ईमेल संगठन के प्रतिनिधियों के बीच संचार के केंद्र में हैं। जो उपयोगकर्ता अपना अधिकांश कार्यदिवस ईमेल भेजने और मीटिंग आयोजित करने में बिताते हैं, वे इस बात की गवाही दे सकते हैं कि आपके ईमेल संचार की एक सुरक्षित प्रतिलिपि रखना कितना महत्वपूर्ण है। यदि आपका कार्य Microsoft Outlook के इर्द-गिर्द घूमता है, तो आप अपनी एप्लिकेशन फ़ाइलों (ईमेल, संपर्क, कैलेंडर, आदि) का सुरक्षित स्थान पर बैकअप लेना चाह सकते हैं।
यदि आप समय-समय पर बैक-अप करते हैं, तो नए पीसी या नए आउटलुक खाते में जाना लापरवाह होगा। इससे भी अधिक, एक आउटलुक बैकअप होने से डेटा हानि का जोखिम समाप्त हो जाएगा और आपको एक विश्वसनीय ऑफ़लाइन ईमेल संग्रह रखने की अनुमति मिल जाएगी।
सौभाग्य से अपने उपयोगकर्ताओं के लिए, Office 2010 के साथ आउटलुक एप्लिकेशन डेटा का बैकअप लेना बहुत आसान हो गया है। चिंता करने के लिए बहुत सारे फ़ोल्डर होने के बजाय, आपका बैकअप एक फ़ाइल में संग्रहीत किया जाएगा। यह आपको किसी अन्य कंप्यूटर पर न्यूनतम परेशानी के साथ पीएसटी फ़ाइल आयात करने की अनुमति देगा।
इस प्रक्रिया को और भी कारगर बनाने के लिए, हमने आपके सभी ईमेल, संपर्क, कैलेंडर, कार्य और कुछ एप्लिकेशन सेटिंग्स का बैकअप लेने के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका बनाई है। यदि आप एक नए पीसी में माइग्रेट कर रहे हैं, तो आउटलुक बैकअप आयात करने पर दूसरी गाइड देखना सुनिश्चित करें।
नोट: नीचे दी गई मार्गदर्शिकाएं आउटलुक 2010, आउटलुक 2013 और आउटलुक 2016 के साथ संगत हैं।
आउटलुक बैकअप फ़ाइल कैसे निर्यात करें
- आउटलुक 2016, 2013 में अपनी फ़ाइलों का बैकअप लेने के लिए - फ़ाइल . तक पहुंचें मेनू पर क्लिक करें, फिर खोलें और निर्यात करें . पर क्लिक करें (बाएं मेनू से)। अब, आयात / निर्यात पर क्लिक करें।
नोट: आउटलुक 2010 में - फ़ाइल> विकल्प> उन्नत> निर्यात पर जाएं।
- फ़ाइल निर्यात करें पर क्लिक करें इसे हाइलाइट करने के लिए और फिर अगला . क्लिक करें .
- आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) चुनें और अगला . क्लिक करें फिर से।
- इस स्क्रीन पर, आपको यह चुनना होगा कि आप किन फोल्डर और फाइलों का बैकअप लेना चाहते हैं। जब तक आपके पास पहले से बैकअप नहीं है, तब तक अपनी सभी फाइलों का पूर्ण बैकअप बनाना अच्छा अभ्यास है। ऐसा करने के लिए, अपने खाते से संबद्ध ईमेल पते को हाइलाइट करने के लिए उस पर क्लिक करें और सुनिश्चित करें कि सबफ़ोल्डर शामिल करें के बगल में स्थित बॉक्स जाँच की गई है। अगला Click क्लिक करें आगे बढ़ने के लिए।
नोट: यदि आप विशिष्ट डेटा का बैकअप लेना चाहते हैं, तो विशिष्ट फ़ोल्डर चुनें और अगला hit दबाएं , लेकिन सुनिश्चित करें कि आप सबफ़ोल्डर शामिल करें . छोड़ दें टिक किया। यदि आप अपने बैकअप में और भी अधिक फ़िल्टर लागू करना चाहते हैं, तो आप फ़िल्टर . का उपयोग कर सकते हैं बटन। आप शब्दों, स्थानों या समय क्षेत्रों के आधार पर चयनात्मक बैकअप कर सकते हैं।
- ब्राउज़ करें का उपयोग करें उस पथ को सेट करने के लिए बटन जहां आप अपना बैकअप बनाना चाहते हैं। आप इसे एक कस्टम नाम भी दे सकते हैं। यदि आप डुप्लिकेट से बचना चाहते हैं, तो डुप्लिकेट को निर्यात किए गए आइटम से बदलें select चुनें और समाप्त करें hit दबाएं .
