जितना अधिक आप अपने माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक मेलबॉक्स का उपयोग करते हैं, उतना ही आपका मेलबॉक्स बढ़ता है। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो यह आपके डेस्क पर कागजों के ढेर होने के समान है। लेकिन जब ढेर इतना बड़ा हो जाए कि उसे निपटाने की आवश्यकता हो तो आप क्या कर सकते हैं? खैर, वास्तविक जीवन में, आप प्रत्येक दस्तावेज़ को क्रमबद्ध करने और उन कागजों को संग्रहीत करने के लिए समय ले सकते हैं जो महत्वपूर्ण हैं जबकि कम महत्वपूर्ण लोगों को त्याग सकते हैं। सौभाग्य से, आप आउटलुक में उसी प्रक्रिया को फिर से बना सकते हैं।
अपवाद के बिना, आउटलुक का हर संस्करण आर्काइविंग का समर्थन करता है। इससे भी अधिक, जब आपके आउटलुक में आइटम आर्काइव करने की बात आती है तो आपके पास कई विकल्प होते हैं। सबसे सुविधाजनक तरीका पुराने संदेशों, अपॉइंटमेंट्स और कार्यों से निपटने के लिए ऑटोआर्काइव का उपयोग करना है। ऐसा करने का एक और तरीका मैन्युअल आर्काइविंग का उपयोग करके संदेशों को एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाना है। लेकिन सबसे तेज़ तरीका फाइल मेनू में स्थित आर्काइव बटन का उपयोग करना है।
ध्यान रखें कि आउटलुक आर्काइविंग उद्देश्यों के लिए एक डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर रखता है जिसे हटाया नहीं जा सकता। अपने ईमेल को आर्काइव करने से आपको एक साफ-सुथरी दुकान रखने में मदद मिलेगी, जिससे पुराने ईमेल खोजना आसान हो जाएगा जबकि आपका इनबॉक्स अव्यवस्था मुक्त रहेगा।
नीचे आपके पास गाइड की एक श्रृंखला है जो आपको आउटलुक में हर संभव तरीके से आइटम आर्काइव करने के बारे में बताएगी। आइए शुरू करें!
विधि 1: एक ही कार्रवाई से मैन्युअल रूप से संदेश आर्काइव करना
यह विधि एक या अधिक संदेशों को आर्काइव फ़ोल्डर में ले जाने का सबसे तेज़ तरीका है। ये आर्काइव की गई फ़ाइलें खोज बॉक्स के माध्यम से या मैन्युअल रूप से आर्काइव फ़ोल्डर पर नेविगेट करके पहुंच योग्य रहेंगी। आर्काइव किए गए आइटम को मोबाइल उपकरणों पर आर्काइव फ़ोल्डर पर जाकर भी देखा जा सकता है। यहां आउटलुक 2016 में मैन्युअल रूप से आइटम आर्काइव करने पर एक त्वरित गाइड है:
- आउटलुक खोलें और अपने इनबॉक्स या किसी अन्य फ़ोल्डर में एक या अधिक संदेश चुनें।
- हटाएं समूह के अंदर आर्काइव आइकन पर क्लिक करें। आर्काइव आइकन केवल आउटलुक 2016 में रिबन के अंदर दिखाई देता है।
नोट: आप उसी परिणाम को प्राप्त करने के लिए बैकस्पेस कुंजी भी दबा सकते हैं। - आपको अपने संदेश आर्काइव फ़ोल्डर के अंदर मिलने चाहिए।
नोट: आर्काइव फ़ोल्डर स्वचालित रूप से बनाया जाता है भले ही आपने पहले कभी इसका उपयोग न किया हो। यदि आप आर्काइव फ़ोल्डर नहीं देख सकते हैं, तो फाइल > ऑफिस अकाउंट > अपडेट विकल्प पर जाएं और अभी अपडेट करें पर क्लिक करें।
विधि 2: ऑटोआर्काइव सुविधा का उपयोग करना
आउटलुक में आइटम आर्काइव करने में सक्षम एक स्वचालित सुविधा है जिसे ऑटोआर्काइव कहा जाता है। इस सुविधा को नियमित अंतराल पर आइटम आर्काइव करने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। आउटलुक के सभी संस्करणों में आर्काइविंग के लिए समर्थन है। अंतर यह है कि आउटलुक 2010 और बाद के संस्करणों में ऑटोआर्काइव डिफ़ॉल्ट रूप से बंद होता है।
