विशिष्ट परिस्थितियों में, आप आउटलुक डेस्कटॉप ऐप में अपने ईमेल को रिकॉल कर सकते हैं। यह काफी उपयोगी है यदि आप नहीं चाहते कि प्राप्तकर्ता कोई विशेष संदेश पढ़ें या आपके पास उनके लिए एक प्रतिस्थापन संदेश है।
ऐसे आउटलुक ईमेल को रिकॉल करने की विधि नीचे दिखाई गई है। एकमात्र शर्त यह है कि प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों माइक्रोसॉफ्ट 365 या माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज ईमेल अकाउंट का उपयोग कर रहे हों। उदाहरण के लिए, यह तकनीक केवल उसी संगठन के कर्मचारियों के लिए काम करेगी जो आउटलुक प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं।
आउटलुक ईमेल को रिकॉल करने के चरण
ईमेल भेजने के बाद, जांचें कि क्या यह अभी भी आपके आउटलुक मेलबॉक्स के ड्राफ्ट फोल्डर में है। ये अधूरे संदेश हैं जिन्हें डिलीट किया जा सकता है, इसलिए आपको उनके भेजे जाने की चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
हालांकि, यदि ईमेल "भेजे गए" फोल्डर में दिख रहा है, तो इसे प्राप्तकर्ता द्वारा पढ़े जाने से रोकने के लिए आप बहुत कुछ नहीं कर सकते। ऐसे ईमेल विशेष रूप से रिकॉल करना मुश्किल होता है यदि प्राप्तकर्ता ने पहले से ही अपने पीसी, लैपटॉप, या आउटलुक मोबाइल ऐप पर अलर्ट प्राप्त कर लिया है। फिर भी, यदि इसे बस कुछ सेकंड या मिनट हुए हैं, तो आप मौका ले सकते हैं और ईमेल को रिकॉल करने का प्रयास कर सकते हैं। ये स्क्रीनशॉट आउटलुक 2020 डेस्कटॉप के लिए हैं, लेकिन ये विधियां ऑफिस 2007 तक सभी तरह से काम करेंगी।
आउटलुक डेस्कटॉप ऐप के "भेजे गए" आइटम फोल्डर पर जाएं। ईमेल पर डबल-क्लिक करके इसे खोलें। यह नीचे दिखाए अनुसार एक नई विंडो खोलेगा। ईमेल के दाईं ओर "मैसेज" टैब के तहत "थ्री-डॉट" मेनू पर जाएं। "एक्शन्स" में, आप "रिकॉल दिस मैसेज" विकल्प देख सकते हैं।
आउटलुक में मैसेज रिकॉल का विचार केवल प्राप्तकर्ता इनबॉक्स में संदेश की अनरीड कॉपी को डिलीट या प्रतिस्थापित करना है यदि संदेश पहले से नहीं पढ़ा गया है।
आउटलुक में संदेश रिकॉल करने के बाद क्या होता है?
एक बार जब आप आउटलुक में भेजे गए आइटम्स से संदेश रिकॉल करते हैं, तो आपके पास दो विकल्प होते हैं: या तो संदेश की अनरीड कॉपी को डिलीट करें या अनरीड कॉपी को डिलीट करें और एक नए संदेश से प्रतिस्थापित करें। आप आउटलुक को यह बता सकते हैं कि रिकॉल प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए सफल होता है या विफल।
मैसेज रिकॉल एक्शन आपके मेलबॉक्स के भेजे गए आइटम्स में प्रमुखता से प्रदर्शित होगा। यदि आपने संदेश को प्रतिस्थापित किया है, तो यह एक अलर्ट दिखाएगा: "यह सबसे हालिया संस्करण है, लेकिन आपने दूसरी कॉपी में परिवर्तन किए। अन्य संस्करण देखने के लिए यहां क्लिक करें।"
यदि प्राप्तकर्ता उसी संगठन के भीतर एक माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक उपयोगकर्ता है, तो संदेश सफलतापूर्वक रिकॉल हो जाएगा। यह मानते हुए कि मूल संदेश पढ़ा नहीं गया है, मूल संदेश डिलीट हो जाता है, और प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि आप, प्रेषक, ने संदेश को उसके या उसके मेलबॉक्स से डिलीट कर दिया है।
हालांकि, यदि रिकॉल संदेश संसाधित होने पर मूल संदेश रीड के रूप में चिह्नित है (रीडिंग पेन में देखना गिनती नहीं है), तो प्राप्तकर्ता को सूचित किया जाता है कि आप, प्रेषक, संदेश को डिलीट करना चाहते हैं। हालांकि, संदेश प्राप्तकर्ता के आउटलुक फोल्डर में रहता है।
बेशक, यदि प्राप्तकर्ता एक नॉन-आउटलुक उपयोगकर्ता है, तो रिकॉल तकनीक किसी भी स्थिति में काम नहीं करेगी। प्राप्तकर्ता हर बार जब वे अपना इनबॉक्स खोलेंगे तो आपके मूल के साथ-साथ रिकॉल संदेश दोनों को देख सकेगा।
यदि आप आउटलुक में अवांछित ईमेल भेजने की समस्याओं से बचना चाहते हैं जिन्हें रिकॉल नहीं किया जा सकता, तो इसकी "सेंड लेटर" फंक्शन का उपयोग करना बेहतर है और ईमेल को पहले से शेड्यूल करें।
आउटलुक की तुलना में, जीमेल के पास उन ईमेल से निपटने के लिए अधिक लचीली रणनीति है जिन्हें अनसेंड करना पड़ता है। इसके पास एक उदार 30-सेकंड की रिकॉल विंडो है, जिसके भीतर आप किसी भी प्राप्तकर्ता को भेजे गए ईमेल को अनसेंड कर सकते हैं, न कि केवल जीमेल को।
