ईमेल संगठन के प्रतिनिधियों के बीच संचार के केंद्र में हैं। जो उपयोगकर्ता अपना अधिकांश कार्यदिवस ईमेल भेजने और बैठकें आयोजित करने में बिताते हैं, वे इस बात की गवाही दे सकते हैं कि आपके ईमेल संचार की एक सुरक्षित प्रति रखना कितना महत्वपूर्ण है। यदि आपका काम Microsoft Outlook के इर्द-गिर्द घूमता है, तो आप अपने एप्लिकेशन फ़ाइलों (ईमेल, संपर्क, कैलेंडर, आदि) को एक सुरक्षित स्थान पर बैकअप करना चाह सकते हैं।
यदि आप समय-समय पर बैकअप लेते हैं, तो नए PC या नए Outlook खाते पर जाना चिंता-मुक्त होगा। इससे भी अधिक, Outlook बैकअप होने से डेटा हानि का जोखिम समाप्त हो जाएगा और आपको एक विश्वसनीय ऑफ़लाइन ईमेल संग्रह रखने की अनुमति मिलेगी।
सौभाग्य से इसके उपयोगकर्ताओं के लिए, Office 2010 से शुरू करके Outlook एप्लिकेशन डेटा का बैकअप लेना बहुत आसान हो गया है। चिंता करने के लिए ढेर सारे फ़ोल्डर्स होने के बजाय, आपका बैकअप एक ही फ़ाइल में संग्रहीत होगा। यह आपको किसी अन्य कंप्यूटर पर न्यूनतम परेशानी के साथ PST फ़ाइल आयात करने की अनुमति देगा।
प्रक्रिया को और भी सुव्यवस्थित करने के लिए, हमने आपके सभी ईमेल, संपर्क, कैलेंडर, कार्य और कुछ एप्लिकेशन सेटिंग्स का बैकअप लेने के लिए एक पूर्ण गाइड बनाया है। यदि आप नए PC पर माइग्रेट कर रहे हैं, तो Outlook बैकअप आयात करने पर दूसरी गाइड देखना सुनिश्चित करें।
नोट: नीचे दिए गए गाइड Outlook 2010, Outlook 2013 और Outlook 2016 के साथ संगत हैं।
Outlook बैकअप फ़ाइल कैसे निर्यात करें
- Outlook 2016, 2013 में अपनी फ़ाइलों का बैकअप लेने के लिए - फ़ाइल मेनू पर जाएं, फिर खोलें और निर्यात करें पर क्लिक करें (बाएं हाथ के मेनू से)। अब, आयात/निर्यात पर क्लिक करें।
नोट: Outlook 2010 में - फ़ाइल > विकल्प > उन्नत > निर्यात पर जाएं।
- किसी फ़ाइल में निर्यात करें पर क्लिक करके इसे हाइलाइट करें और फिर अगला पर क्लिक करें।
- Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) चुनें और फिर अगला पर क्लिक करें।
- इस स्क्रीन पर, आपको यह चुनना होगा कि आप किन फ़ोल्डर्स और फ़ाइलों का बैकअप लेना चाहते हैं। जब तक आपके पास पहले से बैकअप नहीं है, तब तक अपनी सभी फ़ाइलों का पूर्ण बैकअप बनाना अच्छा अभ्यास है। ऐसा करने के लिए, अपने खाते से जुड़े ईमेल पते पर क्लिक करके इसे हाइलाइट करें और सुनिश्चित करें कि उपफ़ोल्डर शामिल करें के बगल वाला बॉक्स चेक किया गया है। आगे बढ़ने के लिए अगला पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप विशिष्ट डेटा का बैकअप लेना चाहते हैं, तो विशिष्ट फ़ोल्डर चुनें और अगला दबाएं, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप उपफ़ोल्डर शामिल करें चेक छोड़ दें। यदि आप अपने बैकअप पर और भी अधिक फ़िल्टर लागू करना चाहते हैं, तो आप फ़िल्टर बटन का उपयोग कर सकते हैं। आप शब्दों, स्थानों या समय क्षेत्रों के आधार पर चुनिंदा बैकअप कर सकते हैं।