ऑटोआर्काइव सक्षम होने के बाद, उपयोगकर्ता प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए गुण सेट कर सकते हैं जिन्हें वे आर्काइव करना चाहते हैं। ध्यान रखें कि जब आप किसी ईमेल को आर्काइव करते हैं, तो इसे दूसरी PST फ़ाइल में ले जाया जाएगा और यह मुख्य PST फ़ाइल में उपलब्ध नहीं रहेगा। ऑटोआर्काइव को सक्षम और उपयोग करने पर एक त्वरित गाइड यहां दिया गया है:
ऑटोआर्काइव को कैसे सक्षम और कॉन्फ़िगर करें
- ऑटोआर्काइव चालू करने के लिए, फाइल > विकल्प पर नेविगेट करें। एक बार जब आप आउटलुक सेटिंग्स के अंदर हों, तो इसे सामने लाने के लिए उन्नत टैब पर क्लिक करें, फिर ऑटोआर्काइव सेटिंग्स पर क्लिक करें।
नोट: आउटलुक 2007 और पुराने में, आप टूल्स > विकल्प > अन्य में ऑटोआर्काइव सेटिंग्स पा सकते हैं। - यदि सब कुछ ग्रे आउट है, तो ऑटोआर्काइव चलाएं के बगल वाले बॉक्स को टिक करके ऑटोआर्काइव सक्षम करने की आवश्यकता है।
- अब यह कॉन्फ़िगर करने का समय है कि ऑटोआर्काइव कैसे व्यवहार करेगा। यह चुनकर शुरू करें कि आप कितनी बार ऑटो आर्काइव चलाना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट 14 दिन है, लेकिन यदि आप इसे साफ रखना चाहते हैं, तो इसे 2 और 6 के बीच कहीं सेट करें।
- यदि आप ऑटोआर्काइव शुरू होने से पहले सूचित होना चाहते हैं, तो ऑटोआर्काइव चलने से पहले संकेत दें के बगल वाले बॉक्स को टिक करें। इस विकल्प को सक्षम छोड़ना एक अच्छा विचार है क्योंकि ऑटो-आर्काइविंग में आपके काम में हस्तक्षेप करने की क्षमता होती है।
- अनावश्यक ईमेल से अपने आर्काइव को भरने से बचने के लिए, समाप्त हो चुके ईमेल हटाएं को टिके छोड़ना एक अच्छा विचार है। यदि आप पुराने आइटम आर्काइव या हटाएं को अक्षम करते हैं, तो केवल समाप्त हो चुके संदेश पूरी तरह से हटाए जाएंगे।
- यदि आप अपने आर्काइव फ़ोल्डर को आउटलुक के अंदर दृश्यमान चाहते हैं, तो आपको फ़ोल्डर सूची में आर्काइव फ़ोल्डर दिखाएं सक्षम करने की आवश्यकता है।
- अब आर्काइविंग के लिए डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर सेटिंग्स सेट करें।
- अगला, पुराने आइटम ले जाएं के बगल वाले टॉगल को सक्षम करें और उस पथ को सेट करने के लिए ब्राउज़ पर क्लिक करें जहां आप अपने आइटम आर्काइव करना चाहते हैं। अपनी सेटिंग्स की पुष्टि करने के लिए Ok दबाएं।
ऑटोआर्काइव को सक्षम और कॉन्फ़िगर करने के बाद, यह नियत समय में स्वचालित रूप से अपना काम करेगा। आप यह पुष्टि कर सकते हैं कि यह काम कर रहा है या नहीं यह जांचकर कि आर्काइव फ़ोल्डर भरा जा रहा है या नहीं।
व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स के लिए ऑटोआर्काइव गुण कॉन्फ़िगर करना
ऑटोआर्काइव सुविधा को कॉन्फ़िगर करने के बाद, आप प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए विशिष्ट गुण सेट करके नियंत्रण की एक अतिरिक्त परत जोड़ सकते हैं। हटाए गए आइटम या स्पैम जैसे फ़ोल्डर्स के लिए अपने मुख्य ईमेल फ़ोल्डर की तुलना में अलग ऑटोआर्काइव गुणों का उपयोग करना आम बात है।
