AD जानकारी का उपयोग करके आउटलुक 2010/2013 सिग्नेचर जनरेट करना

इस लेख में हम दिखाएंगे कि एक्टिव डायरेक्टरी के डेटा के आधार पर आउटलुक 2010/2013 में यूज़र सिग्नेचर को स्वचालित रूप से कैसे बनाया जाए। निम्न परिदृश्य पर विचार किया जाएगा: जब कोई नया डोमेन यूज़र पहली बार वर्कस्टेशन पर लॉग ऑन करता है, तो पावरशेल स्क्रिप्ट स्वचालित रूप से आउटलुक यूज़र सिग्नेचर फ़ाइल जनरेट करती है जिसमें एक्टिव डायरेक्टरी से प्राप्त उसकी संपर्क जानकारी होती है।

इस स्क्रिप्ट को सही ढंग से काम करने के लिए, AD में सभी यूज़र्स के पास सभी आवश्यक एट्रिब्यूट भरे होने चाहिए। इस उदाहरण में, हम यूज़र के सिग्नेचर में निम्न एक्टिव डायरेक्टरी एट्रिब्यूट का उपयोग करेंगे:

• पूरा यूज़रनेम (मेरे मामले में, ये डेटा Description एट्रिब्यूट में संग्रहीत हैं)
• पद (Title)
• कंपनी का नाम (Company)
• पोस्टल कोड, शहर और पता (PostalCode, City, StreetAddress)
• फोन नंबर (OfficePhone)
• ईमेल (Mail)
• वेबसाइट (Homepage)

आपको आउटलुक के लिए htm (HTML), rtf (रिच टेक्स्ट) और txt (प्लेन टेक्स्ट) फॉर्मेट में सिग्नेचर टेम्पलेट वाली 3 फाइलें बनाने की आवश्यकता है। इन फाइलों में सिग्नेचर टेम्पलेट का डिज़ाइन, सामग्री और उपस्थिति कॉर्पोरेट ईमेल सिग्नेचर पॉलिसी की आवश्यकताओं का अनुपालन करना चाहिए।

signature.htm फाइल बनाएं जिसमें निम्न HTML कोड हो:

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
<html>
<head></head>
<body>
<div id style="font-family:Arial;color:#5B9BD5;">
<span style="font-size:10pt;color:#000000;">
<b><p>सादर</p>
<p>@NAME</p> </span>
<span style="font-size:9.0pt;">
<p>&nbsp;</p>
<p>@DESCRIPTION</p>
<p>@COMPANY</p></b>
<p> &nbsp;</p></span>
<span style="font-size:8.0pt;">
<p> @POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS</p>
<p> फोन. @OFFICEPHONE</p>
<p> <a href="https://@WEBSITE">@WEBSITE</a></p>
<p>ईमेल:<a href="mailto:@EMAIL">@EMAIL</a></span>
</div>
</body>
</html>

signature.rtf और signature.txt फाइलों की सामग्री निम्न होनी चाहिए:

सादर,
@NAME
@DESCRIPTION
@COMPANY
@POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS
फोन. @OFFICEPHONE
ईमेल:@EMAIL
साइट:@WEBSITE

OutlookSignature फोल्डर C:\Users\Public\Downloads में बनाएं ताकि आउटलुक के लिए सिग्नेचर टेम्पलेट और कंप्यूटर यूज़र्स के सिग्नेचर स्टोर हो सकें। C:\Users\Public\Downloads\OutlookSignature में एक सबफोल्डर Templates बनाएं और सिग्नेचर टेम्पलेट वाली तीनों फाइलों को इसमें कॉपी करें। आप इसे मैन्युअली या ग्रुप पॉलिसी प्रेफरेंस (GPP) का उपयोग करके कर सकते हैं।

outlooksignature.ps1 नाम की एक नई फाइल बनाएं जिसमें निम्न पावरशेल कोड हो (मैं कोड के प्रत्येक ब्लॉक का संक्षिप्त विवरण दूंगा):

चर का सेट निर्धारित करें। $User चर में उस यूज़र का नाम होता है जिसके अकाउंट से स्क्रिप्ट चलाई जाती है। अन्य चरों में फाइलों के नाम और एक्सटेंशन के साथ-साथ उनके पथ निर्दिष्ट करें।

$User = $env:UserName
$FileName = "signature"
$FileExtension = "htm","rtf","txt"
$Path = "C:\Users\Public\Downloads"
$PathSignature = "$Path\OutlookSignature"
$PathSignatureTemplates = "$Path\OutlookSignature\Templates"
$PathSignatureUser = "$PathSignature\$User"
$AppSignatures = $env:APPDATA + "\Microsoft\Signatures"

AD तक पहुंचने के लिए पावरशेल मॉड्यूल इंपोर्ट करें। Get-ADUser कमांडलेट का उपयोग करके, AD में यूज़र एट्रिब्यूट के आवश्यक मान प्राप्त करें और उन्हें $AD_user ऑब्जेक्ट में सेव करें।