- ब्राउज़ बटन का उपयोग करके उस पथ को सेट करें जहां आप अपना बैकअप बनाना चाहते हैं। आप इसे एक कस्टम नाम भी दे सकते हैं। यदि आप डुप्लिकेट से बचना चाहते हैं, तो निर्यात की गई वस्तुओं के साथ डुप्लिकेट बदलें चुनें और समाप्त दबाएं।
- यदि आपके बैकअप में संवेदनशील जानकारी है, तो इस बिंदु पर पासवर्ड सेट करना सबसे अच्छा है।
- आपके पास कितनी जानकारी है, इस पर निर्भर करते हुए, प्रक्रिया पूरी होने में 5 मिनट से अधिक समय लग सकता है।
बस! आपने सफलतापूर्वक अपने Outlook डेटा का बैकअप ले लिया है।
PST बैकअप फ़ाइल कैसे आयात करें
ध्यान रखें कि बैकअप PST फ़ाइल में किसी अन्य फ़ाइल के समान गुण होते हैं। इसका मतलब है कि आप इसे अपने कंप्यूटर पर स्वतंत्र रूप से ले जा सकते हैं या इसे बाहरी ड्राइव पर कॉपी करके दूसरे PC पर ले जा सकते हैं। एक और बात पर विचार करना है कि यह PST फ़ाइल एक लाइव फ़ाइल नहीं है। इसका मतलब है कि यह बनने के बाद नए ईमेल, संपर्क और कैलेंडर जानकारी के साथ अपडेट नहीं होगी। Outlook दस्तावेज़ > Outlook फ़ाइलें में एक अपडेटेड PST फ़ाइल रखता है। लेकिन चूंकि यह स्थानीय रूप से संग्रहीत है, यह विभिन्न कारकों के कारण टूट सकता है।
अब जब आपने अपना Outlook बैकअप बना लिया है, तो यहां उन्हें नए कंप्यूटर में आयात करने का तरीका बताया गया है।
नोट: नीचे दिया गया गाइड Outlook 2016, Outlook 2013 और Outlook 2010 पर काम करेगा।
- मुख्य Outlook विंडो में, फ़ाइल टैब का विस्तार करें और दाएं मेनू से खोलें और निर्यात करें चुनें।
नोट: Outlook 2010 में, फ़ाइल > खोलें > आयात पर जाएं।
- किसी अन्य प्रोग्राम या फ़ाइल से आयात करें चुनें, फिर अगला पर क्लिक करें।
- फिर, Outlook डेटा फ़ाइल चुनें और अगला पर क्लिक करें।
- अगली विंडो में, बैकअप फ़ाइल पर नेविगेट करने के लिए ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें। एक बार लोड हो जाने पर, आप डुप्लिकेट को प्रतिबंधित करने या उन्हें मौजूदा वस्तुओं से बदलने के लिए विकल्प मेनू का उपयोग कर सकते हैं। आगे बढ़ने के लिए अगला दबाएं।
नोट: यदि आप जो बैकअप आयात कर रहे हैं वह आपके वर्तमान ईमेल से नया है, तो डुप्लिकेट बदलें करना सबसे अच्छा है। यदि यह पुराना है, तो डुप्लिकेट आयात न करें का उपयोग करें।
- अब आपको यह निर्दिष्ट करना होगा कि आपको किन फ़ोल्डर्स की आवश्यकता है और आप उन्हें कहां आयात करना चाहते हैं। यदि आप पूरा बैकअप आयात करना चाहते हैं, तो Outlook डेटा फ़ाइल चुनें और समाप्त दबाएं।
नोट: आप पहले गाइड की तरह ही व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स का चयन और आयात भी कर सकते हैं। इससे भी अधिक, आप निम्नलिखित में समान फ़ोल्डर में आइटम आयात करें: चुन सकते हैं और ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करके एक कस्टम फ़ोल्डर चुन सकते हैं।
बस! आपने सफलतापूर्वक एक Outlook बैकअप आयात कर लिया है।
