अधिकांश भाग के लिए, संचार पर अपने कार्यदिवस के घंटे खर्च करना आपके समय का सबसे अधिक उत्पादक उपयोग नहीं है। आदर्श रूप से, ईमेल जैसे संचार उपकरण आपको अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए सशक्त बनाना चाहिए, न कि इसके विपरीत।
दुर्भाग्य से, ईमेल संचार का एक व्यापक रूप बन गया है जो आसानी से आपका दिन चूस सकता है, आपका समय और उत्पादकता लूट सकता है।
इस लेख में, हम ईमेल अधिभार से निपटने के लिए कुछ व्यावहारिक रणनीतियों और उपकरणों का परिचय देंगे।
ईमेल अधिभार क्या है, और यह आपकी उत्पादकता को कैसे प्रभावित करता है?
ईमेल अधिभार आपके द्वारा प्राप्त या भेजे जाने वाले ईमेल की संख्या को बनाए रखने में असमर्थता है। यह तब होता है जब आपके इनबॉक्स में आपके द्वारा उचित रूप से निपटने के लिए अधिक संदेश होते हैं।
तो, ऐसे कौन से संकेत हैं जो बताते हैं कि आप ईमेल अधिभार से जूझ रहे हैं?
- आपको ऐसा लगता है कि आप अपने ईमेल पर लगातार पीछे हैं और कभी भी पकड़ में नहीं आ सकते।
- हर बार जब आप अपना ईमेल चेक करते हैं तो आप तनावग्रस्त हो जाते हैं क्योंकि आपके पास निपटने के लिए बहुत सारे संदेश होते हैं।
- आपको बहुत सारे फॉलो-अप ईमेल मिल रहे हैं क्योंकि आप अपने संदेशों को बनाए रखने के लिए संघर्ष करते हैं।
- जब आप अन्य कार्यों में व्यस्त हों या घर पर आराम करने की कोशिश कर रहे हों, तब भी आपको अपने ईमेल की लगातार जांच करने की तीव्र इच्छा होती है।
यदि आप इनमें से कुछ लक्षणों का अनुभव कर रहे हैं तो आप अकेले नहीं हैं। ईमेल ओवरलोड एक आम समस्या है जिसका सामना बहुत से लोग करते हैं, लेकिन हम यहां कैसे पहुंचे? ईमेल अधिभार इस तरह की चिंता का विषय बनने के कई कारण हैं, विशेष रूप से कार्यस्थल में आंतरिक संचार के प्राथमिक साधन के रूप में ईमेल को व्यापक रूप से अपनाना।
दूरस्थ कार्यबल के विस्तार के साथ यह और भी खराब हो गया है, क्योंकि व्यक्तिगत बातचीत ईमेल संचार में बदल गई है। अंतिम लेकिन कम से कम, वास्तविक समय और हमेशा चालू कार्य संस्कृति का अर्थ है कि लोगों से ईमेल का जवाब देने के लिए हमेशा उपलब्ध रहने की उम्मीद की जाती है, यहां तक कि काम के घंटों के बाहर भी।
इन सभी कारकों के परिणामस्वरूप ऐसी स्थिति उत्पन्न हुई है जहां लोग ईमेल पर अधिक से अधिक समय व्यतीत कर रहे हैं, जिसके परिणामस्वरूप कई नकारात्मक परिणाम हो रहे हैं, जिनमें शामिल हैं:
- तनाव के स्तर में वृद्धि
- ध्यान केंद्रित रहने में कठिनाई
- समय सीमा को पूरा करने में कठिनाई
- अभिभूत होने की भावना में वृद्धि
- संदर्भ स्विचिंग के कारण उत्पादकता में कमी आई है।
ये परिणाम केवल व्यक्तियों तक सीमित नहीं हैं, क्योंकि इनका टीम या कंपनी पर व्यापक प्रभाव पड़ सकता है। तो, आप ईमेल अधिभार से कैसे निपट सकते हैं और अपने समय और उत्पादकता पर नियंत्रण कैसे पा सकते हैं?