- यदि आपके बैकअप में संवेदनशील जानकारी है, तो इस समय पासवर्ड सेट करना सबसे अच्छा है।
- आपके पास कितनी जानकारी है, इस पर निर्भर करते हुए, प्रक्रिया पूरी होने में 5 मिनट से अधिक समय लग सकता है।
बस! आपने अपने आउटलुक डेटा का सफलतापूर्वक बैकअप ले लिया है।
पीएसटी बैकअप फ़ाइल कैसे आयात करें
ध्यान रखें कि बैकअप पीएसटी फ़ाइल में वही गुण होते हैं जो किसी अन्य फ़ाइल में होते हैं। इसका मतलब है कि आप इसे अपने कंप्यूटर पर स्वतंत्र रूप से स्थानांतरित कर सकते हैं या इसे किसी बाहरी ड्राइव पर कॉपी करके दूसरे पीसी पर ले जा सकते हैं। एक और बात पर विचार करना है कि यह पीएसटी फाइल एक लाइव फाइल नहीं है। इसका मतलब है कि इसे बनाए जाने के बाद यह नए ईमेल, संपर्क और कैलेंडर जानकारी के साथ अपडेट नहीं होगा। आउटलुक एक अपडेटेड पीएसटी फाइल को दस्तावेज़> आउटलुक फाइल्स में रखता है . लेकिन चूंकि यह स्थानीय रूप से संग्रहीत है, इसलिए यह विभिन्न कारकों के कारण टूट सकता है।
अब जब आपने अपना आउटलुक बैकअप बना लिया है, तो उन्हें नए कंप्यूटर में आयात करने का तरीका यहां बताया गया है।
नोट: नीचे दी गई मार्गदर्शिका आउटलुक 2016, आउटलुक 2013 और आउटलुक 2010 पर काम करेगी।
- मुख्य आउटलुक विंडो में, फ़ाइल को विस्तृत करें टैब चुनें और खोलें और निर्यात करें . चुनें मेनू से दाईं ओर।
नोट: आउटलुक 2010 में, फाइल> ओपन> इम्पोर्ट पर जाएं।
- किसी अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें का चयन करें , फिर अगला . क्लिक करें .
- फिर, आउटलुक डेटा फ़ाइल का चयन करें और क्लिक करें अगला .
- अगली विंडो में, ब्राउज़ करें . क्लिक करें बैकअप फ़ाइल पर नेविगेट करने के लिए बटन। एक बार जब आप इसे लोड कर लेते हैं, तो आप डुप्लिकेट को प्रतिबंधित करने या उन्हें मौजूदा आइटम से बदलने के लिए विकल्प मेनू का उपयोग कर सकते हैं। अगला दबाएं आगे बढ़ने के लिए।
नोट: यदि आपके द्वारा आयात किया जा रहा बैकअप वर्तमान में आपके पास मौजूद ईमेल से नया है, तो डुप्लिकेट बदलें सबसे अच्छा है . यदि यह पुराना है, तो आयात न करें . का उपयोग करें डुप्लीकेट.
- अब आपको यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है कि आपको किन फ़ोल्डरों की आवश्यकता है और आप उन्हें कहाँ आयात करना चाहते हैं। यदि आप संपूर्ण बैकअप आयात करना चाहते हैं, तो आउटलुक डेटा फ़ाइल select चुनें और समाप्त करें hit दबाएं .
नोट: आप अलग-अलग फ़ोल्डरों का चयन और आयात भी कर सकते हैं जैसे हमने पहली मार्गदर्शिका में किया था। इससे भी अधिक, आप एक ही फ़ोल्डर में आइटम आयात करें में चुन सकते हैं: और कस्टम फ़ोल्डर का चयन करने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करें।
इतना ही! आपने Outlook बैकअप सफलतापूर्वक आयात कर लिया है।