जितना अधिक आप अपने Microsoft Outlook मेलबॉक्स का उपयोग करते हैं, उतना ही आपका मेलबॉक्स बढ़ता जाता है। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो यह काफी हद तक वैसा ही है जैसे आपके डेस्क पर कागज़ों का ढेर लग जाता है। लेकिन आप क्या कर सकते हैं जब ढेर इतना बड़ा हो जाए कि इससे निपटने की जरूरत है? ठीक है, वास्तविक जीवन में, आप प्रत्येक दस्तावेज़ को छाँटने के लिए समय निकाल सकते हैं और उन दस्तावेज़ों को संग्रहीत कर सकते हैं जो कम महत्वपूर्ण को त्यागते हुए महत्वपूर्ण हैं। सौभाग्य से, आप आउटलुक में उसी प्रक्रिया को फिर से बना सकते हैं।
अपवाद के बिना, आउटलुक का हर संस्करण संग्रह का समर्थन करता है। इससे भी अधिक, जब आउटलुक में अपने आइटम्स को आर्काइव करने की बात आती है तो आपके पास कई विकल्प होते हैं। पुराने संदेशों, अपॉइंटमेंट्स और कार्यों से निपटने के लिए ऑटोआर्काइव का उपयोग करना सबसे सुविधाजनक तरीका है। ऐसा करने का दूसरा तरीका संदेशों को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाने के लिए मैन्युअल संग्रह का उपयोग करना है। लेकिन सबसे तेज़ तरीका संग्रह . का उपयोग करना है फ़ाइल . में स्थित बटन मेनू।
ध्यान रखें कि आउटलुक संग्रह उद्देश्यों के लिए एक डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर रखता है जिसे हटाया नहीं जा सकता। अपने ईमेल को संग्रहीत करने से आपको एक साफ-सुथरी दुकान रखने में मदद मिलेगी, जिससे आपके इनबॉक्स को साफ-सुथरा रखते हुए पुराने ईमेल खोजना आसान हो जाएगा।
नीचे आपके पास गाइडों की एक श्रंखला है जो आपको आउटलुक में हर संभव तरीके से आइटम्स को आर्काइव करने के बारे में बताएगी। चलिए शुरू करते हैं!
विधि 1:एक ही क्रिया के साथ संदेशों को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करना
यह विधि एक या अधिक संदेशों को संग्रह फ़ोल्डर में ले जाने का सबसे तेज़ तरीका है। ये संग्रहीत फ़ाइलें खोज बॉक्स के माध्यम से या संग्रह पर मैन्युअल रूप से नेविगेट करके पहुंच योग्य रहेंगी फ़ोल्डर। संग्रहीत वस्तुओं को संग्रह . पर जाकर मोबाइल उपकरणों पर भी देखा जा सकता है फ़ोल्डर। यहां आउटलुक 2016 में आइटम को मैन्युअल रूप से संग्रहित करने के बारे में एक त्वरित मार्गदर्शिका दी गई है:
- आउटलुक खोलें और अपने इनबॉक्स . में एक या अधिक संदेशों का चयन करें या कोई अन्य फ़ोल्डर।
- संग्रह पर क्लिक करें हटाएं . के अंदर आइकन समूह। संग्रह चिह्न केवल Outlook 2016 में रिबन के अंदर दिखाई देता है।
नोट: आप बैकस्पेस कुंजी को भी दबा सकते हैं एक ही परिणाम प्राप्त करने के लिए। - आपको अपने संदेशों को संग्रह . के अंदर ढूंढने में सक्षम होना चाहिए फ़ोल्डर।
नोट: आर्काइव फोल्डर अपने आप बन जाता है, भले ही आपने इसे पहले कभी इस्तेमाल नहीं किया हो। यदि आप संग्रह फ़ोल्डर नहीं देख पा रहे हैं, तो फ़ाइल> कार्यालय खाता> अद्यतन विकल्प पर जाएं और अभी अपडेट करें . पर क्लिक करें ।
विधि 2:स्वतः संग्रह सुविधा का उपयोग करना
आउटलुक में ऑटोआर्काइव नामक वस्तुओं को संग्रहित करने में सक्षम एक स्वचालित सुविधा है। इस सुविधा को नियमित अंतराल पर वस्तुओं को संग्रहित करने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। आउटलुक के सभी संस्करणों में संग्रह के लिए समर्थन है। अंतर यह है कि, Outlook 2010 और बाद में डिफ़ॉल्ट रूप से AutoArchive को बंद कर दिया जाता है।
स्वतः संग्रह . के बाद सक्षम है, उपयोगकर्ता प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए गुण सेट कर सकते हैं जिसे वे संग्रहीत करना चाहते हैं। ध्यान रखें कि जब आप किसी ईमेल को संग्रहित करते हैं, तो उसे किसी अन्य PST फ़ाइल में ले जाया जाएगा और मुख्य PST फ़ाइल में उपलब्ध नहीं रहेगा। यहां स्वतः संग्रह को सक्षम और उपयोग करने के बारे में एक त्वरित मार्गदर्शिका दी गई है:
स्वतः संग्रह को सक्षम और कॉन्फ़िगर कैसे करें
- स्वतः संग्रह करने के लिए चालू करें, फ़ाइल> विकल्प पर नेविगेट करें . एक बार जब आप Outlook सेटिंग . के अंदर हों , उन्नत . क्लिक करें टैब को आगे लाने के लिए, फिर स्वतः संग्रह सेटिंग . पर क्लिक करें .
