विशिष्ट परिस्थितियों में, आप आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में अपने ईमेल याद कर सकते हैं। यह काफी उपयोगी है यदि आप नहीं चाहते कि प्राप्तकर्ता कोई विशेष संदेश पढ़ें या आपके पास उनके लिए एक प्रतिस्थापन संदेश है।
ऐसे आउटलुक ईमेल को वापस बुलाने की विधि नीचे दिखाई गई है। एकमात्र शर्त यह है कि प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों को Microsoft 365 या Microsoft Exchange ईमेल खातों का उपयोग करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यह तकनीक केवल उसी संगठन के कर्मचारियों के लिए काम करेगी जो आउटलुक प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं।
आउटलुक ईमेल को याद करने के चरण
ईमेल भेजने के बाद, जांचें कि क्या यह अभी भी आपके आउटलुक मेलबॉक्स के ड्राफ्ट फ़ोल्डर में है। ये अधूरे संदेश हैं जिन्हें हटाया जा सकता है, इसलिए आपको उन्हें भेजे जाने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।
हालाँकि, यदि ईमेल "भेजे गए" फ़ोल्डर में दिखाई दे रहा है, तो प्राप्तकर्ता द्वारा इसे पढ़ने से रोकने के लिए आप बहुत कुछ नहीं कर सकते। ऐसे ईमेल को याद करना विशेष रूप से कठिन होता है यदि प्राप्तकर्ता को अपने पीसी, लैपटॉप या आउटलुक मोबाइल ऐप पर पहले से ही अलर्ट मिल चुका हो। फिर भी, अगर कुछ सेकंड या मिनट हो गए हैं, तो आप एक मौका ले सकते हैं और ईमेल को वापस बुलाने का प्रयास कर सकते हैं। ये स्क्रीनशॉट आउटलुक 2020 डेस्कटॉप के लिए हैं, लेकिन ये तरीके ऑफिस 2007 में भी काम करेंगे।
आउटलुक डेस्कटॉप ऐप के "भेजे गए" आइटम फ़ोल्डर में जाएं। ईमेल को खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें। यह एक नई विंडो खोलेगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है। "संदेश" टैब के तहत ईमेल के दाईं ओर "तीन-बिंदु" मेनू पर जाएं। "कार्रवाइयां" में, आप "इस संदेश को याद करें" विकल्प देख सकते हैं।
आउटलुक में मैसेज रिकॉल का विचार केवल प्राप्तकर्ता इनबॉक्स में संदेश की प्रतियों को हटाना या बदलना है यदि संदेश पहले से पढ़ा नहीं गया है।
आपके द्वारा Outlook में संदेश को याद करने के बाद क्या होता है?
एक बार जब आप आउटलुक में भेजे गए आइटम से संदेश को याद करते हैं, तो आपके पास दो विकल्प होते हैं:या तो संदेश की अपठित प्रतियों को हटा दें या हटा दें और अपठित प्रतियों को एक नए संदेश से बदलें। आप आउटलुक को सूचित कर सकते हैं कि प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए रिकॉल सफल होता है या विफल।
संदेश याद करने की क्रिया आपके मेलबॉक्स के भेजे गए आइटम में प्रमुखता से प्रदर्शित होगी। यदि आपने संदेश को बदल दिया है, तो यह एक चेतावनी दिखाएगा:“यह सबसे नवीनतम संस्करण है, लेकिन आपने दूसरी प्रति में परिवर्तन किए हैं। अन्य संस्करण देखने के लिए यहां क्लिक करें।"
यदि प्राप्तकर्ता उसी संगठन के भीतर एक Microsoft आउटलुक उपयोगकर्ता है, तो संदेश को सफलतापूर्वक याद किया जाएगा। यह मानते हुए कि मूल संदेश पढ़ा नहीं गया है, मूल संदेश हटा दिया जाता है, और प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि आपने, प्रेषक ने, संदेश को उसके मेलबॉक्स से हटा दिया है।
हालाँकि, यदि रिकॉल संदेश संसाधित होने पर मूल संदेश को पठन के रूप में चिह्नित किया जाता है (पठन फलक में देखना गिनती नहीं है), प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि आप, प्रेषक, संदेश को हटाना चाहते हैं। हालाँकि, संदेश प्राप्तकर्ता के आउटलुक फ़ोल्डर में रहता है।
बेशक, यदि प्राप्तकर्ता एक गैर-आउटलुक उपयोगकर्ता है, तो रिकॉल तकनीक किसी भी स्थिति में काम नहीं करेगी। हर बार जब वे अपना इनबॉक्स खोलेंगे तो प्राप्तकर्ता आपके मूल और साथ ही रिकॉल संदेशों को देख सकेगा।
यदि आप आउटलुक में अवांछित ईमेल भेजने की समस्याओं से बचना चाहते हैं जिन्हें याद नहीं किया जा सकता है, तो इसके "बाद में भेजें" फ़ंक्शन का उपयोग करना और ईमेल को पहले से शेड्यूल करना बेहतर है।
आउटलुक की तुलना में, जीमेल के पास उन ईमेल से निपटने के लिए एक अधिक लचीली रणनीति है, जिन्हें भेजना नहीं है। इसमें 30-सेकंड की एक उदार खिड़की है, जिसके भीतर आप किसी भी प्राप्तकर्ता को भेजे गए ईमेल भेज सकते हैं, न कि केवल जीमेल।