अनचाहे ईमेल आपके कंप्यूटर की मेमोरी का बड़ा हिस्सा घेर सकते हैं। इससे बचने के लिए, माइक्रोसॉफ्ट माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में एक पैरामीटर प्रदान करता है जो तय करता है कि आपके लोकल पीसी पर कितने ईमेल डाउनलोड के लिए उपलब्ध होंगे। इसलिए, यदि आपका मेल अकाउंट माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर (जैसे ऑफिस 365 या हॉटमेल) से जुड़ा है, तो कॉन्फ़िगर किया गया पैरामीटर आपके कंप्यूटर के लिए मेल लिमिट अपने आप सेट कर देगा। यदि आवश्यक हो, तो आप इस सेटिंग को बदल सकते हैं और आउटलुक को सर्वर से सभी ईमेल डाउनलोड करने के लिए बाध्य कर सकते हैं।
आउटलुक को सभी ईमेल डाउनलोड करने के लिए बाध्य करें
यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर के अलावा किसी अन्य मेल प्रोवाइडर (जैसे गूगल) का उपयोग कर रहे हैं, तो आउटलुक उस पैरामीटर को नज़रअंदाज़ कर देगा और सभी मेल डाउनलोड कर लेगा।
आउटलुक में एक्सचेंज सर्वर से सभी ईमेल डाउनलोड करने के लिए:
- लिंक के माध्यम से माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज से कनेक्ट करें
- एक्सचेंज अकाउंट सेटिंग्स बदलें
1] लिंक के माध्यम से माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज से कनेक्ट करें
किसी फ़ोल्डर के नीचे स्क्रॉल करके सर्वर से अपने सभी ईमेल डाउनलोड करने का सबसे सरल तरीका है। यदि उस फ़ोल्डर में सर्वर पर और आइटम हैं, तो आपको 'माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज पर अधिक देखने के लिए यहां क्लिक करें' लिंक दिखाई देगा।
उस लिंक पर क्लिक करें और कुछ ही सेकंड में आउटलुक आपके कंप्यूटर पर सभी ईमेल डाउनलोड करना शुरू कर देगा।
2] एक्सचेंज अकाउंट सेटिंग्स बदलें
इसके लिए, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक खोलें और 'फ़ाइल' मेनू पर जाकर 'अकाउंट सेटिंग्स' चुनें।
अगला, ड्रॉप-डाउन मेनू से फिर से 'अकाउंट सेटिंग्स' चुनें।
'अकाउंट सेटिंग्स' विंडो खुलने पर, अपना अकाउंट चुनें और 'बदलें' बटन पर क्लिक करें।
इसके बाद, खुलने वाली 'ऑफ़लाइन सेटिंग्स' विंडो में, जांचें कि 'कैश्ड एक्सचेंज मोड का उपयोग करें' सक्षम है या नहीं। यदि हां, तो 'ऑफ़लाइन रखने के लिए मेल' स्लाइडर को अपनी इच्छानुसार समय सीमा पर सेट करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, 3 दिन से लेकर 5 साल तक और 'सभी' विकल्प उपलब्ध हैं। यदि आप चाहते हैं कि आउटलुक आपके सभी मेल आपके कंप्यूटर पर डाउनलोड करे, तो 'सभी' चुनें। 'सभी' विकल्प चुनने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर पर पर्याप्त डिस्क स्पेस उपलब्ध है।
हो जाने पर, 'अगला' पर क्लिक करें और संकेत मिलने पर आउटलुक को पुनरारंभ करें।
प्रक्रिया पूरी होने पर, आपको आउटलुक के नीचे एक संदेश दिखाई देगा: 'सभी फ़ोल्डर अप टू डेट हैं'। यह दर्शाता है कि आपने माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज सर्वर से अपने सभी ईमेल अपने आउटलुक अकाउंट में डाउनलोड कर लिए हैं।
संबंधित: आउटलुक में सर्वर पर संदेशों की कॉपी छोड़ें विकल्प गायब।
उम्मीद है यह टिप उपयोगी साबित होगी।
