एक्सेल एक अत्यंत मूल्यवान सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो कई समाधान प्रदान करता है जो अक्सर अन्य सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के लिए उपयोग और बनाए जाते हैं। एक्सेल में कई समाधान बनाए जाएंगे और फिर अन्य अनुप्रयोगों में स्थानांतरित कर दिए जाएंगे या कहीं और भेजे जाएंगे। अक्सर आपके द्वारा Excel में बनाए गए समाधानों को निकालने और किसी अन्य प्रारूप में उपयोग करने की आवश्यकता होगी।
मान लीजिए कि आपको एक टेबल बनाने और ईमेल में किसी को भेजने की जरूरत है। आप इसे आउटलुक में आजमा सकते हैं और कर सकते हैं; हालाँकि, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सही दिखता है, प्रारूपित होने में कुछ अतिरिक्त समय लगेगा। इसलिए, जब आप किसी तालिका के बारे में सोचते हैं तो आप शायद एक्सेल की कल्पना करते हैं। एक्सेल में बनाई गई नीचे दी गई तालिका को देखें। इसे एक्सेल से कॉपी किया गया है और आपके मानक पेस्ट ऑपरेशन का उपयोग करके सीधे इस आलेख में चिपकाया गया है।
मूल एक्सेल तालिका देखे बिना, आपको लगता है कि यह बुरा नहीं लगता। आप जो नहीं देखते हैं वह यह है कि सेल मान लंबवत और क्षैतिज रूप से केंद्रित होना चाहिए। लागत कॉलम भी थोड़ा हटकर दिखता है; वास्तव में, मुझे पूरा यकीन है कि अब हम मुद्रा (राशि से ऊपर) को कैसे दर्शाते हैं। तो, तालिका वास्तव में कैसी दिखती है?
मेरी राय में यह थोड़ा बेहतर दिखता है। हालाँकि यह समाधान आपके लिए आवश्यक काम नहीं कर सकता है। हम अन्य समाधानों में एक्सेल से डेटा चिपकाने और हल करने के लिए विभिन्न समाधानों का संक्षेप में वर्णन करने जा रहे हैं।
Excel से कॉपी करते समय स्वरूपण संबंधी समस्याओं का समाधान कैसे करें
ऊपर दिए गए उदाहरणों का उपयोग करते हुए, आइए देखें कि इसके लिए हमारे पास क्या समाधान हैं। सबसे पहले, जब हम डेटा पेस्ट करते हैं तो हमारे पास क्या विकल्प होते हैं?
बाएं से दाएं हमारे पास है:
स्रोत स्वरूपण रखें
स्रोत स्वरूपण रखें आपका डिफ़ॉल्ट पेस्ट विकल्प है। आमतौर पर यह अपेक्षा के अनुरूप काम करेगा लेकिन यह इस बात पर निर्भर करता है कि स्रोत से डेटा को कैसे स्वरूपित किया जाता है। इस उदाहरण में स्रोत स्वरूपण में "लेखा" शैली शामिल है जिसे आउटलुक और कई अन्य अनुप्रयोगों द्वारा मान्यता प्राप्त नहीं है। शैली को "मुद्रा" में बदलने से आप स्रोत स्वरूपण रखें का उपयोग करके पेस्ट कर सकेंगे और यह बेहतर दिखाई देगा।
गंतव्य शैलियों का उपयोग करें
यदि आप गंतव्य में अन्य पाठ की तरह स्वरूपण का उपयोग करना चाहते हैं, तो इस पेस्ट विकल्प का उपयोग करें। यह अभी भी सामान्य स्वरूपण जैसे बोल्ड और इटैलिकाइज़ रखेगा लेकिन गंतव्य शैलियों जैसे फ़ॉन्ट शैली और आकार का उपयोग करेगा।
स्रोत स्वरूपण लिंक करें और रखें
यह स्रोत स्वरूपण को यथावत रखेगा और तालिका को उसके मूल स्रोत से लिंक रखेगा। इसके लिए कुछ अतिरिक्त कार्यक्षमता है लेकिन यह उस व्यक्ति को अनुमति देता है जिसे आप डेटा भेज रहे हैं, तालिका पर राइट क्लिक करके "अपडेट लिंक" पर क्लिक करें और अपडेट प्राप्त करें। निश्चित रूप से वर्णित अनुसार काम करने के लिए इसे ठीक से कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होगी।
गंतव्य शैलियों को लिंक करें और उनका उपयोग करें
लिंक और उपयोग गंतव्य शैलियाँ लिंक और कीप सोर्स फ़ॉर्मेटिंग के समान कार्य करती हैं, सिवाय इसके कि गंतव्य स्वरूपण का उपयोग किया जाएगा। शुरू में कॉपी किए जाने के बाद रंग जैसी चीजें अपडेट नहीं होती हैं लेकिन डेटा में टेक्स्ट परिवर्तन अपडेट हो जाएंगे।
तस्वीर
चित्र उपयोगी हो सकता है यदि आप केवल डेटा दिखाना चाहते हैं और अब इसे प्रारूपित करने, संपादित करने या अपडेट प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है। चित्र के रूप में चिपकाने से यह सुनिश्चित होगा कि छवि स्रोत के समान दिखती है। लेकिन आपकी पार्टी इसे संशोधित नहीं कर पाएगी इसलिए सुनिश्चित करें कि यह आपके समाधान के लिए लागू है।
केवल टेक्स्ट रखें
केवल टेक्स्ट रखें तालिका को वैसे ही प्रदर्शित करेगा जैसा वह था, लेकिन टेक्स्ट रूप में। आकार और फ़ॉन्ट शैली जैसी आपकी गंतव्य स्वरूपण शैलियों के अलावा कोई स्वरूपित तालिका मौजूद नहीं होगी और न ही कोई स्वरूपण।
उपरोक्त पेस्टिंग शैलियों का उपयोग करने और परिणाम को संशोधित करने के लिए निश्चित रूप से अन्य तरीके हैं कि आप इसे कैसे चाहते हैं। एक त्वरित उदाहरण; स्रोत स्वरूपण चिपकाने की शैली का उपयोग करके आउटलुक में "लागत" कॉलम की चौड़ाई को थोड़ा संशोधित करके स्वरूपण अब सही दिखता है और लेखांकन प्रारूप को लागत कॉलम पर सेट रखता है।
सीखने का सबसे अच्छा तरीका है कि ऊपर दी गई पेस्टिंग शैलियों के साथ खेलें और देखें कि वे आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त कैसे हैं।