नोट: विंडोज 7 में Get-ADUser कमांडलेट काम करने के लिए, आपके कंप्यूटर पर RSAT इंस्टॉल होना चाहिए। विंडोज पावरशेल के लिए एक्टिव डायरेक्टरी मॉड्यूल घटक भी सक्षम होना चाहिए (कंट्रोल पैनल → प्रोग्राम और फीचर्स → विंडोज फीचर्स चालू/बंद करें → रिमोट सर्वर एडमिनिस्ट्रेशन टूल्स → रोल एडमिनिस्ट्रेशन टूल्स → AD DS और AD LDS टूल्स)।

Import-Module activedirectory
$AD_user = Get-ADUser $User -Properties Title,Company,Description,Fax,HomePage,Mail,OfficePhone,PostalCode,City,StreetAddress

यूज़र सिग्नेचर फाइलों को स्टोर करने के लिए एक फोल्डर बनाएं और टेम्पलेट को इसमें कॉपी करें:

New-Item -Path "$PathSignature\$User" -ItemType Container –Force
foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureTemplates\$FileName.$Ext" "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

फिर replace फीचर का उपयोग करके, टेम्पलेट में डेटा को AD से यूज़र डेटा से बदलें:

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
(Get-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext") | Foreach-Object {
$_`
-replace "@NAME", $AD_user.Description `
-replace "@DESCRIPTION", $AD_user.title `
-replace "@COMPANY", $AD_user.Company `
-replace "@STREETADDRESS", $AD_user.StreetAddress `
-replace "@POSTALCODE", $AD_user.PostalCode `
-replace "@CITY", $AD_user.City `
-replace "@OFFICEPHONE", $AD_user.OfficePhone `
-replace "@EMAIL", $AD_user.Mail `
-replace "@WEBSITE", $AD_user.Homepage `
} | Set-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}


अब आपको सिग्नेचर टेम्पलेट वाली फाइलों को उस फोल्डर में कॉपी करना होगा जहां आउटलुक 2010/2013/2016 सिग्नेचर स्टोर करता है — %APPDATA%\Microsoft\Signatures (C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures)।

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext" "$AppSignatures\$User.$Ext"
write-host "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
write-host "$AppSignatures\$User.$Ext"
}

आउटलुक को शुरू होने पर इन सिग्नेचर टेम्पलेट वाली फाइलों का उपयोग करने के लिए, निम्न कार्य करें:

1. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\< Office_Version>\Outlook\Setup से First-Run मान हटाएं
2. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\< Office version>\Common\MailSettings में NewSignature और ReplySignature नाम के दो स्ट्रिंग मान बनाएं, जिनमें टेम्पलेट का नाम और सिग्नेचर होगा (हमारे मामले में टेम्पलेट का नाम AD अकाउंट नाम के समान है)

विभिन्न MS ऑफिस संस्करणों में काम करने के लिए, आपको यह कोड जोड़ना होगा:

#ऑफिस 2010
If (Test-Path HKCU:'\Software\Microsoft\Office\14.0') {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings' -Name 'ReplySignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings' -Name 'NewSignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
}
#ऑफिस 2013
If (Test-Path HKCU:'\Software\Microsoft\Office\15.0') {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings' -Name 'ReplySignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
New-ItemProperty HKCU:'\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings' -Name 'NewSignature' -Value $User -PropertyType 'String' -Force
}

बस इस पावरशेल स्क्रिप्ट को ग्रुप पॉलिसी प्रेफरेंस का उपयोग करके यूज़र के सिस्टम में लॉग इन करते समय एक बार चलाएं। परिणामस्वरूप, आउटलुक आउटगोइंग ईमेल के लिए हमारे द्वारा बनाए गए सिग्नेचर का उपयोग करेगा। लेख की पहली छवि इस सिग्नेचर का नमूना दिखाती है।

कुछ सुझाव:

• यदि आउटलुक HTM सिग्नेचर को लाइनों के बीच बड़े (डबल) स्पेस के साथ प्रदर्शित करता है, तो यह आउटलुक बग है। आउटलुक में ही HTM सिग्नेचर बनाना बेहतर है, और इसे टेम्पलेट के रूप में उपयोग करें (%APPDATA%\Microsoft\Signatures में संग्रहीत)
• आप एक्टिव डायरेक्टरी के thumbnailPhoto एट्रिब्यूट से यूज़र फोटो को सिग्नेचर में भी जोड़ सकते हैं। चूंकि ऊपर की तरह आउटलुक सिग्नेचर में इमेज जोड़ने का कोई सरल तरीका नहीं है, इसलिए आउटलुक में कोई भी इमेज वाला सिग्नेचर टेम्पलेट बनाना और पावरशेल स्क्रिप्ट में टेम्पलेट फोल्डर में इमेज फाइल को कॉपी करके बदलना बेहतर है (इमेज %AppData%\Microsoft\Signatures\<सिग्नेचर नाम>.files में संग्रहीत होती है)
• एक्सचेंज 2007 और उच्च संस्करण में, आप ट्रांसपोर्ट नियमों का उपयोग करके सबसे सरल सिग्नेचर को सभी ईमेल में डाल सकते हैं