बचना यह सोचने के मूल सिद्धांत पर भी आता है कि आप बोलने से पहले सोचें, जो लिखित इंटरैक्शन पर उतना ही लागू होता है जितना किसी और चीज पर। लिखना आपको सोचने के लिए अतिरिक्त समय और स्थान देता है, इसलिए इस अवसर का उपयोग यह ध्यान रखने के लिए करें कि आप खुद को कैसे व्यक्त करते हैं।
4. बहुत अधिक संदेश भेजना
अच्छे संचार का एक और पहलू सही सीमाएं ढूंढना है। तत्काल प्रतिक्रिया की उम्मीद न करें, उदाहरण के लिए। और न ही मांग करें।
यदि आप जल्दी में हैं, तो यथासंभव विनम्रता से ऐसा कहें। यदि 24 घंटों के भीतर कोई प्रतिक्रिया नहीं है, तो या तो एक राजनयिक फॉलो-अप भेजें या आगे बढ़ें।
आक्रामक मैसेजिंग पेशेवर इंटरैक्शन में एक बड़ा ना-ना है, चाहे सहकर्मियों या ग्राहकों के साथ। आप कह सकते हैं कि स्पष्ट कॉल-टू-एक्शन मार्केटिंग अभियानों के लिए महत्वपूर्ण हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपने न्यूज़लेटर्स को उनसे भरना चाहिए।
अंततः, याद रखें कि लोगों का अपना जीवन और दबाव होता है, इसलिए जब आप किसी को टेक्स्ट या ईमेल लिखते हैं तो बस सम्मानजनक और धैर्यवान रहें।
5. गलत समय पर संदेश भेजना
समय भी चतुराई के रूप में गिना जाता है। जैसा कि मैंने पहले उल्लेख किया है, आप पिछले ईमेल पर फॉलो-अप कर सकते हैं, लेकिन थोड़े समय में कई नए संदेशों से प्राप्तकर्ता को अभिभूत न करें।
चाहे आप कितने भी विनम्र हों, यह अधीरता का प्रदर्शन है जो उन्हें परेशान कर देगा। यदि आप व्यवसाय चलाते हैं, तो आप इस तरह ग्राहकों को खो सकते हैं।
इसके अलावा, यदि आप SMS या WhatsApp के माध्यम से लोगों के साथ संवाद करते हैं, तो आप किस समय अपने संदेश भेजते हैं, इससे सावधान रहें। आप सुबह छह बजे जागे हो सकते हैं, लेकिन हर कोई नहीं।
काम से संबंधित लोगों के साथ टेक्स्टिंग के लिए स्वयं के लिए उपयुक्त समय सीमा निर्धारित करें। आखिरकार, देर रात उन्हें परेशान करने से वे सूचनाएं म्यूट कर सकते हैं और बाद के महत्वपूर्ण संदेशों से चूक सकते हैं। आत्म-संयम अच्छे सामाजिक कौशल के लिए महत्वपूर्ण है।
आप Google Messages के साथ टेक्स्ट शेड्यूल करना सीखकर आधुनिक समाधानों का अधिकतम लाभ भी उठा सकते हैं। Outlook और Gmail आपको ईमेल के साथ भी यही काम करने देते हैं। ऐसे कई स्मार्ट तरीके आपके संचार को तेजी से व्यवस्थित कर सकते हैं।
6. अपने संदेशों को खराब तरीके से संरचित करना
संदेश की सामग्री के साथ, आपको इस बात से भी सावधान रहने की आवश्यकता है कि आप इसे कैसे जोड़ते हैं। कुछ भी लिखते समय एक बड़ी गलती यह है कि इसे टेक्स्ट के ब्लॉक में बदल दिया जाए। पहला, यह पाठकों को पहली नजर में रोकता है। दूसरा, उन सभी शब्दों में प्रमुख विवरणों को याद करना आसान है।
अपने संदेशों को, विशेष रूप से लंबे संदेशों को, छोटे टुकड़ों में तोड़ना सुनिश्चित करें जो अवशोषित करने में आसान हों। और भी बेहतर, महत्वपूर्ण जानकारी को हाइलाइट करने के लिए बुलेट पॉइंट्स या बोल्ड फ़ॉन्ट का उपयोग करें।
सामान्य तौर पर, संक्षिप्त होने का प्रयास करें। एक अंतहीन ईमेल आकर्षक नहीं है। वैकल्पिक रूप से, इसे अलग दिलचस्प संदेशों में विभाजित करें—लेकिन उन सभी को एक ही समय में न भेजें। व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए, सर्वोत्तम परिणामों के लिए अपने संचार की योजना बनाएं।
हालांकि, एक बार फिर, आपके संदेश कितने छोटे होने चाहिए इसकी एक सीमा है। टेक्स्टिंग करते समय, उदाहरण के लिए, शैटनर शैली से बचें, जो तब होता है जब आप एक वाक्य बनाने के लिए कई टेक्स्ट का उपयोग करते हैं।
यह एक चरम उदाहरण है, लेकिन फिर भी एक आम प्रवृत्ति है। और, जब तक आप नहीं चाहते कि लोग आपके संदेशों को पसंद न करें, उन्हें प्राप्त करना और पढ़ना जितना संभव हो उतना दर्द रहित बनाने का लक्ष्य रखें।
अपना अगला संदेश लिखने से पहले सोचें और शोध करें
लोग आपका चेहरा या बॉडी लैंग्वेज नहीं देख सकते जब वे आपके संदेश पढ़ते हैं, इसलिए इन युक्तियों का पालन करके इन टेक्स्ट को उनके सर्वोत्तम संभव रूप में प्रस्तुत करें। इस तरह आप गलती से किसी को भ्रमित या अपमानित करने से बच सकते हैं।
सभी विवरण मायने रखते हैं, आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली अभिव्यक्तियों से लेकर टेक्स्ट की संरचना तक। इस बात की परवाह करना कि ईमेल या SMS कैसा लगता है, अच्छे संबंध बनाता है, चाहे दोस्तों, सहकर्मियों, या ग्राहकों के साथ। लेकिन अच्छा लिखित संचार केवल एक उपकरण है जब आपके ईमेल कौशल में सुधार की बात आती है।
