यदि आप Google Drive को केवल एक फाइल डंप के रूप में उपयोग कर रहे हैं, तो आप इसकी क्षमता का बहुत कम उपयोग कर रहे होंगे। इसका वर्तमान संस्करण एक पूर्ण ऑफिस सूट से लेकर उन्नत सहयोग सुविधाओं और विविध एप्लिकेशन के साथ सिंकिंग तक सब कुछ प्रदान करता है।
Google Drive का उपयोग करने के लिए निम्नलिखित टिप्स और ट्रिक्स आपको दैनिक कार्य के लिए अधिक सरलता और दक्षता प्राप्त करने में मदद करेंगे।
1. छवियों से टेक्स्ट निकालें
Google Drive आपको इसकी ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) सुविधा का उपयोग करके छवियों से टेक्स्ट निकालने की अनुमति देता है। बस किसी भी PDF या JPEG/PNG इमेज फाइल पर राइट-क्लिक करें, और इसे Google Docs के साथ खोलें। OCR टूल तुरंत इमेज को टेक्स्ट में बदल देता है, जिससे आप इसे स्वतंत्र रूप से कॉपी-पेस्ट कर सकते हैं।
यह सुविधा वास्तव में सहायक है यदि आपके पास एक राइट-प्रोटेक्टेड PDF फाइल या किताब के स्कैन किए गए पेज हैं। बस स्पष्ट, उच्च-रिज़ॉल्यूशन वाली छवियों से बदलना याद रखें जिनमें Arial या Verdana जैसे सामान्य टाइपफेस हों।
2. प्रो की तरह खोजें
Google Drive में एक उन्नत खोज सुविधा है जो आपको सटीक दस्तावेज़ तक तेजी से ले जाती है। चाहे वह कोई कीवर्ड हो जिसे आप याद करते हैं या एक निश्चित तिथि सीमा, आपको सहज परिणाम मिलते हैं। OCR टूल का उपयोग करके, यह छवियों और PDF फाइलों के अंदर टेक्स्ट भी खोजता है।
Google Drive में मशीन लर्निंग की हालिया शुरुआत के साथ, सही दस्तावेज़ की आपकी खोज और भी तेज हो गई है।
3. दोस्तों के साथ चैट करें और दस्तावेज़ों को एक साथ संपादित करें
Google Drive आपके लिए अपने दोस्तों के साथ चैट करने और Google Sheets, Docs या Slides पर सहयोग करने का एक उत्कृष्ट तरीका है। बस उन्हें एक Gmail आमंत्रण भेजें, और आपका पूरा समूह कुछ ही समय में संयुक्त रूप से दस्तावेज़ संपादित करेगा।
WebEx और GoToMeeting जैसे कई लोकप्रिय सहयोग टूल हैं, लेकिन मेरी राय में, Google Drive की यह सुविधा उन्हें पूरी तरह से पीछे छोड़ देती है।
4. अपने पसंदीदा ईमेल क्लाइंट से सीधे ईमेल भेजें
यदि आपके पास पुराने Google Docs, Sheets या Slides में महत्वपूर्ण ईमेल पते सेव हैं, तो बस डबल-क्लिक करके सीधे ईमेल भेजें। सबसे अच्छी बात यह है कि यह आपको केवल Gmail तक सीमित नहीं करता। आप Thunderbird और Outlook जैसे बाहरी ईमेल क्लाइंट का भी उतनी ही आसानी से उपयोग कर सकते हैं।
5. संस्करण परिवर्तनों पर नज़र रखें
एक दस्तावेज़ कई संस्करण संपादनों से गुजर सकता है जिन्हें हम याद नहीं रखते। हालांकि, Google Drive आपके संस्करण परिवर्तनों को ट्रैक करता है, जो 100 संपादन या 30 दिन, जो भी कम हो, तक होता है। हालांकि, मुझे 2013 तक के अपने कई दस्तावेजों के लिए बरकरार संस्करण संपादन मिले, जिससे मैं आश्चर्यचकित था।
6. Windows 10 PC पर Google Drive फोल्डर बनाएं
आप Windows 10 PC पर आसानी से एक Google Drive फोल्डर बना सकते हैं। यह कई कारणों से काफी सहायक हो सकता है। उदाहरण के लिए, Google Drive "Google Takeout" नामक एक अन्य ऐप का उपयोग करके आपके Google Photos को Microsoft Photos ऐप के साथ सीधे सिंक करने में मदद करता है।
7. एकाधिक Google Drive खातों के साथ काम करें
क्या आप Google Drive के 15 GB मुफ्त स्टोरेज स्पेस से बंधा हुआ महसूस करते हैं? यदि आपके पास एकाधिक Gmail खाते हैं, तो आप एक ही ब्राउज़र विंडो में एकाधिक टैब में अतिरिक्त Google Drive खातों को प्रबंधित कर सकते हैं। अनुमत खातों की सटीक संख्या के बारे में ऐसी कोई जानकारी नहीं है, लेकिन चार या पांच खातों से आगे किसी प्रकार की "उचित उपयोग" नीति मौजूद है।
न्यूनतम पर भी, इसका मतलब कम से कम 60 GB मुफ्त स्थान हो सकता है जो आपको अपनी फाइलों को स्वतंत्र रूप से घुमाने में मदद करेगा।
8. ऑफलाइन काम करें
"सेटिंग्स" से, आप Google Drive के ऑफलाइन संस्करण को सक्षम कर सकते हैं ताकि आप इंटरनेट के बिना Sheets, Docs और Slides के साथ काम कर सकें। ऐसा करने से पहले, आपको इंटरनेट से जुड़ा होना चाहिए और Chrome ब्राउज़र का उपयोग करना चाहिए।
बाद में, Google Docs Offline Chrome एक्सटेंशन इंस्टॉल करें और चालू करें।
9. अधिक ऐप्स कनेक्ट करें
आप "सेटिंग्स" से GSuite उत्पादकता ऐप्स को Google Drive से कनेक्ट कर सकते हैं। चाहे आप एक आकर्षक PDF बैकग्राउंड, Slack या FormRecycler चाहते हों, चुनने के लिए सैकड़ों उपयोगी ऐप्स हैं।
10. संयुक्त विविध टिप्स
Google Drive आपको चुनिंदा दस्तावेजों को सीधे प्रकाशित करने की भी अनुमति देता है ताकि उस लिंक वाला कोई भी व्यक्ति उन्हें देख सके।
कीबोर्ड शॉर्टकट भी हैं यदि आप कई डॉक्स के माध्यम से तेजी से छानबीन करना चाहते हैं। यह लगभग सभी कमांड निष्पादित करता है। आपको केवल एक कमांड याद रखना है, Shift + #, शेष कीबोर्ड शॉर्टकट की पूरी सूची प्रदर्शित करने के लिए।
सारांश
आज, Google Drive केवल एक फाइल स्टोरेज समाधान से कहीं अधिक है। उत्पादकता और सहयोग सुविधाओं के मामले में, यह Gmail, LibreOffice और Microsoft Office के बराबर है।
क्या आपने पहले Google Drive की इन अतिरिक्त सुविधाओं और कार्यों का उपयोग किया है? हमें टिप्पणियों में बताएं।
