एक्सेल एक अत्यंत मूल्यवान सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो कई समाधान प्रदान करता है जिनका उपयोग अक्सर अन्य सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के लिए किया जाता है और बनाया जाता है। कई समाधान एक्सेल में बनाए जाएंगे और फिर अन्य अनुप्रयोगों में स्थानांतरित किए जाएंगे या कहीं और भेजे जाएंगे। अक्सर आपके द्वारा एक्सेल में बनाए गए समाधानों को निकालने और किसी अन्य प्रारूप में उपयोग करने की आवश्यकता होगी।
मान लीजिए कि आपको एक टेबल बनाने और इसे ईमेल में किसी को भेजने की आवश्यकता है। आप इसे आउटलुक में करने का प्रयास कर सकते हैं; हालांकि, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सही दिखे, इसे फॉर्मेट करने में कुछ अतिरिक्त समय लगेगा। इसलिए, जब आप एक टेबल के बारे में सोचते हैं तो आप शायद एक्सेल की कल्पना करते हैं। नीचे एक्सेल में बनाई गई टेबल को देखें। इसे एक्सेल से कॉपी किया गया है और सीधे आपके मानक पेस्ट ऑपरेशन का उपयोग करके इस लेख में पेस्ट किया गया है।
मूल एक्सेल टेबल को देखे बिना, आप सोच सकते हैं कि यह इतना बुरा नहीं दिखता। जो आप नहीं देखते हैं वह यह है कि सेल मान लंबवत और क्षैतिज रूप से केंद्रित होने चाहिए। लागत कॉलम भी थोड़ा गलत दिखता है; वास्तव में, मुझे पूरा यकीन है कि हम मुद्रा को (राशि से ऊपर) इस तरह दर्शाते हैं। तो टेबल वास्तव में कैसी दिखती है?
मेरी राय में यह थोड़ा बेहतर दिखता है। हालांकि यह समाधान आपकी आवश्यकता के लिए काम नहीं कर सकता है। हम एक्सेल से अन्य समाधानों में डेटा पेस्ट करने और हल करने के विभिन्न समाधानों का संक्षेप में वर्णन करने जा रहे हैं।
एक्सेल से कॉपी करते समय फ़ॉर्मेटिंग समस्याओं को कैसे हल करें
उपरोक्त समान उदाहरणों का उपयोग करते हुए, आइए देखें कि हमारे पास इसके लिए क्या समाधान हैं। सबसे पहले, जब हम डेटा पेस्ट करते हैं तो हमारे पास क्या विकल्प होते हैं?
बाएं से दाएं हमारे पास हैं:
स्रोत स्वरूपण रखें
स्रोत स्वरूपण रखें आपका डिफ़ॉल्ट पेस्ट विकल्प है। आमतौर पर यह अपेक्षा के अनुरूप काम करेगा लेकिन यह इस बात पर निर्भर करता है कि डेटा स्रोत से कैसे स्वरूपित है। इस उदाहरण में स्रोत स्वरूपण में "लेखांकन" शैली शामिल है जिसे आउटलुक और कई अन्य एप्लिकेशन द्वारा मान्यता प्राप्त नहीं है। शैली को "मुद्रा" में बदलने से आप स्रोत स्वरूपण रखें का उपयोग करके पेस्ट कर सकेंगे और यह बेहतर दिखेगा।
गंतव्य शैलियों का उपयोग करें
यदि आप गंतव्य में अन्य टेक्स्ट की तरह स्वरूपण का उपयोग करना चाहते हैं, तो इस पेस्ट विकल्प का उपयोग करें। यह अभी भी बोल्ड और इटैलिक जैसे सामान्य स्वरूपण को बनाए रखेगा लेकिन गंतव्य शैलियों जैसे फ़ॉन्ट शैली और आकार का उपयोग करेगा।
लिंक और स्रोत स्वरूपण रखें
यह स्रोत स्वरूपण को जैसा है वैसा ही रखेगा और टेबल को उसके मूल स्रोत से लिंक रखेगा। इसके लिए कुछ अतिरिक्त कार्यक्षमता है लेकिन यह उस व्यक्ति को अनुमति देता है जिसे आप डेटा भेज रहे हैं, टेबल पर राइट-क्लिक करके "लिंक अपडेट करें" पर क्लिक करके अपडेट प्राप्त करें। बेशक इसे वर्णित अनुसार काम करने के लिए ठीक से कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होगी।
लिंक और गंतव्य शैलियों का उपयोग करें
लिंक और गंतव्य शैलियों का उपयोग करें लिंक और स्रोत स्वरूपण रखें के समान काम करता है सिवाय इसके कि यह गंतव्य स्वरूपण का उपयोग करेगा। रंग जैसी चीजें शुरू में कॉपी होने के बाद अपडेट नहीं होती हैं लेकिन डेटा में टेक्स्ट परिवर्तन अपडेट हो जाएंगे।
चित्र
चित्र उपयोगी हो सकता है यदि आप केवल डेटा दिखाना चाहते हैं और अब इसे फॉर्मेट करने, संपादित करने या इससे अपडेट प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं है। चित्र के रूप में पेस्ट करने से यह सुनिश्चित होगा कि छवि स्रोत के समान दिखती है। लेकिन आपकी पार्टी इसे संशोधित नहीं कर पाएगी इसलिए सुनिश्चित करें कि यह आपके समाधान के लिए लागू है।
केवल टेक्स्ट रखें
केवल टेक्स्ट रखें टेबल को वैसा ही प्रदर्शित करेगा जैसा वह था, लेकिन टेक्स्ट रूप में। कोई स्वरूपित टेबल मौजूद नहीं होगी और न ही आपके गंतव्य स्वरूपण शैलियों जैसे आकार और फ़ॉन्ट शैली के अलावा कोई स्वरूपण होगा।
बेशक उपरोक्त पेस्टिंग शैलियों का उपयोग करने और परिणाम को अपनी इच्छानुसार दिखने के लिए संशोधित करने के अन्य तरीके हैं। एक त्वरित उदाहरण; आउटलुक में "लागत" कॉलम की चौड़ाई को थोड़ा संशोधित करके स्रोत स्वरूपण रखें पेस्टिंग शैली का उपयोग करके स्वरूपण अब सही दिखता है और लागत कॉलम पर सेट लेखांकन प्रारूप को बरकरार रखता है।
सीखने का सबसे अच्छा तरीका है उपरोक्त पेस्टिंग शैलियों के साथ खेलना और देखना कि वे आपकी आवश्यकताओं के लिए कैसे सबसे उपयुक्त हैं।