नोट: यदि आप किसी फ़ोल्डर के लिए व्यक्तिगत ऑटोआर्काइव सेटिंग्स सेट नहीं करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से ऊपर कॉन्फ़िगर की गई वैश्विक ऑटोआर्काइव सेटिंग्स का उपयोग करेगा।
किसी फ़ोल्डर के लिए व्यक्तिगत ऑटोआर्काइव गुण सेट करने पर एक त्वरित गाइड यहां दिया गया है:
- उस फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें जिसे आप अधिमानतः व्यवहार करना चाहते हैं और गुण पर क्लिक करें।
- ऑटोआर्काइव टैब पर क्लिक करके इसे सामने लाएं। यहां आपके पास सेटिंग्स का चयन है जो केवल इस फ़ोल्डर पर लागू होगा।
- आप इस फ़ोल्डर में आइटम आर्काइव न करें पर क्लिक करके इस फ़ोल्डर के लिए ऑटोआर्काइव बंद कर सकते हैं।
- वैश्विक ऑटोआर्काइव सेटिंग्स को ओवरराइड करने के लिए, इस फ़ोल्डर को इन सेटिंग्स का उपयोग करके आर्काइव करें पर क्लिक करें और नीचे अपने संशोधन करें। अपनी सेटिंग्स की पुष्टि करने के लिए लागू करें पर क्लिक करें।
नोट: ध्यान रखें कि ये सेटिंग्स इस विशेष फ़ोल्डर के किसी भी उप-फ़ोल्डर पर लागू नहीं होंगी। आपको प्रत्येक को संशोधित करने की आवश्यकता होगी।
विधि 3: क्लीनअप टूल्स का उपयोग करके मैन्युअल रूप से ईमेल आर्काइव करना
यदि आप ऑटोमेशन के बड़े प्रशंसक नहीं हैं, तो एक मध्य मैदान समाधान है जो आपको और भी अधिक नियंत्रण के साथ थोक में आर्काइव करने की अनुमति देगा। इस विधि के साथ, आप इसके उप-फ़ोल्डर्स के साथ एक संपूर्ण फ़ोल्डर को आर्काइव कर सकते हैं। यदि आप ऑटोआर्काइव के शुरू होने की प्रतीक्षा नहीं करना चाहते हैं, तो आप इसे स्वयं कर सकते हैं और चुन सकते हैं कि आप उन्हें कहां सहेजना चाहते हैं। यहां आपको क्या करना है:
- फाइल टैब पर क्लिक करें, फिर जानकारी पर जाएं और क्लीनअप टूल्स से ड्रॉप-डाउन मेनू का विस्तार करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से आर्काइव चुनें।
- इस फ़ोल्डर और सभी उप-फ़ोल्डर्स को आर्काइव करें चुनें और उस फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं।
- यदि आप अपने संपूर्ण आउटलुक डेटा को आर्काइव करना चाहते हैं, तो सूची के शीर्ष पर अपने ईमेल पते पर क्लिक करें।
- इससे पुराने आइटम आर्काइव करें के बगल वाले ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके आइटम आर्काइव करने के लिए नवीनतम तारीख चुनें। आपके द्वारा इस मेनू में सेट की गई तारीख से पुराने सभी आइटम आर्काइव किए जाएंगे।
- आप ऑटोआर्काइव वाले आइटम शामिल करें के बगल वाले बॉक्स को चेक करके पहले ऑटो आर्काइविंग से बाहर रखे गए आइटम को आर्काइव कर सकते हैं।
- अपने PST आर्काइव को सहेजने के लिए जहां आप चाहते हैं उस पथ को सेट करने के लिए ब्राउज़ बटन का उपयोग करें। प्रक्रिया शुरू करने के लिए Ok पर क्लिक करें।
आप जल्द ही देखेंगे कि कुछ ईमेल आपके डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स से आर्काइव्ड pst फ़ाइल में चले जाएंगे।
नोट: आर्काइव्ड फ़ाइल को आउटलुक में फ़ोल्डर के रूप में पहुंच योग्य होना चाहिए। यदि किसी कारण से यह नहीं होता है तो फाइल पर जाएं और खोलें और निर्यात करें पर क्लिक करें। फिर, आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें पर क्लिक करें, अपने आर्काइव के स्थान पर नेविगेट करें और OK दबाएं।