नोट: Outlook 2007 और पुराने में, आप स्वतः संग्रह . ढूंढ सकते हैं उपकरण> विकल्प> अन्य . में सेटिंग । - यदि सब कुछ धूसर हो गया है, तो आपको स्वतः संग्रह चलाएँ के बगल में स्थित बॉक्स पर टिक करना होगा स्वतः संग्रह सक्षम करने के लिए.
- अब यह कॉन्फ़िगर करने का समय है कि AutoArchive कैसे व्यवहार करेगा। आप ऑटो आर्काइव को कितनी बार चलाना चाहते हैं, यह चुनकर शुरू करें। डिफ़ॉल्ट 14 दिन है, लेकिन अगर आप इसे साफ रखना चाहते हैं, तो इसे 2 और 6 के बीच कहीं सेट करें।
- यदि आप स्वतः संग्रह प्रारंभ होने से पहले अधिसूचित होना चाहते हैं, तो स्वतः संग्रह चलने से पहले संकेत करें के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें . इस विकल्प को चालू रखना एक अच्छा विचार है, क्योंकि ऑटो-संग्रह में आपके काम में हस्तक्षेप करने की क्षमता है।
- अनावश्यक ईमेल से अपने संग्रह को भरने से बचने के लिए, समाप्त हो चुके ईमेल को हटा दें छोड़ना एक अच्छा विचार है . यदि आप पुराने आइटम संग्रहीत या हटाएं अक्षम करते हैं, केवल समाप्त हो चुके संदेशों को पूरी तरह से हटा दिया जाएगा।
- यदि आप चाहते हैं कि आपका संग्रह फ़ोल्डर आउटलुक के अंदर दिखाई दे, तो आपको फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएँ सक्षम करने की आवश्यकता है।
- अब संग्रह करने के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर सेटिंग सेट करें।
- अगला, पुराने आइटम को यहां ले जाएं . के बगल में स्थित टॉगल को सक्षम करें और ब्राउज़ करें . क्लिक करें उस पथ को सेट करने के लिए जहां आप अपने आइटम संग्रहीत करना चाहते हैं। हिट ठीक है अपनी सेटिंग की पुष्टि करने के लिए।
आपके द्वारा AutoArchive को सक्षम और कॉन्फ़िगर करने के बाद, यह स्वचालित रूप से नियत समय में अपना काम करेगा। संग्रह . की जांच करके आप पुष्टि कर सकते हैं कि यह काम कर रहा है या नहीं फ़ोल्डर पॉप्युलेट किया जा रहा है।
व्यक्तिगत फ़ोल्डर के लिए स्वतः संग्रह गुणों को कॉन्फ़िगर करना
स्वत:संग्रह सुविधा को कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप अपने प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए विशिष्ट गुण सेट करके नियंत्रण की एक अतिरिक्त परत जोड़ सकते हैं। हटाए गए आइटम . जैसे फ़ोल्डरों के लिए यह आम बात है या स्पैम अपने मुख्य ईमेल फ़ोल्डर की तुलना में विभिन्न स्वतः संग्रह गुणों का उपयोग करने के लिए।
नोट: अगर आप किसी फ़ोल्डर के लिए अलग-अलग ऑटोआर्काइव सेटिंग्स सेट नहीं करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से ऊपर कॉन्फ़िगर की गई वैश्विक ऑटोआर्काइव सेटिंग्स का उपयोग करेगा।
यहां एक फ़ोल्डर में अलग-अलग स्वतः संग्रह गुण सेट करने के बारे में एक त्वरित मार्गदर्शिका दी गई है:
- उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसे आप प्राथमिकता देना चाहते हैं और गुणों पर क्लिक करें।
- स्वतः संग्रह क्लिक करें इसे आगे लाने के लिए टैब। यहां आपके पास सेटिंग्स का चयन है जो पूरी तरह से इस फ़ोल्डर पर लागू होगा।
- आप इस फ़ोल्डर में आइटम संग्रहीत न करें पर क्लिक करके इस फ़ोल्डर के लिए स्वतः संग्रह को बंद कर सकते हैं .