ईमेल अधिभार को संबोधित करने के लिए सर्वोत्तम युक्तियाँ
1. बैच ईमेल गतिविधि
टास्क बैचिंग एक प्रभावी उत्पादकता तकनीक है जिसमें समान कार्यों को एक साथ समूहीकृत करना और उन्हें निर्धारित समय के भीतर पूरा करना शामिल है। आप ईमेल से संबंधित सभी गतिविधियों को विशिष्ट समय स्लॉट में बैच करके ईमेल पर इस दृष्टिकोण को लागू कर सकते हैं।
चूंकि ईमेल पढ़ना या उनका जवाब देना मानसिक रूप से मांग वाला कार्य नहीं है, इसलिए आप इसे करने के लिए अपने उत्पादक घंटों में से समय निर्धारित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, सुबह जल्दी या दोपहर में, आपके कालक्रम के आधार पर। यह रणनीति आपको लगातार अपने ईमेल की जांच करने और ईमेल भंवर में फंसने के प्रलोभन से बचने में मदद कर सकती है।
ईमेल से संबंधित गतिविधियों के लिए समय निकालने के लिए आप Google कैलेंडर जैसे टाइम-बैचिंग ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं। आप अपनी ईमेल सूचनाओं को केवल अपने ईमेल गतिविधि समय स्लॉट के दौरान आने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं।
2. अनावश्यक ईमेल से सदस्यता समाप्त करें
वे सभी कष्टप्रद समाचार पत्र और प्रचार ईमेल जिन्हें आपने वर्षों पहले सब्सक्राइब किया था, लेकिन कभी नहीं पढ़ा, वे ईमेल अधिभार का एक महत्वपूर्ण स्रोत हो सकते हैं। इन ईमेल की सदस्यता समाप्त करने से आपका इनबॉक्स अस्वीकृत हो सकता है।
ईमेल से सदस्यता समाप्त करने के कई तरीके हैं, लेकिन ईमेल के निचले भाग में "सदस्यता समाप्त करें" लिंक ढूंढना सबसे आम है। हालाँकि, यदि आपने सैकड़ों ईमेल की सदस्यता ली है, तो एक बार में सदस्यता समाप्त करना एक कठिन काम हो सकता है। अगर ऐसा है, तो ऐसे कई टूल हैं जो आपके ईमेल को व्यवस्थित करने में आपकी मदद कर सकते हैं, जिसमें Unroll.me भी शामिल है, जो आपको कुछ ही क्लिक में ईमेल से बड़े पैमाने पर सदस्यता समाप्त करने में सक्षम बनाता है।
अंत में, आप अपने प्राथमिक इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने के लिए प्रचार संदेशों के लिए एक अलग ईमेल खाता भी सेट कर सकते हैं। इस तरह, आप अपने प्राथमिक/कार्य ईमेल पते तक पहुंच को केवल महत्वपूर्ण संदेशों तक सीमित कर देते हैं।
3. ईमेल फ़िल्टर सेट करें
कुछ मानदंडों के आधार पर आपके संदेशों को विशिष्ट फ़ोल्डरों में स्वचालित रूप से सॉर्ट करके फ़िल्टर आपके ईमेल को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करते हैं। उदाहरण के लिए, आप किसी विशेष प्रेषक के ईमेल को आपके इनबॉक्स में पहुंचने से पहले स्वचालित रूप से हटाने के लिए एक फ़िल्टर सेट कर सकते हैं।
फ़िल्टर आपके ईमेल को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं:
- संगठित रहने में आपकी सहायता करना।
- अप्रासंगिक ईमेल को आपके इनबॉक्स में अव्यवस्थित होने से रोकना।
- आपको विशिष्ट मानदंडों के आधार पर ईमेल को शीघ्रता से खोजने की अनुमति देता है।
आप अपने ईमेल क्लाइंट में फ़िल्टर सेट कर सकते हैं; उदाहरण के लिए, आप इन स्मार्ट जीमेल फ़िल्टर का लाभ उठा सकते हैं या SaneBox जैसी ईमेल फ़िल्टरिंग सेवा का उपयोग कर सकते हैं।
4. अन्य संचार उपकरणों का उपयोग करें
आदर्श रूप से, ईमेल आपके कार्यस्थल में संचार का एकमात्र साधन नहीं होना चाहिए। आप विशिष्ट उद्देश्यों के लिए ईमेल का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, किसी प्रोजेक्ट पर क्लाइंट को अपडेट करने के लिए या लंबी-फ़ॉर्म वाली सामग्री वितरित करने के लिए।
कई मामलों में, आप अन्य आंतरिक संचार साधनों का उपयोग कर सकते हैं, जैसे:
- स्लैक एक वर्क मैसेजिंग ऐप है जो आपको सहकर्मियों और टीमों के साथ संवाद करने की अनुमति देता है। आप इसका उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए कर सकते हैं, जैसे कि फ़ाइलें साझा करना, समूह वार्तालाप करना और विशिष्ट परियोजनाओं के लिए चैनल बनाना।
- ट्विस्ट एक अतुल्यकालिक संचार उपकरण है जो सहकर्मियों को तत्काल प्रतिक्रिया के लिए दबाव या अपेक्षा के बिना संदेशों का आदान-प्रदान करने का अधिकार देता है। यह उन टीमों के लिए आदर्श है जो सूचनाओं से निरंतर रुकावटों को दूर करना चाहती हैं और अपने समय पर अधिक नियंत्रण रखती हैं।
- आसन एक परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो आपको कार्यों पर प्रगति को ट्रैक करने, फाइलों को साझा करने और टीम के सदस्यों के साथ संवाद करने की अनुमति देता है। यह परियोजना-आधारित कार्य या टीमों के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है, जिन्हें कार्यों में सहयोग करने की आवश्यकता होती है।
- स्पाइक एक ऑल-इन-वन ईमेल समाधान है जो आपको ईमेल अधिभार को दूर करने और उत्पादकता बढ़ाने में मदद कर सकता है। आप अपने सभी मौजूदा ईमेल खातों को एकीकृत करने, अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने, सहकर्मियों के साथ सहयोग करने आदि के लिए स्पाइक का उपयोग कर सकते हैं।
अपनी उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपने ईमेल इनबॉक्स पर नियंत्रण हासिल करें
ईमेल अधिभार एक प्रमुख उत्पादकता हत्यारा हो सकता है। हालांकि, इस लेख में उल्लिखित रणनीतियों और उपकरणों का लाभ उठाकर, आप अपने इनबॉक्स में अव्यवस्था को कम कर सकते हैं और अपने ईमेल संचार पर नियंत्रण हासिल कर सकते हैं, इस प्रक्रिया में अपनी उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं।