व्यवसाय करने के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक संचार है। आप अपने व्यवसाय का संचालन कैसे करेंगे, यह इस बात पर निर्भर करेगा कि आप अपने ग्राहकों और कर्मचारियों के साथ कितनी अच्छी तरह संवाद करने में सक्षम हैं। यह महत्वपूर्ण है कि आप एक ऐसा समाधान ढूंढें जो आपके संगठन के भीतर संचार को अनुकूलित करने में आपकी मदद कर सके।
इसलिए Microsoft Outlook के स्वचालित प्रतिक्रियाओं का आगमन हुआ, एक ऐसी सुविधा जो तब बहुत काम आती है जब आप छुट्टी पर हों या व्यावसायिक यात्रा पर, क्योंकि आप इस सुविधा का उपयोग लोगों को यह बताने के लिए कर सकते हैं कि आप वर्तमान में उनके ईमेल का जवाब देने के लिए उपलब्ध नहीं हैं।
आप अतिरिक्त जानकारी शामिल करने का विकल्प भी चुन सकते हैं जो यह दर्शाता है कि आप उनकी सहायता के लिए कब उपलब्ध होंगे और यहां तक कि वैकल्पिक संपर्क भी प्रदान कर सकते हैं जहां वे तत्काल सहायता प्राप्त कर सकते हैं यदि मामला अत्यंत आवश्यक है। इस गाइड में, हम Microsoft Outlook में स्वचालित प्रतिक्रियाओं को सेटअप करने के तरीके पर चर्चा करेंगे।
Microsoft Outlook में त्वरित स्वचालित प्रतिक्रियाएं
- Microsoft Outlook लॉन्च करें और ऊपर दाएं कोने पर गियर आइकन पर क्लिक करें, फिर प्रदर्शित साइडबार के नीचे, View all Outlook Settings (सभी Outlook सेटिंग्स देखें) विकल्प चुनें।
- एक नई विंडो पॉप अप होगी, Email (ईमेल) विकल्प पर क्लिक करें, फिर Automatic replies (स्वचालित उत्तर) चुनें।
Turn on automatic replies (स्वचालित उत्तर चालू करें) टॉगल पर क्लिक करें और Send replies only during a time period (केवल एक समय अवधि के दौरान उत्तर भेजें) चेक करें ताकि वह अवधि परिभाषित की जा सके जब आप उपलब्ध नहीं होंगे। 
- फिर, Microsoft Outlook में स्वचालित प्रतिक्रिया सुविधा को सक्रिय करने के लिए Save (सेव) पर क्लिक करें।
नोट: उपयोगकर्ताओं के पास इन स्वचालित प्रतिक्रियाओं को अपने Outlook संपर्कों तक सीमित करने का विकल्प होता है, या इसे संगठन के बाहर के लोगों को भी भेजा जा सकता है।
एक बार जब आप ऑफिस वापस आ जाते हैं, तो आप Turn on automatic replies (स्वचालित उत्तर चालू करें) टॉगल को अक्षम करके स्वचालित प्रतिक्रियाओं को बंद कर सकते हैं।
निष्कर्ष
व्यावसायिक और व्यक्तिगत उपयोग के लिए, Outlook की स्वचालित प्रतिक्रियाएं अत्यधिक मूल्यवान हो सकती हैं। वे आपके संचार को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकते हैं और आपको उस जाल से बाहर निकाल सकते हैं जिसमें कई व्यवसाय मालिक खुद को पाते हैं जैसे लगातार अपने इनबॉक्स को नए संदेशों के लिए जांचते रहना जब वे ऑफिस से दूर हों।