- वैश्विक स्वतः संग्रह सेटिंग को ओवरराइड करने के लिए, इन सेटिंग्स का उपयोग करके इस फ़ोल्डर को संग्रहीत करें पर क्लिक करें और नीचे अपने संशोधन करें। लागू करें क्लिक करें अपनी सेटिंग की पुष्टि करने के लिए।
नोट: ध्यान रखें कि ये सेटिंग्स इस विशेष फ़ोल्डर के किसी भी सबफ़ोल्डर पर लागू नहीं होंगी। आपको प्रत्येक को संशोधित करना होगा।
विधि 3:क्लीनअप टूल का उपयोग करके ईमेल को मैन्युअल रूप से संग्रहीत करना
यदि आप स्वचालन के बहुत बड़े प्रशंसक नहीं हैं, तो एक मध्यम जमीनी समाधान है जो आपको और भी अधिक नियंत्रण के साथ थोक में संग्रह करने की अनुमति देगा। इस विधि से, आप एक संपूर्ण फ़ोल्डर को उसके सबफ़ोल्डर्स के साथ संग्रहीत कर सकते हैं। यदि आप AutoArchive के शुरू होने की प्रतीक्षा नहीं करना चाहते हैं, तो आप इसे स्वयं कर सकते हैं और चुन सकते हैं कि आप उन्हें कहाँ सहेजना चाहते हैं। यहां आपको क्या करना है:
- फ़ाइलक्लिक करें टैब पर जाएं, फिर जानकारी . पर जाएं और ड्रॉप-डाउन मेनू को क्लीनअप टूल से विस्तृत करें। चुनें संग्रह करें ड्रॉप-डाउन मेनू से।
- चुनें इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डर को संग्रहित करें और उस फोल्डर पर क्लिक करें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं।
- यदि आप अपने संपूर्ण आउटलुक डेटा को संग्रहीत करना चाहते हैं, तो सूची के शीर्ष पर अपने ईमेल पते पर क्लिक करें।
- इससे पुराने आइटम संग्रहित करें . के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करें वस्तुओं को संग्रहीत करने के लिए नवीनतम तिथि का चयन करने के लिए। आपके द्वारा इस मेनू में सेट की गई तिथि से पुराने सभी आइटम संग्रहीत किए जाएंगे।
- आप स्वतः संग्रह के साथ आइटम शामिल करें के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करके उन आइटमों को संग्रहीत कर सकते हैं जिन्हें पहले स्वतः संग्रह से बाहर रखा गया था .
- ब्राउज़ करें का उपयोग करें उस पथ को सेट करने के लिए बटन जहां आप अपने पीएसटी संग्रह को सहेजना चाहते हैं। ठीकक्लिक करें प्रक्रिया शुरू करने के लिए।
आप जल्द ही देखेंगे कि कुछ ईमेल आपके डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर से संग्रहीत pst फ़ाइल में स्थानांतरित कर दिए जाएंगे।
नोट: संग्रहीत फ़ाइल Outlook में एक फ़ोल्डर के रूप में पहुँच योग्य होनी चाहिए। अगर किसी कारण से यह फ़ाइल . पर नहीं जाता है और खोलें और निर्यात करें click क्लिक करें . फिर, आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें . पर क्लिक करें , अपने संग्रह के स्थान पर नेविगेट करें और ठीक hit दबाएं .
